Các yếu tố cần lưu ý trong khi đóng khung Cơ cấu tổ chức cho công ty của bạn

Một số yếu tố cần lưu ý trong khi đóng khung cấu trúc tổ chức cho công ty của bạn như sau:

Khi các nhà quản lý đang thực hiện chức năng tổ chức, một cấu trúc tổ chức sẽ được tạo tự động xác định vị trí công việc, quyền hạn, trách nhiệm của các nhân viên khác nhau.

Hình ảnh lịch sự: Governancepartnership.com/iPuheads- Pieces.jpg

Cơ cấu tổ chức có thể được định nghĩa là Mạng của các vị trí công việc, trách nhiệm và quyền hạn ở các cấp độ khác nhau. Hay Hoặc có thể được gọi là một công việc khung trong đó thực hiện các nhiệm vụ quản lý và điều hành.

Nó chỉ định các mối quan hệ giữa con người, công việc và tài nguyên.

Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:

Những lưu ý cần lưu ý trong khi đóng khung cấu trúc tổ chức là:

1. Thiết kế công việc:

Trong quy trình tổ chức, toàn bộ công việc được chia thành nhiều công việc khác nhau và người quản lý phải hoàn thành công việc từ nhân viên của mình. Vì vậy, nó phải được chỉ định rất rõ ràng tất cả các hoạt động phải được thực hiện trong một công việc cụ thể. Những gì mỗi cá nhân phải làm trong khi thực hiện công việc. Vì vậy, thiết kế công việc có nghĩa là xác định rõ ràng nội dung công việc càng nhiều càng tốt, kết quả dự kiến của công việc phải được xác định cùng với công việc.

2. Sở:

Sau khi phân chia công việc thành các công việc, các công việc được nhóm lại với nhau để tạo thành các phòng ban. Trong khi nhóm các hoạt động, các nhà quản lý phải ghi nhớ rằng chỉ các công việc liên quan hoặc tương tự được nhóm theo một bộ phận để có thể có chuyên môn hóa. Người quản lý có thể có nhiều cách khác nhau để nhóm các công việc có liên quan với nhau.

3. Khoảng cách quản lý:

Khoảng cách quản lý có nghĩa là có bao nhiêu nhân viên hoặc cấp dưới có thể được quản lý một cách hiệu quả bởi một người quản lý hoặc có bao nhiêu cấp dưới dưới một cấp trên. Khi mối quan hệ thẩm quyền và trách nhiệm được thiết lập trong quá trình tổ chức thì các nhà quản lý phải ghi nhớ khoảng thời gian kiểm soát.

Khoảng thời gian kiểm soát phụ thuộc vào:

(a) Năng lực và trình độ thông minh của các nhà quản lý:

Nếu các nhà quản lý thông minh và thông minh thì họ có thể có một khoảng lớn. Điều đó có nghĩa là số lượng cấp dưới có thể làm việc theo họ nhiều hơn.

(b) Sự tin tưởng của các nhà quản lý vào nhân viên của họ:

Các nhà quản lý có niềm tin và niềm tin vào nhân viên của họ nhiều hơn, họ có thể có một khoảng rộng lớn.

(c) Mức độ thông minh của nhân viên:

Nếu nhân viên được đào tạo và chuyên nghiệp thì có thể có nhịp lớn nhưng nếu họ không có kỹ năng thì nhịp nhỏ vì nhân viên không có kỹ năng cần thêm sự hướng dẫn của cấp trên nên cần có nhịp nhỏ.

(d) Tính chất công việc:

Nếu công việc thường xuyên phải được thực hiện thì có thể có nhịp lớn nhưng đối với công việc chuyên môn và thử thách thì khoảng kiểm soát nhỏ được ưu tiên.

Sau khi quyết định nhịp, một chuỗi vô hướng được phát triển của tất cả các cấp trên và cấp dưới bởi vì khoảng kiểm soát chỉ định rõ ràng ai phải báo cáo cho ai.

