9 biện pháp quan trọng để vượt qua các rào cản của truyền thông
Để loại bỏ những trở ngại trong cách giao tiếp, các bước sau đây đáng được xem xét:
(1) Làm rõ các ý tưởng trước khi giao tiếp:
Người gửi thông tin liên lạc nên rất rõ ràng trong tâm trí của anh ấy về những gì anh ấy muốn nói. Anh ta nên biết mục tiêu của thông điệp của mình và do đó, anh ta nên sắp xếp những suy nghĩ của mình theo một trật tự thích hợp.
Hình ảnh lịch sự: 2.bp.blogspot.com/-6LWrpXAM_DU/UIoQUtjFfHI/speaker.jpg
(2) Giao tiếp theo nhu cầu của người nhận:
Người gửi thông tin liên lạc nên chuẩn bị cấu trúc của thông điệp không theo cấp độ hoặc khả năng của mình nhưng anh ta nên ghi nhớ mức độ, sự hiểu biết hoặc môi trường của người nhận.
(3) Tham khảo ý kiến người khác trước khi giao tiếp:
Tại thời điểm lập kế hoạch truyền thông, nên mời các đề xuất từ tất cả những người liên quan. Ưu điểm chính của nó là tất cả những người được tư vấn tại thời điểm chuẩn bị kế hoạch truyền thông sẽ góp phần vào sự thành công của hệ thống truyền thông.
(4) Cảnh giác với ngôn ngữ, giọng điệu và nội dung tin nhắn:
Người gửi nên quan tâm đến thực tế rằng thông điệp nên được đóng khung trong ngôn ngữ rõ ràng và đẹp. Giọng điệu của tin nhắn không nên làm tổn thương cảm xúc của người nhận. Càng xa càng tốt, nội dung của tin nhắn nên ngắn gọn và nên tránh sử dụng quá nhiều từ kỹ thuật.
(5) Truyền đạt những điều giúp đỡ và giá trị cho người nghe:
Các chủ đề của tin nhắn sẽ hữu ích cho người nhận. Sự cần thiết và sự quan tâm của người nhận cần đặc biệt lưu ý. Truyền thông có hiệu quả hơn trong tình huống như vậy.
(6) Đảm bảo phản hồi đúng:
Mục đích của phản hồi là tìm hiểu xem người nhận có hiểu đúng ý nghĩa của thông tin nhận được hay không. Trong giao tiếp mặt đối mặt, có thể hiểu được phản ứng trên khuôn mặt của người nhận.
Nhưng trong trường hợp giao tiếp bằng văn bản hoặc một số loại giao tiếp khác, một số phương pháp phản hồi thích hợp nên được người gửi chấp nhận.
(7) Tính nhất quán của thông điệp:
Thông tin được gửi đến người nhận không được tự mâu thuẫn. Nó phải phù hợp với mục tiêu, chính sách, chương trình và kỹ thuật của tổ chức. Khi một tin nhắn mới phải được gửi thay cho tin nhắn cũ, nó phải luôn luôn đề cập đến sự thay đổi nếu không nó có thể tạo ra một số nghi ngờ.
(8) Truyền thông tiếp theo:
Để làm cho giao tiếp hiệu quả, quản lý nên thường xuyên cố gắng để biết những điểm yếu của hệ thống truyền thông. Trong bối cảnh này, nỗ lực có thể được thực hiện để biết liệu nên đặt thêm căng thẳng vào giao tiếp chính thức hay giao tiếp không chính thức sẽ phù hợp.
Tương tự, các đề xuất có thể được mời đối với phương tiện giao tiếp (bằng miệng, bằng văn bản và bằng cử chỉ) để biết phương tiện nào sẽ hiệu quả và phù hợp hơn.
(9) Hãy là người biết lắng nghe:
Đó là bản chất của giao tiếp mà cả người gửi và người nhận phải là người lắng nghe tốt. Cả hai nên lắng nghe quan điểm của nhau với sự chú ý, kiên nhẫn và thái độ tích cực. Một người gửi có thể nhận được nhiều thông tin liên quan bằng cách là một người lắng nghe tốt.
