Ra quyết định quản lý: Phương pháp định lượng, tập trung và quản lý
3 phương pháp tiếp cận hàng đầu đối với việc ra quyết định quản lý như sau:
Các tài liệu quản lý khá phong phú với các kết quả nghiên cứu nghiên cứu liên quan đến quá trình ra quyết định theo sau bởi các nhà quản lý.
Nhìn rộng ra, có ba cách tiếp cận quá trình ra quyết định - cách tiếp cận định lượng, cách tiếp cận tập trung vào quyết định và cách tiếp cận vai trò quản lý.
1. Phương pháp định lượng:
Cách tiếp cận định lượng để ra quyết định là một phần mở rộng của phương pháp cổ điển. Nó bao gồm một quá trình tuần tự của:
tôi. Quan sát một vấn đề và xác định phạm vi của nó,
ii. Xây dựng một giả thuyết,
iii. Kiểm tra giả thuyết với sự trợ giúp của các thí nghiệm,
iv. Xác minh giải pháp bằng lý luận tương tự,
v. Tiến hành phân tích độ nhạy,
vi. Ước tính giải pháp của vấn đề,
vii. Thực hiện giải pháp, và
viii. Thiết lập hệ thống kiểm soát để phản hồi và xem xét.
Mặc dù, các bước này được đặt một cách hợp lý theo trình tự, luôn có sự tương tác giữa các bước này. Mỗi bước có thể được thay đổi trong ánh sáng của sự mặc khải thông qua kinh nghiệm. Các bước được liệt kê trong Hình 4.3, để cung cấp khung khái niệm của phương pháp này.
Phương pháp định lượng sử dụng các mô hình toán học để tìm kiếm các giải pháp tối ưu cho các vấn đề trong tình huống kinh doanh nhất định nhận ra các ràng buộc do môi trường áp đặt. Cách tiếp cận này là định hướng vấn đề và hữu ích hơn trong trường hợp các quyết định có cấu trúc.
Nó phù hợp trong các tình huống quyết định trong đó hầu hết các yếu tố quan trọng có thể kiểm soát được ở mức độ hợp lý và người quản lý có toàn quyền kiểm soát việc ra quyết định. Tình huống quyết định như vậy là phổ biến hơn trong trường hợp quyết định hoạt động.
Phương pháp định lượng giúp xác định rõ ràng một vấn đề và tách biệt tác động của vấn đề với các nguyên nhân của nó.
Nhiều kỹ thuật nghiên cứu và thống kê hoạt động đã rất phổ biến trong các nhà quản lý vì không chỉ xác định vấn đề mà còn xác định các giải pháp tối ưu cho các vấn đề đó.
Những kỹ thuật này bao gồm lập trình tuyến tính, lập trình Integer và Dynamic, lý thuyết xếp hàng, lý thuyết trò chơi, kỹ thuật thay thế, phân tích hồi quy, lý thuyết mô phỏng và quyết định, v.v.
Những kỹ thuật này có lợi thế là đề xuất giải pháp tốt nhất cho vấn đề, mà thậm chí không xác định tất cả các giải pháp thay thế có thể. Tính năng này khá hữu ích trong các vấn đề mà số lượng các lựa chọn thay thế có thể rất lớn, mặc dù chỉ có một số ít đáng để xem xét lựa chọn.
Một lời cảnh báo ở đây sẽ không nằm ngoài ngữ cảnh. Nhiều lần, một vấn đề được xác định bởi các nhà quản lý về mặt kỹ thuật định lượng được chọn cho giải pháp dẫn đến việc bỏ qua các biến quyết định quan trọng.
Do đó, điều cần thiết là tập trung vào vấn đề và tìm kiếm giải pháp của nó với sự trợ giúp của kỹ thuật và tránh xu hướng tìm "giải pháp đúng" cho "vấn đề sai".
2. Phương pháp tiếp cận tập trung vào quyết định:
Phương pháp định lượng giả định có sẵn thông tin đầy đủ và thời gian để phân tích thông tin bằng cách sử dụng một số mô hình. Tuy nhiên, môi trường ra quyết định trong các tổ chức kinh doanh là xa lý tưởng trong vấn đề này.
