Truyền thông chính thức: Ý nghĩa, đặc điểm, hạn chế và loại ưu điểm

Truyền thông chính thức đề cập đến trao đổi thông tin chính thức. Luồng truyền thông được kiểm soát và là một nỗ lực có chủ ý. Điều này giúp thông tin có thể đến được nơi mong muốn mà không gặp bất kỳ trở ngại nào, với một chi phí nhỏ và một cách thích hợp. Điều này còn được gọi là 'Thông qua truyền thông kênh thích hợp.'

Đặc điểm

Sau đây là các đặc điểm chính của giao tiếp chính thức:

(1) Viết và nói:

Giao tiếp chính thức có thể được viết và nói. Công việc hàng ngày được xử lý thông qua giao tiếp bằng miệng, trong khi các vấn đề chính sách yêu cầu giao tiếp bằng văn bản.

Hình ảnh lịch sự: iitor.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(2) Quan hệ chính thức:

Thông tin liên lạc này được thông qua giữa những nhân viên nơi quan hệ chính thức đã được thiết lập bởi tổ chức. Người gửi và người nhận có một số loại quan hệ tổ chức.

(3) Đường dẫn được chỉ định:

Giao tiếp phải đi qua một kênh xác định trong khi di chuyển từ người này sang người khác. Ví dụ, để truyền đạt cảm xúc của một công nhân đến người quản lý, người quản lý phải được tìm kiếm.

(4) Thông điệp tổ chức:

Kênh này chỉ liên quan đến các tin nhắn tổ chức được ủy quyền và các tin nhắn cá nhân nằm ngoài phạm vi quyền hạn của nó.

(5) Nỗ lực có chủ ý:

Kênh liên lạc này không được thiết lập tự động nhưng phải nỗ lực để tạo ra nó. Nó được quyết định giữ trong quan điểm của các tổ chức.

Ưu điểm

Các giao tiếp chính thức có những lợi thế sau:

(1) Duy trì quyền lực của các viên chức:

Giao tiếp chính thức duy trì mối quan hệ thường xuyên giữa cấp trên và cấp dưới do kết quả của phẩm giá của cấp trên được duy trì. Do đó, thuận tiện để kiểm soát cấp dưới và khắc phục trách nhiệm của họ là điều hoàn toàn cần thiết để kiểm soát hiệu quả và thành công.

(2) Truyền thông rõ ràng và hiệu quả:

Trong giao tiếp chính thức, có một liên hệ trực tiếp giữa các nhà quản lý và cấp dưới. Cả hai đều hiểu khả năng, thói quen, cảm xúc, v.v ... của nhau. Các nhà quản lý biết khi nào và trong những điều kiện nào cấp dưới của họ cần thông tin. Theo cách này, thông tin liên lạc này có khả năng cung cấp thông tin kịp thời. Do đó, nó là rõ ràng và hiệu quả.

(3) Luồng thông tin có trật tự:

Thông tin phải đi qua một tuyến đường xác định từ người này sang người khác. Do đó, luồng thông tin có hệ thống.

(4) Kiến thức dễ dàng về nguồn thông tin:

Trong loại giao tiếp này, nguồn của mỗi thông tin có thể dễ dàng được định vị.

Hạn chế

Sau đây là những nhược điểm hoặc hạn chế của giao tiếp chính thức:

(1) Quá tải công việc:

Trong một tổ chức kinh doanh hiện đại nhiều thông tin, nhiều thông điệp và những thứ khác phải được truyền đạt. Theo thông tin liên lạc chính thức, họ được chuyển qua một kênh xác định và điều này tiêu tốn phần lớn thời gian của cấp trên và do đó một số công việc quan trọng khác không được giám sát.

(2) Sự bóp méo thông tin:

Phương pháp này có thể là một trở ngại trong dòng thông tin. Đôi khi khoảng cách giữa người gửi và người nhận lớn đến mức thông tin phải qua nhiều tay và đến khi đến được người nhận thì nó bị biến dạng. Do đó, nó không phục vụ mục đích của nó.

(3) Cán bộ lãnh đạm:

Các cán bộ không chú ý nhiều đến những lời đề nghị và khiếu nại của cấp dưới. Trong trường hợp như vậy, cấp dưới có thể mất niềm tin vào hiệu quả của giao tiếp.

