4 loại rào cản khác nhau để giao tiếp hiệu quả

Để thuận tiện cho việc nghiên cứu, các rào cản khác nhau có thể được chia thành bốn phần:

(1) Rào cản ngữ nghĩa

Luôn có khả năng hiểu sai cảm xúc của người gửi tin nhắn hoặc nhận được ý nghĩa sai của nó. Các từ, dấu hiệu và số liệu được sử dụng trong giao tiếp được người nhận giải thích theo kinh nghiệm của anh ta, điều này tạo ra các tình huống đáng ngờ. Điều này xảy ra vì thông tin không được gửi bằng ngôn ngữ đơn giản.

Các rào cản chính liên quan đến ngôn ngữ như sau:

(i) Tin nhắn được thể hiện xấu:

Bởi vì sự tối nghĩa của ngôn ngữ, luôn có khả năng giải thích sai các thông điệp. Rào cản này được tạo ra do sự lựa chọn sai từ, trong các từ dân sự, trình tự sai của câu và lặp lại thường xuyên. Điều này có thể được gọi là hỗn loạn ngôn ngữ.

Hình ảnh lịch sự: igniteyourlifebook.com/wp-content/uploads/2011/04/Effective-C truyền thông-2.jpg

(ii) Biểu tượng hoặc từ có nghĩa khác nhau:

Một biểu tượng hoặc một từ có thể có ý nghĩa khác nhau. Nếu người nhận hiểu sai giao tiếp, nó trở nên vô nghĩa. Ví dụ: từ 'value' có thể có các nghĩa khác nhau trong các câu sau:

(a) Giá trị của giáo dục máy tính ngày nay là gì?

(b) Giá trị của bộ di động này là gì?

(c) Giá trị tình bạn của chúng tôi.

(iii) Dịch lỗi:

Một người quản lý nhận được nhiều thông tin từ cấp trên và cấp dưới của mình và anh ta dịch nó cho tất cả các nhân viên theo mức độ hiểu biết của họ. Do đó, thông tin phải được đúc theo sự hiểu biết hoặc môi trường của người nhận. Nếu có một chút bất cẩn trong quá trình này, bản dịch bị lỗi có thể là một rào cản trong giao tiếp.

(iv) Giả định không xác định:

Nó đã được quan sát thấy rằng đôi khi một người gửi chấp nhận rằng người nhận biết một số điều cơ bản và do đó, nó là đủ để nói với anh ta về vấn đề chính. Quan điểm này của người gửi là chính xác ở một mức độ nào đó có liên quan đến giao tiếp hàng ngày, nhưng nó hoàn toàn sai trong trường hợp một số tin nhắn đặc biệt,

(v) Thuật ngữ kỹ thuật:

Nói chung, người ta thấy rằng những người làm việc trong một doanh nghiệp được kết nối với một nhóm kỹ thuật đặc biệt có ngôn ngữ kỹ thuật riêng biệt.

Giao tiếp của họ không đơn giản đến mức được mọi người hiểu. Do đó, ngôn ngữ kỹ thuật có thể là một rào cản trong giao tiếp. Nhóm kỹ thuật này bao gồm các kỹ sư công nghiệp, quản lý phát triển sản xuất, bộ điều khiển chất lượng, v.v.

(vi) Giải mã ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ:

Khi giao tiếp được truyền lại với sự trợ giúp của ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ, sự hiểu lầm của nó cản trở sự hiểu biết đúng đắn về thông điệp. Ví dụ: di chuyển cổ của một người để trả lời một câu hỏi không cho biết chính xác ý nghĩa là 'Có' hay 'Không'.

(2) Rào cản tâm lý hoặc cảm xúc

Tầm quan trọng của giao tiếp phụ thuộc vào tình trạng tinh thần của cả hai bên. Một bên bị rối loạn tâm thần có thể là một trở ngại trong giao tiếp. Sau đây là những rào cản cảm xúc trong cách giao tiếp:

(i) Đánh giá sớm:

Đôi khi người nhận thông tin cố gắng khai thác ý nghĩa mà không suy nghĩ nhiều tại thời điểm nhận hoặc thậm chí trước khi nhận thông tin, điều này có thể sai. Loại đánh giá này là một trở ngại trong việc trao đổi thông tin và sự nhiệt tình của người gửi bị giảm bớt.

(ii) Thiếu chú ý:

Khi người nhận đang bận tâm với một số công việc quan trọng, anh ấy / cô ấy không lắng nghe thông điệp một cách chăm chú. Ví dụ, một nhân viên đang nói chuyện với sếp của mình khi người đó bận rộn trong một số cuộc trò chuyện quan trọng. Trong tình huống như vậy, ông chủ có thể không chú ý đến những gì cấp dưới đang nói. Do đó, phát sinh rào cản tâm lý trong giao tiếp.

(iii) Mất do truyền và giữ kém:

Khi một tin nhắn được nhận bởi một người sau khi nó đã được gửi qua nhiều người, nói chung nó sẽ mất một số sự thật. Điều này được gọi là mất bằng cách truyền. Điều này xảy ra bình thường trong trường hợp giao tiếp bằng miệng. Việc lưu giữ thông tin kém có nghĩa là với mỗi lần chuyển thông tin tiếp theo, hình thức thực tế hoặc sự thật của những thay đổi thông tin.

Theo một ước tính, với mỗi lần chuyển giao tiếp bằng miệng, việc mất thông tin lên tới gần 30%. Điều này xảy ra vì sự bất cẩn của mọi người. Do đó, việc thiếu truyền tải thông tin ở dạng thật hoặc chính xác của nó trở thành một trở ngại trong giao tiếp.

