Các quy tắc và nguyên tắc của Đoàn - Giải thích!

Để làm cho phái đoàn hiệu quả hơn, có một số hướng dẫn, quy tắc và nguyên tắc quan trọng nhất định. Đó là như sau:

1. Sự rõ ràng của Đoàn:

Cho dù cụ thể hay chung chung, bằng văn bản hoặc bất thành văn, ủy quyền phải rõ ràng về nội dung, quan hệ chức năng, phạm vi và nhiệm vụ của nó. Sự mơ hồ dẫn đến kết quả kém và có xu hướng làm cho phái đoàn kém hiệu quả.

Nguyên tắc rõ ràng của ủy quyền cũng ngụ ý xác định một cách rõ ràng các mối quan hệ ngang và dọc của vị trí của mỗi cấp dưới với các vị trí khác trong tổ chức. Mỗi cấp dưới phải biết vị trí của chính mình trong cơ cấu tổ chức và cũng nên biết vị trí của mình phù hợp như thế nào trong hệ thống phân cấp quản lý chung.

Mọi người quản lý phải biết tất cả những người đang làm việc dưới quyền của mình và cả những người đang chiếm vị trí cao hơn anh ta hoặc cô ta trong tổ chức. Điều này giúp tìm kiếm hướng dẫn và cũng trong việc cung cấp hướng dẫn về mặt chuỗi vô hướng được thiết lập trong tổ chức.

Các phái đoàn bằng văn bản cụ thể giúp cả người quản lý và người nhận thẩm quyền. Nhưng khi người ta đi lên tiếng vang của cơ cấu tổ chức, các phái đoàn cụ thể như vậy càng trở nên khó khăn hơn.

Nguyên tắc rõ ràng không nên được thực hiện có nghĩa là mối quan hệ quyền lực giữa cấp dưới và người cao niên, một khi được thiết lập, trở nên bất biến. Với những thay đổi trong công việc, ủy quyền nên được sửa đổi phù hợp.

2. Đoàn sẽ phù hợp với kết quả dự kiến:

Trước khi tiến hành ủy quyền thực tế cho cấp dưới, người quản lý nên biết các công việc và kết quả mong đợi của phái đoàn đó. Chỉ có nhiều quyền hạn đủ để hoàn thành kết quả nên được ủy quyền. Nguyên tắc này hoạt động dựa trên lý do các mục tiêu được đặt ra, các kế hoạch được thực hiện và các công việc được thiết lập để hoàn thành hoặc thực hiện các mục tiêu đó. Nguyên tắc này cũng giúp giảm thiểu những nguy hiểm của việc ủy ​​quyền quá nhiều hoặc quá ít thẩm quyền.

3. Trách nhiệm không thể được ủy quyền:

Nghĩa vụ hoàn thành nhiệm vụ được giao là tuyệt đối và không được phân vùng khi quyền hạn được ủy quyền cho cấp dưới. Giám đốc điều hành ngay cả sau khi ủy quyền vẫn chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị để quản lý và giám sát toàn bộ doanh nghiệp.

Nếu nguyên tắc này bị vi phạm, ba hậu quả quan trọng sẽ xảy ra:

(a) Nếu người quản lý có thể chuyển giao nghĩa vụ cùng với ủy quyền cho cấp dưới, quy tắc của một chuỗi mệnh lệnh sẽ bị vi phạm.

(b) Quản lý tại đỉnh cao sẽ có trách nhiệm lớn và sẽ không chịu trách nhiệm về kết quả.

(c) Nếu người quản lý được phép ủy thác ngay cả nghĩa vụ của mình, sẽ không có cách nào để biết ai chịu trách nhiệm cho việc gì.

Như vậy, khi quyền hạn được ủy quyền, nghĩa vụ không được truyền lại cho tổ chức; trách nhiệm mới được tạo ra ở mỗi cấp.

Tính chẵn lẻ của thẩm quyền và trách nhiệm:

Bất cứ khi nào thẩm quyền được ủy quyền, trách nhiệm bước vào và cùng tồn tại với chính quyền. Cấp dưới có thể phải chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ chết được giao cho họ trong phạm vi quyền hạn được ủy quyền cho họ để hoàn thành nhiệm vụ.

Theo đó, một người quản lý bán hàng không thể chịu trách nhiệm về những thất bại trong sản xuất mà anh ta hoặc cô ta không được trao quyền. Vì vậy, một nhân viên cửa hàng không thể chịu trách nhiệm về vấn đề vật liệu chống lại sự thụt sai nhận được từ người quản lý cửa hàng chết. Do đó, thẩm quyền và trách nhiệm nên liên quan đến cùng một nhiệm vụ.

Nguyên tắc ngoại lệ:

Cơ quan được ủy quyền để đẩy mạnh quá trình ra quyết định càng gần nguồn thông tin và hành động càng tốt. Người nhận thẩm quyền nên sử dụng hợp lý và đưa ra tất cả các quyết định thuộc phạm vi thẩm quyền.

Chỉ trong những trường hợp đặc biệt, khi họ không thể đưa ra quyết định ở cấp độ của mình, họ mới nên đưa họ lên trên để xem xét và quyết định của cấp trên.

Bằng cách ủy quyền, một người quản lý không miễn trừ trách nhiệm của mình. Do đó, điều cần thiết là người quản lý nên nghĩ ra các kỹ thuật kiểm soát phù hợp để đảm bảo rằng quyền hạn được ủy quyền được sử dụng đúng cách và kết quả đạt được theo mong đợi.

Tập hợp quyền hạn của hai hoặc nhiều người quản lý trước khi một vấn đề có thể được giải quyết hoặc một quyết định được đưa ra được mô tả là thẩm quyền phân tách.

Cơ quan chia sẻ:

Sự xuất hiện của cấp trên đối với cấp dưới để đưa ra quyết định được gọi là thẩm quyền chung.