Làm thế nào để cải thiện giao tiếp trong tổ chức của bạn? (17 cách)
Một số cách để cải thiện giao tiếp trong tổ chức của bạn như sau:
1. Sự rõ ràng của mục đích:
Ở nơi đầu tiên chúng ta phải rõ ràng về những gì chúng ta muốn giao tiếp. Điều này đòi hỏi lập kế hoạch cẩn thận. Ai đó đã nói rất khéo léo, lỗi Sai trong giao tiếp là tin rằng điều đó xảy ra. Cần lưu ý rằng tất cả các giao tiếp là kết quả của việc suy nghĩ trước và lên kế hoạch cho những gì phải được truyền đạt cho ai, theo cách nào và khi nào. Không có giao tiếp có ý nghĩa diễn ra trái tay hoặc ngẫu nhiên.
2. Phục vụ cho người đứng đầu và trái tim:
Sự liên quan đến cảm xúc cũng quan trọng như thông tin khi thu hút khán giả và thúc đẩy người nghe thay đổi. Một phản ứng cảm xúc sẽ tăng thời gian và năng lượng cho người nghe dành suy nghĩ về thông điệp. Hơn nữa, các quyết định đạt được một cách hợp lý sẽ được củng cố nếu quyết định cũng mang lại cảm xúc. Cần tập trung vào nhu cầu của người nhận.
3. Chia sẻ hoạt động:
Giao tiếp hiệu quả là trách nhiệm của tất cả mọi người trong tổ chức. Họ có thể ở bất kỳ cấp độ quản lý nào hoặc không quản lý. Tất cả trong số họ phải làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Điều đó có nghĩa là, do đó, tất cả chúng, theo những cách khác nhau, có một phần trong quá trình giao tiếp. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý nên tham khảo ý kiến với người khác bất cứ khi nào cần thiết. Một thực hành hữu ích là ghi nhớ các tiêu đề 'Vì hành động' và 'Thông tin' khi liên lạc đang được lên kế hoạch.
4. Sử dụng các biểu tượng:
Người ta đã nhiều lần nói rằng giao tiếp được thực hiện thông qua một tập hợp các biểu tượng được hiểu lẫn nhau. Điều đó có nghĩa là cả mã hóa và giải mã nên được thực hiện thông qua các ký hiệu quen thuộc với người gửi và người nhận.
Đó là lý do tại sao các nhà quản lý, và đặc biệt là nhân viên chuyên gia, nên tránh sử dụng từ vựng hoặc biệt ngữ kỹ thuật cao chỉ được hiểu trong một nhóm hạn chế nghiêm ngặt. Họ nên nhớ rằng ngoài từ vựng kỹ thuật của họ, có một ngôn ngữ thường được hiểu là không tạo ra bất kỳ vấn đề giao tiếp nào.
5. Tập trung vào nhu cầu của người nhận:
Bất cứ khi nào chúng tôi liên lạc, chúng tôi phải ghi nhớ nhu cầu của người nhận tin nhắn hoặc thông tin. Chúng ta nên nỗ lực để thấy rằng bất kỳ thông điệp hoặc thông tin nào chúng ta gửi đi đều phải có giá trị đối với người nhận. Nhận thức này về phía chúng tôi sẽ làm cho anh ta dễ tiếp thu hơn.
6. Sử dụng phản hồi:
Một cơ quan có thẩm quyền nổi tiếng về hành vi tổ chức cho biết, sử dụng thông tin phản hồi. Giao tiếp chỉ hoàn thành khi người nhận hiểu được thông điệp. Chúng tôi không bao giờ có thể biết liệu anh ấy đã hiểu thông điệp trừ khi chúng tôi nhận được phản hồi.
Nhiều vấn đề giao tiếp phát sinh vì những hiểu lầm và không chính xác. Chúng tôi có thể tránh những vấn đề này bằng cách đặt câu hỏi, yêu cầu trả lời thư của chúng tôi và khuyến khích người nhận đưa ra phản ứng của mình cho tin nhắn.
7. Lắng nghe:
Giao tiếp không thể có hiệu quả trừ khi, người nhận lắng nghe với sự quan tâm đúng mức hoặc dự đoán. Nó cho thấy thêm rằng giao tiếp là trách nhiệm chung của cả người gửi và người nhận. Lắng nghe có sự tham gia là một điều kiện thiết yếu của giao tiếp hiệu quả.