4. Phái đoàn chính quyền:

Phân quyền có nghĩa là chia sẻ thẩm quyền giữa người quản lý và cấp dưới. Nói chung, trong khi hoàn thành công việc từ cấp dưới, người quản lý cấp một số mức độ hoặc một phần thẩm quyền của họ cho cấp dưới.

Để họ có thể làm việc theo nhóm và đạt được mục tiêu của nhóm. Việc chia sẻ thẩm quyền này cũng giúp quyết định người lãnh đạo nhóm giữa các cấp dưới. Ví dụ: nếu có 10 nhân viên bán hàng làm việc dưới một người quản lý bán hàng, thì người quản lý có thể ủy quyền cho nhân viên bán hàng quyết định ngày giao hàng, giới hạn chiết khấu, v.v. bán tất cả các nhân viên bán hàng.

Các loại cơ cấu tổ chức:

Bất cứ khi nào người quản lý thực hiện các chức năng tổ chức, nó sẽ tạo ra một cấu trúc tổ chức, mô tả phong cách làm việc của một tổ chức.

Cơ cấu tổ chức có thể được định nghĩa là mạng Một vị trí công việc, trách nhiệm và quyền hạn ở các cấp độ khác nhau của tổ chức.

Cấu trúc này cho thấy mối quan hệ thẩm quyền-trách nhiệm giữa những người làm việc ở các vị trí công việc khác nhau. Cấu trúc này làm rõ ai đang báo cáo cho ai? Hay ai là ông chủ và ai là cấp dưới?

Cơ cấu tổ chức chủ yếu có thể có hai loại:

tôi. Cấu trúc chức năng

ii. Cấu trúc phòng ban

A. Cấu trúc chức năng:

Khi các hoạt động hoặc công việc được nhóm lại, hãy ghi nhớ các chức năng hoặc công việc thì nó được gọi là cấu trúc chức năng. Ví dụ, tất cả các công việc liên quan đến sản xuất được nhóm trong bộ phận sản xuất, liên quan đến bán hàng trong bộ phận bán hàng, liên quan đến mua hàng trong bộ phận mua hàng, v.v.

Trong các phòng ban cũng nhóm được thực hiện trên cơ sở các chức năng chuyên ngành.

Ví dụ, bộ phận sản xuất có thể được phân loại thành bộ phận cửa hàng, bộ phận kiểm soát chất lượng, bộ phận lắp ráp, v.v ... Trong mỗi bộ phận và bộ phận phụ, một chuỗi cấp trên và cấp dưới được tạo ra để làm việc có hệ thống.

Ưu điểm:

1. Chuyên ngành:

Khi các hoạt động được nhóm theo loại chức năng thì tất cả các hoạt động chỉ liên quan đến một loại. Vì vậy, các chuyên gia chuyên nghiệp và chuyên nghiệp có thể được thuê để giám sát các hoạt động đó. Điều này dẫn đến hiệu quả và chuyên môn hóa.

2. Giám sát dễ dàng:

Người giám sát trở nên quen thuộc với loại nhiệm vụ được thực hiện vì tất cả các nhiệm vụ chỉ liên quan đến một chức năng. Nhờ đó, anh ta có thể giám sát và hướng dẫn các nhân viên đang thực hiện các hoạt động đó.

3. Phối hợp dễ dàng:

Các phòng ban được hình thành trong cấu trúc chức năng phụ thuộc lẫn nhau, có nghĩa là các hoạt động của một bộ phận phụ thuộc vào hiệu suất của các bộ phận khác. Ví dụ, bộ phận sản xuất phụ thuộc vào bộ phận mua nguyên liệu. Bộ phận bán hàng phụ thuộc vào bộ phận sản xuất cho đầu ra cuối cùng và như vậy. Sự phụ thuộc lẫn nhau này dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau.

4. Nó giúp tăng hiệu quả quản lý:

Các nhà quản lý của một bộ phận đang thực hiện cùng một loại chức năng nhiều lần khiến họ trở nên chuyên biệt và cải thiện hiệu quả của họ.

