Phản hồi: Ý nghĩa, Tầm quan trọng, Quá trình và Loại

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Phản hồi. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của phản hồi 2. Tầm quan trọng của phản hồi 3. Quá trình phản hồi 4. Các loại phản hồi 5. Yêu cầu của phản hồi hiệu quả.

Ý nghĩa của phản hồi:

Trong trường hợp liên lạc giữa các cá nhân, chỉ gửi tin nhắn của người gửi đến người nhận là không đủ.

Anh ấy / Cô ấy phải háo hức muốn biết phản ứng hoặc để có được thông tin trả lại.

Thông điệp được gửi bởi người nhận trở lại nguồn được gọi là phản hồi. Đó là phản hồi của người nhận.

Tầm quan trọng của phản hồi:

Phản hồi là điều cần thiết trong giao tiếp.

Trên thực tế, giao tiếp là một quá trình hai chiều:

(i) Gửi tin nhắn và

(ii) Nhận được phản hồi hoặc phản hồi.

Người gửi quan tâm để biết phản ứng của người nhận. Anh ấy / Cô ấy cũng sẵn sàng để biết liệu người nhận có hiểu thông điệp theo đúng nghĩa như dự định hay không. Nếu có bất kỳ sai sót nào trong đó, việc đàm phán hoặc liên lạc thêm là cần thiết.

Mặt khác, người nhận có thể đã hiểu ý nghĩa và ý định của tin nhắn, nhưng, do rào cản của một số loại, nói, rào cản ngôn ngữ, anh ấy / cô ấy không thể truyền đạt phản ứng của mình đúng cách. Trong trường hợp như vậy, hình ảnh thực tế cũng sẽ được đưa ra ánh sáng bằng cách loại bỏ các rào cản.

Đối mặt với phản hồi giao tiếp là không có vấn đề, bởi vì cả người nói và người nghe đều có mặt và có thể hỏi và làm rõ thông điệp ngay lập tức nếu có bất kỳ sự mơ hồ nào. Người ta có thể yêu cầu người kia lặp lại những gì đã bỏ lỡ. Họ cũng có thể quan sát cử chỉ và nét mặt trong giao tiếp bằng miệng. Nhưng trong trường hợp giao tiếp bằng văn bản, thông tin phản hồi không phải là ngay lập tức. Nó đòi hỏi một chút thời gian.

Bất cứ điều gì có thể là chế độ hoặc kênh (tức là bằng lời nói, không bằng lời nói hoặc bằng văn bản), phản hồi là rất quan trọng. Đó là chìa khóa mở ra sự thành công của truyền thông. Mục tiêu của truyền thông chắc chắn vẫn chưa được thực hiện trừ khi quá trình giao tiếp hoàn tất với phản hồi. Đó là một phần không thể tách rời của giao tiếp thành công.

Quy trình phản hồi:

Quá trình hoặc kỹ thuật phản hồi nên bao gồm các bước sau:

1. Nghe và hiểu thông điệp đúng cách.

2. Đặt câu hỏi nếu thông điệp không được hiểu đúng và làm cho nó rõ ràng.

3. Hiểu thông điệp theo nghĩa dự định ban đầu.

4. Truyền tải phản ứng cho người gửi tin nhắn.

Các loại phản hồi:

Phản hồi có thể là tích cực hoặc tiêu cực. Phản hồi tích cực là loại phản hồi ít nhiều được chấp nhận hoặc thỏa đáng cho người gửi. Điều đó có nghĩa là người nhận tin nhắn đã phản hồi theo cách mà người gửi dự định và thực hiện quá trình hành động dự định. Nó biểu thị rằng mọi thứ đang đi đúng hướng và không có biện pháp khắc phục nào liên quan đến giao tiếp là cần thiết.

Mặt khác, nếu người nhận không hiểu những gì người gửi muốn truyền đạt, phản hồi phải kém và việc liên lạc trở nên cần thiết để xóa sạch sự hiểu lầm. Do đó, phản hồi tiêu cực cho thấy rằng giao tiếp không hiệu quả và một số điều chỉnh, điều chỉnh hoặc đánh giá lại là cần thiết trong quá trình.