Nó đã được quan sát thấy rằng một người quản lý phải đưa ra quyết định với thông tin không đầy đủ liên quan đến các biến quyết định; khung thời gian có sẵn để phân tích là quá nhỏ để cho phép mô hình hóa chi tiết mà không kéo theo tổn thất cơ hội do các quyết định bị trì hoãn.
Cách tiếp cận tập trung vào quyết định nhận ra rằng tính hợp lý tuyệt đối trong việc ra quyết định có thể không đạt được trong bối cảnh thực tế của kịch bản ra quyết định kinh doanh. Cách tiếp cận này dựa trên khái niệm về tính hợp lý bị ràng buộc.
Nó cố gắng làm việc giải pháp thỏa đáng so với giải pháp tối ưu trong phương pháp trước.
Quá trình ra quyết định theo phương pháp này bao gồm các bước sau:
tôi. Trí thông minh môi trường để tìm kiếm các vấn đề và cơ hội; xác định các đầu vào thông tin có sẵn liên quan đến các biến quyết định.
ii. Xác định hoặc thiết kế các khóa học hành động thay thế, tránh các lựa chọn mới, không chắc chắn; thay vào đó dựa vào các lựa chọn thay thế cũng cố gắng.
iii. Đưa ra lựa chọn trong số các lựa chọn thay thế được thiết kế trong giai đoạn trước. Khi các nhà quản lý phản ánh các mục tiêu của họ theo các chương trình khác nhau, họ đánh giá các lựa chọn thay thế trên cơ sở các mục tiêu được đề ra trong chương trình liên quan.
iv. Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các mục tiêu của các chương trình khác nhau thường được tránh vì một số mục tiêu trong một chương trình nhất định có thể mâu thuẫn với các mục tiêu của các chương trình khác. Có xu hướng chọn phương án đầu tiên thúc đẩy các mục tiêu của chương trình.
v. Thực hiện các giải pháp được lựa chọn.
vi. Thiết lập hệ thống điều khiển phản hồi.
Thông tin cho tình báo:
Giai đoạn đầu tiên trong quá trình ra quyết định theo phương pháp tập trung vào quyết định là thu thập thông tin liên quan đến môi trường bên trong và bên ngoài. Việc thu thập thông tin được thực hiện thường xuyên với mục đích xác định (a) cơ hội và (b) các mối đe dọa.
Thông tin có thể được thu thập bằng các truy vấn adhoc từ các hệ thống thông tin. Một giải pháp thay thế có thể là nơi chính các hệ thống thông tin chủ động và tự động báo cáo các cơ hội và mối đe dọa Các hệ thống thông tin kinh doanh hiện đại, cung cấp các cơ sở báo cáo ngoại lệ với các mức độ phân tích thông tin khác nhau.
Nhiều công ty phần mềm hiện đang kết hợp 'tác nhân thông minh' vào các sản phẩm phần mềm của họ để việc phân tích thông tin được thực hiện tự động bởi phần mềm và các trường hợp đặc biệt được báo cáo cho người dùng.
Thông tin để thiết kế:
Thiết kế mô hình cho việc ra quyết định có thể được hỗ trợ rất nhiều bởi các hệ thống thông tin hiện đại. Thông tin cho các quyết định lập trình, có thể được thực hiện bằng thuật toán định trước, có thể được tạo dễ dàng và tự động. Ví dụ, các vấn đề về hàng tồn kho, sắp xếp các công việc, lập kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch có thể dễ dàng được tự động hóa bởi các hệ thống thông tin.
Trong trường hợp các quyết định không lập trình được, bị ảnh hưởng bởi một số lượng lớn các biến có hành vi ngẫu nhiên, vấn đề phức tạp hơn.
Tuy nhiên, hệ thống thông tin kinh doanh có thể giúp người quản lý trong quá trình ra quyết định bằng cách cung cấp tác động có thể có của từng biến này hoặc kết hợp các biến. Ví dụ: hầu hết các bảng tính điện tử đều cung cấp các tính năng như 'phân tích what-if' và 'tìm kiếm mục tiêu'.
