Quy trình giao tiếp trong một tổ chức kinh doanh

Quá trình giao tiếp liên quan đến người gửi, truyền thông điệp qua một kênh được chọn và người nhận. Mặc dù quá trình giao tiếp nhiều hơn tổng số các yếu tố này, hiểu chúng có thể giúp giải thích những gì xảy ra khi một người cố gắng bày tỏ ý tưởng với người khác.

1. Người gửi:

Quá trình giao tiếp bắt đầu với một người gửi, người truyền tin nhắn. Giám đốc chi nhánh giải thích các dòng sản phẩm mới cho lực lượng bán hàng, một lập trình viên máy tính giải thích một chương trình mới cho đồng nghiệp, kế toán báo cáo tài chính cho cấp trên là tất cả những người gửi thông tin liên lạc.

2. Tin nhắn:

Tin nhắn là bất kỳ tín hiệu nào kích hoạt phản hồi của người nhận. Tin nhắn có thể bằng lời nói (bằng văn bản hoặc nói) hoặc không bằng lời nói (như ngoại hình, ngôn ngữ cơ thể, im lặng, âm thanh, ngáp, thở dài, v.v.)

3. Mã hóa:

Người gửi phải chọn một số từ nhất định hoặc phương thức phi ngôn ngữ để gửi một thông điệp quốc tế. Hoạt động này được gọi là mã hóa. Trong khi mã hóa tin nhắn, người ta cần xem xét nội dung cần bao gồm, cách người nhận sẽ diễn giải nó và cách nó có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của một người.

Một tin nhắn đơn giản là lời cảm ơn rất tốt Ngược lại, để thông báo cho 200 nhân viên về một tin xấu về việc cắt giảm lương hoặc đấu thầu các kế hoạch kỹ thuật để xây dựng một R. 50 tòa nhà công nghiệp crore sẽ đòi hỏi các thông điệp phức tạp hơn, được lên kế hoạch cẩn thận.

4. Kênh:

Làm thế nào bạn sẽ gửi tin nhắn của bạn?

Nó có nên được gửi qua một hệ thống xử lý văn bản điện tử để được đọc trên màn hình của người nhận hoặc thông qua từ được in hoặc thông qua biểu tượng đồ họa trên giấy hoặc qua phương tiện âm thanh không?

Nói ngắn gọn, nên viết hay nói?

Sự lựa chọn kênh hoặc phương tiện (bằng văn bản hoặc bằng miệng) bị ảnh hưởng bởi mối tương quan giữa người gửi và người nhận. Nó cũng phụ thuộc vào mức độ khẩn cấp của tin nhắn được gửi. Bên cạnh đó, người ta có thể xem xét các yếu tố như tầm quan trọng, số lượng người nhận, chi phí và lượng thông tin.

Nói chung, nó đã được quan sát thấy rằng nếu tin nhắn yêu cầu một câu trả lời ngay lập tức, một kênh miệng có thể là sự lựa chọn tốt hơn. Nhưng nếu thông điệp chứa các chi tiết và số liệu phức tạp hoặc nếu chủ đề của nó yêu cầu nộp đơn để tham khảo trong tương lai, thì việc liên lạc bằng văn bản là cần thiết. Hơn nữa, cho dù người nhận tin nhắn của bạn ở trong hay ngoài tổ chức của bạn đều ảnh hưởng đến sự lựa chọn phương tiện của bạn.

Đối với giao tiếp nội bộ, phương tiện truyền thông bằng văn bản có thể là bản ghi nhớ, báo cáo, bản tin, mô tả công việc, áp phích, hướng dẫn nhân viên hoặc thậm chí bảng thông báo điện tử. Giao tiếp bằng miệng có thể là báo cáo cuộc họp của nhân viên, thảo luận trực tiếp, bài phát biểu, băng âm thanh, trò chuyện qua điện thoại, hội nghị truyền hình hoặc thậm chí là băng video. Một kênh truyền miệng khác, mặc dù người gửi không dự tính trước, là 'tin đồn' mà qua đó tin tức và tin đồn thường truyền đi nhanh chóng.

