Đo lường công việc văn phòng: Tầm quan trọng và quy trình

Đọc bài viết này để tìm hiểu về tầm quan trọng và quá trình đo lường của công việc văn phòng.

Tầm quan trọng của việc đo lường công việc văn phòng:

Nói một cách đơn giản 'để đo lường phương tiện là xác định chất lượng. Đo lường công việc do đó liên quan đến chất lượng '.

Đo lường công việc có thể được mô tả như là chương trình đo khối lượng công việc đã hoàn thành và lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc này.

Có hai điều cơ bản cho phép các tiêu chuẩn được thiết lập có ích trong các điều kiện sau:

1. Xác định nhu cầu nhân lực:

Yêu cầu nhân lực cho từng chức năng trong văn phòng được xác định với sự trợ giúp của tiêu chuẩn thời gian. Ví dụ: nếu trong một văn phòng, số lượng hóa đơn được nhập trong một ngày là hàng trăm và một người đánh máy tham gia vào văn phòng loại 50 hóa đơn, thì sẽ có hai người đánh máy được yêu cầu giống nhau.

2. Lập kế hoạch và phân phối khối lượng công việc:

Tiêu chuẩn này giúp phân phối công việc trên công nhân và làm việc đồng đều. Do đó, đo lường công việc giúp tránh trong sự bình đẳng.

3. So sánh hiệu suất:

Các tiêu chuẩn giúp so sánh hiệu suất. Điều này được thực hiện với sự trợ giúp của chỉ số sử dụng được tính bằng cách chia số giờ tiêu chuẩn được tạo ra trong một trung tâm làm việc cho số giờ thực tế đã sử dụng.

Xác định chi phí:

Tiêu chuẩn thời gian cung cấp cơ bản cho việc xác định chi phí của các đơn vị công việc khác nhau. Điều này là có thể bởi vì tiêu chuẩn thời gian cho mọi chức năng hoặc một phần của chức năng có thể được chuyển đổi thành tiêu chuẩn chi phí. Điều này đặc biệt hữu ích trong một tổ chức nơi một chức năng bao gồm nhiều phần.

Cung cấp tiền lương cơ bản:

Vì tiêu chuẩn thời gian giúp đo lường hiệu quả, mỗi công nhân hoặc một nhóm công nhân có thể được khen thưởng về hiệu quả trên cơ sở hiệu suất và tinh thần được cải thiện. Do đó, tinh thần của nhân viên tốt hơn vì họ biết những gì được yêu cầu về họ về chất lượng và số lượng đầu ra. Một công nhân tốt hơn được công nhận.

Trợ giúp trong việc cài đặt hệ thống và thủ tục Office:

Vì Trình quản lý Office biết khối lượng đầu ra và chi phí của nó, anh ta có thể cắt giảm chi phí của hệ thống văn phòng. Nếu bất kỳ phương pháp, thiết kế hoặc kỹ thuật nào được thay đổi hoặc cơ giới hóa lớn hơn sẽ được thực hiện, chi phí hiện tại phải chịu và sẽ phải chịu trong tương lai do những thay đổi sẽ được so sánh. Mọi thay đổi sẽ chỉ được phép nếu giảm chi phí.

Trợ giúp trong Kiểm toán Office:

Đo lường công việc giúp thiết lập tiêu chuẩn của hiệu suất. Các tiêu chuẩn này giúp ích trong vấn đề kiểm toán văn phòng, vì chúng giúp đánh giá hiệu suất của nhân viên và nhóm làm việc.

Quy trình đo lường công việc văn phòng:

Quá trình đo lường công việc có thể được minh họa bằng một sơ đồ đơn giản:

A. Tiêu chuẩn hóa:

1. Phương pháp cải tiến và tiêu chuẩn hóa công việc:

Tiêu chuẩn thời gian chỉ nên được đặt sau khi phương pháp làm việc đã được cải thiện và chuẩn hóa. Hành động này đảm bảo rằng các nhiệm vụ cần đo được thực hiện theo cách hiệu quả nhất có thể. Bên cạnh đó nó đảm bảo rằng tất cả nhân viên đang thực hiện công việc theo cùng một cách.

2. Xác định các Nhiệm vụ cần đo:

Các nhiệm vụ cần đo được xác định và phân loại. Trước khi quá trình đo được bắt đầu, tất cả các yếu tố hoặc bộ phận cũng được phân loại. Đó là cho các giám sát viên phê duyệt các mô tả nhiệm vụ và phân loại của họ.