Tính năng 'what-if' cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi như 'Hóa đơn thanh toán của chúng tôi sẽ tăng bao nhiêu nếu các đề xuất của công đoàn được chấp nhận?' hoặc 'Điều gì sẽ tác động của việc tăng giá đề xuất cũng như biên độ của nhà phân phối đối với doanh thu thuần?'
'Tìm kiếm mục tiêu' giúp trả lời các câu hỏi như 'Giảm bao nhiêu phần trăm cố định để giảm điểm hòa vốn xuống 20%'. Câu trả lời cho sự kết hợp của các câu hỏi như vậy liên quan đến một vấn đề không thể lập trình nhất định có thể giúp xác định các khóa hành động thay thế.
Thông tin cho sự lựa chọn:
Hệ thống thông tin kinh doanh có thể giúp người quản lý đánh giá các lựa chọn thay thế và đưa ra lựa chọn trong số các lựa chọn thay thế có sẵn. Sự lựa chọn trong trường hợp các quyết định lập trình có thể được thực hiện dễ dàng bằng cách chọn các giải pháp tối ưu.
Sức mạnh tính toán có sẵn với cơ sở hạ tầng CNTT sẽ giúp cho việc áp dụng các công cụ nghiên cứu thống kê hoặc vận hành tinh vi cho mục đích này có thể và thuận tiện.
Trong trường hợp các quyết định không lập trình được, các hệ thống thông tin có thể giúp xác định giải pháp thỏa mãn dựa trên tính hợp lý bị ràng buộc. Lợi thế của cơ sở hạ tầng CNTT sẽ là cả về tốc độ và độ chính xác mà giải pháp thỏa mãn có thể đạt được.
Ví dụ: trong quyết định đầu tư, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá đề xuất đầu tư khác nhau như phương thức hoàn vốn, phương pháp giá trị hiện tại ròng, phương pháp hoàn trả nội bộ, v.v. thời gian hoàn vốn, dòng tiền chiết khấu, tỷ suất hoàn vốn nội bộ, v.v ... Các giá trị như vậy có thể dễ dàng được tính toán với sự trợ giúp của cơ sở hạ tầng CNTT.
Trên thực tế, hầu hết các bảng tính điện tử đều cung cấp các phương tiện để tính toán các giá trị này và các giá trị liên quan khác một cách nhanh chóng bằng các thủ tục đơn giản. Hệ thống thông tin kinh doanh cũng có thể giúp theo dõi hiệu suất và thu được phản hồi nhanh trong quá trình thực hiện quyết định. Phản hồi nhanh hơn giúp giảm chi phí cho những sai lầm trong quá trình ra quyết định.
Khi quyết định được thực thi, thông tin liên quan đến hiệu suất và phản hồi về sự thành công của quyết định là rất hữu ích trong việc xác định sai lầm khi đóng vai trò quyết định. Các lựa chọn thay thế tốt hơn được nghĩ đến và đánh giá để sửa đổi quyết định trước đó, nếu cần thiết.
Cách tiếp cận này phù hợp hơn cho các quyết định cấp cao hơn, tức là chiến thuật và chiến lược. Nó được coi là hữu ích hơn trong trường hợp các quyết định liên quan đến các tình huống:
tôi. Đó là cấu trúc kém;
ii. Cơ hội đánh đổi thời gian là đáng kể;
iii. Thông tin có sẵn cho mục đích không đầy đủ, và
iv. Kết quả của quyết định phụ thuộc vào một số yếu tố ngoài tầm kiểm soát của người quản lý.
Một biến thể của phương pháp này cho thấy các so sánh giới hạn liên tiếp khi các giá trị chỉ trở nên rõ ràng ở lề khi các chính sách cụ thể được xem xét. Các cách tiếp cận khác để ra quyết định có khung tham chiếu hành vi.
Họ nhận ra những thành kiến tâm lý trong việc ra quyết định, vai trò của phong cách nhận thức của việc ra quyết định và ảnh hưởng của những đặc điểm cá nhân khác nhau của các nhà quản lý cá nhân trong quá trình ra quyết định. Những khía cạnh này, tuy nhiên, vượt quá phạm vi của cuốn sách này.
