2 hình thức giao tiếp kinh doanh: bằng lời nói và không bằng lời nói

Đọc bài viết này để tìm hiểu về các hình thức giao tiếp khác nhau như Giao tiếp bằng lời nói - Giao tiếp bằng văn bản, bằng miệng và không bằng lời nói!

1. Giao tiếp bằng lời - Viết, nói:

Từ ngữ có nghĩa là 'kết nối với các từ và sử dụng các từ.' Bất kỳ giao tiếp sử dụng từ ngữ là giao tiếp bằng lời nói.

Từ ngữ là bộ biểu tượng chính xác và mạnh mẽ nhất. Từ ngữ biểu thị cũng như ý nghĩa hàm ý. Đó là lý do tại sao tất cả các giao tiếp nghiêm túc hoặc chính thức thường bằng lời nói. Từ ngữ, như tất cả chúng ta đều biết, có thể được viết hoặc nói.

Do đó, giao tiếp bằng lời nói có thể được chia thành hai loại:

(a) Giao tiếp bằng miệng:

Một vết thương gây ra bởi lời nói còn đau đớn hơn một vết thương do kiếm kiếm. Như chính thuật ngữ này gợi ý, giao tiếp qua lời nói được gọi là giao tiếp bằng miệng. Trong số thời gian làm việc dành cho giao tiếp bằng lời nói, 9% là bằng văn bản, 16% về đọc, 30% khi nói và 45% khi nghe.

Trong giao tiếp bằng miệng, các từ nên được lựa chọn rất cẩn thận để những gì chúng hàm ý có sắc thái chính xác của ý nghĩa. Người gửi tin nhắn hoặc người đại diện của anh ta thường là người nói, trong khi người nhận hoặc người đại diện của anh ta, người nghe. Lắng nghe cũng là một khía cạnh quan trọng của giao tiếp bằng miệng.

Các yếu tố trong giao tiếp bằng miệng:

(i) Người nói

(ii) Cách anh ấy nói

(iii) Những gì anh ấy nói

(iv) Người mà anh ấy nói

(v) Liệu anh ta có nhận được phản hồi không

Điều kiện tiên quyết của giao tiếp bằng miệng:

(i) Phát âm rõ ràng và đúng từ

(ii) Rõ ràng và chính xác

(iii) Tính đồng nhất

(iv) Đúng tông

(v) Đúng phong cách và từ vựng

Ưu điểm của giao tiếp bằng miệng:

(i) Tiết kiệm thời gian và tiền bạc:

Giao tiếp bằng miệng tiết kiệm tiền cũng như thời gian. Không cần phải chi tiền cho việc sản xuất giao tiếp bằng miệng vì nó chỉ liên quan đến lời nói. Giao tiếp bằng miệng, do đó, là kinh tế.

Thứ hai, hầu như không có bất kỳ sự chậm trễ nào kể từ thời điểm người gửi gửi tin nhắn và người nhận nhận được nó. Các từ được nhận và hiểu ngay khi chúng được nói. Giao tiếp bằng miệng, do đó, tiết kiệm thời gian, quá.

(ii) Phản hồi ngay lập tức:

Các phản hồi trong hầu hết các giao tiếp bằng miệng là ngay lập tức. Các từ được nhận ngay khi chúng được nói, và người nhận cũng có thể đưa ra phản ứng của mình ngay lập tức. Người nói có thể đánh giá tâm trạng và phản ứng của người nghe. Các phản hồi ngay lập tức là một lợi thế cho người nói.

(iii) Lưu giấy tờ:

Thủ tục giấy tờ là tối thiểu vì giao tiếp ở dạng lời nói.

(iv) Một công cụ hữu hiệu để hô hào:

Khi giao tiếp bằng miệng, bạn có thể cố gắng thuyết phục người nghe. Nghi ngờ có thể được xóa ngay lập tức.

(v) Xây dựng khí hậu lành mạnh:

Một bầu không khí thân thiện được tạo ra khi bạn giao tiếp bằng miệng vì có ít hình thức hơn. Bạn cũng có thể thực hiện các sửa đổi trong giao tiếp ngay lập tức trên cơ sở phản hồi và phản hồi từ người nghe.

