Danh sách tài liệu cần thiết trong kinh doanh xuất khẩu

Một câu hỏi rõ ràng được đặt ra là: tại sao tài liệu cần thiết trong kinh doanh xuất khẩu? Trả lời cho câu hỏi này nằm ở bản chất của mối quan hệ kinh doanh giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu hoạt động từ hai quốc gia. Ai cũng biết, không giống như các doanh nghiệp trong nước, các tập quán thương mại và hệ thống pháp lý khác nhau ở hai quốc gia mà nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu đang hoạt động.

Do đó, để bảo vệ lợi ích tương ứng của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu liên quan đến kinh doanh xuất khẩu, một số thủ tục tài liệu nhất định trở nên cần thiết. Tài liệu này tạo điều kiện cho dòng hàng hóa trôi chảy và thanh toán qua biên giới quốc gia.

Xuất tài liệu dựa trên các chức năng được thực hiện bởi chúng được phân loại thành bốn loại:

1. Tài liệu thương mại

2. Văn bản quy định

3. Tài liệu hỗ trợ xuất khẩu

4. Tài liệu theo yêu cầu của các nước nhập khẩu.

Bây giờ chúng ta thảo luận về các tài liệu và chức năng cụ thể được thực hiện bởi chúng theo từng loại.

Tài liệu thương mại:

1. Hóa đơn thương mại:

Đây là tài liệu cơ bản đầu tiên và duy nhất trong giao dịch xuất khẩu. Trên thực tế, đó là một tài liệu chứa nội dung chứa thông tin về hàng hóa. Danh pháp hệ thống hài hòa (HSN), giá tính, các điều khoản của lô hàng và nhãn hiệu và số trên các gói chứa hàng hóa.

Nhà xuất khẩu cần tài liệu này cho các mục đích khác như:

(i) Lấy chứng nhận thanh tra xuất khẩu

(ii) Nhận giải phóng mặt bằng tiêu thụ đặc biệt

(iii) Nhận thông quan và

(iv) Đảm bảo các ưu đãi như hỗ trợ bồi thường bằng tiền mặt (CCS) và giấy phép nhập khẩu.

Tài liệu này được chuẩn bị ở cả giai đoạn trước khi giao hàng và sau khi giao hàng.

Ngoài hóa đơn thương mại, còn có hóa đơn chiếu lệ. Đó là một hóa đơn thương mại tạm thời được nhà xuất khẩu gửi cho nhà nhập khẩu. Nó bao gồm lô hàng dự tính có thể hoặc không thể được thực hiện trong tương lai.

Nhà nhập khẩu yêu cầu tài liệu này để có được giấy phép nhập khẩu và mở thư tín dụng có lợi cho nhà xuất khẩu. Với tầm quan trọng rõ ràng của hóa đơn chiếu lệ, nhà xuất khẩu nên nuôi dưỡng thói quen gửi hóa đơn chiếu lệ cho nhà nhập khẩu, ngay cả khi không yêu cầu tương tự.

2. Vận đơn:

Vận đơn (B / L) là một chứng từ được phát hành bởi công ty vận chuyển thừa nhận rằng hàng hóa được đề cập trong đó đang được vận chuyển hoặc đã được vận chuyển. Đây cũng là một cam kết rằng hàng hóa theo thứ tự và điều kiện như đã nhận sẽ được giao cho người nhận hàng, với điều kiện là cước vận chuyển được chỉ định trong đó đã được thanh toán hợp lệ.

Vận đơn phục vụ ba chức năng riêng biệt:

(i) Nó là một bằng chứng của hợp đồng thỏa thuận (vận tải).

(ii) Đó là biên nhận được đưa ra bởi công ty vận chuyển đối với hàng hóa mà họ nhận được.

(Iii) Nó là một tài liệu của tiêu đề cho hàng hóa được vận chuyển.