Ra quyết định nhóm:
Một trong những khía cạnh quan trọng của việc ra quyết định quản lý là nhiều quyết định được đưa ra không chỉ bởi một người quản lý, mà bởi một nhóm người trong doanh nghiệp kinh doanh. Vì có nhiều quyết định có ý nghĩa đối với các đơn vị tổ chức khác nhau đôi khi có các mục tiêu mâu thuẫn, quyết định phải là một tập thể.
Nói chung, các quyết định như vậy được thực hiện trên cơ sở đồng thuận giữa các nhà quản lý có liên quan. Chìa khóa cho việc ra quyết định nhóm thành công nằm ở giao tiếp tốt hơn và tần suất các cuộc họp để cân nhắc về một vấn đề. Hệ thống thông tin hiện đại được trang bị hệ thống truyền thông mạnh mẽ đảm bảo liên lạc hiệu quả giữa các thành viên khác nhau trong nhóm.
E-mail hiện được công nhận là một kênh giao tiếp quan trọng trong việc ra quyết định nhóm. Các hệ thống thông tin kinh doanh rất hữu ích không chỉ trong việc đưa ra lựa chọn trong số các lựa chọn thay thế mà còn đưa ra dòng lý luận theo sau để đi đến lựa chọn. Điều này giúp thuyết phục những người khác trong nhóm liên quan đến giá trị của quyết định. Nhiều công ty phần mềm hiện đang cung cấp phần mềm 'phần mềm nhóm' để cải thiện quá trình ra quyết định nhóm.
3. Phương pháp tiếp cận vai trò quản lý:
Một mô hình khác của việc ra quyết định quản lý hiện đang đạt được sự chấp nhận ban đầu được đề xuất bởi Henry Mintzberg. Theo mô hình của ông, một người quản lý đóng ba vai trò cơ bản sau:
Vai trò giữa các cá nhân:
Một người quản lý đóng vai trò là người lãnh đạo của cấp dưới của mình, duy trì liên lạc với môi trường bên ngoài và đóng vai trò là người đứng đầu khi có dịp.
Vai trò thông tin:
Vai trò thông tin của ông bao gồm trách nhiệm quản lý thông tin trong tổ chức. Ông chịu trách nhiệm cung cấp thông tin trong tổ chức và có thể truyền đạt trạng thái của vấn đề ra môi trường bên ngoài.
Vai trò quyết định:
Một người quản lý có nhiệm vụ đưa ra quyết định đưa ra những thay đổi trong ánh sáng của những thay đổi trong môi trường. Anh ta nên đưa ra quyết định trong trường hợp có vấn đề phát sinh, tức là anh ta nên đảm nhận vai trò của một người xử lý xáo trộn.
Anh ta cũng được cho là đảm nhận vai trò của người phân bổ tài nguyên vì anh ta chịu trách nhiệm cho việc sử dụng tài nguyên hợp lý. Gắn liền với trách nhiệm này, cũng là vai trò của một nhà đàm phán giải quyết các tranh chấp, cả bên trong và bên ngoài đối với tổ chức.
Để thực hiện các vai trò này, một người quản lý cần rất nhiều thông tin. Các hệ thống thông tin hiện đại có thể giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện giao tiếp giữa các cá nhân, mà các nhà quản lý cho đến nay vẫn chủ yếu dựa vào giao tiếp bằng lời nói. Các vai trò thông tin có thể được chơi tốt nhất với sự trợ giúp của cơ sở hạ tầng CNTT thích hợp.
Một người quản lý được trang bị tốt hơn nhiều để thực hiện vai trò này, với các công cụ xử lý thông tin được cải tiến có sẵn với anh ta, hơn bao giờ hết.
Các hệ thống thông tin điều hành có thể giúp người quản lý giám sát thông tin về hiệu suất của các đơn vị tổ chức khác nhau. Nó cũng có thể giúp phổ biến thông tin giữa các đồng nghiệp và cấp dưới của mình về môi trường bên ngoài.
Ông cũng có thể giao tiếp hiệu quả hơn với các thực thể bên ngoài liên quan đến tình trạng công việc trong doanh nghiệp. Ngày nay, một nhà quản lý ở vị trí tốt hơn để giải thích bất kỳ sự suy giảm nào về hiệu suất cho các cổ đông và nhà đầu tư hơn bao giờ hết, nhờ vào sự sẵn có của hệ thống thông tin điều hành.
