Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)
Đọc bài viết này để tìm hiểu về khái niệm, lợi thế và cơ sở hạ tầng của Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)!
Khái niệm:
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực đã trở thành một phần của tất cả các tổ chức lớn. Đây là một hệ thống máy tính hỗ trợ xử lý thông tin liên quan đến quản lý nguồn nhân lực. Nó là một thiết bị, thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin nhân lực của tổ chức. Tổ chức phải chịu một số tiền ít ỏi để cài đặt hệ thống này. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực tạo điều kiện cho tổ chức lưu trữ thông tin liên quan đến kỹ năng, kiến thức, khả năng, tiềm năng, trình độ cần thiết để thực hiện công việc và có sẵn trong số các nhân viên có thể truy cập trong tầm tay của các nhà quản lý thông qua mạng máy tính.
HRIS khác với hệ thống thủ công vì nó sử dụng công nghệ thông tin hoặc máy tính. HRIS là một phần của hệ thống thông tin quản lý bao gồm thông tin liên quan đến tài chính, tài sản, kế toán, bán hàng, tiếp thị, sản xuất, vv HRIS có nghĩa là thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến nguồn nhân lực của tổ chức.
Nó giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định liên quan đến thăng tiến, ấn định lương, tuyển dụng, đào tạo và phát triển. Theo cách này, HRIS hoạt động như một thiết bị hệ thống hỗ trợ quyết định. Đầu vào của HRIS bao gồm các thông tin liên quan đến nhân viên, khả năng, trình độ, tiềm năng, bản năng sáng tạo, tuổi tác, thang lương, các công việc khác nhau trong tổ chức, các kỹ năng và trình độ cần thiết để làm họ, số lượng nhân viên và giám đốc điều hành các vị trí khác nhau, mục tiêu tổ chức, chính sách và thủ tục, vv
Thông tin này được tải vào hệ thống. Dữ liệu này được phân tích thành thông tin hữu ích nhất theo yêu cầu của các nhà quản lý. Đây là sự chuyển đổi của dữ liệu đầu vào. Công nghệ thông tin sau khi chuyển đổi cho đầu ra ở nhiều dạng như bản in và các thiết bị khác. HRIS là thiết bị được sử dụng rộng rãi bởi các cơ quan doanh nghiệp vì nó cung cấp thông tin cơ sở dữ liệu quan trọng, chính xác, phù hợp và toàn diện liên quan đến nguồn nhân lực theo yêu cầu của tổ chức.
Có nhiều công ty tư nhân giữ và duy trì cơ sở dữ liệu phù hợp với nguồn nhân lực kinh doanh dịch vụ tư vấn liên quan đến tuyển dụng nhân viên điều hành và các nhân viên khác theo yêu cầu của các công ty. Các công ty tư vấn này là nguồn tuyển dụng bên ngoài quan trọng của tất cả các loại và loại nhân sự cho các công ty ở Ấn Độ và nước ngoài. HRIS không chỉ có thể được chuẩn bị cho một chính phủ công nghiệp, kinh doanh, dịch vụ, giáo dục, chính phủ. tổ chức mà còn cho toàn bộ thành phố, quận, tiểu bang hoặc quốc gia có thể được chuẩn bị và sử dụng bất cứ khi nào cần cho một loại nhân sự đặc biệt.
Để loại bỏ vấn đề nguồn nhân lực dưới bất kỳ hình thức nào, HRIS sẽ đến giải cứu và cung cấp dịch vụ thuê nhân lực, duy trì hồ sơ đầy đủ về nguồn nhân lực. Nó có thể bất cứ lúc nào cho thấy nguồn cung nhân lực có sẵn.
HRIS hoạt động như sau:
Đầu vào:
Đầu vào của hệ thống thông tin nguồn nhân lực bao gồm các thông tin liên quan đến nhân viên như giáo dục, tuổi tác, kinh nghiệm, đào tạo, tình trạng hiện tại, mức lương hiện tại, dù được thăng chức hay không, chính sách của quá khứ và hiện tại, quá trình và hiện tại, và các thông tin chi tiết cần thiết khác liên quan đến nguồn nhân lực tại tổ chức. Đây là những dữ liệu thô được thu thập từ các tệp văn phòng và được nhập vào thiết bị đầu cuối của máy tính được kết nối với máy tính chính. Thông tin này được kiểm tra và kiểm tra lại và quét để đảm bảo tính chính xác của nó.
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực được vi tính hóa hoàn toàn vượt trội so với hệ thống thủ công, tốn thời gian và không hiệu quả về mặt chi phí. Ngược lại, HRIS tiết kiệm thời gian và giá rẻ và không có khả năng xảy ra lỗi. Lỗi có thể được loại bỏ. Lợi ích quan trọng nhất của hệ thống là thông tin có sẵn ngay lập tức và khi muốn.
