Triển khai hệ thống thông tin: 5 yếu tố
Bài viết này đưa ra ánh sáng về năm yếu tố bị ảnh hưởng bởi việc thực hiện hệ thống thông tin. Các yếu tố là: 1. Chiến lược 2. Doanh thu & chi phí 3. Chất lượng 4. Tác động đến cá nhân 5. Tác động đến tổ chức 6. Phân phối quyền lực.
Yếu tố số 1. Chiến lược:
Chiến lược là bản chất của kinh doanh hiện đại. Một doanh nghiệp không thể tồn tại mà không có chiến lược.
Chiến lược là những điểm mạnh và điểm yếu, là nội bộ của tổ chức.
Hệ thống thông tin sở hữu thông tin liên quan đến hai chiều của tổ chức.
Dựa trên những điều này, các kế hoạch thông tin được thiết kế để đạt được các cơ hội sẵn có và chống lại các mối đe dọa có sẵn trong môi trường bên ngoài. Máy tính giúp chúng tôi phân tích dữ liệu nhanh chóng và có độ chính xác cao. Do đó, hệ thống thông tin máy tính hỗ trợ các nhà quản lý truy cập và sử dụng thông tin trong quyết định chiến lược hợp lý và chính xác.
Yếu tố số 2. Doanh thu & Chi phí:
Đương nhiên, việc sử dụng hệ thống máy tính trong phát triển và lưu trữ và truy xuất thông tin đã giúp các tổ chức kinh doanh giảm thiểu chi phí hoạt động. Máy tính đã thay thế thành công con người trong hầu hết các hoạt động văn thư. Nó chỉ có chi phí một lần tức là chi phí lắp đặt, được khấu hao và giúp tổ chức tiết kiệm thuế.
Trong khi đó, trong trường hợp con người là một chi phí hoạt động và nó được tính vào tài khoản P & L như một khoản chi tiêu. So với con người, một chiếc máy tính khá rẻ. Ứng dụng của nó vào hệ thống thông tin là một thiết bị tiết kiệm chi phí, giúp các tổ chức kinh doanh cắt giảm chi phí hoạt động và tăng doanh thu không hoạt động.
Mặt khác, chất lượng thông tin do nó tạo ra giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác kịp thời, để doanh thu của công ty có thể tăng lên.
Yếu tố số 3. Chất lượng:
Một lý do để sử dụng máy tính là để cải thiện chất lượng đầu ra. Xử lý văn bản là thiết bị được sử dụng phổ biến nhất trong hầu hết các công ty. Nó giúp các giám đốc điều hành soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu của họ trên màn hình. Họ có thể thay đổi khi họ yêu cầu.
Họ cũng có thể chèn sơ đồ, biểu đồ dòng chảy và bảng trong tài liệu. Quá trình này tốt hơn nhiều so với việc gõ lại tài liệu theo cách thủ công với mỗi thay đổi. Đầu ra luôn hấp dẫn vì sẽ không có chất lỏng tấn công hoặc hiệu chỉnh trên sản phẩm hoàn thiện.
Thứ hai, Power Point giúp các giám đốc điều hành trình bày hiệu quả cho các thành viên hội đồng với sự trợ giúp của slide âm thanh hoặc hình ảnh một cách rất hiệu quả.
Thứ ba, một kỹ sư sử dụng thiết bị đầu cuối máy tính để vẽ bản vẽ của họ. Họ có thể lưu trữ các tập tin bản vẽ của họ trên đĩa cứng; nó có thể được gọi lại sau để sửa đổi dễ dàng.
Một hệ thống như thế này cũng sẽ vẽ một bản sao bản vẽ, những thay đổi chỉ được rút ra trong vài phút và điều này mang lại sự nhẹ nhõm cho các kỹ sư trong việc vẽ lại thiết kế với rất ít sửa đổi. Tuy nhiên, bằng tay, đó là một công việc rất tốn thời gian và mệt mỏi.
Yếu tố số 4. Tác động đến cá nhân:
Nhiều nghiên cứu trước đây về tác động của hệ thống máy tính có liên quan đến phản ứng của người dùng. Một số nghiên cứu này xử lý phản ứng tâm lý của người lao động. Trong khi đó, các nghiên cứu khác tập trung vào sự thay đổi tổng thể về mức độ việc làm.
Có thể nói rằng tác động của máy tính đối với thất nghiệp là không lớn hơn bất kỳ thay đổi công nghệ nào khác. Việc thiếu một tác động bất lợi đặc biệt có ý nghĩa trong quan điểm về khoảng thời gian ngắn đã trôi qua kể từ khi máy tính được giới thiệu và sự phát triển nhanh chóng của hệ thống máy tính.