3. Xác định đơn vị đo lường:

Đơn vị theo đó một công việc sẽ được đo phải được xác định đầy đủ. Các đơn vị công việc sẽ khác nhau cho các loại công việc khác nhau. Tuy nhiên, điều cần thiết là phải có một đơn vị dễ xác định, đếm và hiểu.

4. Thiết lập các thủ tục báo cáo:

Cần thiết lập quy trình báo cáo theo đó số lượng sản xuất cần thiết theo thời gian của đơn vị, số giờ làm việc và các ngày khác được thu thập và báo cáo định kỳ. Nói chung, trách nhiệm này được giao cho người giám sát của trung tâm làm việc.

B. Bằng quá khứ và hiệu suất:

Trong trường hợp đo lường công việc văn phòng, hiệu suất trong quá khứ của nhân viên văn phòng và hiệu suất của họ bây giờ được tính đến. Khi ngày càng nhiều cơ giới hóa đã diễn ra ở nước ta, tiêu chuẩn sẽ trở nên cần thiết hơn.

Thay đổi các phương pháp ước tính hoặc phỏng đoán thất thường, công việc có thể được đo lường và tiêu chuẩn có thể được thiết lập với sự trợ giúp của các phương pháp sau:

1. Phương pháp thực hiện trong quá khứ:

Theo phương pháp này hồ sơ được phân tích để đặt tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn được thiết lập trên cơ sở hiệu suất trong quá khứ có thể dựa trên cơ sở hiệu suất tốt nhất hoặc hiệu suất tồi tệ nhất được tính đến. Đây là một phương pháp đơn giản có thể được cài đặt mà không tốn chi phí lớn.

2. Phương pháp phân tích thời gian:

Nó còn được gọi là phương pháp nhật ký thời gian. Các bước sau đây có liên quan đến phương pháp này:

(a) Mọi hoạt động được thực hiện trong ngày đều được xác định.

(b) Mỗi ​​hoạt động được xác định được cung cấp một mã đơn giản.

(c) Một bảng phân tích thời gian đặc biệt được chuẩn bị mỗi tuần bởi mỗi công nhân trong đó anh ta ghi lại hiệu suất của mình trong khoảng thời gian một tuần hoặc một tháng.

(d) Dữ liệu về hiệu suất được ghi lại được phân tích, chỉnh sửa và xem xét và một bảng phân tích thời gian được chuẩn bị cho mọi bộ phận, theo đó mỗi hoạt động được tóm tắt bằng một mã số. Báo cáo được chuẩn bị cho tổng thời gian dành cho mỗi hoạt động trong một bộ phận cụ thể.

(e) Bây giờ tổng số lượng sản xuất được chia cho số giờ đã sử dụng để cung cấp những điều cơ bản cho các tiêu chuẩn thời gian và có thể so sánh giữa các bộ phận khác nhau trên cơ sở các tiêu chuẩn thời gian này.

Phương pháp này đơn giản và có thể được cài đặt mà không cần nhiều chi phí bổ sung. Hạn chế chính của phương pháp là dữ liệu được thu thập là chủ quan và dữ liệu đó không đáng tin cậy, vì các khoản phụ cấp thời gian cá nhân không được ghi lại bởi từng nhân viên.

3. Phương pháp lấy mẫu làm việc:

Theo phương pháp này, một nhà phân tích được đào tạo trước hết phá vỡ tất cả các yếu tố liên quan đến nghiên cứu. Quan sát ngẫu nhiên được ghi lại của công việc được thực hiện bởi các cá nhân khác nhau. Làm thế nào họ dành thời gian của họ và những gì họ sản xuất được ghi lại.

Sau đó, một báo cáo được chuẩn bị cho công việc của toàn bộ bộ phận liên quan và quan sát được thực hiện theo thời gian dành cho mỗi công việc. Phương pháp lấy mẫu làm việc là khoa học và dữ liệu thu được theo phương pháp này đáng tin cậy hơn nhiều so với phương pháp phân tích thời gian.

Phương pháp này có hai nhược điểm quan trọng:

Các nhà phân tích được đào tạo là cần thiết và Phương pháp này có thể không kinh tế nếu cỡ mẫu cần thiết để tạo ra kết quả chính xác là quá lớn.