13 Bản chất của một hệ thống truyền thông hiệu quả

Trong việc phát triển một hệ thống truyền thông hiệu quả, ban quản lý nên xem xét các yếu tố cần thiết sau đây để giao tiếp hiệu quả:

(1) Sự rõ ràng của thông tin:

Nhận xét về ism chủ nghĩa hiện thực giao tiếp 'Terry nói rằng điều cốt yếu đầu tiên của giao tiếp hiệu quả là' thông báo đầy đủ cho chính mình '. Nó ngụ ý rằng trước hết người giao tiếp phải rõ ràng trong tâm trí của mình với thông tin mà anh ta muốn truyền đạt. Giao tiếp phải luôn là ngôn ngữ chung và dễ hiểu để không bị hiểu lầm bởi những người tiếp nhận nó.

(2) Tính đầy đủ của thông điệp:

Thông điệp cần truyền đạt phải đầy đủ và đầy đủ ở tất cả các khía cạnh vì thông tin không đầy đủ hóa ra là nguy hiểm theo quan điểm của doanh nghiệp. Tính đầy đủ của thông tin được truyền tải phụ thuộc vào khả năng trí tuệ của các bên liên quan.

(3) Tính nhất quán của tin nhắn:

Thông điệp cần truyền đạt không nên mâu thuẫn lẫn nhau mà phải phù hợp với mục tiêu, chính sách, chương trình và thủ tục chung của tổ chức. Thông điệp tự mâu thuẫn luôn tạo ra sự hỗn loạn và nhầm lẫn trong tổ chức, điều này rất bất lợi cho hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Nếu tin nhắn được sửa đổi từ tin nhắn trước, thực tế cần được nêu rõ để giảm khả năng nhầm lẫn.

(4) Phản hồi:

Phản hồi là một phương pháp quan trọng để đảm bảo giao tiếp hiệu quả. Nó đề cập đến việc xác nhận ý tưởng được truyền đạt cho dù người nhận có hiểu được thông điệp theo cùng nghĩa mà người gửi đưa ra hay liệu người nhận có đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của người truyền đạt hay không, làm cho nó trở nên thiết yếu đối với người gửi để xác nhận nó từ người nhận.

Trong trường hợp giao tiếp mặt đối mặt, sẽ dễ dàng hơn để có được thông tin phản hồi quan sát cảm xúc và biểu cảm trên khuôn mặt của người nhận. Nhưng, đối với giao tiếp bằng văn bản, ban quản lý nên nghĩ ra hoặc phát triển các phương tiện và cách thức phù hợp để làm cho giao tiếp hiệu quả hơn.

(5) Hiểu người nhận:

Hiểu biết là mục đích chính của giao tiếp. Việc giao tiếp phải tạo ra sự hiểu biết đúng đắn trong tâm trí của người nhận. Killian khuyên, dạy giao tiếp với nhận thức về toàn bộ môi trường vật chất và con người trong đó thông tin sẽ được nhận.

Hình ảnh nơi làm việc; xác định mức độ tiếp thu và hiểu biết của người nhận; cảnh giác với môi trường xã hội và phong tục, hãy đặt câu hỏi về tính kịp thời của thông tin. Hỏi xem bạn muốn được giao tiếp với cái gì, khi nào và theo cách nào nếu bạn ở trong một môi trường và vị trí tương tự.

(6) Tham vấn:

Nói chung là mong muốn tham khảo ý kiến ​​người khác trong kế hoạch truyền thông. Điều này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc và khách quan hơn cho thông điệp. Một lợi thế quan trọng của tham vấn sẽ là những người đã được tin tưởng trong khi lập kế hoạch truyền thông sẽ cho vay hỗ trợ tích cực.

(7) Xác định phương tiện:

Sau khi đã quyết định vấn đề, cần xác định xem thông điệp này được truyền đạt tốt nhất như thế nào. Tất cả các khía cạnh của giao tiếp bằng miệng hoặc bằng văn bản phải được kiểm tra cẩn thận.

(8) Giai điệu và nội dung:

Người giao tiếp phải cẩn thận về ngôn ngữ anh ta sử dụng trong khi nói hoặc viết. Giọng điệu, biểu cảm và cảm xúc của anh ấy sẽ có tác động nhất định đến hiệu quả hoặc mặt khác của những gì anh ấy đang cố gắng truyền đạt.

(9) Thời gian và kịp thời:

Cần chú ý đúng mức đến thời gian và tính kịp thời của giao tiếp. Cùng một thông điệp sẽ được nhận hoặc trả lời khác nhau bởi các cá nhân và nhóm khác nhau tại một thời điểm và khác nhau bởi cùng một cá nhân và nhóm tại các thời điểm khác nhau.

Ngay cả trong trường hợp khẩn cấp, người ta cũng không dám bỏ qua khía cạnh tình huống, tâm lý và kỹ thuật của thời gian. Hơn nữa, cũng cần phải cung cấp thông tin kịp thời vì thông tin lỗi thời cũng tệ như hoặc tệ hơn không có gì cả.

(10) Hỗ trợ bằng hành động :

Điều rất cần thiết là các hành động của người giao tiếp nên hỗ trợ giao tiếp của anh ta. Điều này là do hành động nói lớn hơn lời nói. Giao tiếp thuyết phục nhất, cần lưu ý, không phải là những gì người ta nói mà là những gì một người làm.

(11) Nghe:

Một khía cạnh rất quan trọng của giao tiếp hiệu quả là các giám đốc điều hành và giám sát viên phải là người lắng nghe tốt. Thật nguy hiểm khi thiếu quan tâm hoặc thờ ơ khi người khác đang cố gắng giao tiếp. Mười điều răn của Hiệp hội quản lý Hoa Kỳ nêu rõ: Nghe Nghe là một trong những kỹ năng giao tiếp M quan trọng nhất, khó nhất và bị bỏ quên nhất.

Nó đòi hỏi chúng ta không chỉ tập trung vào những ý nghĩa rõ ràng mà một người khác đang diễn đạt, mà còn cả những ý nghĩa ngầm, những từ không được nói và những âm có thể có ý nghĩa hơn nhiều. Vì vậy, chúng ta phải học cách lắng nghe bằng tai trong nếu chúng ta biết người đàn ông bên trong. Giáo dục

(12) Môi trường của niềm tin và niềm tin:

FE Fischer đã chỉ ra rằng "giao tiếp phát triển tốt nhất trong bầu không khí tin cậy và tự tin". Do đó, mọi nỗ lực nên được thực hiện để giành được sự tự tin bằng cách báo cáo sự thật một cách trung thực. Nhân viên cần phải được thuyết phục và cảm thấy rằng công ty là trung thực và chân thành trong các liên hệ của nó.

Paul Arnold, Chủ tịch của Arnold Bakeries: Ngày Nếu chương trình quan hệ nhân viên của bạn là hợp lý, nếu ý định của bạn là đúng, nếu người của bạn tin vào ý định đó, và trong sự thật đó, thì và chỉ sau đó bạn mới giao tiếp thành công.

(13) Giữ cho hệ thống luôn sống động:

Hệ thống thông tin liên lạc nên được giữ mở và tồn tại quanh năm. Chỉ bằng những nỗ lực trung thực, mối quan hệ giao tiếp tốt có thể được phát triển.