Đoàn: Định nghĩa, Đặc điểm, Yếu tố và Loại

Ở đây chúng tôi trình bày chi tiết về ý nghĩa và định nghĩa của ủy quyền, đặc điểm, yếu tố và loại của nó.

Đoàn là một quy trình hành chính để hoàn thành công việc của người khác bằng cách giao cho họ trách nhiệm. Tất cả các quyết định quan trọng được đưa ra ở cấp cao nhất bởi Hội đồng quản trị. Việc thực hiện được giao cho Giám đốc điều hành. Giám đốc điều hành giao công việc cho các giám đốc bộ phận, những người trong I urn ủy quyền cho cấp dưới của họ. Mỗi cấp trên ủy quyền cho cấp dưới để hoàn thành một công việc cụ thể. Quá trình đi đến mức mà công việc thực tế được thực hiện. Người chịu trách nhiệm cho một công việc cụ thể được trao thẩm quyền cần thiết để hoàn thành công việc.

Có một giới hạn mà một người có thể giám sát cấp dưới. Khi số lượng cấp dưới tăng lên vượt quá thì anh ta sẽ phải giao quyền hạn của mình cho những người khác thực hiện giám sát cho anh ta. Một người quản lý không được đánh giá bởi công việc anh ta thực hiện một mình mà là công việc anh ta thực hiện thông qua người khác. Ông giao nhiệm vụ và quyền hạn cho cấp dưới của mình và đảm bảo đạt được các mục tiêu tổ chức mong muốn.

Định nghĩa:

Allen:

Việc ủy thác một phần hoặc trách nhiệm và quyền hạn cho người khác và tạo ra trách nhiệm cho hiệu suất.

Hệ điều hành Hiner:

Đoàn đại biểu diễn ra khi một người trao cho người khác quyền thực hiện công việc thay mặt anh ta và nhân danh anh ta, và người thứ hai chấp nhận một nghĩa vụ hoặc nghĩa vụ tương ứng để làm những gì được yêu cầu của anh ta.

Douglas C. Basil:

Đoàn đại biểu đề cập đến khả năng của người quản lý để chia sẻ gánh nặng của mình với người khác. Nó bao gồm việc cấp thẩm quyền hoặc quyền ra quyết định trong một số khu vực nhất định và buộc cấp dưới có trách nhiệm thực hiện một nhiệm vụ được giao.

Đặc điểm của Đoàn:

Sự bao gồm là sự phân công thẩm quyền cho cấp dưới trong một khu vực xác định và khiến họ chịu trách nhiệm về kết quả.

Đoàn có các đặc điểm sau:

1. Đoàn diễn ra khi người quản lý trao một số quyền hạn của mình cho cấp dưới.

2. Phái đoàn chỉ xảy ra khi người ủy quyền chính mình có thẩm quyền đó tức là người quản lý phải sở hữu những gì anh ta muốn ủy quyền.

3. Chỉ một phần quyền hạn được ủy quyền cho cấp dưới.

4. Một ủy quyền của người quản lý có thể giảm, tăng cường hoặc lấy lại. Anh ta kiểm soát hoàn toàn các hoạt động của cấp dưới ngay cả sau khi ủy quyền.

5. Chỉ có thẩm quyền được ủy quyền và không phải là trách nhiệm. Người quản lý không thể thoái thác trách nhiệm bằng cách ủy quyền cho cấp dưới.

Các yếu tố của Đoàn:

Đoàn bao gồm ba yếu tố sau:

1. Phân công trách nhiệm:

Bước đầu tiên trong ủy thác là phân công công việc hoặc nghĩa vụ cho cấp dưới tức là ủy quyền. Cấp trên yêu cầu cấp dưới của mình thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Đó là mô tả về vai trò được giao cho cấp dưới. Nhiệm vụ về chức năng hoặc nhiệm vụ được thực hiện tạo thành cơ sở của quá trình ủy quyền.

2. Cấp quyền:

Sự trao quyền là yếu tố thứ hai của phái đoàn. Đại biểu trao quyền cho cấp dưới để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Sự ủy thác trách nhiệm với chính quyền là vô nghĩa. Cấp dưới chỉ có thể hoàn thành công việc khi anh ta có thẩm quyền cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó.