(vi) Công cụ tốt nhất trong trường hợp khẩn cấp:

Giao tiếp bằng miệng là công cụ nhanh nhất trong trường hợp khẩn cấp. Đó là phương pháp giao tiếp tốt nhất khi một phản ứng nhanh và tức thời là rất quan trọng.

Ưu điểm của giao tiếp bằng miệng (hạn chế):

(i) Nhiều khả năng hiểu lầm:

Trừ khi nó được ghi lại, bạn không thể tham khảo một tin nhắn bằng miệng một lần nữa. Do đó, có nhiều khả năng tin nhắn bị hiểu sai hoặc giải thích sai. Trong thực tế, cũng có một cơ hội mà thông điệp có thể không được hiểu ở tất cả.

(ii) Người nói xấu:

Chỉ một cá nhân có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu của giao tiếp bằng miệng hiệu quả mới có thể tạo ra kết quả tốt. Thường xuyên hơn không, một người nói xấu có thể gửi tin nhắn sai. Khi nói, người ta cũng giao tiếp thông qua phát âm, điều chế giọng nói và ngôn ngữ cơ thể.

Một thông điệp có thể bị hiểu nhầm nếu có sự bất hòa giữa các thành phần này. Ngoài ra, như đã đề cập trước đó, những gì các từ bao hàm và những gì chúng biểu thị nên hài hòa với nhau, thông điệp khác có thể dẫn đến một cuộc xung đột trong cách hiểu.

(iii) Không hiệu quả đối với giao tiếp dài:

Giao tiếp bằng miệng không hữu ích cho giao tiếp dài. Bởi vì những hạn chế của con người, có nhiều khả năng một cái gì đó quan trọng sẽ bị bỏ lỡ.

(iv) Tỷ lệ duy trì thấp hơn:

Giao tiếp bằng miệng bị nhược điểm của tỷ lệ duy trì thấp. Người nghe chỉ có thể tiếp thu một phần của thông điệp bằng miệng vì khoảng chú ý khác nhau giữa người này với người khác. Mọi người cũng có xu hướng quên một tin nhắn nhanh chóng.

(v) Không có giá trị pháp lý:

Giao tiếp bằng miệng thiếu bằng chứng của hồ sơ. Không có hồ sơ vĩnh viễn hoặc bằng chứng về những gì đã được nói. Một cá nhân đã đưa ra một thông điệp có thể từ chối nó sau đó; tương tự như vậy, một cá nhân đã nhận được một thông điệp hoặc chỉ dẫn bằng miệng có thể nói rằng anh ta không bao giờ nhận được nó. Do đó, giao tiếp bằng miệng có rất ít giá trị từ quan điểm pháp lý.

(vi) Khó sửa trách nhiệm:

Vì một tin nhắn được truyền bằng miệng, rất khó để sửa trách nhiệm. Điều này cũng có thể dẫn đến sự bất cẩn trong việc thực hiện một thông điệp.

(b) Giao tiếp bằng văn bản:

Một thông điệp cấu thành giao tiếp bằng văn bản khi nó được đặt trong màu đen và trắng. Đây là một loại giao tiếp chính thức. Người gửi tin nhắn hoặc đại diện của anh ta tạo thành nhà văn.

Giao tiếp bằng văn bản thường được coi là ràng buộc đối với các tổ chức kinh doanh và thường được sử dụng làm bằng chứng. Tiến bộ công nghệ đã mở rộng phạm vi giao tiếp bằng văn bản thông qua email và các phương tiện khác như vậy.

Các yếu tố trong giao tiếp bằng văn bản:

(i) Nhà văn

(ii) Nội dung

(iii) Ngôn ngữ được sử dụng

(iv) Mục đích của giao tiếp

(v) Phong cách được thông qua - trang trọng hoặc thân thiện

(vi) Người nhận

Điều kiện tiên quyết của giao tiếp bằng văn bản:

(i) Viết bao nhiêu

(ii) Những gì cần bỏ đi

(iii) Khi nào nên dừng

(iv) Khi nào cần truyền đạt

(v) Bằng phương tiện gì để truyền đạt

Ưu điểm:

(i) Chính xác và chính xác:

Giao tiếp bằng văn bản nói chung được chuẩn bị rất cẩn thận và chính xác. Chính triển vọng của văn bản làm cho một người có ý thức. Bạn phải rất nghiêm túc và có tổ chức trong khi giao tiếp ở dạng viết, bởi vì giao tiếp bằng văn bản được mở để xác minh.

