5 bước hàng đầu liên quan đến quá trình phân tích công việc
Các bước sau đây được thực hiện theo quy trình phân tích công việc:
1. Thời gian tiến hành phân tích công việc:
Đây là thời điểm chín muồi để tiến hành phân tích công việc? Đây là câu hỏi mà người quản lý nhân sự phải tự hỏi mình. Ông phải quyết định về vấn đề quan trọng này. Đó là một vấn đề của chiến lược. Trong thời hiện đại, mọi thứ đang thay đổi rất nhanh. Các đối thủ cạnh tranh mới đang tham gia vào lĩnh vực kinh doanh và công nghiệp. Trong hoàn cảnh thay đổi, các tổ chức phải cơ cấu lại tổ chức được thiết lập như một phần của chiến lược để đáp ứng những thách thức một lần nữa. Điều này dẫn đến phân tích công việc. Một số công việc mới có thể được tạo ra, một số công việc bị loại bỏ hoặc một số có thể được kết hợp với những công việc khác.
Trình độ, kỹ năng, kiến thức về máy tính và các tiềm năng khác cần thiết để thực hiện công việc và cơ cấu tiền lương cũng có thể thay đổi. Công việc bổ sung có thể được tạo ra do mở rộng, sáp nhập và mua lại đòi hỏi phải phân tích công việc.
Nhân viên và người quản lý có thể cảm thấy rằng vị trí hiện tại của họ đòi hỏi nhiều công việc khó khăn hơn và họ cần thang lương cao hơn. Điều này cũng dẫn đến việc phân tích các công việc sẽ được thực hiện trước đó để xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và trách nhiệm với kiến thức, kỹ năng, tài năng, tiềm năng, khả năng cần thiết để thực hiện công việc và cơ cấu tiền lương để được cố định. Thông thường phân tích công việc nên được tiến hành sau một khoảng thời gian đều đặn hai, ba hoặc năm năm hoặc bất cứ lúc nào nếu có nhu cầu.
2. Thu thập thông tin liên quan đến công việc:
Sau khi quyết định tiến hành phân tích công việc, bước đầu tiên là thu thập tất cả các thông tin liên quan đến các công việc khác nhau trong tổ chức. Sau đây là những cách để thu thập thông tin cho mục đích phân tích công việc.
(a) Bảng câu hỏi:
Nó là một phương pháp thu thập dữ liệu được sử dụng rộng rãi. Đó là phương pháp thu thập thông tin về công việc ít tốn kém hơn từ các nhân viên. Một bảng câu hỏi chi tiết được chuẩn bị để thông tin quan trọng không bị bỏ lỡ. Các câu hỏi được sử dụng để phân phát cho các nhân viên mà từ đó thông tin liên quan đến công việc sẽ được thu thập.
(b) Quan sát:
Trong phương pháp này, người thực hiện công việc được quan sát trong khi họ đang làm việc. Quan sát có thể là liên tục hoặc trong các mẫu. Phương pháp này không phải là bằng chứng ngu ngốc. Nó rất hữu ích cho các công việc liên quan đến các hoạt động thể chất. Nó cung cấp cho người quan sát sự quen thuộc chung về công việc.
(c) Phỏng vấn:
Các nhân viên có kinh nghiệm có kiến thức đầy đủ về các công việc được phỏng vấn và các thông tin liên quan về công việc và các hoạt động cụ thể của nó được thu thập. Một cuộc phỏng vấn có cấu trúc là hữu ích nhất để thu thập thông tin quan trọng liên quan đến công việc và hiệu suất của nó. Một cuộc phỏng vấn tốn thời gian. Một cuộc phỏng vấn có thể được thiên vị. Để tránh điều này nhiều nhân viên sẽ được phỏng vấn.
Thông tin được thu thập thông qua các cách trên phải bao gồm thông tin liên quan đến môi trường vật lý trong khi thực hiện công việc như, nhiệt độ, tiếng ồn, bụi bẩn, khả năng xảy ra tai nạn, tiện nghi hoặc khó chịu; môi trường xã hội phổ biến trong khi thực hiện công việc; lợi ích tài chính được rút ra như thang lương và các ưu đãi khác; những phẩm chất, cần có ở một người để thực hiện công việc như kỹ năng, khả năng, tài năng, kiến thức, tiềm năng, trí tuệ, v.v.
3. Chuẩn bị các mẫu mô tả công việc:
Thông tin được thu thập theo các cách trên bây giờ nên được sử dụng để chuẩn bị mẫu mô tả công việc. Đây là một tài liệu cho thấy thông tin đầy đủ mô tả các hoạt động khác nhau liên quan đến công việc. Nó mô tả cách thức và thời điểm công việc sẽ được thực hiện và làm thế nào một chủ công việc sẽ làm nó. Các mẫu mô tả công việc riêng biệt được chuẩn bị cho các công việc khác nhau được lưu trữ để tham khảo.
4. Chuẩn bị thông số kỹ thuật công việc:
Bước tiếp theo trong quá trình phân tích công việc là chuẩn bị đặc tả công việc trên cơ sở thông tin thu thập được. Đặc tả công việc là tuyên bố tuyên bố trình độ tối thiểu chấp nhận được yêu cầu ở một người để thực hiện công việc thành công.
5. Báo cáo chuẩn bị:
Các nhà phân tích công việc được chỉ định bởi tổ chức để làm phân tích công việc. Bước tiếp theo trong quá trình phân tích công việc là chuẩn bị báo cáo phân tích công việc của nhà phân tích và nộp cùng một người quản lý nhân sự. Báo cáo chứa các hoạt động khác nhau của các công việc khác nhau và trình độ giáo dục tối thiểu, kinh nghiệm, đào tạo và kỹ năng cần thiết để thực hiện chúng và các khuyến nghị.
Báo cáo được gửi bởi nhà phân tích sau đó được thảo luận ở cấp quản lý cấp cao hoặc quản lý nhân sự có thể có thẩm quyền chấp nhận hoặc thực hiện một số sửa đổi trong mô tả công việc và đặc tả công việc sau khi tin tưởng vào công đoàn nhân viên và các nhà quản lý khác của các bộ phận khác của tổ chức.