5. Đào tạo hiệu quả:

Nó làm cho việc đào tạo nhân viên trở nên dễ dàng hơn khi họ được đào tạo về các loại kỹ năng hạn chế, tức là nhân viên của bộ phận sản xuất chỉ được đào tạo các kỹ thuật sản xuất.

Nhược điểm:

1. Các phòng ban trở thành chuyên ngành theo cách riêng của họ. Họ không nhìn thấy triển vọng của toàn bộ tổ chức. Kết quả là mục tiêu tổ chức không thể đạt được.

2. Khi các phòng ban trở nên quá lớn thì sự phối hợp giảm xuống và dẫn đến sự chậm trễ của quyết định.

3. Các trưởng phòng bắt đầu nghĩ các phòng ban của họ là đế chế chức năng của họ và điều này dẫn đến xung đột giữa các phòng ban khác nhau.

4. Khi mục tiêu của tổ chức không đạt được thì sẽ rất khó để làm cho bất kỳ một bộ phận nào chịu trách nhiệm cho việc này vì tất cả các bộ phận có liên quan với nhau và rất khó để tìm ra bộ phận nào đi ngược lại mục tiêu của tổ chức.

5. Tính không linh hoạt. Nhân viên chỉ được đào tạo một chức năng, tức là bộ phận mà họ thuộc về để họ không thể chuyển sang bộ phận khác.

Sự phù hợp:

Cấu trúc chức năng phù hợp cho:

1. Các tổ chức lớn đang sản xuất một dòng sản phẩm.

2. Các tổ chức đòi hỏi mức độ chuyên môn hóa cao với các hoạt động đa dạng.

B. Cơ cấu bộ phận:

Khi tổ chức có quy mô lớn và đang sản xuất nhiều loại sản phẩm thì các hoạt động liên quan đến một sản phẩm được nhóm lại dưới một bộ phận.

tôi. Cấu trúc phòng ban

ii. Ban giám đốc

Cấu trúc bộ phận chỉ phù hợp để nhân rộng sản xuất tổ chức lớn.

Ưu điểm:

1. Chuyên môn hóa sản phẩm:

Tất cả các hoạt động liên quan đến một loại sản phẩm được nhóm theo một bộ phận duy nhất mang lại sự tích hợp và phối hợp trong các hoạt động.

2. Ra quyết định nhanh:

Các quyết định được thực hiện nhanh hơn nhiều trong cấu trúc bộ phận vì không có sự phụ thuộc vào các bộ phận khác để đưa ra quyết định.

3. Trách nhiệm:

Trong loại cấu trúc này, hiệu suất của các bộ phận riêng lẻ có thể dễ dàng được đánh giá và bạn có thể giữ bộ phận chịu trách nhiệm cho việc không hoàn thành các mục tiêu.

4. Linh hoạt:

Ra quyết định nhanh chóng dẫn đến sự linh hoạt.

5. Mở rộng và tăng trưởng:

Bộ phận mới có thể được thêm vào mà không làm phiền các bộ phận hiện có.

Nhược điểm:

1. Mỗi bộ phận sẽ yêu cầu tất cả các nguồn lực vì mỗi bộ phận sẽ làm việc như một đơn vị độc lập.

2. Mỗi bộ phận chỉ tập trung vào sản phẩm của họ và họ không giữ mình là một phần của một tổ chức chung.

3. Xung đột về phân bổ nguồn lực.

Sự phù hợp và cấu trúc bộ phận phù hợp cho:

1. Tổ chức sản xuất nhiều sản phẩm hoặc dòng sản phẩm khác nhau.

2. Các tổ chức yêu cầu chuyên môn hóa sản phẩm.

3. Các tổ chức yêu cầu mỗi bộ phận phải khép kín theo cơ cấu bộ phận, mỗi bộ phận có bộ phận tài chính sản xuất, bán hàng.