Vận đơn cung cấp các chi tiết về nhà xuất khẩu, tàu chở hàng, hàng hóa được vận chuyển, cảng vận chuyển, điểm đến, người nhận hàng và bên được thông báo khi hàng hóa đến nơi. Bill của thang được thực hiện các bộ.

3. Hóa đơn hàng không:

Trong vận chuyển hàng không, chứng từ vận tải được gọi là hóa đơn hàng không. Tài liệu này thực hiện ba chức năng của một ghi chú chuyển tiếp cho hàng hóa, biên nhận hàng hóa đấu thầu và thẩm quyền để có được giao hàng. Vì nó không thể thương lượng, vì vậy nó không mang giá trị như một vận đơn cho vận tải đường biển.

4. Hóa đơn trao đổi (B / E):

Hóa đơn trao đổi là một công cụ hoặc hối phiếu được sử dụng để thanh toán trong kinh doanh quốc tế / xuất khẩu. Nó là một công cụ bằng văn bản có chứa một lệnh vô điều kiện, được ký bởi người đánh dấu, chỉ đạo một người nào đó chỉ trả một khoản tiền nhất định cho hoặc theo lệnh của một người hoặc cho người mang công cụ đó. Người mà hóa đơn hối đoái được giải quyết là trả theo yêu cầu hoặc trong một tương lai cố định hoặc có thể xác định.

Có ba bên liên quan đến một dự luật trao đổi:

(i) Ngăn kéo (Nhà xuất khẩu):

Người thực hiện và thực hiện B / E hoặc nói, người đến hạn thanh toán.

(ii) Người bị ký phát (Nhà nhập khẩu):

Người được rút B / E và người được yêu cầu phải đáp ứng các điều khoản của tài liệu.

(iii) Người được trả tiền (Ngân hàng xuất khẩu hoặc xuất khẩu):

Các bên nhận thanh toán.

5. Thư tín dụng:

Nó là một công cụ bằng văn bản do ngân hàng của người mua (nhà nhập khẩu) phát hành, ủy quyền cho người bán (nhà xuất khẩu) rút ra theo các điều khoản nhất định và quy định trong một hình thức pháp lý rằng tất cả các hóa đơn (hối phiếu) sẽ được vinh danh. Thư tín dụng cung cấp cho nhà xuất khẩu nhiều bảo mật hơn tài khoản mở hoặc hóa đơn trao đổi.

Một thư tín dụng thương mại liên quan đến ba bên sau đây:

(i) Người mở hoặc nhà nhập khẩu - người mua mở tín dụng

(ii) Tổ chức phát hành - ngân hàng phát hành thư tín dụng.

(iii) Người thụ hưởng - người bán có lợi cho tín dụng được mở.

Dựa trên các điều kiện khác nhau, thư tín dụng có thể thuộc các loại sau:

(a) Có thể hủy bỏ và không thể hủy ngang:

Trong trường hợp thư tín dụng có thể hủy bỏ, người mua hoặc tổ chức phát hành có thể hủy bỏ hoặc thay đổi nghĩa vụ bất cứ lúc nào trước khi thanh toán mà không cần thông báo trước cho nhà xuất khẩu hoặc người bán. Khi thư không thể hủy ngang, người mua không thể hủy bỏ hoặc thay đổi nghĩa vụ mà không có sự cho phép của nhà xuất khẩu.

(b) Xác nhận và chưa được xác nhận:

Trong trường hợp thư tín dụng được xác nhận, thanh toán được đảm bảo bởi ngân hàng phát hành. Khi thư chưa được xác nhận, ngân hàng sẽ không bảo lãnh như vậy.

(c) Có và không có truy đòi:

Với truy đòi có nghĩa là nếu người mua không thanh toán cho ngân hàng sau một thời gian xác định, ngân hàng có thể có quyền truy đòi đối với nhà xuất khẩu. Không có quy định như vậy trong thư tín dụng mà không cần truy đòi.

Văn bản quy định:

1. Văn bản pháp lý cho xuất khẩu từ Ấn Độ:

Có hai loại tài liệu quy định:

(i) Tài liệu cần thiết để đăng ký và

(ii) Tài liệu cần thiết cho lô hàng.