(ii) Dễ dàng xác minh:

Vì giao tiếp bằng văn bản là trên giấy, vv, nó có thể được đọc và đọc lại. Nó cũng cung cấp chính nó để xác minh. Do đó, cũng có ít khả năng ai đó vặn vẹo thông điệp thành lợi thế của mình.

(iii) Hồ sơ vĩnh viễn:

Giao tiếp bằng văn bản tạo thành một hồ sơ vĩnh viễn. Nó cũng hoạt động như bằng chứng. Nó chứng tỏ rất hữu ích để tham khảo trong tương lai vì nó có thể được bảo tồn trong nhiều năm. Ví dụ, các đơn đặt hàng và quyết định cũ có thể làm cơ sở cho những cái mới.

(iv) Thích hợp cho các tin nhắn dài và phức tạp:

Tin nhắn dài và phức tạp có thể được hiểu rõ hơn khi chúng ở dạng viết chứ không phải bằng miệng. Có ít cơ hội giải thích sai và hiểu lầm. Ngoài ra, ngôn ngữ được sử dụng là ít chủ đề để thay đổi.

(v) Trách nhiệm có thể dễ dàng sửa chữa:

Trong giao tiếp bằng văn bản, trách nhiệm của người gửi và người nhận có thể được khắc phục dễ dàng. Mọi người có xu hướng thay đổi trách nhiệm cho những sai lầm, nhưng điều này là khó khăn nếu trách nhiệm rõ ràng là màu đen và trắng.

(vi) Có giá trị pháp lý:

Giao tiếp bằng văn bản được chấp nhận như một tài liệu pháp lý. Giao tiếp bằng văn bản đã được sử dụng làm bằng chứng kể từ thời xa xưa.

Yêu cầu:

(i) Phương thức giao tiếp chậm hơn:

Giao tiếp bằng văn bản có thể tốn thời gian vì có thể mất đến hai hoặc thậm chí ba ngày để đến được người nhận (ví dụ bằng thư). Ngược lại, giao tiếp bằng miệng là ngay lập tức.

(ii) Trì hoãn thêm nếu cần làm rõ:

Văn bản cản trở giao tiếp làm rõ nhanh chóng. Người nhận có thể viết lại để làm rõ và chờ trả lời, làm cho quá trình trở nên tẻ nhạt. Ngay cả khi không cần làm rõ, vẫn có một độ trễ giữa thời gian người gửi viết tin nhắn và người nhận nhận được nó.

(iii) Dẫn đến quá nhiều giấy tờ:

Vì giao tiếp bằng văn bản về cơ bản được thực hiện trên giấy, người ta có thể có xu hướng sử dụng nó như cơ chế thoát khỏi Văn phòng không có giấy vẫn là một giấc mơ.

(iv) Luôn có khả năng mơ hồ hoặc thiếu hiểu biết:

Hoàn toàn có khả năng người nhận không thể hiểu được ý nghĩa chính xác của một tin nhắn bằng văn bản mà anh ta đã nhận được. Sự rõ ràng của một thông điệp bằng văn bản cũng phụ thuộc vào kỹ năng, hoặc thiếu nó, trong người gửi. Nếu tin nhắn không được viết đúng, nó cũng sẽ không được hiểu.

(v) Tốn kém về tiền bạc và thời gian làm việc:

Viết thư là một quá trình tốn kém không chỉ vì bạn cần phải chi tiền cho bưu chính, mà còn bởi vì một số người có liên quan đến quá trình gửi thư từ một tổ chức. Thời gian của họ chi phí tiền tổ chức. Trong khi giao tiếp bằng miệng có thể ngắn và nhanh chóng, giao tiếp bằng văn bản, vì bản chất của nó, có xu hướng dài.

(vi) Không linh hoạt:

Chữ viết không có thể thay đổi ngay lập tức sau khi giao tiếp. Do đó, việc truyền đạt một suy nghĩ lại có thể rất dài dòng và đôi khi thậm chí là không thể.