Những người suy nghĩ sớm đã quan tâm đến tác động của hệ thống máy tính đối với nội dung công việc và công việc. Sau khi phân tích công việc được thực hiện bởi nhiều tính cách nổi bật khác nhau, chúng tôi kết luận rằng hệ thống cơ sở máy tính có xu hướng làm cho các công việc văn thư đòi hỏi nhiều hơn thông qua tăng khối lượng công việc và tiến độ công việc.
Các công việc văn thư liên quan đến máy tính có xu hướng trở nên lo lắng hơn do sự căng thẳng và căng thẳng lớn hơn. Máy tính cũng được liên kết với chính thức hóa công việc ở cấp độ văn thư, vì chúng tạo ra nhiều quy tắc và thủ tục để tuân theo.
Tuy nhiên, các nghiên cứu được thực hiện bởi Turner kết luận rằng, có vẻ như việc sử dụng máy tính có liên quan đến năng suất cao hơn được đo bằng sản lượng trên mỗi công nhân. Tuy nhiên, các nghiên cứu được thực hiện trên các nhân viên văn thư trong ngân hàng đã chứng minh sự tích cực về năng suất, các triệu chứng căng thẳng tinh thần, sự không hài lòng trong công việc có liên quan đến việc sử dụng Máy tính.
Căng thẳng trong công việc dường như là cơ chế chính mà việc sử dụng hệ thống máy tính ảnh hưởng đến công việc văn thư.
Yếu tố số 5. Tác động đến tổ chức:
Máy tính đã thay đổi cách khai thác thông tin và thay đổi cấu trúc bên trong của tổ chức. Về vấn đề này, Levant và Whistler đã trình bày một trong những bộ dự đoán nổi tiếng nhất vào năm 1958. Các tác giả này cho rằng các công ty sẽ phân cấp như là kết quả của công nghệ máy tính mới.
Sự sẵn có của thông tin kịp thời, chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm sẽ cho phép ban quản lý tập trung sức mạnh của việc ra quyết định. Trước sự phát triển của hệ thống máy tính, các xu hướng đã hướng tới việc quản lý phi tập trung.
Bởi vì, quản lý tập trung không thể đối phó với lượng thông tin và số lượng quyết định cần thiết trong tổ chức lớn. Máy tính cung cấp sức mạnh để làm cho việc quản lý tập trung hóa trở nên khả thi để nhóm thực hiện quản lý tập trung hóa có thể để nhóm quản lý cấp cao có thể kiểm soát chặt chẽ tổ chức.
Có sự hỗ trợ thực nghiệm kém cho dự đoán sớm này. Trong một cuộc điều tra, một số trường hợp đã được chú ý là phân cấp sau khi hệ thống máy tính được cài đặt. Hơn nữa, dự đoán sớm cho rằng tập trung hóa là một yếu tố thúc đẩy tiêu cực.
Ngoài ra, phân cấp cung cấp động lực cho nhân viên vì phân cấp giúp tăng cường sự tham gia của nhân viên trong công ty thông qua việc mở rộng quyền hạn và trách nhiệm.
Yếu tố số 6. Phân phối quyền lực:
Vấn đề thực sự, liên quan đến việc triển khai hệ thống thông tin máy tính trong một tổ chức, là một khía cạnh, chưa được đề cập trong các nghiên cứu trước đây. Hệ thống thông tin mới này ảnh hưởng đến việc phân phối quyền lực trong tổ chức.
Quyền lực là một tiềm năng để tác động đến người khác hành động theo mong muốn của chúng ta. Các phòng ban khác nhau của tổ chức có mức độ quyền lực khác nhau. Lý thuyết được đưa ra bởi Hickson đưa ra một số hiểu biết về mối quan hệ quyền lực và đề xuất một mô hình với bốn điều kiện chính sau đây tạo ra một bộ phận có mức độ quyền lực cao.
1. Mức độ mà bộ phận có thể đối phó với sự không chắc chắn cho bộ phận khác.
2. Số lượng liên kết đến một bộ phận, sức mạnh của nó càng lớn.
3. Khả năng thay thế dễ dàng.
4. Mức độ phụ thuộc lẫn nhau giữa bộ phận quan tâm và tất cả các bộ phận khác trong tổ chức.
Như chúng ta biết, bộ phận dịch vụ thông tin đáp ứng tất cả các điều kiện này cho công suất cao. Hơn nữa, bằng các hoạt động của mình, bộ phận thay đổi sự phân phối quyền lực trong một tổ chức.