Các tài liệu danh mục đầu tiên bao gồm các ứng dụng và các tài liệu hỗ trợ khác để có được:

(i) Mã số từ Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ (RBI),

(ii) Mã số nhà nhập khẩu và xuất khẩu từ Kiểm soát viên chính của Nhập khẩu và Xuất khẩu,

(iii) Giấy chứng nhận đăng ký kiêm thành viên (RCMC), v.v.

Các chứng từ cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa bao gồm:

(i) Mẫu GR:

Nó được yêu cầu phải được điền vào bản sao cho tất cả các xuất khẩu khác ngoài bưu điện. Cả hai bản sao phải được nộp cho cơ quan hải quan tại cảng giao hàng. Họ sẽ giữ lại bản gốc để được gửi trực tiếp đến Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ.

Họ sẽ trả lại bản sao được nộp cho ngân hàng đàm phán cùng với các tài liệu khác sau khi giao hàng. Ngân hàng đàm phán gửi bản sao cho RBI sau khi tiền thu được đã được thực hiện.

(ii) Mẫu PP:

Xuất khẩu sang tất cả các quốc gia bằng bưu kiện bưu kiện (PP), ngoại trừ khi được thực hiện trên 'giá trị phải trả' hoặc 'tiền mặt khi giao hàng' phải được khai báo trên biểu mẫu PP.

(iii) Mẫu VP / COD:

Cần phải điền vào một bản sao để xuất khẩu sang tất cả các quốc gia bằng bưu kiện theo thỏa thuận để hiện thực hóa tiền thu được thông qua các kênh bưu chính trên cơ sở 'giá trị phải trả' hoặc 'tiền mặt khi giao hàng'.

(iv) Mẫu EP:

Lô hàng đến Afghanistan và Pakistan ngoài bưu điện nên được khai báo trên mẫu EP.

(v) Mẫu SOFTEX:

Nó được yêu cầu phải được chuẩn bị ba lần để xuất khẩu phần mềm máy tính ở dạng phi vật lý.

2. Hóa đơn vận chuyển:

Hóa đơn vận chuyển là tài liệu chính trên cơ sở cho phép xuất khẩu tùy chỉnh. Lô hàng bưu kiện yêu cầu phải điền vào tờ khai hải quan. Có ba loại hóa đơn vận chuyển có sẵn với các cơ quan hải quan.

Đó là:

(i) Hóa đơn miễn phí vận chuyển:

Nó được sử dụng để xuất khẩu hàng hóa mà không có thuế xuất khẩu.

(ii) Hóa đơn vận chuyển có tính thuế:

In trên giấy màu vàng, nó được sử dụng trong trường hợp hàng hóa phải chịu thuế xuất khẩu / tạm dừng.

(iii) Hóa đơn giao hàng rút lại:

Nó thường được in trên giấy màu xanh lá cây và được sử dụng để xuất khẩu hàng hóa được hoàn thuế.

3. Chính sách bảo hiểm hàng hải:

Nó là công cụ cơ bản trong bảo hiểm hàng hải. Chính sách hàng hải là một hợp đồng và một văn bản pháp lý đóng vai trò là bằng chứng của thỏa thuận giữa công ty bảo hiểm và người được bảo đảm. Chính sách này phải được đưa ra để đưa ra yêu cầu bồi thường tại tòa án. Một nhà xuất khẩu cũng phải đưa ra chính sách bảo hiểm hàng hải như một bảo đảm tài sản thế chấp khi anh ta nhận được một khoản tạm ứng so với Tín dụng ngân hàng của mình.

Tài liệu hỗ trợ xuất khẩu:

Để sử dụng một số ưu đãi và hỗ trợ, một nhà xuất khẩu được yêu cầu điền vào một số tài liệu.

