Kênh giao tiếp kinh doanh: Kênh chính thức và không chính thức
Các kênh giao tiếp khác nhau là: 1. Kênh truyền thông chính thức 2. Kênh truyền thông không chính thức / Grapevine!
Truyền thông cũng có thể được phân loại theo mức độ của buổi lễ hoặc hình thức nó có.
Do đó chúng ta có thể chia truyền thông thành hai loại lớn:
1. Kênh truyền thông chính thức:
Một kênh giao tiếp chính thức là phương tiện liên lạc thường được kiểm soát bởi mọi người ở các vị trí quyền lực trong một tổ chức. Do đó, nó cũng được gọi là "đường dây truyền thông hoạt động chính" của một tổ chức.
Tất cả các báo cáo, hồ sơ và các hình thức khác cung cấp thông tin làm việc cho các bộ phận khác nhau của một tổ chức được bao gồm trong kênh truyền thông chính thức. Các kênh truyền thông này không hoạt động tự động. Một tổ chức kinh doanh tốt sẽ đảm bảo rằng những điều này được lên kế hoạch cẩn thận và được thiết kế theo nhu cầu của nó.
Ưu điểm:
(i) Hiệu quả:
Các kênh chính thức được coi là hiệu quả hơn của các kênh truyền thông. Với các tổ chức liên tục phát triển về quy mô, các kênh chính thức giúp thu hẹp khoảng cách trong quá trình giao tiếp. Đó là một phương tiện có sẵn để tiếp cận đến mọi ngóc ngách của một tổ chức, điều này sẽ khó khăn.
(ii) Ngăn chặn sa lầy:
Trong các kênh chính thức, các quy tắc được đặt tốt. Chẳng hạn, một công nhân giao tiếp với người giám sát, người giám sát với người quản lý, v.v. Do đó, chỉ những thông tin cần thiết mới được lọc và gửi lên đầu. Nó ngăn không cho quản lý cấp cao bị sa lầy với thông tin không liên quan (thông tin thực tế) và để nó tự do cho các quyết định lớn hơn và quản lý chung.
(iii) Giám sát tốt hơn:
Một tổ chức có thể thiết kế các kênh chính thức để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nó. Điều này có thể giúp giám sát các hoạt động tổ chức. Nó có thể đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết mà không có quá nhiều sự chậm trễ.
(iv) Bầu không khí tốt:
Các kênh truyền thông chính thức tốt phản ánh tính chuyên nghiệp. Họ giúp củng cố tổ chức. Họ cũng giữ nhân viên quản lý trong tầm kiểm soát.
Nhược điểm:
(i) Ngăn chặn luồng thông tin miễn phí:
Các kênh chính thức ngăn chặn một luồng thông tin miễn phí. Hình thức đòi hỏi luồng thông tin chỉ có một lộ trình cụ thể. Điều này ức chế dòng chảy tự nhiên của thông tin.
(ii) Tốn thời gian:
Các kênh truyền thông chính thức thường dẫn đến sự chậm trễ. Thông tin có thể không trực tiếp đến người mà nó có nghĩa. Nó thường sẽ phải đi một tuyến đường chính thức có mạch trong đó các liên kết can thiệp có thể là vô nghĩa. Do đó, các kênh truyền thông chính thức có thể trở nên tốn thời gian.
(iii) Ảnh hưởng đến việc ra quyết định:
Lọc và giám sát thông tin ở các cấp thấp hơn là con dao hai lưỡi. Mặc dù nó có lợi thế của nó, nó cũng có thể ngăn thông tin quan trọng đạt đến quản lý hàng đầu. Điều này có thể thay đổi quan điểm trong khi đưa ra quyết định.
2. Kênh truyền thông không chính thức / Grapevine:
Kênh liên lạc không chính thức thường không được khuyến khích hoặc xem thường trong một tổ chức trên mạng và không bị xử phạt chính thức. Nó được gọi phổ biến là nho. Điều này là do nó chạy theo mọi hướng bất kể cấu trúc chính thức.
Nguồn gốc của thuật ngữ nho có thể bắt nguồn từ cách cây nho thực vật phát triển qua dây điện báo, làm cho các thông điệp điện báo đi theo hướng không lường trước được. Trong cuộc sống kinh doanh, nhà nho nợ sự tồn tại của nó với bản chất tin đồn của con người.
Con người có xu hướng nói chuyện lỏng lẻo hoặc nhẹ nhàng với các cộng sự của họ bất cứ nơi nào họ có thể. Thỉnh thoảng họ cảm thấy cần phải giải thoát khỏi sự cần thiết phải bám vào logic hoặc sự thật.
Khi mọi người đi làm về, họ có cuộc trò chuyện ngẫu nhiên với bạn bè trong văn phòng. Những cuộc trò chuyện này giải quyết cả vấn đề cá nhân và kinh doanh. Điều này dẫn đến việc tạo ra một nhà máy tin đồn, đó là một nhà nho.
Grapevine được phân thành bốn loại:
Sợi đơn : Mỗi người nói với nhau.
Nhóm hoặc chuỗi tin đồn: Một người nói với tất cả những người trong nhóm của mình.
Chuỗi xác suất: Mỗi người ngẫu nhiên nói với một số người.
