Ghi chú về Văn phòng: Vai trò, Tầm quan trọng và Mục đích

Đọc ghi chú này để tìm hiểu về Office. Sau khi đọc ghi chú này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Vai trò của Văn phòng 2. Tầm quan trọng của Văn phòng 3. Mục đích 4. Tầm quan trọng của Văn phòng đối với Doanh nghiệp Kinh doanh.

Vai trò của Văn phòng:

Một văn phòng có ba loại vai trò:

(a) Nó được yêu cầu bởi một tổ chức để thực hiện các mục tiêu của nó. Ở đây, một văn phòng đóng vai trò của cấp dưới. Nó phụ thuộc vào tổ chức vì tổ chức thành lập văn phòng của nó. Vai trò này là cần thiết để làm công việc thường xuyên,

(b) Một văn phòng cũng đóng vai trò bổ trợ. Nếu không có văn phòng, một tổ chức không thể hoạt động. Một nhà máy không có văn phòng không thể thực hiện sản xuất. Nhà máy phải có một văn phòng, để lưu giữ hồ sơ về việc cung cấp nguyên liệu thô, tiền lương trả cho lao động, của cổ phiếu, v.v.

(c) Vai trò thứ ba của một văn phòng là kiểm soát. Đối với mỗi loại tổ chức, các loại kiểm soát khác nhau là cần thiết. Ví dụ, kiểm soát tài chính, kiểm soát sản xuất, v.v ... Nếu không có sự kiểm soát thì các mục tiêu của tổ chức không thể đạt được một cách có chủ đích và hiệu quả. Vai trò này là cần thiết để làm công việc hành chính. Về mặt này, tổ chức trở thành cấp dưới của văn phòng.

Tầm quan trọng của một văn phòng:

Khi một văn phòng đóng các loại vai trò khác nhau, nó phát triển một số tầm quan trọng đối với một tổ chức. Tổ chức cần giao tiếp và văn phòng, là trung tâm của truyền thông. Do đó, văn phòng là điều cần thiết cho mọi tổ chức.

Một tổ chức cần quản lý hiệu quả cho hoạt động và tăng trưởng của nó. Quản lý có nghĩa là hoàn thành công việc thông qua và với nỗ lực của người khác. Quản lý đòi hỏi lập kế hoạch và ra quyết định và các quyết định phải được thực hiện. Văn phòng là nơi xác định nơi các quyết định như vậy được thực hiện. Đây là văn phòng cung cấp dữ liệu và thông tin cần thiết trên cơ sở quyết định nào được đưa ra.

Hơn nữa, những dữ liệu và thông tin phải được ghi lại, các quyết định phải được ghi lại, các hành động được thực hiện cũng được ghi lại. Hồ sơ là cần thiết để tham khảo, hướng dẫn và bằng chứng. Văn phòng là nơi hồ sơ được chuẩn bị và bảo quản. Mọi hành động đều cần kiểm soát nếu không sẽ không có gì đảm bảo rằng hành động sẽ diễn ra theo tiêu chuẩn hoặc kế hoạch.

Văn phòng là trung tâm kiểm soát. Theo Leffingwell, một văn phòng được tổ chức tốt giúp ban lãnh đạo có thể lập kế hoạch hoạt động một cách thông minh, chắc chắn để kế hoạch của nó có hiệu lực, theo dõi tiến trình của họ hiện tại, để xác định hiệu quả của họ ngay lập tức, để đánh giá kết quả mà không trì hoãn và phối hợp tất cả các hoạt động của doanh nghiệp .

Mục đích của một văn phòng:

Từ nhận xét trên, người ta có thể nhận ra tầm quan trọng của văn phòng vì nó đáp ứng các mục đích sau:

(a) Đó là nơi quản lý có thể chuẩn bị các kế hoạch một cách thông minh,

(b) Ban quản lý có thể làm cho kế hoạch của họ có hiệu quả từ văn phòng,

(d) Thông qua nhiều cách khác nhau về kỹ thuật kiểm soát được thực hiện trong văn phòng với các hồ sơ có sẵn, hiệu quả của kế hoạch trong hành động có thể được xác định,

(e) Kết quả của hành động đó được đánh giá trong văn phòng không chậm trễ,

(f) Các hoạt động khác nhau được điều phối từ văn phòng.