Yêu cầu của phản hồi hiệu quả:

Phản hồi hiệu quả cần phải là:

1. Rõ ràng,

2. Đúng giờ,

3. Cụ thể,

4. Mang thái độ đúng đắn,

5. Đại diện thực sự,

6. Cá nhân, và

7. Thông tin.

Những điểm này được thảo luận ngắn gọn trong các đoạn sau:

1. Xóa:

Phản hồi hiệu quả là có thể nếu người nhận hiểu thông điệp được truyền đạt cho anh ấy / cô ấy đúng cách.

Cần phải rõ ràng ở hai khía cạnh:

(i) Người gửi tin nhắn có thể hiểu rằng phản hồi có liên quan đến tin nhắn được gửi; và

(ii) Ý nghĩa của phản hồi phải rõ ràng.

Người gửi phản hồi nên quan tâm đến nó và đảm bảo sự hiểu biết đúng đắn về phản hồi của người nhận. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản để giao tiếp là rất cần thiết.

2. Đúng giờ:

Phản hồi có thể không ngay lập tức. Nó có thể cần một thời gian để có được thông tin phản hồi. Nhưng nhiều phản hồi chậm trễ có thể không đáng giá hoặc thậm chí có thể không phục vụ bất kỳ mục đích nào cả. Nó nên được thực hiện trong một thời gian hợp lý.

3. Cụ thể:

Nói chung, thông tin phản hồi, để có hiệu quả, nên được cụ thể hoặc cụ thể. Một câu trả lời khái quát hoặc một câu trả lời mơ hồ ít có giá trị. Đối với một câu hỏi cụ thể, câu trả lời cụ thể nên được đưa ra. Đôi khi ấn tượng chung về một bộ phận lớn người là cần thiết như phản hồi. Trong trường hợp đó, thông tin liên lạc nên được thiết kế theo cách mà mọi người được khuyến khích để tạo ấn tượng chung.

4. Thái độ đúng đắn:

Thái độ 'Tôi' nên được thay thế bằng thái độ 'Chúng tôi' hoặc 'Bạn' để có được sự hợp tác của người mà giao tiếp được thực hiện. Nếu người gửi nghĩ rằng anh ấy / cô ấy vượt trội hơn người nhận ở mọi khía cạnh, nó sẽ được phản ánh trong tin nhắn và người nhận sẽ cảm thấy xấu hổ khi đưa ra phản hồi. Do đó, thái độ như vậy nên tránh.

Người nhận cũng nên tránh thái độ tìm lỗi với người gửi. Nếu phần lớn thời gian dành cho việc tìm kiếm lỗi với chủ đề, kỹ năng thuyết trình và các vấn đề tương tự liên quan đến thông điệp, thì quá trình phản hồi chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Do đó, nên tránh cả thái độ làm suy yếu của người gửi và thái độ tìm lỗi của người nhận để làm cho phản hồi có hiệu quả.

5. Đại diện thật sự:

Phản hồi có thể là tích cực hoặc tiêu cực. Người ta không nên ngần ngại truyền đạt phản hồi tiêu cực. Phản ứng thực tế, trung thực và trung thực nên được truyền đạt. Chúng ta không nên ngần ngại truyền đạt sự bất đồng của chúng ta. Chúng ta cũng nên nói rõ nếu chúng ta không hiểu thông điệp.

6. Cá nhân:

Phản hồi, để có hiệu quả, nên không có phản ứng cá nhân. Chúng ta hãy giả sử, ông X bị trầm cảm do một số vấn đề cá nhân trong cuộc sống. Tình trạng này không nên được phản ánh trong quá trình phản hồi của công việc chính thức hoặc giao tiếp kinh doanh. Tương tự, bất kỳ sự cạnh tranh hay xung đột cá nhân nào cũng không nên có bất kỳ ảnh hưởng nào đến phản hồi chính thức.

7. Thông tin:

Người gửi tin nhắn mong đợi từ người nhận một số thông tin dưới dạng phản hồi mà người gửi chưa biết. Do đó, thông tin phản hồi, để có hiệu quả, nên được cung cấp thông tin.