Chuỗi cụm: Một số nói với những người khác được chọn.
Grapevine thỏa mãn nhu cầu xã hội của các thành viên, dẫn đến mối quan hệ con người thoải mái hơn (một phần thông qua việc giải phóng ảo mộng), phục vụ để lấp đầy những khoảng trống có thể có trong giao tiếp chính thức và liên kết ngay cả những người không thuộc chuỗi chỉ huy chính thức.
Các đặc điểm khác của nho là:
(i) Đó là định hướng nhiều người hơn sau đó định hướng vấn đề.
(ii) Có thể không hoàn toàn xác thực và đáng tin cậy.
(Iii) Truyền tải nho theo mọi hướng trong một tổ chức.
(iv) Thông tin về nho sẽ di chuyển rất nhanh.
(v) Trách nhiệm của nó không thể được sửa chữa.
Các yếu tố dẫn đến nhà nho:
Một nhà máy tin đồn sẽ hoạt động khi các yếu tố sau tồn tại trong một tổ chức:
(i) Thiếu ý thức định hướng, đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng. Càng không chắc chắn, tiếng ầm ầm càng lớn.
(ii) Sự hình thành các nhóm nhân viên ưa thích của ban quản lý. Giống này không an toàn giữa các nhân viên khác dẫn đến tin đồn.
(iii) Sự thiếu tự tin giữa các nhân viên dẫn đến việc hình thành các nhóm. Những nhóm này thường chạy các nhà máy tin đồn.
Ưu điểm:
(i) Tốc độ:
Tốc độ là đặc điểm đáng chú ý nhất của kênh truyền thông này. Có thể truyền thông tin nhanh đáng kể vì không có rào cản chính thức và không dừng lại. Một tin đồn, do đó, có thể lan truyền như một đám cháy.
(ii) Phản hồi:
Phản hồi thông qua kênh này nhanh hơn nhiều so với kênh truyền thông chính thức. Kênh giống như nhịp đập của một tổ chức. Phản ứng đối với các quyết định, chính sách, chỉ thị và định hướng thường tiếp cận các nhà quản lý nhanh hơn thông qua kênh này hơn là thông qua chính thức.
(iii) Chức năng song song:
Kênh không chính thức không có chế tài chính thức, nhưng là một song song không thể tránh khỏi với kênh chính thức. Nó hoạt động như một kênh bổ sung của truyền thông trong một tổ chức. Các nhà quản lý giỏi đã biết sử dụng kênh không chính thức để mang lại lợi ích cho việc truyền thông tin nếu không phù hợp với các kênh chính thức.
(iv) Hệ thống hỗ trợ:
Một nhà nho là một hệ thống hỗ trợ không chính thức được phát triển bởi các nhân viên trong một tổ chức. Nó mang họ lại gần hơn và mang lại cho họ sự hài lòng to lớn.
Nhược điểm:
(i) Ít đáng tin cậy hơn:
Một nhà nho không đáng tin cậy hơn một kênh truyền thông chính thức. Nó không thể được thực hiện nghiêm túc vì nó chỉ liên quan đến truyền miệng. Do đó, nó có khả năng bị mâu thuẫn.
(ii) Thông tin chọn lọc:
Các kênh không chính thức thường không mang thông tin đầy đủ. Kết quả là, người nhận không nhận được bản chất của toàn bộ tin nhắn. Người mong muốn nghịch ngợm hoặc quyền lợi được giao có thể sử dụng kênh để truyền thông tin chọn lọc.
(iii) Tạo rắc rối:
Một nhà nho có thể thúc đẩy rắc rối trong một tổ chức vì không có sự kiểm soát nào đối với thông tin được gửi, nhận, chân dung và nhận thức của nó. Thông tin bị bóp méo. Một nhà nho có thể đồng nghĩa với việc truyền bá những câu chuyện giả hoặc hoang dã.
(iv) Rò rỉ:
Thông tin có thể bị rò rỉ không đúng lúc. Thuật ngữ 'bí mật mở' trong một tổ chức thường có thể được quy cho những rò rỉ như vậy.
Sử dụng hiệu quả các kênh truyền thông không chính thức:
(i) Các cơ quan có thẩm quyền cao hơn cần đảm bảo rằng nhân viên được thông báo đầy đủ về hoạt động của tổ chức. Điều này sẽ làm giảm xu hướng biến dạng.
(ii) Các hoạt động cập nhật kiến thức nên thường xuyên. Điều này sẽ ngăn chặn việc tạo ra những tin đồn.
(iii) Các cơ quan có thẩm quyền cao hơn không nên thờ ơ với thiên vị.
(iv) Một người quản lý nên tiến hành các cuộc họp thường xuyên với nhân viên.
(v) Người quản lý nên nỗ lực xác định những nhân viên nổi tiếng có thể làm lãnh đạo cho các nhân viên khác.
(vi) Càng xa càng tốt, nhân viên nên tham gia vào quá trình ra quyết định.
(vii) Các nhà quản lý không nên thờ ơ với cuộc nói chuyện lỏng lẻo.
(viii) Một người quản lý nên là người biết lắng nghe,
(ix) Một người quản lý nên cố gắng nhận được đánh giá thường xuyên về phong cách làm việc của anh ấy.
