Phòng nhân sự và kiểm soát chi phí lao động (với mẫu vật)

Bộ phận nhân sự, với sự giúp đỡ của nhiều giám sát viên và trưởng phòng, chịu trách nhiệm thực thi các chính sách liên quan đến tuyển dụng, sa thải, phân loại nhân viên và tiền lương đã được đưa ra bởi Hội đồng quản trị hoặc ủy ban điều hành. Các chức năng chính của bộ phận nhân sự là tuyển dụng nhân viên, đào tạo họ và đặt họ vào những công việc họ được trang bị tốt nhất.

Bất cứ khi nào một nhân viên mới được tuyển dụng, một bản sao của thư hẹn có chứa tất cả các điều khoản và điều kiện của việc làm phải được gửi đến:

1. Văn phòng thời gian để ghi âm tham dự.

2. Bộ phận thanh toán để thực hiện đăng ký vào danh sách thanh toán.

Một bản sao của thư tuyển dụng được Phòng Nhân sự lưu giữ để duy trì thẻ lịch sử của nhân viên.

Sau đây là hai hồ sơ quan trọng được sử dụng liên quan đến tuyển dụng và sắp xếp công nhân:

Yêu cầu vị trí nhân viên:

Quá trình tuyển dụng bắt đầu khi bộ phận nhân sự nhận được một bản sao của yêu cầu vị trí nhân viên. Các yêu cầu được gửi đến bộ phận nhân sự bất cứ khi nào một bộ phận công nhân là cần thiết.

Khi nhận được yêu cầu như vậy, bộ phận nhân sự sẽ hành động để tuyển dụng một công nhân mới hoặc để phân công lại một công nhân hiện tại. Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự là nhận các ứng dụng chính thức, phỏng vấn ứng viên và chọn họ cho các vị trí và thông báo cho bộ phận cần công nhân lựa chọn.

Phán quyết của yêu cầu vị trí nhân viên có thể như sau:

Khi làm việc, mỗi công nhân được phân bổ một số được gọi là số vé hoặc số mã thông báo hoặc số đồng hồ và số này được thay đổi khi công nhân được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác.

Số này được ghi trên tất cả các tài liệu ở bất cứ nơi nào tên của công nhân xuất hiện bởi vì nó hữu ích cho việc xác định các công nhân có cùng tên, để ghi lại sự tham dự và trong việc duy trì kế toán cơ giới.

Tất cả các tuyển dụng được thực hiện theo ngân sách lao động và yêu cầu vị trí nhân viên. Ngân sách lao động quy định số lượng công nhân theo từng loại và kỹ năng mà anh ta có thể làm việc trong một bộ phận.

Bộ phận nhân sự cần thấy rằng số lượng công nhân làm việc không được vượt quá số lượng quy định trừ những trường hợp đặc biệt cần tuyển thêm nhân công. Tuyển dụng nhiều công nhân nên được ủy quyền bởi một cơ quan có thẩm quyền trước khi tuyển dụng họ.

Thẻ lịch sử của nhân viên:

Bộ phận nhân sự cần lưu giữ hồ sơ đầy đủ về mọi công nhân làm việc trong tổ chức. Hồ sơ được lưu trên một thẻ được gọi là thẻ lịch sử của nhân viên.

Thẻ này bao gồm các chi tiết sau đây về công nhân:

(1) Tên và địa chỉ,

(2) Sở,

(3) Tên của chủ cũ và lý do rời bỏ anh ta,

(4) Ngày làm việc,

(5) Thể loại,

(6) Tỷ lệ chi trả,

(7) Chương trình khuyến mãi và

(8) Lý do rời đi.

Cột cuối cùng rất quan trọng vì nó giúp ban quản lý thực hiện các bước để cải thiện điều kiện làm việc để có thể không có thay đổi thường xuyên trong lực lượng lao động. Các cột được cung cấp thường ở mặt trái của thẻ để cung cấp thông tin như chi tiết về các ngày nghỉ của người lao động.

Một mẫu thẻ lịch sử của nhân viên được đưa ra dưới đây:

Để thực hiện kiểm soát thích hợp trong tuyển dụng lao động, cần thực hiện các bước sau:

1. Tất cả các tuyển dụng chỉ nên được thực hiện thông qua bộ phận nhân sự.

2. Người quản lý nhân sự nên kiểm tra từng yêu cầu vị trí của nhân viên và xem liệu có khả năng chuyển lao động dư thừa từ các khu vực khác hay không.

3. Việc làm của lao động phổ thông hoặc tạm thời nên được ưu tiên tuyển dụng lao động thường trú nếu lao động bổ sung không thực sự cần thiết.

4. Các bước phòng ngừa nên được thực hiện để giảm sự vắng mặt và không hiệu quả. Mục đích của các bước phòng ngừa nên là để giữ cho người lao động hài lòng. Điều kiện làm việc tốt và nhiều cơ sở khác như cơ sở y tế, nhà ở và giải trí nên được cung cấp cho công nhân để họ không rời khỏi tổ chức và làm việc với hiệu quả tối đa.

5. Cơ giới hóa các hoạt động nên được xem xét nếu nó hữu ích trong việc giảm chi phí lao động.

6. Báo cáo sử dụng lao động nên được giới thiệu trong mỗi bộ phận. Các báo cáo này sẽ cho thấy mức độ sử dụng lao động có sẵn và tỷ lệ phần trăm hiệu quả đạt được của lao động được sử dụng.

Việc nộp các báo cáo khác nhau lên ban lãnh đạo cao nhất, chẳng hạn như báo cáo hàng tuần về vắng mặt, doanh thu lao động, năng suất lao động, mức độ hoạt động, tai nạn, kỷ luật, thời gian nhàn rỗi, làm thêm giờ, lao động phổ thông, vv cũng được coi là chức năng quan trọng của một bộ phận nhân sự. Chúng ta hãy xem xét doanh thu lao động và năng suất lao động một cách chi tiết.