Các cuộc họp: Các loại, Mục đích, Ưu điểm và Nhược điểm

Các cuộc họp: Các loại, Mục đích, Ưu điểm và Nhược điểm!

Một cuộc họp là sự kết hợp của (nói chung) ba hoặc nhiều người để trao đổi thông tin theo cách có kế hoạch và thảo luận về các vấn đề được đặt ra trước khi họ đi đến quyết định, giải quyết vấn đề, v.v.

Một cuộc họp có thể chính thức hoặc không chính thức. Liên quan đến một cuộc họp chính thức, có các quy tắc để triệu tập và tiến hành nó, với một biên bản về thủ tục tố tụng của nó. Nó đòi hỏi một thông báo đó là một cuộc gọi, một lời mời tham dự nó.

Nó có một chương trình nghị sự hoặc danh sách những điều cần giải quyết, và kết quả được viết một cách có hệ thống dưới dạng biên bản. Một cuộc họp không chính thức có thể không có bất kỳ thông báo bằng văn bản nào, ví dụ như một cuộc họp công đoàn nhân viên trong phòng ăn trưa để thảo luận về một buổi dã ngoại.

Một cuộc họp có một người triệu tập gọi nó và một nhà lãnh đạo hoặc chủ tịch chỉ đạo nó.

Các loại cuộc họp:

Các cuộc họp có ba loại:

(i) Thông tin, trong đó mục đích là cung cấp thông tin cho những người tham gia về một chương trình, sản phẩm mới, v.v.

(ii) Tư vấn, trong đó các thành viên được tư vấn để giải quyết vấn đề.

(iii) Điều hành, trong đó các quyết định được đưa ra bởi những người được trao quyền để làm như vậy.

Trong thực tế, hầu hết các cuộc họp phục vụ nhiều mục đích hơn một. Một số phân loại bổ sung của các cuộc họp là - cuộc họp cho mục đích đàm phán, cuộc họp để đưa ra hướng dẫn, v.v.

Mục đích của một cuộc họp:

Mục đích của việc tổ chức các cuộc họp được liệt kê ở đây dưới dạng bộ xương:

Để đạt được một quyết định / thỏa thuận chung

Để giải quyêt một vân đê

Để hiểu một tình huống, trao đổi ý tưởng và kinh nghiệm

Để thông báo, giải thích, trình bày ý tưởng

Để cung cấp và nhận phản hồi về ý tưởng mới

Đào tạo

Lập kế hoạch và chuẩn bị hành động

Để giải quyết sự khác biệt và hiểu lầm

Để tạo ra sự nhiệt tình và tìm kiếm sự hợp tác

Để xem xét hiệu suất trong quá khứ và đánh giá nó

Để tạo cảm giác liên tục và đoàn kết trong hoạt động của cơ thể.

Trong thời đại cơ học này, công đoàn là sức mạnh, và công việc thống nhất được thực hiện bằng các phương tiện của các cuộc họp. Người ta ước tính rằng trên toàn thế giới, hàng triệu cuộc họp được tiến hành mỗi ngày, và số lượng và tính hữu dụng của chúng đang tăng lên.

Đó là lý do tại sao mặc dù nhiều nhận xét tiêu cực được đưa ra về việc sử dụng các cuộc họp; trên toàn bộ chúng tôi thấy rằng cuộc họp là một thiết bị hữu ích của việc ra quyết định và hành động tập thể.

Ưu điểm của các cuộc họp:

(i) Tiết kiệm thời gian:

Vì một người có thể gặp một số người tại một thời điểm tương tác, một cuộc họp có thể tiết kiệm thời gian.

(ii) Nhóm địa chỉ:

Người ta có thể phân chia đối tượng theo nền tảng và nhu cầu của họ, và giải quyết họ theo nhóm.

(iii) Đối phó với sự bùng nổ thông tin:

Công nghệ mới và quy định mới đang trở nên dày và nhanh. Các cuộc họp cho phép chúng tôi đối phó với tình huống này.

(iv) Hỗ trợ xã hội và tình cảm:

Các thành viên nhận được hỗ trợ cá nhân từ nhau khi họ gặp gỡ và trao đổi ý kiến.

(v) Cảm giác được tư vấn:

Các thành viên có được cảm giác rằng họ đã được tư vấn và điều này rất hữu ích trong việc có được sự hợp tác thông minh và sẵn sàng của họ.

(vi) Chức năng dân chủ:

Dân chủ nhằm mục đích đạt được phúc lợi của mọi người bằng sự tham gia của mọi người. Điều này có thể thông qua các cuộc họp.

(vii) Phát triển ý tưởng:

Các ý tưởng được thụ tinh chéo một cách có hệ thống, được phân tích và cải tiến bởi một nhóm.

(viii) Chống lại những kẻ gây rối:

Bằng sự tập thể của các lực lượng xây dựng, những kẻ gây rối có thể bị cô lập trong một cuộc họp và hành động tích cực đã diễn ra. Những người phản đối kế hoạch có được một diễn đàn để lên tiếng phản đối, có thể vượt qua trước một nhóm người ủng hộ.

(ix) Các quyết định táo bạo hơn:

Chung chúng ta có thể đưa ra những quyết định mạo hiểm hơn vì sức mạnh đoàn kết.

(x) Các nhóm lợi ích khác nhau được đại diện:

Trong một cuộc họp, nhiều nhóm lợi ích có thể được đại diện và nhóm thiểu số cũng có thể được quan tâm đúng mức.

(xi) Ngăn ngừa sai lầm:

Một cuộc họp giúp tránh những sai lầm bởi một tập thể và nhiều người tập trung vào các vấn đề.

Nhược điểm:

1. Tốn thời gian:

Các cuộc họp yêu cầu một số người đến với nhau cùng một lúc và địa điểm. Điều này tốn thời gian vì công việc khác phải được đặt sang một bên vì lợi ích của cuộc họp.

2. Không có khả năng đi đến quyết định:

Giống như hai đầu của Cameron tốt hơn một đầu, cũng đúng là vì quá nhiều đầu bếp làm hỏng món súp. Sự đa dạng về quan điểm và sự bướng bỉnh cá nhân của các thành viên có thể ngăn cản cuộc họp đưa ra quyết định mà một giám đốc điều hành có thể tự mình làm.

3. Thiếu nghiêm túc:

Nhiều cuộc họp bị nhược điểm là các thành viên không chuẩn bị và cảm thấy rằng những người khác sẽ suy nghĩ và nói chuyện. Họ cảm thấy họ có thể đi xe miễn phí. Công việc của mọi người không phải là công việc của ai cả.

4. Chủ tịch thiếu kinh nghiệm:

Giống như một chiếc máy bay được điều khiển bởi một phi công, một cuộc họp được điều khiển bởi chủ tọa. Sự thiếu kỹ năng và thất bại / thành kiến ​​cá nhân của anh ta có thể thất bại trong một cuộc họp.

5. Đắt tiền:

Các cuộc họp rất tốn kém để sắp xếp - họ yêu cầu một địa điểm, giấy tờ, giao tiếp trước và đi du lịch của những người tham dự.

6. Mở để phá vỡ:

Một cuộc họp dễ bị phá vỡ bởi một yếu tố trái ngược với mục tiêu của nó. Có những lúc một hành khách từ chối tự điều chỉnh sẽ trì hoãn toàn bộ chuyến bay. Tương tự cho các cuộc họp. Tinh thần cho và nhận có thể bị thiếu ở một số người tham gia.