Đặc điểm của một hệ thống thông tin kế toán tốt

Một số tính năng đặc trưng chính của hệ thống thông tin kế toán như sau:

Hệ thống thông tin kế toán đã được chọn để mô tả các bước trong quy trình phân tích và thiết kế hệ thống vì hệ thống này là một trong những hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Hệ thống thông tin kế toán có lẽ là một trong những ứng dụng đầu tiên mà cơ sở hạ tầng CNTT được tạo ra trong một doanh nghiệp kinh doanh.

Hình ảnh lịch sự: nolapro.com/media/stock_2b.jpg

Kế toán là quá trình xác định, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế để cho phép các phán đoán và quyết định có căn cứ của người sử dụng thông tin.

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thông tin dựa trên giao dịch vì nó liên quan đến các sự kiện kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp. Hầu hết các sự kiện kinh tế này diễn ra trong quá trình hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp kinh doanh.

Trước đây, hệ thống thông tin kế toán được thiết kế chủ yếu để báo cáo cho các cơ quan theo luật định như cơ quan thuế, cơ quan quản lý và nhà đầu tư. Rất ít thông tin được tạo ra để đáp ứng nhu cầu thông tin của việc ra quyết định quản lý. Trọng tâm của thông tin kế toán đã thay đổi. Nó tập trung nhiều hơn vào việc tạo ra thông tin để sử dụng trong quá trình ra quyết định quản lý.

Theo Nash, một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế để đạt được các mục tiêu sau:

1. Để đáp ứng nhu cầu báo cáo theo luật định của một tổ chức,

2. Để cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy cho những người dùng khác nhau và

3. Để bảo vệ tổ chức khỏi những rủi ro có thể xuất phát từ việc lạm dụng dữ liệu kế toán hoặc của chính hệ thống.

Các tính năng đặc trưng chính của hệ thống thông tin kế toán là:

(a) Hệ thống thông tin kế toán xử lý các giao dịch có bản chất tài chính và có thể được thể hiện bằng tiền.

(b) Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của cả người dùng bên ngoài và bên trong. Người dùng bên ngoài bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, nhà đầu tư, cơ quan theo luật định, sàn giao dịch chứng khoán, cơ quan xúc tiến thương mại, v.v.

Người dùng nội bộ là những người quản lý ở nhiều cấp độ khác nhau sử dụng thông tin kế toán, cả để lập kế hoạch và kiểm soát. Do các nhóm người khác nhau quan tâm đến thông tin kế toán, nên cần sử dụng các định nghĩa chuẩn cho thuật ngữ kế toán để đảm bảo tính thống nhất trong thông tin.

(c) Nó là hệ thống thông tin khá đơn giản và có cấu trúc tốt. Các nguyên tắc và thủ tục liên quan đến xử lý dữ liệu kế toán được xác định bởi các cơ quan chuyên môn. Nội dung và định dạng của thông tin dành cho sử dụng bên ngoài được quy định bởi một số cơ quan theo luật định.

Các cơ quan theo luật định này nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp và công chúng nói chung. Thông tin trong hồ sơ kế toán được pháp luật công nhận và vì vậy những hồ sơ này được coi là bằng chứng tại tòa án của pháp luật, trong trường hợp tranh chấp.

(d) Các hệ thống thông tin kế toán sử dụng chủ yếu dữ liệu lịch sử nhưng cũng có thể bao gồm dữ liệu trong tương lai dưới dạng ngân sách và dự báo.

(e) Nguồn dữ liệu chủ yếu là nội bộ cho doanh nghiệp và do đó, cơ sở dữ liệu được xác định rõ và tích hợp và kiểm soát.

Tập hợp thông tin kế toán được sử dụng bởi nhiều người dùng khác nhau với các định hướng và mục đích khác nhau. Ví dụ, báo cáo tài chính được sử dụng bởi các cổ đông để đánh giá lợi nhuận của doanh nghiệp. Cùng một bộ báo cáo tài chính được sử dụng bởi người cho vay để đánh giá khả năng trả nợ của doanh nghiệp.

(f) Hệ thống thông tin kế toán có mức độ rủi ro bảo mật cao hơn và dễ bị tội phạm máy tính hơn. Do đó, cần có sự kiểm soát lớn hơn đối với hệ thống thông tin kế toán.