Các loại thiết yếu của truyền thông tổ chức (Có sơ đồ)

Các loại thiết yếu của truyền thông tổ chức!

A. Truyền thông theo cơ cấu tổ chức:

1. Truyền thông chính thức:

Một giao tiếp như vậy là liên kết với cấu trúc tổ chức chính thức và tình trạng chính thức hoặc vị trí của người giao tiếp và người nhận. Nó đi qua các kênh chính thức được công nhận vị trí trong sơ đồ tổ chức. Giao tiếp chính thức chủ yếu là màu đen và trắng.

Vì vậy, đó là một nỗ lực có chủ ý để điều chỉnh luồng truyền thông để đảm bảo thông tin được trôi chảy, chính xác và kịp thời. Truyền thông chính thức là một nỗ lực có chủ ý nhằm điều chỉnh luồng giao tiếp để đảm bảo thông tin được trôi chảy, chính xác và kịp thời.

Chúng tôi thường xuyên bắt gặp cụm từ "thông qua kênh thích hợp". Nó nhấn mạnh bản chất của kênh truyền thông chính thức. Ví dụ, khi Tổng Giám đốc ban hành các hướng dẫn (vì vị trí cấp cao của mình trong tổ chức), đó là giao tiếp chính thức.

Các hình thức giao tiếp chính thức như dưới đây:

(i) Các cuộc họp của Bộ,

(ii) Hội nghị,

(iii) Cuộc gọi điện thoại,

(iv) Bản tin công ty,

(v) Phỏng vấn đặc biệt và các ấn phẩm và thông điệp mục đích đặc biệt.

Ưu điểm chính của giao tiếp chính thức là các kênh chính thức cho phép thông tin được chuẩn hóa và thông thường được thông qua mà không đòi hỏi nhiều sự chú ý của người quản lý. Về cơ bản, giám đốc điều hành và quản lý có thể dành phần lớn thời gian quý báu của họ cho các vấn đề có ý nghĩa tối đa.

Nhưng đồng thời, điểm yếu của giao tiếp chính thức không nên được khắc phục. Truyền thông qua kênh lệnh gây cản trở rất lớn luồng thông tin tự do và không bị gián đoạn.

2. Truyền thông không chính thức:

Giao tiếp không chính thức còn được gọi là 'Grapevine'. Nó là miễn phí từ tất cả các loại hình thức bởi vì nó được sử dụng trên các mối quan hệ không chính thức giữa các bên, chẳng hạn như tình bạn, thành viên trong cùng một câu lạc bộ hoặc hiệp hội.

Những người ở cấp điều hành cũng sử dụng giao tiếp không chính thức khi họ cảm thấy khó thu thập thông tin từ người lao động. Giao tiếp như vậy bao gồm ý kiến, đề xuất, vv Nó có thể được truyền đạt bằng một cái nhìn đơn giản, cử chỉ, nụ cười hoặc chỉ im lặng.

Các nhà quản lý và giám đốc điều hành cũng ủng hộ sự tăng trưởng và phát triển của mạng lưới truyền thông không chính thức. Quá trình này, trên thực tế, phục vụ một mục đích rất hữu ích trong việc phổ biến một số thông tin nhất định, mà vì lợi ích chung của tổ chức, không thể được truyền qua các kênh chính thức.

Ngoài ra, nó cũng cung cấp cho các cấp cao và cao hơn một cái nhìn sâu sắc rõ ràng hơn về những gì cấp dưới nghĩ và cảm nhận. Nhưng đồng thời, những điểm yếu của giao tiếp không chính thức cũng đáng chú ý. Có thể đề cập rằng quá trình này rất thường có xu hướng truyền thông tin và sự thật bị bóp méo, giải thích sai, và không chính xác và nửa sự thật, tùy thuộc vào hoàn cảnh và thông điệp. Tuy nhiên, các giám đốc điều hành và quản lý không thể loại bỏ giao tiếp không chính thức.

B. Truyền thông theo chỉ dẫn:

1. Truyền thông hướng xuống:

Giao tiếp chảy từ cấp trên đến cấp dưới được gọi là giao tiếp đi xuống. Trong một cơ cấu tổ chức, các giám đốc điều hành phải thực hiện quyền hạn của mình để đạt được các mục tiêu mong muốn, ngụ ý rằng họ có thể tham gia vào việc ban hành các mệnh lệnh, chỉ thị và chỉ thị chính sách cho những người ở cấp thấp hơn. Điều này có thể được gọi là giao tiếp đi xuống. Theo thông tin liên lạc đi xuống, hiệu suất công việc ngay lập tức được mong đợi.