Quyền hạn có nguồn gốc từ trách nhiệm. Đó là sức mạnh, để ra lệnh hoặc chỉ huy, được ủy quyền từ cấp trên, để cho phép cấp dưới thực hiện trách nhiệm của mình. Cấp trên có thể chuyển nó để cho phép cấp dưới hoàn thành đúng công việc được giao. Cần có sự cân bằng giữa thẩm quyền và trách nhiệm. Cấp trên nên ủy quyền đầy đủ để làm công việc được giao.

3. Tạo trách nhiệm:

Trách nhiệm là nghĩa vụ của cấp dưới để thực hiện các nhiệm vụ được giao cho anh ta. Phái đoàn tạo ra một nghĩa vụ đối với cấp dưới để hoàn thành nhiệm vụ được cấp trên giao cho anh ta. Khi một công việc được phân công và quyền hạn được ủy quyền thì trách nhiệm giải trình là sản phẩm phụ của quy trình này.

Cơ quan được chuyển giao để một công việc cụ thể được hoàn thành như mong muốn. Điều này có nghĩa là đại biểu phải đảm bảo hoàn thành công việc được giao. Quyền hạn chảy xuống trong khi trách nhiệm chảy lên. Dòng chảy xuống của thẩm quyền và dòng trách nhiệm đi lên phải có sự tương đương tại mỗi vị trí của hệ thống phân cấp quản lý. Cấp dưới nên có trách nhiệm với chỉ một cấp trên. Trách nhiệm duy nhất cải thiện công việc và kỷ luật.

Các loại Đoàn:

Đoàn có thể thuộc các loại sau:

Đoàn chung hoặc cụ thể:

Khi quyền hạn được trao để thực hiện các chức năng quản lý chung như lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, v.v., người quản lý cấp dưới thực hiện các chức năng này và hưởng quyền hạn cần thiết để thực hiện các trách nhiệm này. Giám đốc điều hành thực hiện kiểm soát tổng thể và hướng dẫn các cấp dưới theo thời gian.

Phái đoàn cụ thể có thể liên quan đến một chức năng cụ thể hoặc một nhiệm vụ được giao. Cơ quan được ủy quyền cho giám đốc sản xuất để thực hiện chức năng này sẽ là một phái đoàn cụ thể. Quản lý bộ phận khác nhau có được thẩm quyền cụ thể để thực hiện nhiệm vụ bộ phận của họ.

Đoàn chính thức hoặc không chính thức:

Sự ủy quyền chính thức là một phần của cơ cấu tổ chức. Bất cứ khi nào một nhiệm vụ được giao cho một người thì thẩm quyền cần thiết cũng được trao cho anh ta. Loại ủy quyền này là một phần của hoạt động bình thường của tổ chức. Mỗi người được tự động trao quyền theo nhiệm vụ của mình. Khi giám đốc sản xuất có được quyền hạn để tăng sản lượng thì đó là một ủy quyền chính thức. Đoàn không chính thức không phát sinh do vị trí mà theo hoàn cảnh. Một người có thể thực hiện một nhiệm vụ cụ thể không phải vì anh ta đã được giao nó nhưng cần phải làm công việc bình thường của anh ta.

Đoàn bên:

Khi một người được ủy quyền để hoàn thành một nhiệm vụ, anh ta có thể cần sự giúp đỡ của một số người. Có thể mất thời gian để chính thức nhận hỗ trợ từ những người này. Anh ta có thể gián tiếp liên lạc với những người này để nhận được sự giúp đỡ của họ để đảm nhận công việc bằng cách cắt giảm thời gian ngắn của phái đoàn chính thức. Khi cơ quan được ủy quyền không chính thức, nó được gọi là phái đoàn bên.

Cơ quan bảo lưu và Cơ quan được ủy quyền:

Một đại biểu có thể không thích ủy thác mọi quyền hạn cho cấp dưới. Thẩm quyền mà anh ta giữ với anh ta được gọi là thẩm quyền dành riêng và thẩm quyền được giao cho cấp dưới là ủy quyền.

