Ra quyết định: 7 bước liên quan đến việc ra quyết định

Bảy bước cần thiết nhất liên quan đến quá trình ra quyết định là: 1. Xác định vấn đề, 2. Phân tích vấn đề, 3. Phát triển các giải pháp thay thế, 4. Chọn loại thay thế tốt nhất, 5. Thực hiện quyết định, 6. Theo dõi, 7. Theo dõi và phản hồi!

Ra quyết định liên quan đến việc lựa chọn một khóa hành động thay thế từ hai hoặc nhiều khóa hành động thay thế.

Chính xác nó có thể được nêu là một hoạt động lựa chọn.

Các bước này có thể được giải thích như dưới đây:

1. Xác định vấn đề:

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình ra quyết định là xác định vấn đề thực sự. Một vấn đề có thể được giải thích như một câu hỏi cho và giải pháp thích hợp. Người quản lý nên xem xét các yếu tố quan trọng hoặc chiến lược trong việc xác định vấn đề. Trên thực tế, những yếu tố này là trở ngại trong cách tìm giải pháp thích hợp. Đây cũng được gọi là các yếu tố hạn chế.

Ví dụ, nếu một máy ngừng hoạt động do không có sẵn vít, vít là yếu tố giới hạn trong trường hợp này. Tương tự cầu chì là một yếu tố hạn chế hoặc quan trọng trong chiếu sáng nhà. Trong khi lựa chọn giải pháp thay thế hoặc có thể xảy ra cho vấn đề, việc ra quyết định càng tính đến các yếu tố hạn chế hoặc quan trọng đối với các giải pháp thay thế, càng dễ đưa ra quyết định tốt nhất.

Các ví dụ khác về yếu tố quan trọng hoặc giới hạn có thể là vật liệu, tiền bạc, kỹ năng quản lý, bí quyết kỹ thuật, tinh thần nhân viên và nhu cầu của khách hàng, tình hình chính trị và các quy định của chính phủ, v.v.

2. Phân tích vấn đề:

Sau khi xác định vấn đề, bước quan trọng tiếp theo là phân tích có hệ thống các dữ liệu có sẵn. Các quyết định hợp lý dựa trên việc thu thập, phân loại và phân tích các sự kiện và số liệu thích hợp.

Có ba nguyên tắc liên quan đến phân tích và phân loại như được giải thích dưới đây:

(i) Tương lai của quyết định. Điều này có nghĩa là khoảng thời gian nào, quyết định sẽ được áp dụng cho một quá trình hành động.

(ii) Tác động của quyết định đối với các chức năng và lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

(iii) Những cân nhắc định tính đi vào bức tranh.

3. Phát triển các giải pháp thay thế:

Sau khi xác định và phân tích vấn đề, bước tiếp theo là phát triển các giải pháp thay thế. Mục đích chính của việc phát triển các giải pháp thay thế là đưa ra quyết định tốt nhất có thể trong số các khóa học hành động thay thế có sẵn. Trong việc phát triển các giải pháp thay thế, người quản lý bắt gặp các giải pháp sáng tạo hoặc nguyên bản cho các vấn đề.

Trong thời hiện đại, các kỹ thuật nghiên cứu hoạt động và ứng dụng máy tính là vô cùng hữu ích trong việc phát triển các khóa học hành động thay thế.

4. Chọn loại thay thế tốt nhất:

Sau khi phát triển các phương án khác nhau, người quản lý phải chọn phương án tốt nhất. Đó không phải một công việc dễ.

Sau đây là bốn điểm quan trọng cần lưu ý trong việc lựa chọn tốt nhất từ các phương án khác nhau:

(a) Yếu tố rủi ro liên quan đến mỗi quá trình hành động so với mức tăng dự kiến.

(b) Kinh tế của nỗ lực liên quan đến từng phương án, tức là đảm bảo kết quả mong muốn với ít nỗ lực nhất.

(d) Lựa chọn cuối cùng của quyết định cũng bị ảnh hưởng bởi các nguồn lực hạn chế có sẵn theo ý của chúng tôi. Nguồn nhân lực luôn bị giới hạn. Chúng ta phải có loại người phù hợp để thực hiện các quyết định của mình. Tầm cỡ, sự hiểu biết, trí thông minh và kỹ năng của họ cuối cùng sẽ quyết định những gì họ có thể và không thể làm.

5. Thi hành quyết định:

Theo bước này, người quản lý phải đưa quyết định đã chọn vào hành động.

Để thực hiện đúng quyết định và hiệu quả của quyết định, có ba điều rất quan trọng, đó là

(a) Truyền đạt đúng đắn và hiệu quả các quyết định cho cấp dưới. Các quyết định nên được truyền đạt một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.

(b) Chấp nhận quyết định của cấp dưới là rất quan trọng. Sự tham gia của nhóm và sự tham gia của các nhân viên sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện các quyết định suôn sẻ.

(c) Đúng thời gian trong việc thực hiện quyết định giảm thiểu khả năng chống thay đổi. Hầu như mọi quyết định đều đưa ra một sự thay đổi và mọi người ngần ngại chấp nhận một sự thay đổi. Việc thực hiện quyết định vào thời điểm thích hợp đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện quyết định.

6. Theo dõi:

Một hệ thống theo dõi đảm bảo đạt được các mục tiêu. Nó được thực hiện thông qua kiểm soát. Nói một cách đơn giản, nó liên quan đến quá trình kiểm tra việc thực hiện đúng quyết định. Theo dõi là không thể thiếu để sửa đổi và cải thiện các quyết định trong cơ hội sớm nhất.

7. Theo dõi và phản hồi:

Phản hồi cung cấp các phương tiện để xác định hiệu quả của quyết định thực hiện. Nếu có thể, nên xây dựng một cơ chế để đưa ra các báo cáo định kỳ về sự thành công của việc thực hiện. Ngoài ra, các cơ chế cũng sẽ đóng vai trò là công cụ bảo trì phòng ngừa trực tiếp, để các vấn đề có thể được ngăn chặn trước khi chúng xảy ra.

Theo Peter Drucker, hệ thống giám sát phải sao cho người quản lý có thể tự mình tìm kiếm thông tin đầu tay luôn tốt hơn các báo cáo bằng văn bản hoặc các nguồn khác. Tuy nhiên, trong nhiều tình huống, máy tính được sử dụng rất thành công trong giám sát vì quá trình truy xuất thông tin rất nhanh chóng và chính xác và trong một số trường hợp, việc tự sửa là tức thời.