(vii) Biết chữ cần thiết:

Không cần phải nói rằng trong giao tiếp bằng văn bản, người gửi cũng như người nhận nên biết chữ. Trong thực tế, chúng ta có thể sai lầm rằng họ là như vậy. Ở nhiều nước châu Á, nơi tỷ lệ biết đọc biết viết thấp, một thông điệp bằng văn bản sẽ trở nên vô nghĩa đối với đông đảo người mù chữ.

Biết chữ cũng có nghĩa là biết chữ trong ngôn ngữ của tin nhắn. Người nhận nên biết ngôn ngữ mà một thông điệp đã được viết. Không có ích gì khi nhận được tin nhắn bằng tiếng Anh nếu bạn không nói chuyện với ngôn ngữ đó.

Mặc dù có những hạn chế của nó, có thể kết luận một cách an toàn rằng giao tiếp bằng văn bản vẫn là cột sống của một tổ chức. Hầu như tất cả các giao tiếp chính thức là ở dạng viết.

Đồ dùng trực quan:

Một trợ giúp trực quan là một minh họa trong bảng, đồ họa, sơ đồ hoặc hình ảnh từ. Các phương tiện trực quan giúp các nhà truyền thông đưa thông điệp của họ đến với khán giả của họ hiệu quả hơn. Các phương tiện trực quan giúp đỡ bằng cách làm cho tài liệu trở nên thú vị hơn, làm rõ và đơn giản hóa các chủ đề phức tạp và làm nổi bật các điểm quan trọng để khán giả lưu giữ tốt hơn.

Một danh sách kiểm tra để tạo hình ảnh hiệu quả được đưa ra dưới đây:

(i) Hình ảnh phải đơn giản và dễ hiểu và thiết kế và bố cục sẽ góp phần vào sự hiểu biết chung về chủ đề này.

(ii) Hình ảnh phải mô tả chính xác dữ liệu và những điểm quan trọng cần được nhấn mạnh.

(iii) Hình ảnh phải phù hợp với đối tượng dự định.

(iv) Cần chú ý rằng khuôn mặt và phông chữ rõ ràng và dễ đọc và chú thích ngắn gọn và nhiều thông tin.

2. Giao tiếp phi ngôn ngữ:

Phân tích khoa học đã chỉ ra rằng các cử động và cử chỉ cơ thể chiếm 55% trong giao tiếp hiệu quả. Do đó, giao tiếp phi ngôn ngữ đáng để xem xét.

Giao tiếp phi ngôn ngữ liên quan đến những thứ như cử chỉ, tư thế, ngoại hình, v.v ... Nó diễn ra mà không có lời nói hoặc lời nói.

Giao tiếp phi ngôn ngữ là những thông điệp được thể hiện bằng các phương tiện khác ngoài ngôn ngữ. Mặc dù bạn có thể từ chối nói hoặc viết, nhưng không thể tránh hành xử không bằng lời nói.

Giao tiếp phi ngôn ngữ được phân loại ở đây theo hai cách khác nhau:

TÔI.

II. a. Ngôn ngữ cơ thể hoặc kinesics - chuyển động cơ thể, nét mặt, tư thế, v.v.

b. Đặc điểm giọng hát - ngôn ngữ

c. Không gian - proxemics

d. Vùng lân cận

e. khoảng lặng

Kinesics:

Các nghiên cứu về stoat chuyển động cơ thể tạo thành một phần của giao tiếp phi ngôn ngữ được gọi là kinesics. Nó là một phần không thể thiếu trong giao tiếp của chúng tôi. Sự tồn tại như một người nhận được cho là quan sát giao tiếp phi ngôn ngữ 55% thời gian. Cơ thể của chúng ta có ý thức cũng như vô thức, truyền tải thông điệp, thái độ tâm trạng, vv giống như cách ngôn ngữ sử dụng các bộ biểu tượng để truyền đạt ý nghĩa.