Yêu cầu trước cho Đoàn:

Mỗi cấp trên cố gắng giữ lại càng nhiều thẩm quyền càng tốt. Tải trọng của công việc hoặc hoàn cảnh có thể buộc ủy thác trở xuống. Nếu cơ quan không được ủy quyền thì sẽ không mang lại kết quả mong muốn. Điều quan trọng là cơ quan thích hợp nên đi xuống để công việc được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả. Quá trình ủy quyền sẽ chỉ hoàn thành nếu các điều kiện tiên quyết được thực hiện.

Sẵn sàng đại biểu:

Điều kiện tiên quyết đầu tiên để ủy thác là sự sẵn lòng của cấp trên một phần với thẩm quyền của mình. Trừ khi cấp trên chuẩn bị tâm lý để rời khỏi quyền lực của mình, đoàn sẽ không có hiệu lực. Nếu cấp trên buộc phải ủy quyền xuống mà không có ý chí ngọt ngào, anh ta sẽ cố gắng đưa ra các phương pháp để can thiệp vào công việc của cấp dưới. Anh ta có thể phủ bóng lên cấp dưới đến mức mọi quyết định được thực hiện với sự chấp thuận của sếp hoặc hiệu suất có thể vượt qua anh ta với sự xem xét kỹ lưỡng của anh ta. Sẽ tốt hơn nếu không ủy quyền cho chính quyền trừ khi cấp trên chuẩn bị tinh thần để làm việc đó.

Khí hậu của niềm tin và niềm tin:

Cần có một bầu không khí tin tưởng và tự tin giữa cấp trên và cấp dưới. Cấp dưới nên được cung cấp đủ cơ hội hoặc tình huống công việc thực tế nơi họ sử dụng tài năng và kinh nghiệm của họ. Trong trường hợp họ mắc một số sai lầm thì cấp trên nên hướng dẫn và sửa lỗi. Cấp trên nên tin tưởng cấp dưới của họ và không nên coi họ là đối thủ cạnh tranh của họ. Khí hậu của niềm tin và sự tự tin sẽ giúp cấp dưới học hỏi và phát triển và điều này sẽ giúp quá trình ủy thác.

Niềm tin vào cấp dưới:

Đôi khi cấp trên không ủy quyền với nỗi sợ rằng cấp dưới sẽ không thể xử lý công việc một cách độc lập. Họ không tự tin về phẩm chất của cấp dưới và không muốn mạo hiểm. Cấp trên có thể quá ý thức về kỹ năng và năng lực của mình với kết quả là anh ta do dự trong việc ủy quyền. Cấp trên nên tránh kiểu suy nghĩ và thái độ này. Họ nên có niềm tin vào cấp dưới và thay vào đó nên giúp đỡ họ trong việc học tập đúng cách. Sau tất cả, cấp trên cũng học được nhiều điều từ cấp trên và cấp dưới hiện tại cũng phải chịu trách nhiệm cao hơn. Khí hậu của đức tin sẽ giúp cấp dưới học hỏi mọi thứ nhanh hơn và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.

Sợ giám sát viên:

Thường có một nỗi sợ hãi giữa cấp trên rằng cấp dưới của họ có thể không vượt qua họ, một khi họ được trao trách nhiệm cao hơn. Đây là một trường hợp phức tạp kém. Cấp trên có thể đưa ra nhiều logic cho ủy quyền nhưng nỗi sợ này là một trong những nguyên nhân quan trọng. Cấp trên nên tránh kiểu suy nghĩ này và có thái độ tích cực với cấp dưới.

Cấp dưới nên được khuyến khích để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn và họ sẽ tôn trọng cấp trên hơn và khả năng của họ có niềm tin vào cấp dưới và nên giúp họ học hỏi đúng cách. Sau tất cả, cấp trên cũng học được nhiều điều từ cấp trên và cấp dưới hiện tại cũng phải chịu trách nhiệm cao hơn. Khí hậu của đức tin sẽ giúp cấp dưới học hỏi mọi thứ nhanh hơn và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.