8. Kiểm soát cảm xúc:
Thật đáng buồn khi lưu ý rằng chúng ta không phải lúc nào cũng giao tiếp một cách hợp lý. Lý luận của chúng ta thường bị che mờ bởi những cảm xúc hoặc cảm xúc tiêu cực. Kết quả là tất cả các loại hiểu lầm xuất hiện do mã hóa cảm xúc của tin nhắn hoặc giải thích sai tin nhắn đến ở cấp độ giải mã. Đó là lý do tại sao các chuyên gia quản lý hiện đại khuyên chúng ta nên tự kiểm soát. Cảm xúc, đặc biệt là cảm xúc tiêu cực có thể chỉ đơn giản là giao tiếp mar.
9. Lịch sự của cách cư xử:
Trong giao tiếp, âm điệu của giọng nói, sự lựa chọn ngôn ngữ và sự phù hợp hoặc kết nối hợp lý giữa những gì được nói và cách nói được ảnh hưởng đến phản ứng của người nhận. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý ngày nay được khuyên nên tránh chủ nghĩa độc đoán hay nói cách khác là thực thi quyền lực với ân sủng. Lịch sự bắt đầu sự lịch sự và khuyến khích giao tiếp có sự tham gia của mọi người ở tất cả các cấp. Giao tiếp thực sự hiệu quả dựa trên sự lịch sự và khéo léo.
10. Loại bỏ tiếng ồn:
Mọi nỗ lực có thể phải được thực hiện để loại bỏ yếu tố nhiễu làm méo giao tiếp ở giai đoạn truyền. Bất cứ điều gì xảy ra với thiết bị âm thanh hoặc bất kỳ sự xáo trộn nào trong đường truyền đều bị ràng buộc làm hỏng giao tiếp.
11. Làm rõ các giả định:
Không có giao tiếp hiệu quả có thể được dựa trên các giả định. Mọi nỗ lực phải được thực hiện để làm rõ các giả định và có một bức tranh rõ ràng, tích cực về người nhận thông điệp của chúng tôi. Theo cách tương tự, người nhận cũng phải thoát khỏi mọi giả định về người gửi.
12. Tránh sự mơ hồ:
Kết nối và sự mơ hồ dẫn đến các vấn đề ngữ nghĩa. Người gửi tin nhắn nên cẩn thận để thấy rằng người nhận không phải vượt ra ngoài văn bản của tin nhắn. Do đó, nên sử dụng các từ và thành ngữ rõ ràng. Và những từ có nghĩa kép cũng nên tránh.
13. Bối cảnh tâm lý xã hội của các nhà giao tiếp:
Tất cả các nhà truyền thông hiệu quả đều chú ý tìm hiểu nền tảng tâm lý xã hội của người nhận thông điệp của họ. Nguyên tắc vàng là 'Trước tiên hãy hiểu, sau đó được hiểu'.
14. Tính đầy đủ của tin nhắn:
Một thông điệp hiệu quả là một thông điệp hoàn chỉnh. Người nhận không nên để lại đoán. Nó có thể dẫn đến sự hiểu lầm. Một thông điệp hoàn chỉnh mang tất cả các sự kiện và số liệu cần thiết.
15. Tính đồng nhất của biểu hiện:
Hoàn thành không có nghĩa là bao gồm các chi tiết hoặc chuyển hướng không cần thiết. Một thông điệp hiệu quả là súc tích và sắc nét. Đối với mục đích này, người gửi phải được rõ ràng và tập trung đúng vào tầm nhìn của mình.
16. Ngôn ngữ cơ thể thân mật:
Điểm này đặc biệt quan trọng đối với giao tiếp bằng miệng. Chúng ta phải cẩn thận để thấy rằng chúng ta duy trì tư thế thích hợp bao gồm sự tự tin và lịch sự, giao tiếp bằng mắt và, càng nhiều càng tốt, cử chỉ làm hài lòng. Và ngôn ngữ cơ thể tích cực dựa trên cảm xúc tích cực.
17. Các lệnh chú ý:
Bằng cách chứng minh mức độ phù hợp của thông điệp đối với người nhận và khiến anh ta nhận ra sự hữu ích của nó bằng cách đánh dấu rằng nó tương thích với niềm tin của người nghe, việc giao tiếp có thể có hiệu quả. Chú ý là rất cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các chi tiết có liên quan được bao gồm một cách chính xác và rõ ràng.
