16 mẹo nhanh để tiến hành một cuộc họp hiệu quả (có danh sách kiểm tra)

Một cuộc họp hiệu quả là em bé của mọi người, không chỉ là chủ tịch hay người triệu tập. Chúng ta gặt hái những gì chúng ta đã thấy.

1. Rõ ràng về mục đích:

Mục đích của cuộc họp nên rõ ràng và cách tiếp cận nên được vạch ra. Sau đó, các cuộc thảo luận có thể được định hướng mục tiêu.

2. Chủ tịch phù hợp:

Chủ tịch nên phù hợp với dịp này. Nước Anh đã chọn Churchill làm thủ tướng thời chiến nhưng khi hòa bình được thiết lập.

3. Tóm tắt tốt:

Tất cả các thành viên nên có một cuộc họp ngắn và khuyến khích để đóng góp cho cuộc họp.

4. Đảm bảo đúng giờ:

Vì thời gian của mọi người có liên quan, chủ tịch cần thực hiện các bước để đảm bảo đúng giờ. Cần có phần thưởng cho nó và hình phạt (ngay cả khi những người tinh tế) vì đã không duy trì nó theo thói quen tuyệt đối.

5. Quản lý thời gian:

Để bắt đầu và kết thúc đúng giờ và thực hiện công bằng cho chương trình nghị sự, chủ tịch nên lập kế hoạch thời gian tốt. Các mục riêng lẻ trong chương trình nghị sự có thể được phân bổ thời gian cố định để cân bằng việc phân bổ thời gian.

6. Có một chiến lược:

Vì dế một ngày đã đến, chúng tôi đã được nghe về chiến lược rất nhiều. Một nhạc trưởng gặp gỡ nên có một chiến lược được lên kế hoạch trước về cách giải quyết một số người, một số vấn đề nhất định và một số tình huống dự đoán.

7. Quyết định rõ ràng:

Các quyết định nên rõ ràng và phân bổ nhiệm vụ theo khả năng và sự sẵn sàng. Cần có một cam kết rõ ràng từ các thành viên.

8. Tinh thần dân chủ:

Dân chủ là cho sự phát triển công bằng của mọi người. Hãy để mọi người đóng góp, được đại diện, được giải quyết trong các quyết định của cuộc họp.

9. Khuyến khích lắng nghe:

Lắng nghe được khuyến khích khi mọi thứ được mọi người quan tâm. Nhưng động cơ khác nhau hấp dẫn những người khác nhau. Những người không nghe phải đối mặt với khả năng bị từ chối và kiểm duyệt.

10. Giải quyết xung đột:

Một cuộc xung đột về quan điểm nên được giải quyết. Thay vì các vấn đề về váy, người ta có thể gặp họ trực diện.

11. Giải thích các mặt tích cực và tiêu cực:

Chủ tịch hoặc người phát ngôn am hiểu nên giải thích cái tốt trong một ý tưởng cũng như cái xấu. Chính trị dựa trên vấn đề là tốt nhất. Một cách tiếp cận hợp lý và quan trọng, hiểu biết và không cảm xúc sẽ được khuyến khích.

12. Sử dụng các bất đồng:

Nếu một sự bất đồng nảy sinh trong quá trình tố tụng, nó có thể là một nguồn ý tưởng tốt hơn.

13. Nhận xét phi cá nhân:

Thành viên không cần phải đi vào cuộc sống cá nhân của người khác khi cuộc họp liên quan đến các vấn đề, không phải cuộc sống cá nhân của bất kỳ ai.

14. Đưa ra nhiều lựa chọn:

Để cung cấp cho các thành viên cảm giác đã chọn và quyết định, thật hữu ích khi cung cấp cho họ các tùy chọn khác nhau và đạt được kết quả tốt nhất.

15. Tự hoàn thành:

Cuộc họp cần được thực hiện về mặt chất lượng của các quyết định và chất lượng tham gia. Trong một bầu không khí thân thiện, với sự chủ trì vô tư, cảm giác này dễ phát triển hơn. Các thành viên cần phải có sự hài lòng về cảm xúc.

16. Nhận giải pháp cuối cùng:

Thay vì các giải pháp nửa vời hoặc thỏa hiệp, các giải pháp quyết định cần được thực hiện.

Cạm bẫy:

Trong cuộc họp, chúng tôi phải đề phòng:

(a) Một sự khởi đầu chậm trễ

(b) Giảm bớt các vấn đề nhỏ

(d) Gián đoạn

(e) Độc quyền bởi một thành viên hoặc một nhóm nhỏ

(f) Trò chuyện chéo

(g) Nói chuyện tiếp tuyến

(h) Bùng phát cảm xúc

(i) Chủ tịch yếu hoặc thiên vị

(j) Sự vắng mặt của những người chơi chính

(k) Một chương trình nghị sự quá tham vọng

(l) Cuộc họp như một sự thay thế cho suy nghĩ và hành động (một loại vấn đề đổ dồn lên một nhóm và tìm ra một vật tế thần)

Danh sách kiểm tra tiến hành các cuộc họp tốt:

Là người sắp xếp các cuộc họp, bạn có thể thấy danh sách kiểm tra này hữu ích.

1. Ghế, bàn, vv nên được sắp xếp tốt.

2. Nếu các thành viên phải có bảng tên, huy hiệu, v.v., những thứ này nên được sắp xếp.

3. Nên cung cấp các mặt hàng văn phòng phẩm như ghim, kẹp, băng dính, giấy, bút, v.v.

4. Hệ thống địa chỉ công cộng cần được kiểm tra.

5. Để chiếu trực quan, bộ máy nên được kiểm tra.

6. Các mục hiển thị phải sẵn sàng và khi cần thiết sẽ được sửa.

7. Hội trường nên gọn gàng và miễn phí để di chuyển dễ dàng. Không có dây trên sàn nơi người ta có thể đi.

8. Sắp xếp phải có mặt để ăn nhẹ, nước, vv, nếu cần. Một số người tin rằng không có cuộc họp mà không ăn.

9. Đảm bảo các thành viên đã nhận được thông báo. Hãy chắc chắn rằng họ đến chuẩn bị. Thời gian của điện thoại của bạn cho họ là quan trọng.

10. Chuyên gia bên ngoài cần xử lý đặc biệt. Sắp xếp phải được thực hiện để nhận và hộ tống họ.

11. Người ta phải nhìn thấy ánh sáng, thông gió, âm thanh (âm thanh lan truyền) và nhiệt độ của nơi gặp gỡ.

12. Tổ chức một cuộc họp lớn tự nó là một công việc của ủy ban. Người ta phải thấy rằng các đồng sắp xếp được tóm tắt tốt và các đường dây liên lạc được mở với họ.

13. Sau cuộc họp, hành động tiếp theo nên được nhắc nhở. Thành công của một cuộc gặp gỡ và khen ngợi về nó có thể khiến chúng ta tự hài lòng đến mức chúng ta có thể trở nên nhàn rỗi.

14. Người ta phải theo đuổi kế hoạch hành động bằng cách hình thành một chuỗi giám sát. Điều này sẽ lấy đi những lời chỉ trích quan trọng nhất áp dụng ngay cả đối với các cuộc họp được tiến hành tốt - tất cả đều nói và không có hành động.