Làm thế nào để vượt qua rào cản truyền thông trong tổ chức của bạn? - Đã trả lời!
Điều rất quan trọng đối với quản lý để nhận ra và vượt qua các rào cản đối với truyền thông hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động. Điều này sẽ bao gồm chẩn đoán và phân tích các tình huống, thiết kế các thông điệp phù hợp, chọn các kênh thích hợp để truyền đạt các thông điệp này, hỗ trợ người nhận tin nhắn giải mã và giải thích chính xác các thông điệp và cung cấp một hệ thống phản hồi hiệu quả và hiệu quả.
Hình ảnh lịch sự: Routl Languageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg
Một số bước có thể được thực hiện trong khía cạnh này là:
1. Phản hồi và giao tiếp đi lên:
Phản hồi giúp giảm bớt hiểu lầm. Thông tin được chuyển chính xác hơn khi người nhận có cơ hội yêu cầu làm rõ và trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào về tin nhắn. Giao tiếp hai chiều, mặc dù tốn nhiều thời gian hơn, tránh mất lòng tin và dẫn đến sự tin tưởng và cởi mở, điều này tạo nên mối quan hệ lành mạnh giữa người gửi và người nhận và góp phần truyền thông hiệu quả. Giao tiếp đi lên được tăng cường bằng cách giữ một chính sách mở và tạo cơ hội cho người lao động đưa ra những gợi ý cần được quản lý nghiêm túc bằng cách thừa nhận chúng và có hành động thích hợp.
2. Cải thiện kỹ năng nghe:
Theo Stuart Chase, nghe lắng nghe là một nửa còn lại của nói chuyện, và là một phần rất quan trọng trong quá trình giao tiếp. Lắng nghe là một quá trình tinh thần tích cực và vượt ra ngoài chỉ đơn giản là nghe. Thói quen lắng nghe tốt dẫn đến sự hiểu biết tốt hơn và mối quan hệ tốt với nhau. Lắng nghe là một sự thừa nhận rằng người nhận có trách nhiệm trong quá trình giao tiếp. Một số hướng dẫn để nghe hiệu quả là:
a) Nghe đòi hỏi sự chú ý đầy đủ đến người nói. Đừng để tâm trí của bạn lang thang hoặc bận tâm đến điều gì khác, nếu không bạn sẽ không thể nắm bắt được toàn bộ ý nghĩa của thông điệp.
b) Ngôn ngữ sử dụng âm điệu của giọng nói và cảm xúc cần được chú ý đúng mức. Lắng nghe cảm xúc trong nội dung tin nhắn và phản hồi tích cực với những cảm xúc này.
c) Đặt câu hỏi để làm rõ bất kỳ điểm nào mà bạn không hiểu rõ và phản ánh lại cho người nói sự hiểu biết của bạn về những gì đã được nói.
d) Đảm bảo rằng không có sự gián đoạn và can thiệp từ bên ngoài trong suốt quá trình trò chuyện.
e) Không đánh giá tầm quan trọng của tin nhắn do các giao dịch và kinh nghiệm trước đây của bạn với người gửi hoặc do nhận thức của bạn về anh ta, tích cực hay tiêu cực.
f) Không đi đến kết luận trước khi tin nhắn kết thúc và được hiểu rõ ràng.
g) Tóm tắt và phục hồi tin nhắn sau khi kết thúc để chắc chắn về nội dung và mục đích của tin nhắn.
3) Phát triển kỹ năng viết:
Thông điệp rõ ràng bằng văn bản có thể giúp tránh các rào cản ngữ nghĩa và nhận thức. Một giao tiếp bằng văn bản sẽ loại bỏ khả năng hiểu lầm và giải thích sai. Khi viết tin nhắn, sẽ là khôn ngoan khi áp dụng nguyên tắc KISS có nghĩa là Giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản, do đó làm cho ý nghĩa càng rõ ràng càng tốt để nó hoàn thành mục đích mong muốn. Một số gợi ý hữu ích trong giao tiếp bằng văn bản được đề xuất bởi Robert Degise như sau:
a) Giữ từ đơn giản:
Điều này sẽ giảm suy nghĩ của bạn xuống các yếu tố cần thiết và người nhận sẽ dễ hiểu hơn thông điệp. Thông điệp sẽ bị mất nếu các từ phức tạp và không cho vay để xóa nghĩa đơn.
b) Không bị sa lầy bởi các quy tắc sáng tác:
Mặc dù các quy tắc ngữ pháp và thành phần phải được tôn trọng, nhưng chúng không nên được ưu tiên hơn mục đích cuối cùng của giao tiếp.
c) Viết chính xác. Sử dụng càng ít từ càng tốt:
Đừng ngắn gọn với chi phí đầy đủ, nhưng hãy bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và ý tưởng của bạn bằng số từ ít nhất có thể.
d) Hãy cụ thể:
Sự mơ hồ phá hủy tính chính xác dẫn đến sự hiểu lầm về ý nghĩa của ý định của thông điệp. Theo đó, phải cụ thể và cho điểm.
4) Tránh khoảng cách tín nhiệm:
Truyền thông là một quá trình liên tục và mục tiêu của truyền thông là sự hiểu biết đầy đủ và chính xác về thông điệp cũng như tạo niềm tin giữa tất cả các thành viên của tổ chức. Theo đó, quản lý phải chân thành và nên kiếm được sự tin tưởng của cấp dưới. Quản lý không chỉ nhạy cảm với nhu cầu và cảm xúc của người lao động mà cả những lời hứa của nó cũng cần được hỗ trợ bằng hành động.
Từ quản lý nên tốt như một trái phiếu. Chỉ sau đó, một bầu không khí tích lũy, sẽ tăng cường quá trình giao tiếp. Theo các nghiên cứu được thực hiện bởi J. Luft, sự cởi mở và bầu không khí tin cậy sẽ xây dựng các mối quan hệ lành mạnh và thu hẹp khoảng cách tín nhiệm, do đó góp phần tăng cường hiệu quả và tăng cường truyền thông.