Các loại hình truyền thông chính thức

Giao tiếp chính thức có hai loại:

(1) Truyền thông dọc:

(i) Truyền thông hướng xuống

(ii) Truyền thông đi lên

(2) Truyền thông ngang. Tất cả các loại đã được làm rõ trong sơ đồ sau:

(Giao tiếp hướng xuống) (Giao tiếp theo chiều ngang) (Giao tiếp đi lên)

(1) Truyền thông dọc

Giao tiếp dọc có hai loại sau:

(i) Truyền thông hướng xuống:

Giao tiếp theo thứ bậc hàng đầu với cấp dưới của họ được gọi là giao tiếp đi xuống. Giao tiếp này bao gồm các mệnh lệnh, quy tắc, thông tin, chính sách, hướng dẫn, v.v ... Ưu điểm chính của giao tiếp đi xuống là cấp dưới có được thông tin kịp thời hữu ích giúp họ thực hiện công việc,

(ii) Truyền thông đi lên:

Điều này hoàn toàn ngược lại với giao tiếp đi xuống. Điều này chảy từ cấp dưới lên cấp trên. Chủ đề của giao tiếp này bao gồm các đề xuất, phản ứng, báo cáo, khiếu nại, v.v ... Loại giao tiếp này giúp cấp trên đưa ra quyết định.

(2) Truyền thông ngang

Giao tiếp ngang diễn ra khi hai cá nhân cùng cấp thông tin trao đổi. Giao tiếp theo chiều ngang được sử dụng bởi các cán bộ cùng cấp để giải quyết các vấn đề có tính chất và lợi nhuận tương tự bằng kinh nghiệm của người khác. Đối tượng của giao tiếp ngang bao gồm thông tin, yêu cầu, đề xuất, vấn đề lẫn nhau và thông tin liên quan đến phối hợp.

Mạng truyền thông chính thức

Cách thức giao tiếp chính thức được thực hiện, được gọi là mạng truyền thông chính thức. Giao tiếp chính thức có thể được thực hiện theo những cách khác nhau - đó có thể là giao tiếp dọc hoặc giao tiếp ngang. Các hình thức khác nhau của mạng truyền thông chính thức đã được hiển thị trong sơ đồ sau:

(1) Truyền thông chuỗi:

Truyền thông chuỗi liên quan đến giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới. Tất cả những người trong một tổ chức từ trên xuống dưới được liên kết với sự trợ giúp của chuỗi vô hướng như đã được thể hiện trong sơ đồ (1). A được đặt ở cấp cao nhất, B là cấp dưới của A, C là cấp dưới của B, D là cấp dưới của C và E là cấp dưới của D.

(2) Truyền thông bánh xe:

Trong hình thức giao tiếp này, tất cả các cấp dưới của một cấp trên nói chuyện với nhau thông qua phương tiện của mình. Cấp trên hoạt động như một trung tâm của một bánh xe. Trong sơ đồ (2), A là cấp trên và B, C, D và E là cấp dưới. Tất cả bốn cấp dưới giao tiếp qua phương tiện của A.

(3) Thông tin liên lạc:

Giao tiếp này diễn ra giữa các thành viên của một nhóm. Mỗi thành viên của một nhóm có thể giao tiếp với hai thành viên gần nhất. Trong sơ đồ (3), A có thể có giao tiếp với B và E. Tương tự, B có thể có giao tiếp với A và C. Điều tương tự áp dụng cho tất cả các thành viên của nhóm. Trong trường hợp này, giao tiếp di chuyển với tốc độ chậm.

(4) Truyền thông miễn phí:

Hình thức giao tiếp này cũng diễn ra giữa các thành viên khác nhau trong nhóm. Điểm đặc biệt của nó là mọi thành viên trong nhóm có thể nói chuyện với tất cả những người khác trong nhóm.

Điều này đã được làm rõ trong sơ đồ (4). A có thể nói chuyện trực tiếp với B, C, D, E. Theo cách tương tự B có thể nói chuyện trực tiếp với A, C, D và E. Điều tương tự áp dụng cho tất cả các thành viên của nhóm. Trong trường hợp này, giao tiếp di chuyển với tốc độ nhanh chóng.

(5) Giao tiếp 'V' đảo ngược:

Trong hình thức giao tiếp này, cấp dưới được phép giao tiếp với sếp của sếp. Trong hình thức giao tiếp này, các thông điệp di chuyển với tốc độ nhanh, fn sơ đồ (5), C và D là cấp dưới của B, lần lượt, là cấp dưới của A. Ở đây C và D có thể nói chuyện trực tiếp với A làm ông chủ của B.