(i) Biểu cảm khuôn mặt:

Khuôn mặt được cho là tấm gương của tâm trí. Bất cứ điều gì chúng ta cảm thấy phản ánh trên khuôn mặt của chúng tôi. Khuôn mặt có thể truyền năng lượng, giận dữ, đau buồn, chân thành và một loạt các cảm xúc và cảm xúc khác. Một nụ cười có nghĩa là thân thiện, trong khi một cái nhíu mày có nghĩa là sự tức giận.

Trán nhăn lại cho thấy sự lo lắng trong khi lông mày nhướn lên cho thấy sự ngạc nhiên do đó rất quan trọng để thực hiện kiểm tra và kiểm soát cảm xúc của chúng ta. Mặc dù đây là một nhiệm vụ khó khăn, bạn có thể nhận được kết quả tích cực với những nỗ lực liên tục.

(ii) Cử chỉ:

Cử chỉ là những chuyển động cơ thể nhỏ truyền một số thông điệp. Nó thậm chí có thể là việc truyền thông tin cụ thể. Một số cử chỉ có thể có ý thức trong khi những người khác có thể không tự nguyện. Một số cử chỉ có ý nghĩa gần như phổ quát, chẳng hạn như một cái lắc đầu cho một tên không có tên hay một cái bắt tay như một lời chào.

Sau đó, có những cử chỉ khác có thể có ý nghĩa khu vực. Nói một cách chính xác, cử chỉ là một phần của ngôn ngữ cơ thể vì đầu và tay của chúng ta có xu hướng tự giao tiếp theo cách riêng của chúng.

(iii) Tư thế:

Tư thế là tư thế được cơ thể chấp nhận. Nó giúp truyền đạt một thông điệp. Mỗi chuyển động hoặc vị trí của cơ thể có chức năng biểu cảm hoặc phòng thủ. Vì vậy, tư thế là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp phi ngôn ngữ. Nó tiết lộ rất nhiều về một cá nhân.

Tư thế liên quan đến mang tổng thể của cơ thể. Nó bao gồm góc nghiêng và vị trí của cánh tay và chân. Một cái đầu ngẩng lên biểu thị sự cởi mở, trong khi một cái đầu nghiêng cho thấy sự tò mò.

Tuy nhiên, người ta nên nhớ rằng không có tư thế nào trong số những tư thế này có ý nghĩa cụ thể của riêng họ. Họ có được ý nghĩa liên quan đến các biểu tượng khác và trong bối cảnh giao tiếp.

(iv) Quần áo:

Một người đàn ông thường được đánh giá bởi ngoại hình của mình. Quần áo của anh ấy đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính cách của anh ấy. Những người ăn mặc bảnh bao có thể cắt một con số xin lỗi. Nó là rất quan trọng cho một để nhìn chuyên nghiệp và hiệu quả. Phụ kiện cũng đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp phi ngôn ngữ.

Quần áo và phụ kiện liên quan đến đặc điểm thể chất cũng như văn hóa xã hội. Đôi khi, quần áo và phụ kiện quản lý để đáp ứng mong đợi của người nhận, trong khi đôi khi họ gửi tin nhắn thông qua việc vi phạm những mong đợi này.

(v) Giao tiếp bằng mắt:

Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn. Giao tiếp bằng mắt tạo thành một yếu tố rất quan trọng của giao tiếp mặt đối mặt. Thông qua giao tiếp bằng mắt, người nói sẽ nhận được tín hiệu cho dù kênh liên lạc có mở hay không.

Mất cân bằng hoặc lo lắng chỉ dẫn đến một giao tiếp bằng mắt ngắn; mặt khác, một cái nhìn dài và cố định cho thấy sự quan tâm. Tùy thuộc vào cảm xúc của chúng ta, chúng ta có đôi mắt biết cười, đôi mắt giận dữ, đôi mắt đau đớn, đôi mắt lảng tránh, vân vân.

(vi) Im lặng:

Im lặng nói to hơn lời nói. Nó nói lên mối quan hệ giữa những người giao tiếp và thái độ của họ đối với nhau. Im lặng cho thấy không có khả năng trò chuyện thêm. Một học sinh chưa làm bài tập về nhà sẽ ở lại làm mẹ khi giáo viên yêu cầu.