Katz và Kahn đã xác định các yếu tố sống của truyền thông hướng xuống:

1. Chỉ thị nhiệm vụ cụ thể; Hướng dẫn công việc.

2. Thông tin được thiết kế để tạo ra sự hiểu biết về nhiệm vụ và mối quan hệ của nó với các nhiệm vụ tổ chức khác; lý do công việc.

3. Thông tin về thủ tục và thực hành tổ chức.

4. Phản hồi cho cấp dưới về hiệu suất của mình.

5. Thông tin của một nhân vật tư tưởng để khắc sâu ý thức về sứ mệnh, truyền bá các mục tiêu.

Giao tiếp từ cấp trên đến cấp dưới có thể được đối mặt cũng như thông qua các bản ghi nhớ, đơn đặt hàng, mô tả công việc, v.v.

2. Truyền thông đi lên:

Trong một giao tiếp đi lên, những người từ cấp thấp hơn dự kiến ​​sẽ có giao tiếp với những người ở trên họ. Nó chỉ là mặt trái của giao tiếp đi xuống. Loại giao tiếp này bao gồm các phản ứng và đề xuất từ ​​công nhân, sự bất bình của họ, vv Nội dung của giao tiếp đi lên là các báo cáo, phản ứng, tuyên bố đề xuất và đề xuất được chuẩn bị để trình lên sếp.

Truyền thông đi lên có thể được chia thành bốn loại trên cơ sở những gì nhân viên nói:

(i) về bản thân, hiệu suất và các vấn đề của anh ấy,

(ii) về những người khác và vấn đề của họ,

(iii) về các chính sách và thực tiễn của tổ chức và

(iv) về những gì cần phải được thực hiện và làm thế nào nó có thể được thực hiện.

Các tính năng chính của giao tiếp đi lên là:

(1) nó được cô đọng và tóm tắt khi nó đi qua các cấp khác nhau trong hệ thống phân cấp. Nó cung cấp thông tin phản hồi về mức độ hiệu quả của truyền thông đi xuống. Phản hồi này được sử dụng để cải thiện hiệu quả truyền thông.

(2) Nó cung cấp cho ban quản lý về quan điểm, phản ứng, thái độ, cảm xúc và tinh thần của nhân viên.

(3) Nó cung cấp phương tiện kiểm soát.

(4) Cuối cùng, nó cung cấp thông tin và ngày để ra quyết định.

Giao tiếp đi lên có thể bị bóp méo do bản chất của các mối quan hệ cấp trên. Một nhân viên không có khả năng cung cấp bất kỳ thông tin nào có thể ảnh hưởng xấu đến anh ta. Hơn nữa, anh ta có thể truyền thông tin sai để gây ấn tượng với cấp trên của mình. Nó chảy qua nhiều phương tiện truyền thông, ví dụ như chuỗi chỉ huy, hộp gợi ý, liên hệ cá nhân, khảo sát thái độ và tinh thần, thủ tục khiếu nại, đường dây riêng, công đoàn, v.v.

3. Truyền thông ngang:

Khi giao tiếp diễn ra giữa hai hoặc nhiều người là cấp dưới của cùng một người hoặc những người đang làm việc trong cùng một cấp độ tổ chức, giao tiếp được gọi là giao tiếp ngang (bên).

Giao tiếp giữa các nhà quản lý chức năng hoặc giữa các cấp dưới làm việc dưới một ông chủ, giao tiếp giữa các nhà quản lý của các nhà máy khác nhau là ví dụ của giao tiếp đó. Giao tiếp ngang có thể bằng miệng cũng như bằng văn bản.

Truyền thông ngang thỏa mãn nhu cầu của mọi người để biết từ đồng nghiệp của mình mà không tính đến các cấp độ khác trong tổ chức. Thực sự rất khó để một tổ chức hoạt động hiệu quả nếu không có các luồng giao tiếp ngang như vậy. Mặc dù thiết kế tổ chức chính thức không cung cấp cho các luồng giao tiếp như vậy, nhưng nó cần thiết cho sự phối hợp và tích hợp các chức năng tổ chức đa dạng.

Vì truyền thông theo chiều ngang của tổ chức thường không tồn tại trong việc tạo thuận lợi cho các nhà quản lý cá nhân. Giao tiếp ngang hàng cần thiết cho sự phối hợp và cũng có thể cung cấp sự thỏa mãn nhu cầu xã hội.

