Các tài liệu cần thiết trong một thương mại xuất khẩu là gì?

Một số tài liệu cần thiết trong giao dịch xuất khẩu như sau:

(a) Hóa đơn xuất khẩu:

Hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn của người bán cho hàng hóa. Nó là một tài liệu cơ bản trong giao dịch xuất khẩu. Hóa đơn chứa thông tin về mô tả hàng hóa, giá trị hàng hóa, điều khoản vận chuyển, nhãn hiệu và số kiện hàng, v.v ... Nó cũng chứa ngày, tên và địa chỉ của cả người mua và người bán, tên của tàu vận chuyển, cảng đến, điều khoản giao hàng và thanh toán, vv Nhà xuất khẩu có thể thiết kế mẫu riêng của mình. Một số quốc gia yêu cầu một loại hình cụ thể.

Nội dung của hóa đơn phải tương ứng chính xác với mô tả trong thư tín dụng. Nếu không có proforma cụ thể được quy định thì nó có thể ở dạng chung. Một số nước nhập khẩu nhấn mạnh vào một loại hóa đơn cụ thể.

Bố cục chính của Liên hợp quốc hiện đã được chấp nhận trong việc chuẩn bị một hóa đơn tiêu chuẩn. Các yêu cầu thông tin của tài liệu này đã được xác định sau khi kiểm tra một số hình thức hóa đơn được sử dụng bởi các tổ chức xuất khẩu hàng đầu. Một loạt các cuộc thảo luận đã được tổ chức với các đại diện của Cục Hải quan và Tiêu thụ đặc biệt Trung ương và Hiệp hội Đại lý Nhà Tùy chỉnh ở Ấn Độ. Hồ sơ này sẽ được nhiều quốc gia chấp nhận cũng sẽ tạo điều kiện cho việc xử lý tài liệu xuất khẩu ở các giai đoạn khác nhau.

(b) Danh sách đóng gói:

Danh sách đóng gói là một tuyên bố tổng hợp về nội dung của một số trường hợp hoặc gói. Nó cung cấp một chi tiết về bản chất của hàng hóa đang được xuất khẩu và hình thức mà chúng được gửi. Mô tả được đưa ra theo cách cho phép kiểm tra nội dung của hải quan khi đến cảng đích cũng như bởi người nhận.

Danh sách đóng gói phải chứa thông tin như số hóa đơn và ngày, tên của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, nước xuất xứ và nước đến cuối cùng, nhãn hiệu và số lượng container, mô tả hàng hóa, số lượng, v.v ... Đây là một tài liệu tương đối đơn giản và thông tin bắt buộc có thể được sao chép từ tài liệu chủ.

(c) Giấy chứng nhận xuất xứ:

Giấy chứng nhận xuất xứ, như tên gọi, là chứng nhận chỉ định quốc gia sản xuất hàng hóa. Luật hải quan của một quốc gia có thể yêu cầu giấy chứng nhận này trước khi thông quan hàng hóa và đánh giá nhiệm vụ. Một số quốc gia có thể đưa ra mức thuế ưu đãi cho hàng hóa Ấn Độ và nước nhập khẩu muốn thấy rằng sự nhượng bộ này chỉ được phép đối với những hàng hóa đó. Giấy chứng nhận này cũng có thể được yêu cầu khi hàng hóa thuộc một loại cụ thể bị cấm từ một số quốc gia nhất định.

Liên đoàn các phòng thương mại và công nghiệp Ấn Độ, Hội đồng xúc tiến xuất khẩu và các tổ chức thương mại khác đã được Chính phủ Ấn Độ ủy quyền cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Phòng Hiệp hội cấp các chứng chỉ này trên các mẫu in của họ.

(d) Biên lai của Mate:

Khi hàng hóa được chất lên tàu, Cán bộ chỉ huy của tàu đưa ra một biên nhận được gọi là biên nhận của người bạn đời. Biên nhận của người bạn đời cho biết tên của tàu, bến, ngày giao hàng, mô tả các kiện hàng, nhãn hiệu và số, tình trạng của hàng hóa tại thời điểm nhận hàng, vv Cảng bốc dỡ hàng cũng được đưa ra trong biên nhận này.

Biên lai của người bạn đời trước tiên được bàn giao cho các cơ quan ủy thác cảng để thanh toán phí cho nhà xuất khẩu. Sau khi trả phí, nhà xuất khẩu hoặc đại lý của anh ta sẽ thu tiền này từ cảng vụ. Đại lý vận chuyển chuẩn bị vận đơn trên cơ sở nhận của người bạn đời.

(e) Vận đơn:

Vận đơn là một chứng từ do công ty vận chuyển thừa nhận đã nhận hàng hóa được đề cập trong đó và cam kết giao chúng theo thứ tự và điều kiện tương tự, như đã nhận, cho người nhận hàng hoặc đơn đặt hàng của anh ta.