(iv) Không tin tưởng:

Để giao tiếp thành công, người phát và người nhận phải tin tưởng lẫn nhau. Nếu có sự thiếu tin tưởng giữa họ, người nhận sẽ luôn nhận được ý nghĩa ngược lại từ tin nhắn. Bởi vì điều này, giao tiếp sẽ trở nên vô nghĩa.

(3) Rào cản tổ chức

Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến năng lực của nhân viên khi có liên quan. Một số cản trở lớn của tổ chức trong cách giao tiếp như sau:

(i) Chính sách tổ chức:

Chính sách tổ chức xác định mối quan hệ giữa tất cả những người làm việc trong doanh nghiệp. Ví dụ, nó có thể là chính sách của tổ chức rằng giao tiếp sẽ ở dạng viết. Trong tình huống như vậy, bất cứ điều gì có thể được truyền đạt trong một vài từ sẽ phải được truyền đạt dưới dạng văn bản. Do đó, công việc bị trì hoãn.

(ii) Các quy tắc và quy định:

Các quy tắc tổ chức trở thành rào cản trong giao tiếp bằng cách xác định đối tượng, phương tiện, vv của giao tiếp. Gặp rắc rối bởi các quy tắc xác định, người gửi không gửi một số tin nhắn.

(iii) Tình trạng:

Theo tổ chức tất cả các nhân viên được chia thành nhiều loại trên cơ sở cấp độ của họ. Bộ phận chính thức này hoạt động như một rào cản trong giao tiếp, đặc biệt là khi giao tiếp di chuyển từ dưới lên trên.

Ví dụ, khi một nhân viên cấp thấp hơn phải gửi tin nhắn của mình cho cấp trên ở cấp cao nhất, có một nỗi sợ hãi ẩn giấu trong tâm trí rằng giao tiếp có thể bị lỗi và vì nỗi sợ này, anh ta không thể truyền đạt rõ ràng và kịp thời . Nó trì hoãn việc ra quyết định.

(iv) Sự phức tạp trong cơ cấu tổ chức:

Số lượng cấp quản lý lớn hơn trong một tổ chức làm cho nó phức tạp hơn. Nó dẫn đến sự chậm trễ trong giao tiếp và thông tin được thay đổi trước khi đến tay người nhận. Nói cách khác, những điều tiêu cực hoặc chỉ trích được che giấu. Vì vậy, số lượng cấp quản lý trong tổ chức càng nhiều, giao tiếp càng trở nên kém hiệu quả.

(v) Cơ sở tổ chức:

Các cơ sở tổ chức có nghĩa là cung cấp đủ văn phòng phẩm, điện thoại, dịch giả, vv Khi các cơ sở này có đủ trong một tổ chức, việc liên lạc sẽ kịp thời, rõ ràng và phù hợp với sự cần thiết. Trong trường hợp không có các cơ sở giao tiếp trở nên vô nghĩa.

(4) Rào cản cá nhân

Các rào cản tổ chức nêu trên rất quan trọng trong bản thân chúng nhưng có một số rào cản được kết nối trực tiếp với người gửi và người nhận. Chúng được gọi là rào cản cá nhân. Từ quan điểm của sự thuận tiện, chúng đã được chia thành hai phần:

(a) Rào cản liên quan đến cấp trên: Những rào cản này như sau:

(i) Sợ thách thức của chính quyền:

Mọi người đều mong muốn chiếm một văn phòng cao trong tổ chức. Với hy vọng các sĩ quan cố gắng che giấu điểm yếu của họ bằng cách không truyền đạt ý tưởng của họ. Có một nỗi sợ hãi trong tâm trí họ rằng trong trường hợp thực tế được đưa ra ánh sáng, họ có thể phải chuyển sang cấp thấp hơn,

(ii) Thiếu niềm tin vào cấp dưới:

Cấp trên cấp cao nghĩ rằng nhân viên cấp thấp có khả năng thấp hơn và do đó, họ bỏ qua các thông tin hoặc đề xuất được gửi bởi họ. Họ cố tình phớt lờ thông tin liên lạc từ cấp dưới để tăng tầm quan trọng của chính họ. Do đó, sự tự tin của nhân viên bị hạ thấp.

(b) Rào cản liên quan đến cấp dưới: Rào cản liên quan đến cấp dưới là:

(i) Không muốn giao tiếp:

Đôi khi cấp dưới không muốn gửi bất kỳ thông tin nào cho cấp trên. Khi cấp dưới cảm thấy rằng thông tin có bản chất tiêu cực và sẽ ảnh hưởng xấu đến họ, một nỗ lực được thực hiện để che giấu thông tin đó.

Nếu bắt buộc phải gửi thông tin này, nó sẽ được gửi dưới dạng sửa đổi hoặc sửa đổi. Do đó, cấp dưới, bằng cách không làm rõ sự thật, trở thành một trở ngại trong giao tiếp,

(ii) Thiếu khuyến khích thích hợp:

Thiếu động lực cho cấp dưới tạo ra một trở ngại trong giao tiếp. Việc thiếu sự khích lệ đối với cấp dưới là do thực tế là những đề xuất hoặc ý tưởng của họ không được coi trọng. Nếu cấp trên bỏ qua cấp dưới, họ trở nên thờ ơ với bất kỳ trao đổi ý tưởng nào trong tương lai.