C. Theo cách thể hiện:

1. Giao tiếp bằng lời nói hoặc bằng lời nói:

Giao tiếp bằng miệng là giao tiếp trực tiếp giữa hai cá nhân. Trong giao tiếp bằng miệng, cả hai bên, người gửi và người nhận trao đổi ý kiến ​​của họ thông qua lời nói trực tiếp hoặc qua bất kỳ thiết bị cơ hoặc điện nào như điện thoại, điện thoại, vv Khi gặp mặt, người giao tiếp có thể đặt câu hỏi hoặc giải thích hoặc đôi khi khi giao tiếp không được hiểu đúng, anh ta có thể làm rõ ý nghĩa.

Giao tiếp bằng miệng nói chung là có thể khi có thể có một liên hệ trực tiếp hoặc tin nhắn được truyền tải không có tính chất vĩnh viễn. Các cuộc họp và hội nghị, bài giảng và phỏng vấn là phương tiện truyền thông khác của truyền thông đó.

Giao tiếp bằng miệng có những lợi thế nhất định trong giao tiếp có thể được liệt kê như sau:

(i) Giao tiếp bằng miệng có ưu điểm khác biệt là nhanh chóng và nhanh chóng. Nó cung cấp cơ hội cho cả người phát và người nhận tin nhắn trả lời trực tiếp.

(ii) Giao tiếp bằng miệng tạo điều kiện cho sự tiếp xúc gần gũi và do đó thúc đẩy trao đổi lẫn nhau về ý tưởng, sự kiện, sự hiểu biết và hợp tác.

(iii) Giao tiếp bằng miệng thông qua tiếp xúc trực tiếp chắc chắn sẽ khắc sâu vào cấp dưới một ý thức về tầm quan trọng của bản thân, từ đó đóng vai trò là yếu tố thúc đẩy.

(iv) Giao tiếp bằng miệng cho phép cấp trên đánh giá nhanh hành động và phản ứng của cấp dưới đối với bất kỳ thông điệp nào được truyền đi. Điều này rõ ràng giúp cấp trên giảm thiểu và ngăn chặn xung đột, thiết kế lại các chương trình và chương trình theo nhu cầu của thời gian và hoàn cảnh.

(v) Tính cách của người giao tiếp được đưa vào trong quá trình giao tiếp. Điều này có tác dụng tốt đối với cấp dưới và họ hiểu đúng về giao tiếp.

(vi) Nó có thể mang lại một tinh thần đồng đội thân thiện và hợp tác.

Tuy nhiên, sau đây là những nhược điểm của giao tiếp bằng miệng:

(i) Có khả năng những từ được nói có thể không được nghe hoặc hiểu rõ ràng.

(ii) Nó không tốt cho truyền thông dài.

(iii) Nó đòi hỏi nghệ thuật diễn đạt chính xác và phù hợp, và lắng nghe người khác một cách dứt khoát.

(iv) Không đủ khả năng thực hiện cụ thể các chính sách và quy tắc.

(v) Các nhân viên cấp dưới thiếu kinh nghiệm không tuân theo biểu cảm trên khuôn mặt và giọng điệu của giọng nói của người quản lý.

2. Giao tiếp bằng văn bản:

Khi giao tiếp được giảm xuống thành màu đen và trắng (viết), nó được gọi là giao tiếp bằng văn bản. Điều này bao gồm các từ bằng văn bản, đồ thị, sơ đồ, hình ảnh, vv Truyền thông bằng văn bản được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức.

Đôi khi, hình thức giao tiếp này trở nên không thể thiếu như trong trường hợp quy tắc, đơn đặt hàng, lịch trình hoặc các vấn đề chính sách, vv Các thông tư, tạp chí, ghi chú và hướng dẫn sử dụng là một số hình thức giao tiếp bằng văn bản phổ biến.

Nó có thể được khẳng định từ các quan sát chung rằng trong tất cả các loại hình tổ chức cả giao tiếp bằng miệng và bằng văn bản là trong thực tế. Hình thức nào nên được sử dụng và áp dụng? Phần lớn phụ thuộc vào thông điệp, tầm quan trọng của nó đối với người nhận và hàm ý đến các khía cạnh chức năng của tổ chức.

Danh sách sau đây trình bày một số hình thức giao tiếp thường được sử dụng theo các hướng khác nhau: