Làm thế nào để tổ chức hiệu quả tổ chức của bạn? (5 bước)

Chức năng tổ chức là vô cùng quan trọng, bởi vì một khi các mục tiêu của tổ chức và các kế hoạch đã được thiết lập; đó là cơ chế chính mà các nhà quản lý kích hoạt các kế hoạch đó.

Hình ảnh lịch sự: fasttrakauto.com/blog/wp-content/uploads/2013/02/Members.jpg

Tổ chức tổ chức trực tuyến là chức năng thu thập tài nguyên, thiết lập sử dụng có trật tự cho các tài nguyên đó và cơ cấu các nhiệm vụ để thực hiện các kế hoạch tổ chức. Nó bao gồm việc xác định những nhiệm vụ sẽ được thực hiện, cách phân chia các nhiệm vụ, ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ này và ai sẽ đưa ra quyết định về các nhiệm vụ này.

Quá trình tổ chức bao gồm năm bước sau đây.

1. Xem xét kế hoạch và mục tiêu:

Bước đầu tiên cho quản lý là phản ánh các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức và các kế hoạch của nó để đạt được chúng để có thể xác định các hoạt động phù hợp. Ví dụ: nếu một nhà hàng cao cấp sẽ được mở trong một khu vực ưu tú, thì ban quản lý phải thiết lập các mục tiêu và xem xét các mục tiêu này sao cho phù hợp với vị trí của nhà hàng và loại khách hàng sẽ được phục vụ.

2. Xác định hoạt động:

Trong bước thứ hai, các nhà quản lý chuẩn bị và phân tích các hoạt động cần thiết để hoàn thành các mục tiêu. Ngoài các hoạt động chung như tuyển dụng, đào tạo, lưu giữ hồ sơ, v.v, còn có các hoạt động cụ thể duy nhất cho loại hình kinh doanh mà một tổ chức đang hoạt động. Ví dụ, trong trường hợp của nhà hàng, hai hoạt động chính hoặc nhiệm vụ là nấu thức ăn và phục vụ khách hàng.

3. Phân loại và nhóm hoạt động:

Khi các nhiệm vụ đã được xác định, các nhiệm vụ này phải được phân loại thành các đơn vị công việc có thể quản lý được. Điều này thường được thực hiện trên cơ sở tương tự của các hoạt động. Ví dụ, trong một tổ chức sản xuất, các hoạt động có thể được phân loại thành sản xuất, tiếp thị, tài chính, nghiên cứu và phát triển, v.v.

Các loại nhiệm vụ chính này có thể được chia thành các đơn vị nhỏ hơn để tạo điều kiện cho hoạt động và giám sát. Ví dụ, trong khu vực phục vụ khách hàng trong nhà hàng, có thể có những người khác nhau để nhận đơn đặt hàng cocktail, cho đơn đặt hàng thực phẩm và để dọn bàn. Để nấu thức ăn, có thể bằng cách nấu khác nhau cho các loại thực phẩm khác nhau.

4. Phân công công việc và nguồn lực:

Bước này rất quan trọng để tổ chức vì đúng người phải phù hợp với đúng công việc và người đó phải được cung cấp các nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Quản lý của nhà hàng phải xác định xem ai sẽ nhận đơn đặt hàng và ai sẽ đặt cũng như xóa các bảng và mối quan hệ giữa các cá nhân này sẽ là gì. Quản lý cũng phải đảm bảo rằng đủ nguồn lực của các mặt hàng thực phẩm, đồ dùng và dao kéo được cung cấp khi cần thiết.

5. Đánh giá kết quả:

Trong bước cuối cùng này, phản hồi về kết quả sẽ quyết định chiến lược tổ chức được thực hiện tốt như thế nào. Phản hồi này cũng sẽ xác định nếu có bất kỳ thay đổi nào là cần thiết hoặc mong muốn trong quá trình thiết lập tổ chức. Ví dụ, trong trường hợp của nhà hàng, các khiếu nại và đề xuất từ ​​khách hàng sẽ hỗ trợ người quản lý thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trong việc chuẩn bị thức ăn, trang trí nội bộ của nhà hàng hoặc hiệu quả trong dịch vụ.