Một số trong những người quan trọng trong số này được thảo luận ở đây:

1. Đơn đăng ký:

Các nhà xuất khẩu mong muốn sử dụng các lợi ích của chính sách nhập khẩu phải đăng ký với cơ quan đăng ký thích hợp như Hội đồng xúc tiến xuất khẩu (EPC), Hội đồng hàng hóa và Kiểm soát viên nhập khẩu và xuất khẩu (CCIE), New Delhi.

Đơn xin đăng ký phải được kèm theo giấy chứng nhận từ các chủ ngân hàng của nhà xuất khẩu liên quan đến sự vững chắc về tài chính của anh ta. Trong trường hợp một công ty có chi nhánh, đơn đăng ký chỉ được nộp bởi Trụ sở chính.

2. Phân bổ nguyên liệu thô bản địa trên cơ sở ưu tiên:

Nhà sản xuất - xuất khẩu có thể nộp đơn cho Giám đốc Xúc tiến Xuất khẩu, Bộ Thương mại, để bổ sung các nguyên liệu bản địa được sử dụng trong sản xuất hàng hóa để xuất khẩu.

3. Hạn chế nhiệm vụ:

Đối với yêu cầu ưu đãi này, tài liệu chính là bản sao chứng thực của hải quan. Điều này sẽ được kèm theo các tài liệu khác như lệnh thanh toán rút tiền, hóa đơn thương mại cuối cùng và một bản sao vận đơn hoặc hóa đơn hàng không, tùy theo từng trường hợp.

4. Giấy phép REP và CCS:

Để yêu cầu giấy phép REP và hỗ trợ bồi thường bằng tiền mặt (CCS), nhà xuất khẩu được yêu cầu chuẩn bị và nộp một số tài liệu.

Các tài liệu chính về vấn đề này là:

(i) Áp dụng theo mẫu quy định

(ii) Phiếu xác nhận

(iii) Ngân hàng challan do kho bạc cấp cho lệ phí nộp đơn.

(iv) Biên nhận tạm ứng cho số tiền hỗ trợ tiền mặt

(v) Một bản sao hợp lệ của hóa đơn vận chuyển.

(vi) Bản sao không thể thương lượng của vận đơn / vận đơn hàng không.

Tài liệu theo yêu cầu của các nước nhập khẩu:

Trong trường hợp kinh doanh xuất khẩu, các nước nhập khẩu cần một số tài liệu vì sự cần thiết hợp pháp. Các tài liệu này được lấy bởi nhà xuất khẩu và được gửi đến nhà nhập khẩu.

Một số tài liệu nổi tiếng như sau:

1. Hóa đơn lãnh sự:

Nó thường được ban hành theo mẫu được chỉ định bởi lãnh sự quán của nước nhập khẩu nằm ở nước xuất khẩu. Nó đưa ra một tuyên bố về giá trị thực của hàng hóa vận chuyển. Các cơ quan hải quan của công ty nhập khẩu tính phí valorem dựa trên giá trị được đề cập trên hóa đơn lãnh sự.

2. Giấy chứng nhận xuất xứ:

Giấy chứng nhận này được cấp bởi các cơ quan độc lập như phòng thương mại hoặc hội đồng xúc tiến xuất khẩu ở nước xuất khẩu. Đây là một chứng nhận rằng hàng hóa đang được xuất khẩu thực sự được sản xuất tại quốc gia cụ thể đó.

3. Giấy chứng nhận xuất xứ GSP:

Các hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu ưu đãi tại các quốc gia thực hiện Hệ thống ưu đãi tổng quát (GSP) phải được kèm theo chứng nhận xuất xứ GSP. Giấy chứng nhận này được cung cấp trên các hình thức theo quy định của các nước nhập khẩu.

4. Hóa đơn hải quan:

Nó cũng được thực hiện trên một hình thức cụ thể theo quy định của cơ quan hải quan của nước nhập khẩu. Các chi tiết được nêu trong tài liệu sẽ cho phép cơ quan hải quan của nước nhập khẩu đánh thuế và tính thuế nhập khẩu.