Vận đơn phục vụ các mục đích sau:

(a) Đây là một tài liệu về tiêu đề của hàng hóa

(b) Đó là biên nhận từ công ty vận chuyển, nhận hàng.

(c) Đó là một hợp đồng vận chuyển hàng hóa.

Mỗi công ty vận chuyển có vận đơn riêng. Những hình thức này có thể có từ các công ty vận chuyển hoặc đại lý của họ. Vận đơn chứa thông tin về ngày và địa điểm giao hàng, cảng bốc hàng và cảng đích, nhãn hiệu và số, loại kiện hàng, mô tả hàng hóa, tổng trọng lượng và đo lường, cước vận chuyển, v.v ... Nếu nhà xuất khẩu đã thanh toán cước được đánh dấu là 'cước vận chuyển', nếu mặt khác, cước vận chuyển sẽ được thu thập từ người nhận hàng thì vận đơn được đánh dấu là 'thu cước vận chuyển'.

Một vận đơn có thể tự do chuyển nhượng bằng cách thực hành và tùy chỉnh. Tuy nhiên, nếu hóa đơn yêu cầu hàng hóa phải được giao cho một người có tên cụ thể và không bao gồm tham chiếu đến người được chuyển nhượng của anh ta, vận đơn không được chuyển nhượng.

Người gửi hàng hoặc người nhận hàng có thể làm cho vận đơn có thể chuyển nhượng được bằng một chứng thực đặc biệt hoặc bằng chứng thực trống. Trong chứng thực trống, hàng hóa được giao cho người mang. Tuy nhiên, chủ sở hữu có thể chuyển đổi chứng thực trống sang chứng thực đặc biệt bằng cách chèn tên của người sẽ giao hàng. Sau đó, nó được gọi là chứng thực đầy đủ.

Hiện tại, một số công ty vận chuyển đang phát hành Vận đơn Tiêu chuẩn theo khuyến nghị của Phòng Vận chuyển Quốc tế. Hóa đơn tiêu chuẩn được bao gồm trong chuỗi liên kết có thể được sao chép từ hóa đơn chính. Các chủ hàng chuẩn bị vận đơn trên các mẫu trống của các công ty vận chuyển và xuất trình chúng để xin chữ ký tại văn phòng của công ty vận chuyển. Vận đơn được phát hành để đổi lấy biên lai của người bạn đời.

(f) Hóa đơn vận chuyển:

Đó là một tài liệu trên cơ sở cho phép xuất khẩu hải quan. Hóa đơn vận chuyển chứa các nội dung như tên và địa chỉ của nhà xuất khẩu và người nhận hàng, số hóa đơn và ngày, nhập khẩu, mã số xuất khẩu, mã số RBI, chi tiết hàng hóa xuất khẩu, tên của tàu, cảng mà hàng hóa sẽ được thải ra, số lượng và loại gói, số lượng và giá trị hàng hóa.

Hóa đơn vận chuyển được chuẩn bị bởi đại lý thanh toán bù trừ và giao nhận và xuất trình cho tổng giám đốc nhà kho để nhận đơn đặt hàng. Nhân viên phòng ngừa của hải quan, sau khi hài lòng, chứng thực hóa đơn vận chuyển với lệnh 'Let Ship'.

Thông báo công khai hải quan số 39 đề xuất một hóa đơn vận chuyển thống nhất cho tất cả các loại hàng xuất khẩu, nghĩa là các yêu cầu bồi thường, miễn phí và hạn chế. Vì tất cả các cột không thể in được trên một mặt của khổ giấy A4, một số nội dung đã được in ở mặt sau của biểu mẫu. Một số tuyên bố là nguyên liệu cho giao dịch cũng đã được đưa ra ở dạng tiêu chuẩn.

(g) Vé Giỏ hàng:

Vé giỏ hàng được chuẩn bị bởi nhà xuất khẩu cung cấp chi tiết về hàng hóa sẽ được xuất khẩu. Nó có tên của con tàu, số kiện hàng, số hóa đơn vận chuyển, cảng đích và số phương tiện chở hàng. Vé xe được người điều khiển phương tiện bàn giao tại cổng vào. Người giữ cổng sẽ kiểm tra hàng hóa như trong vé. Nếu hài lòng, người giữ cổng sẽ cho phép phương tiện đi vào.

(h) Hóa đơn hàng không:

Đó là một biên nhận được phát hành bởi một hãng hàng không cho việc vận chuyển hàng hóa. Mỗi hãng hàng không phát hành hóa đơn riêng để nhận hàng. Hóa đơn hàng không là không thể chuyển nhượng nên nó không có giá trị như một vận đơn trong vận tải đường biển.