Phương tiện truyền thông bên ngoài bằng văn bản có thể là thư, báo cáo, đề xuất, điện tín, fax, thư điện tử, telex, bưu thiếp, hợp đồng, quảng cáo, tài liệu quảng cáo, danh mục, tin tức, vv Bạn có thể giao tiếp bằng miệng, qua điện thoại, hoặc bằng các bài phát biểu trong solo hoặc trong các tình huống của hội thảo cá nhân trước các nhóm hoặc thông qua hội nghị truyền hình, hội nghị video hoặc TV.

5. Người nhận:

Một người nhận là bất kỳ người nào thông báo và đính kèm một số ý nghĩa cho một tin nhắn. Trong trường hợp tốt nhất, một tin nhắn đến người nhận dự định của nó mà không gặp vấn đề gì. Tuy nhiên, trong thế giới kinh doanh khó hiểu và không hoàn hảo, một số vấn đề có thể xảy ra. Tin nhắn có thể không bao giờ nhận được đến người nhận.

Nó có thể được gửi nhưng chôn dưới một núi hồ sơ trên bàn của người nhận. Nếu tin nhắn là bằng miệng, người nghe có thể quên nó. Thậm chí tệ hơn, một tin nhắn dành cho một người nhận có thể bị người khác chặn hoặc đồng nghiệp của bạn có thể lấy trò đùa thân thiện của bạn theo cách xúc phạm. Tương tự, ví dụ, đề nghị của sếp có thể được bạn đưa ra để đặt hàng, đối thủ cạnh tranh có thể thấy một bản sao thư từ của bạn với khách hàng.

6. Giải mã:

Ngay cả khi tin nhắn đến được nguyên vẹn với người nhận dự định của nó, không có gì đảm bảo rằng nó sẽ được hiểu là người gửi dự định gửi nó. Người nhận vẫn phải giải mã nó gắn ý nghĩa với các từ hoặc ký hiệu. Có thể lưu ý rằng giải mã không phải lúc nào cũng chính xác. Nó phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

Vấn đề là tất cả chúng ta không có kinh nghiệm giống hệt với chủ đề hoặc biểu tượng được chọn bởi người gửi. Ngay cả trong Ấn Độ, thái độ, khả năng, ý kiến, kỹ năng giao tiếp và phong tục văn hóa khác nhau. Và nếu giao tiếp giữa người dân của hai quốc gia khác nhau, nói Ấn Độ và Nhật Bản, vấn đề sẽ tăng lên. Có nhiều khả năng giải thích sai; thành kiến ​​cá nhân có thể can thiệp, vì mỗi người nhận cố gắng nhận thức ý nghĩa dự định của ý tưởng của người gửi trong cơ chế thụ thể của chính họ.

7. Phản hồi:

Cuối cùng, người nhận phản ứng hoặc trả lời thông tin liên lạc được gửi bởi người gửi. Phản hồi có thể dựa trên sự giải thích rõ ràng về các biểu tượng được gửi hoặc nó có thể dựa trên sự hiểu lầm hoặc giải thích sai về các biểu tượng được gửi. Dù phản hồi của người nhận đối với người gửi là gì, nó được gọi là phản hồi. Một số phản hồi là những nụ cười không lời, những tiếng thở dài, những cái gật đầu và vân vân.

Đôi khi nó là bằng miệng, như khi bạn phản ứng với ý tưởng của đồng nghiệp bằng câu hỏi hoặc nhận xét. Phản hồi cũng có thể được viết, như khi bạn trả lời bản ghi nhớ của đồng nghiệp. Trong nhiều trường hợp, không có tin nhắn cũng có thể là một phản hồi.

Việc không trả lời thư hoặc trả lời điện thoại có thể gợi ý người cảm nhận không liên lạc với người gửi như thế nào. Phản hồi là một thành phần quan trọng của quá trình giao tiếp, bởi vì cuối cùng thành công hay thất bại của giao tiếp được quyết định bởi phản hồi chúng ta nhận được.