Các chỉ số của giao tiếp phi ngôn ngữ:

Tích cực:

(tôi cười

(ii) Tư thế mở

(iii) Biểu hiện quan tâm

(iv) Giao tiếp bằng mắt vừa phải

(v) Cao độ và âm lượng chính xác của giọng nói

Tiêu cực - phục tùng:

(i) Giọng nói lúng túng

(ii) Cánh tay / chân phòng thủ

(iii) Nói chậm

(iv) Bối rối biểu hiện

(v) Vẻ ngoài gian dối

Tiêu cực - Tích cực:

(i) Giọng nói khàn khàn

(ii) Ngón tay cái

(iii) Nói nhanh

(iv) Biểu thức siêu tới hạn

(v) Giao tiếp bằng mắt

Ngôn ngữ cơ thể:

Ngôn ngữ cơ thể là viết tắt của cách cơ thể giao tiếp mà không cần lời nói, thông qua sự chuyển động của các bộ phận của nó. Cái gật đầu, chớp mắt, vẫy tay, nhún vai, v.v., là những biểu hiện của suy nghĩ và cảm xúc của chúng ta.

Tất cả những chuyển động này là tín hiệu mà cơ thể chúng ta gửi đi để giao tiếp. Đó là lý do tại sao lĩnh vực nghiên cứu này đã được gọi là ngôn ngữ cơ thể. Giống như ngôn ngữ sử dụng các bộ biểu tượng để truyền đạt ý nghĩa, cơ thể của chúng ta, một cách có ý thức cũng như vô thức, truyền tải thông điệp, thái độ, tâm trạng, mối quan hệ trạng thái, v.v.

Ngôn ngữ cơ thể là rất quan trọng. Nó đã được quan sát thấy rằng chúng ta có thể chơi nhanh và lỏng lẻo bằng lời nói, nhưng cơ thể của chúng ta nói ra sự thật. Ngay cả khi chúng ta cố gắng che giấu sự thật hoặc bất cứ điều gì chúng ta muốn đàn áp, cơ thể, đôi mắt, cử chỉ của chúng ta có thể nói to và rõ ràng.

Ngôn ngữ:

Thế giới của truyền thông liên quan đến các dấu hiệu, tín hiệu, cao độ, âm sắc và biến động để truyền đạt ý nghĩa là ngôn ngữ. Para có nghĩa là 'như' hoặc 'giống như'. Paral Language có nghĩa là ngôn ngữ giống như ngôn ngữ, ngôn ngữ nhưng không thực sự là một ngôn ngữ.

Bất cứ điều gì thực hiện nhiệm vụ giao tiếp như một ngôn ngữ mà không phải là ngôn ngữ theo nghĩa thông thường của từ này đều nằm trong phạm vi của ngôn ngữ. Paral Language được sử dụng để mô tả một loạt các đặc điểm giọng nói giúp thể hiện và phản ánh thái độ của người nói. Nó là phi ngôn ngữ vì nó không bao gồm các từ.

Giao tiếp bằng lời có liên quan đến nội dung của thông điệp - những gì đang được truyền đạt? Mặt khác, ngôn ngữ liên quan đến cách thức truyền tải thông điệp - nó được truyền đạt như thế nào?

Ngôn ngữ phụ thuộc vào giọng nói, ngữ điệu, cao độ, tạm dừng, âm lượng, căng thẳng, cử chỉ và tín hiệu. Thông qua sự thay đổi âm lượng và âm lượng, trọng âm của từ, v.v., giọng nói của một người có thể truyền tải sự nhiệt tình, tự tin, lo lắng và trạng thái tinh thần và khí chất của người nói.

Tiếng nói:

Giọng nói là tín hiệu đầu tiên mà chúng tôi nhận được hoặc sử dụng. Một người nghe tốt có thể đánh giá rất nhiều từ chính giọng nói. Có nhiều loại giọng nói. Một giọng nói có thể ngọt ngào, mềm mại, âm nhạc, trau dồi, dễ chịu, khó chịu, rõ ràng hoặc không rõ ràng, trong số những thứ khác. Giọng nói có thể giúp tiết lộ nền tảng của người nói, trạng thái tinh thần, giáo dục, tình dục và khí chất.