Biến đổi:
Thông tin được cung cấp cho máy tính có thể được chuyển đổi thành thông tin cần thiết và có ý nghĩa hơn theo yêu cầu chính xác của tổ chức. Đây là giai đoạn chuyển đổi của HRIS trên máy vi tính. Các biến đổi của HRIS có liên quan chặt chẽ với phần mềm máy tính. Đây là những hướng dẫn hoặc lệnh để máy tính thực hiện cần thiết.
Các tổ chức có thể có HRIS chức năng phù hợp với nhu cầu của họ. Họ có thể có HRIS để bán hàng tiếp thị, quảng cáo, sản xuất, tài chính, kế toán, vật liệu, vv Đây là những loại HRIS khác nhau có thể dễ dàng được chuẩn bị và duy trì.
Các thông tin chuyển thành tính toán có ý nghĩa là rất hữu ích cho các nhà quản lý và tổ chức là tốt. Điều này hoạt động như một hệ thống hỗ trợ quyết định. Báo cáo so sánh hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm có thể dễ dàng có trong tầm tay của các nhà quản lý giúp đưa ra quyết định phù hợp. Phân tích thống kê và kỹ thuật nghiên cứu hoạt động có thể được sử dụng.
Đầu ra:
Các vật liệu biến đổi có thể được sử dụng có khả năng. Đầu ra đề cập đến các bản in của vật liệu được chuyển đổi từ máy in, ví dụ như bảng lương, séc sẽ được phát hành cho các bên, báo cáo về hiệu suất của một nhân viên, dự toán ngân sách, chi phí sản xuất hàng hóa trung bình, v.v. hình thức của bản in, màn hình thiết bị đầu cuối, vv Một HRIS được đan tốt hoạt động như một hệ thống hỗ trợ quyết định xứng đáng với chất lượng rất cao. Đầu ra chất lượng cao phải chính xác, phù hợp, nhất quán, dễ đọc và toàn diện không phải là một phần.
Phản hồi và kiểm soát:
Đầu ra thu được có liên quan và hữu ích hay không phải được biết. Phương pháp đảm bảo nó được gọi là thông tin phản hồi. Phản hồi thiết lập quyền kiểm soát hệ thống.
Ưu điểm của HRIS:
1. Nó cung cấp thông tin chính xác.
2. Nó xử lý nhanh.
3. Nó hoạt động như một công cụ có giá trị để hoạch định chiến lược và thực hiện nó.
4. Nó cung cấp thông tin tức thời liên quan đến nguồn nhân lực hiện có, kỹ năng, danh mục, cơ cấu trả lương, trình độ, độ tuổi, chuyên môn, đào tạo và phát triển, kinh nghiệm, v.v.
5. Nó hoạt động như một hệ thống hỗ trợ quyết định.
6. Đây là một hệ thống chuyên gia.
7. Đó là thời gian hiệu quả và không tốn kém nhiều.
8. Nó tạo điều kiện cho thông tin đáng tin cậy.
9. Thông tin liên quan đến nguồn nhân lực được thực hiện dễ dàng thông qua HRIS.
10. Nó thiết lập kiểm soát quản lý mạnh mẽ.
11. Nó tạo điều kiện cho các cấu hình của các thiết kế khác nhau, chẳng hạn như nhiều hệ thống, pha trộn các thiết kế hệ thống, cơ sở máy tính tập trung. Nó nói về thái độ của tổ chức liên quan đến nguồn nhân lực của nó.
Cơ sở hạ tầng theo yêu cầu của HRIS:
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực máy tính là đầu tư một lần. Đầu tư ban đầu rất cao. Cài đặt toàn bộ mạng máy tính, phần mềm, nhân viên chuyên ngành cần đầu tư rất lớn. Nhưng về lâu dài nó rất hiệu quả. Nó khá rẻ. Để sử dụng nó, chỉ có các vật tư tiêu hao máy tính được yêu cầu.
HRIS là hệ thống tạo điều kiện cho việc ra quyết định nguồn nhân lực nhanh chóng. Nhưng nó có nhược điểm nhất định. Thông tin này có thể dễ dàng truy cập bởi bất cứ ai và do đó có nhiều khả năng sử dụng sai hoặc sử dụng sai. Nó yêu cầu các thành viên của tổ chức sử dụng HRIS phải tuân theo một số đạo đức nhất định và tránh tiết lộ thông tin quan trọng cho bất kỳ người trái phép nào.
Nó là một công cụ chiến lược trong tay quản lý để lập kế hoạch hiệu quả cho tương lai. Do đó, việc giữ bí mật thông tin phải được duy trì bằng mọi giá. Các nhân viên của tổ chức cần được đào tạo về đạo đức nhất định để được mọi người theo dõi.
