Vai trò của Chủ tịch và những người tham gia trong việc tiến hành một cuộc họp kinh doanh
Vai trò của Chủ tịch và những người tham gia trong việc tiến hành một cuộc họp kinh doanh!
Khi tiến hành một cuộc họp, Nếu một cuộc họp được tìm thấy là cần thiết, mục đích của nó, mục tiêu của nó phải rõ ràng. Đó có phải là một yêu cầu pháp lý, một thói quen hoặc sự cần thiết của thời gian?
Chỉ nên gọi các bên thiết yếu, và tất cả những người cần thiết phải được gọi. Đôi khi có những người bên ngoài tổ chức được gọi đến một cuộc họp - kiểm toán viên, luật sư, v.v ... Lời kêu gọi tham dự phải rõ ràng và kịp thời và theo thẩm quyền thích hợp. Thời gian phải được cố định theo dịp và sự thuận tiện của các thành viên. Hơn nữa, thời lượng nên đủ nhưng không quá dài. Người ta phải chọn một nơi phù hợp để giữ nó. Nơi có thể phải được chuẩn bị cho cuộc họp. Để đạt được mục tiêu của cuộc họp, người triệu tập phải hình dung ra những điểm cụ thể cần phải thảo luận. Một lần nữa anh / cô ấy phải đặt ra cách thức thảo luận - thông tin, tư vấn hoặc thuyết phục.
Vai trò của Chủ tịch trong một cuộc họp:
1. Chịu trách nhiệm chung về quá trình tố tụng:
Sau khi người triệu tập (nói chung là tham khảo ý kiến của chủ tọa) đưa ra chương trình nghị sự của cuộc họp, chủ tọa phải thấy rằng chương trình nghị sự và mục tiêu được hoàn thành trong cuộc họp.
2. Hãy chắc chắn rằng anh ta có thẩm quyền:
Anh ta nên chấp nhận chủ trì cuộc họp chỉ khi anh ta cảm thấy có thẩm quyền để điều hành nó. Bài viết của chủ tịch thường được luân chuyển.
3. Hãy đừng tự làm điều đó ':
Chủ tịch có mặt chủ yếu để khuyến khích một cuộc thảo luận, không cung cấp tất cả. Kỹ năng của anh nằm ở việc khiến các thành viên cảm thấy rằng họ đã quyết định chung các vấn đề.
4. Sử dụng các động từ chỉ thị:
Chủ tịch có thể sử dụng các động từ kích thích để làm cho các thành viên đưa ra các đầu vào cần thiết tại cuộc họp: chứng minh, bằng chứng, rút ngắn, tua lại, phân loại, xác định, giải thích, xây dựng, minh họa, đánh giá, mô tả, tóm tắt, viết lại, đơn giản hóa.
5. Sử dụng tên:
Anh ta có thể nhận được nhiều hơn từ các thành viên bằng cách sử dụng tên của họ để giải quyết họ để tạo sự thân mật (theo văn hóa và phong tục thịnh hành).
6. Hãy là một cảnh sát giao thông.
Chủ tịch phải chỉ đạo lưu lượng ý tưởng. Anh ta không nên phòng thủ (một thủ môn) hoặc một người giảng đạo (giảng viên).
7. Nêu mục đích:
Khi bắt đầu cuộc họp, anh ta nên nêu rõ mục đích và một lần nữa khi giới thiệu mọi mục mới của chương trình nghị sự, để các thành viên rõ ràng về những gì họ phải làm - kiểm tra, đề xuất hoặc chấp nhận.
8. Hãy đừng tiết lộ sở thích của bạn.
Chủ tịch nên bảo lưu ý kiến của mình cho đến cuối cùng.
9. Hạn chế nói chuyện với vấn đề:
Các thành viên có thể nói nhiều, họ có thể bị mắc kẹt. Chủ tịch phải dừng một loại và khuyến khích loại kia.
10. Làm theo thủ tục:
Một tổ chức - hoặc luật pháp - có thể yêu cầu tuân thủ một quy trình nhất định. Chủ tịch cần biết và thực hiện nó.
11. Duy trì thời gian:
Cuộc họp nên bắt đầu đúng giờ, bao gồm chương trình nghị sự với thời gian tương ứng với tất cả các vấn đề và kết thúc đúng giờ. Trong thực tế, các mục đầu tiên nhận được quá nhiều thời gian và các mục cuối cùng được gấp rút.
12. Nói không quá 20% thời gian:
Anh ấy phải liên kết các mặt hàng khác nhau và chỉ đạo các thành viên. Đối với điều này, ông là người nói chuyện chính. Nhưng kinh nghiệm cho biết rằng nhân danh sự công bằng, 20% là giới hạn cho việc nói chuyện của anh ta.
13. Đáp lại tâm trạng:
Đây thực sự là mấu chốt của nhiệm vụ. Chủ tịch có thể thiết lập tâm trạng, và nếu một số sự kiện hoặc cuộc nói chuyện của một thành viên nào đó đã đặt ra một tâm trạng sai, anh ta phải chuyển đổi nó. Anh ta có thể sử dụng sự hài hước, thậm chí là đánh lạc hướng và mở rộng tất cả tính cách của mình để giữ tâm trạng đúng. Quyết định được đưa ra khi các thành viên đã sẵn sàng cho họ.