(i) Thư tín dụng:

Trong một giao dịch xuất khẩu, nhà xuất khẩu muốn đảm bảo rằng không có rủi ro không thanh toán. Thông thường, nhà xuất khẩu yêu cầu nhà nhập khẩu gửi thư tín dụng cho anh ta. Một thư tín dụng phổ biến là L / C là một cam kết của công ty phát hành (thường là ngân hàng nhập khẩu) rằng các hóa đơn hối đoái do đại lý nước ngoài rút ra trên nhà nhập khẩu sẽ được vinh danh khi xuất trình với số tiền cụ thể. L / C chỉ đơn giản là một sự đảm bảo của ngân hàng cho các đại lý nước ngoài (nhà xuất khẩu) rằng các hóa đơn của họ với số tiền xác định sẽ được vinh danh.

Có ba bên trong thư tín dụng:

(a) Người mở hoặc nhà nhập khẩu - người mua mở tín dụng.

(b) Tổ chức phát hành - ngân hàng phát hành thư tín dụng

(c) Người thụ hưởng - nhà xuất khẩu có thư tín dụng được mở.

(j) Dự luật trao đổi:

Hóa đơn trao đổi, thường được gọi là hóa đơn, như được định nghĩa trong Mục 5 của Đạo luật công cụ chuyển nhượng Ấn Độ, có nghĩa là một công cụ bằng văn bản có chứa một lệnh vô điều kiện, được ký bởi nhà sản xuất, chỉ đạo một người nhất định chỉ trả một số tiền nhất định đến, hoặc đặt hàng của một người nào đó, hoặc người mang nhạc cụ.

Thanh toán thông qua một hóa đơn trao đổi là một phương thức thanh toán phổ biến trong thương mại quốc tế. Một nhà xuất khẩu rút ra một hóa đơn cho một nhà nhập khẩu kêu gọi anh ta trả một khoản tiền xác định vào một ngày được chỉ định. Hóa đơn sẽ được gửi đến nhà nhập khẩu, người sẽ ký vào đó bằng cách đồng ý. Một nhân viên ngân hàng của nhà nhập khẩu cũng có thể chấp nhận hóa đơn thay cho khách hàng của mình.

Có ba bên tham gia dự luật trao đổi:

(a) Người ký phát (nhà xuất khẩu):

Người thực hiện hóa đơn và thanh toán là do anh ta.

(b) Người bị ký phát (nhà nhập khẩu):

Người mà hóa đơn được rút ra và dự kiến ​​sẽ thực hiện thanh toán theo các điều khoản của tài liệu.

(c) Người được trả tiền (nhà xuất khẩu hoặc ngân hàng của anh ta):

Các bên nhận thanh toán hóa đơn.

Một nhà xuất khẩu có thể loại bỏ hóa đơn bằng cách chiết khấu nó với ngân hàng, đặt nó để thu tiền. Nếu nó không được giảm giá thì nó sẽ được gửi đến ngân hàng cùng với các tài liệu kèm theo, kèm theo hướng dẫn gửi chúng ra nước ngoài để thu tiền.

Đó là một cách thông thường để giao nó cho nhân viên ngân hàng cùng với hóa đơn chứng từ quyền sở hữu đối với hàng hóa như vận đơn, hóa đơn, chứng nhận xuất xứ, chính sách bảo hiểm, v.v ... Nhân viên ngân hàng được hướng dẫn giao chứng từ cho nhà nhập khẩu chống lại sự chấp nhận hoặc thanh toán hóa đơn.

Trong trường hợp các tài liệu được phát hành chống lại việc chấp nhận hóa đơn, hóa đơn được gọi là tài liệu chống lại hóa đơn chấp nhận. Nhưng trong trường hợp các tài liệu được phát hành chỉ chống lại thanh toán, nó được gọi là tài liệu chống lại hóa đơn thanh toán. Trong trường hợp không có tài liệu về tiêu đề của hàng hóa được đính kèm trong hóa đơn, nó được gọi là hóa đơn sạch.

(k) Giấy chứng nhận kiểm định:

Để đảm bảo chất lượng hàng hóa phù hợp, hàng hóa xuất khẩu được kiểm tra trước khi xuất khẩu. Hội đồng thanh tra xuất khẩu Ấn Độ (EIC) cấp giấy chứng nhận như vậy ở Ấn Độ. Một số quốc gia đã thực hiện chứng nhận này bắt buộc đối với hàng hóa được nhập khẩu.

Khi hàng hóa đã sẵn sàng để gửi hàng, nhà xuất khẩu sẽ yêu cầu EIC cử người đi kiểm tra hàng hóa. Các thanh tra kiểm tra hàng hóa theo tiêu chuẩn chất lượng theo quy định. Nếu họ hài lòng với chất lượng thì hàng hóa được đóng gói với sự có mặt của nhân viên kiểm tra và giấy chứng nhận cho hiệu ứng này được cấp. Giấy chứng nhận này là một phần của các tài liệu được gửi đến nhà nhập khẩu.