Trên thực tế, đây là những chức năng khác nhau được thực hiện trong một văn phòng. Tất cả các chức năng là cần thiết để quản lý thành công của một tổ chức. Nó biểu thị tầm quan trọng của văn phòng.

Tầm quan trọng của văn phòng đối với doanh nghiệp kinh doanh:

Một doanh nghiệp phải được tổ chức và vì vậy một doanh nghiệp là một tổ chức. Là một tổ chức, nó phải có một văn phòng nơi thực hiện các chức năng khác nhau. Giống như bất kỳ tổ chức nào khác, văn phòng có tầm quan trọng lớn đối với một tổ chức kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Tầm quan trọng của văn phòng cho một doanh nghiệp kinh doanh có một số ý nghĩa đặc biệt. Kinh doanh có nghĩa là chấp nhận rủi ro.

Có bốn loại bên liên quan hoặc người chấp nhận rủi ro trong một doanh nghiệp. Họ đang:

(a) Các cổ đông (trong trường hợp của một công ty TNHH) hoặc các chủ sở hữu chịu rủi ro tiền tệ,

(b) Các chủ nợ cũng chịu rủi ro tiền tệ,

(d) Những khách hàng bỏ tiền ra để mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp và có thể phải chịu đựng nếu sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn như mong đợi.

Tất cả các loại bên liên quan phải được thỏa mãn và vì vậy quản lý thành công một doanh nghiệp là một nhiệm vụ đáng gờm. Ban quản lý cần một văn phòng được tổ chức tốt, duy trì liên lạc liên tục và hồ sơ đáng tin cậy.

Hồ sơ kinh doanh phải hoàn hảo vì có nhiều nghĩa vụ đối với Chính phủ. Giáo sư Dicksee đã nhận xét một cách đúng đắn về Văn phòng. Văn phòng dành cho một doanh nghiệp, những người con chính là đồng hồ đeo tay . Nếu con chính của một chiếc đồng hồ di chuyển thì bánh răng chính di chuyển theo sau bởi những người khác. Nhận xét này biện minh cho tầm quan trọng của văn phòng từ hai phía. Nó là một trung tâm điều phối và nó là một trung tâm kiểm soát.

Với thời gian trôi qua, có xu hướng tăng quy mô hoạt động và quy mô của doanh nghiệp. Có xu hướng đa dạng hóa. Tất cả những điều này dẫn đến nhiều áp lực hơn đối với công việc văn phòng, cả về số lượng và chất lượng.

Tương tự, với thời gian trôi qua, nhiều chức năng được thêm vào đồng hồ. Với thời gian, ngày và ngày cũng được chỉ định bởi một chiếc đồng hồ. Nhưng con cái đang kiểm soát mọi thứ, mặc dù gánh nặng gia tăng. Sự tương đồng giữa một văn phòng và con cái của một chiếc đồng hồ, do đó, rất thích hợp.

Một văn phòng cũng được so sánh với bộ não của cơ thể con người. Bộ não là trung tâm thần kinh và trung tâm điều khiển của cơ thể con người. Ý tưởng nảy nở trong não, được truyền đạt thông qua các dây thần kinh và hành động được gây ra bằng cách kéo các cơ bắp.

Một cuộc tấn công não làm cho cơ thể bị tê liệt và nó có thể gây tử vong. Các dây thần kinh phối hợp các cảm giác của các bộ phận khác nhau của cơ thể con người. Từ một khoảng cách hoặc từ đỉnh của cơ thể, não điều khiển các phần xa nhất cũng như những phần gần nhất. Tương tự, từ một văn phòng được tổ chức tốt, các hoạt động khác nhau của một tổ chức, gần hoặc xa, có thể được kiểm soát và phối hợp và giao tiếp có thể được duy trì.