14. Can thiệp vào tranh chấp:
Nếu các thành viên tranh chấp lẫn nhau, chủ tịch phải bước vào và đưa họ đi đúng hướng.
15. Sắp xếp để ghi âm thích hợp:
Thủ tục tố tụng của một cuộc họp phải được ghi lại trên thực tế. Chủ tịch phải đảm bảo điều này trong cuộc họp. Công việc nên ở với một người có thẩm quyền và anh ta có thể phải được giám sát. Anh ta nên ngồi gần chủ tịch.
16. Tham dự những người có mặt:
Anh ta phải tập trung vào những người có mặt chứ không phải những người vắng mặt. Điều này đặc biệt áp dụng cho việc bắt đầu một cuộc họp với sự tham dự thấp. Tất nhiên, cuộc họp có thể yêu cầu một đại biểu (tham dự tối thiểu cần thiết).
17. Xử lý các vấn đề tại chỗ:
Anh ta phải có chuyên môn và sự hiện diện của tâm trí để giải quyết các vấn đề phát sinh trong cuộc họp, đặc biệt là khi cuộc họp mở ra cho các vấn đề mới với sự cho phép của anh ta.
18. Nói không có gì với chiến thuật:
Sử dụng các phép loại suy, trích dẫn, tiền lệ, ý thức chung và thiện chí, chủ tịch phải giải quyết các vấn đề không mong muốn. (Một thành viên thượng viện đã từng đề xuất, Chiến tranh đã kết thúc, chúng ta nên giảm quân đội xuống còn một nửa. Chủ tịch đã trả lời, và chúng ta nên đồng thời giải quyết rằng kẻ thù cũng nên giảm quân đội của mình xuống còn một nửa.
19. Sau cuộc gặp gỡ:
Chủ tịch cần thấy rằng hành động theo dõi kịp thời được thực hiện để thực hiện các nghĩa vụ phát sinh từ các quyết định đã đưa ra. Anh ta nên lấy biên bản viết và kiểm tra.
Vai trò của người tham gia cuộc họp:
1. Làm bài tập về nhà:
Khi mục đích của cuộc họp được biết đến, người tham dự phải hình dung vai trò của mình và thu thập thông tin và đầu vào để sử dụng trong cuộc họp để làm cho nó hiệu quả. Anh ấy / cô ấy có thể tham khảo ý kiến các thành viên khác để phân bổ vai trò.
2. Đúng giờ:
Chúng tôi ở Ấn Độ phải đặc biệt nhấn mạnh sự cần thiết phải đúng giờ. Xe lửa, xe buýt và máy bay của chúng tôi sẽ chạy đúng giờ khi chúng tôi học đúng giờ cho các cuộc họp định kỳ.
3. Tham gia tích cực:
Một thành viên nên lắng nghe cẩn thận (để anh ta có thể tóm tắt những gì đang được nói). Anh ta nên lập kế hoạch những gì để nói và nói một cách chính xác và chính xác.
4. Công thức PREP:
Anh ta nên có lý trí và mạnh mẽ. TRƯỚC có nghĩa là:
Nói rõ vị trí của bạn
Lý do nó ra
Cho ví dụ
Khôi phục vị trí của bạn
5. Thể hiện tài năng của bạn:
Một cuộc gặp gỡ là một cơ hội để thể hiện tài năng của một người và nhận được tín dụng vì đã đưa ra những ý tưởng hữu ích.
6. Chủ động:
Có thể đôi khi một thành viên có thể đề xuất một chuyển động hoặc thứ hai một chuyển động khi nó nghe đúng. Điều này đòi hỏi sự nhanh chóng. Francis Bacon nói, Hội nghị về tinh tế làm cho một người đàn ông sẵn sàng.
7. Thực hiện theo các quy tắc:
Anh ta nên nói khi được phép. Anh ta nên tránh nói chuyện chéo.
8. Chịu trách nhiệm:
Khi các nhiệm vụ đang được giao, một thành viên nên tiến lên để nhận trách nhiệm phù hợp. Nếu một nhiệm vụ được giao cho anh ấy / cô ấy, thì sự chấp nhận sẵn sàng cũng là một dấu hiệu của sự năng động.
9. Không đồng ý một cách dễ chịu:
Tất cả sự khác biệt nên được thể hiện với phép lịch sự và một cảm giác thân thiện.
10. Trợ giúp để điều khiển cuộc họp:
Nếu cuộc họp không theo dõi, anh ấy / cô ấy có thể nhắc nhở chủ tịch tiếp tục cuộc họp.
11. Liên quan đến cuộc thảo luận trước:
Bất kỳ đóng góp nào cho cuộc họp phải được thực hiện trong bối cảnh thảo luận trước đó. Một ý tưởng đã được đề xuất không cần phải lặp lại, nhưng người ta có thể sửa đổi nó hoặc cải thiện nó.
12. Được tham gia:
Các thành viên nên, vì lợi ích cá nhân cao hơn, nên tham gia vào chủ nghĩa tập thể. Một người tham gia tốt trở thành một nhà lãnh đạo giỏi - giống như một người lính tốt làm nên một vị tướng giỏi.