Âm điệu:

Ngữ điệu là sự điều biến giọng nói và sự thay đổi trong căng thẳng. Ngữ điệu là một phần của giao tiếp hiệu quả. Ví dụ, một tin nhắn có nội dung nghiêm túc không nên được gửi với giọng điệu cao, nhưng với giọng điệu ảm đạm.

Sân cỏ:

Âm vực là giọng xiên của giọng nói. Điều này rất quan trọng vì nó tiết lộ khung suy nghĩ của người nói. Một cao độ bất thường có thể phản ánh kích động. Một cao độ không thay đổi có thể nhàm chán hoặc đơn điệu, làm giảm sự chú ý của người nghe.

Âm vực cũng có thể giúp chúng ta hiểu vị trí xã hội của người nói. Một người ở vị trí quyền lực sử dụng cao độ hơn cấp dưới. Sự bùng lên của tempers thường dẫn đến một sự thay đổi trong sân.

Tạm ngừng:

Một khoảng dừng nhấn mạnh một thông điệp. Tạm dừng là để nói những gì một dấu phẩy là văn xuôi. Tạm dừng ở sai địa điểm có thể dẫn đến thông tin sai lệch. Ví dụ, sự khác biệt giữa 'cây ăn quả' và 'quả, cây' là rất lớn.

Biến thể âm lượng:

Người nói nên điều chỉnh âm lượng giọng nói của mình tùy thuộc vào kích thước của khán giả. Khán giả càng lớn, giọng nói càng to. Sự thay đổi âm lượng làm cho lời nói hiệu quả. Đôi khi thay đổi từ to sang mềm và từ mềm sang to có hiệu quả mong muốn.

Tín hiệu nhiễu loạn:

Tín hiệu hỗn hợp xảy ra khi âm sắc, cao độ và nét mặt của người nói không khớp với những từ mà anh ta đang nói. Điều này khiến người nghe nhầm lẫn về động cơ chính xác của người nói.

Ví dụ, một cá nhân có thể chúc mừng người khác, nhưng giọng anh ta có thể lạnh. Trong trường hợp này, người nghe sẽ không chắc chắn liệu người nói có thực sự hạnh phúc hay chỉ đơn thuần là hoàn thành một hình thức. Lời khen ngợi trong một giọng điệu mỉa mai truyền tải sự nhạo báng.

Trọng âm từ đúng:

Giao tiếp có thể được thực hiện hiệu quả hơn bằng cách nhấn mạnh đúng hoặc nhấn mạnh vào các từ đúng.

Ấn tượng chung:

Một thông điệp được người nghe hiểu không chỉ bởi nội dung, mà còn bởi cách người nói truyền tải nó. Giọng nói, thái độ, phong cách ăn mặc, ngoại hình, tuổi tác, giới tính, giọng nói và chất lượng cũng như giọng nói của người nói cũng ảnh hưởng đến thông điệp được truyền đạt. Để một thông điệp có hiệu quả, ấn tượng chung của cá nhân phải phù hợp với thông điệp mà anh ta muốn truyền tải.

Ưu điểm của ngôn ngữ:

(i) Không có giao tiếp bằng miệng nào được hoàn thành mà không có ngôn ngữ vì nó được kết nối chặt chẽ với chính ngôn ngữ.

(ii) Ở một mức độ lớn, ngôn ngữ chỉ ra vị trí và tình huống của người nói, cho dù trong một tổ chức hay trong xã hội.

(iii) Nó cũng phản ánh tính cách và nền tảng của người nói ở một mức độ lớn.

(iv) Paral Language là biểu thị trạng thái tinh thần của người nói. Một người nghe sành điệu có thể rút ra kết luận đúng từ cao độ, âm điệu và tốc độ của một thông điệp. Điều này thường có thể rất hữu ích.

Hạn chế của ngôn ngữ:

(i) Ngôn ngữ là 'semi' hoặc 'like' một ngôn ngữ. Nó không phải là ngôn ngữ của chính nó. Do đó, không phải tất cả các lợi thế liên quan đến ngôn ngữ thực tế có thể được quy cho ngôn ngữ.

(ii) Paral Language liên quan đến việc rút ra kết luận trên cơ sở một số thuộc tính ngoại vi (bên). Vẽ kết luận như vậy không cần phải luôn luôn đúng. Trong trường hợp như vậy, họ cũng có thể phục vụ để tạo ra sự thiên vị không đáng có. Điều này, bản thân nó, làm cho ngôn ngữ đôi khi gây hiểu lầm hoặc gây nhầm lẫn.

(iii) Ngoài ra, vì các diễn giả có thể đến từ các nền tảng, văn hóa và tình huống khác nhau, các kết luận từ ngôn ngữ có thể khó rút ra, đặc biệt là truyền tải toàn bộ một thông điệp.

Proxemics hoặc lãnh thổ hoặc không gian:

Proxemics là một loại giao tiếp phi ngôn ngữ quan trọng khác. Thuật ngữ, proxemics có nguồn gốc từ từ gần, có nghĩa là gần gũi. Proxemics được sử dụng với tham chiếu đến không gian hoặc lãnh thổ. Rất nhiều giao tiếp diễn ra phi ngôn ngữ thông qua cách thức tuyệt đối trong đó chúng ta sử dụng không gian xung quanh chúng ta.

Các học giả cũng đã quy kết rất nhiều giao tiếp phi ngôn ngữ cho màu sắc, thiết kế, bố cục và sử dụng không gian xung quanh chúng ta. Đây cũng là proxemics. Không gian xung quanh chúng ta có thể được phân loại rộng rãi như dưới đây:

Không gian thân mật:

Hầu hết các chuyển động cơ thể diễn ra trong vòng 18 inch xung quanh chúng ta. Đó là vòng tròn không gian thân mật nhất của chúng tôi. Chỉ những người rất gần hoặc thành viên gia đình mới có thể vào không gian này, có thể thông qua một tiếng thì thầm, một cái vỗ nhẹ vào lưng hoặc một cái bắt tay. Điều đó có nghĩa là không gian giữa hai người giao tiếp càng ít, bản chất của giao tiếp càng thân mật.

Không gian cá nhân:

Không gian cá nhân kéo dài từ 18 inch đến bốn feet nơi chúng tôi có cuộc trò chuyện bình thường với bạn bè, đồng nghiệp và cộng sự. Nó được sử dụng trong các cuộc nói chuyện không chính thức và các cuộc thảo luận ngẫu hứng trong đó người ta có thể không phản đối việc đưa ra các quyết định quan trọng.

Không gian xã hội:

Đây có thể là bất cứ nơi nào giữa bốn feet và 12 feet. Nó phản ánh một hình thức của mối quan hệ. Nó cũng phản ánh sự thiếu hành vi tự phát. Câu trả lời của một cá nhân được thu thập nhiều hơn và suy nghĩ thấu đáo. Không gian xã hội phản ánh lý trí, lập kế hoạch và kiểm soát, thường gắn liền với giao tiếp kinh doanh trong một mối quan hệ chính thức.

Không gian công cộng:

Điều này bắt đầu từ khoảng cách 12 feet. Người ta phải lên tiếng để được lắng nghe. Không có cảm xúc cá nhân và thêm một cảm giác tách rời.

Ngôn ngữ:

(i) Phản ánh cảm xúc và thái độ của người nói thông qua một loạt các đặc điểm về giọng hát.

(ii) Paral Language cung cấp manh mối quan trọng về trình độ học vấn, quốc gia / khu vực và trạng thái tinh thần của người nói.

(iii) Đây là một nghiên cứu có hệ thống về cách một cá nhân diễn đạt bằng lời.

Tiên tri:

(i) Cảm giác và thái độ được phản ánh qua cách mọi người sử dụng không gian xung quanh họ.

(ii) Proxemics giúp chúng tôi hiểu mối quan hệ và mô hình tương tác giữa mọi người.

(iii) Proxemics cũng liên quan đến việc sử dụng không gian của các nhóm người.

Vùng lân cận:

Cách bạn tổ chức môi trường xung quanh cũng góp phần vào việc giao tiếp. Căn phòng nơi bạn gặp khách của bạn có thể rực rỡ hoặc đơn giản. Nó có thể là lòe loẹt hoặc tỉnh táo. Trang trí của nơi này, đồ nội thất, và các tác phẩm nghệ thuật tô điểm cho văn phòng của bạn, nói về bản thân và sở thích của bạn.