Phân tích công việc: Khái niệm, công dụng và quy trình phân tích công việc
Các khái niệm:
Trước khi chúng ta tiến hành giải thích khái niệm phân tích công việc, trước tiên chúng ta hãy hiểu ý nghĩa của thuật ngữ 'công việc'
Việc làm:
Nói một cách đơn giản, một công việc có thể được hiểu là sự phân chia tổng công việc thành các gói / vị trí. Theo Dale Yoder ', một công việc là một tập hợp hoặc tổng hợp các nhiệm vụ, nhiệm vụ và trách nhiệm mà nói chung, được coi là một nhiệm vụ thường xuyên cho từng nhân viên và khác với các nhiệm vụ khác. Do đó, một công việc có thể được định nghĩa là một nhóm các vị trí liên quan đến một số nhiệm vụ, trách nhiệm, kiến thức và kỹ năng.
Mỗi công việc có một tiêu đề xác định dựa trên các chuyên ngành thương mại tiêu chuẩn trong một công việc. Mỗi công việc khác với các công việc khác như peon, nhân viên bán hàng, giám sát viên và kế toán, quản lý, v.v ... Một công việc có thể bao gồm nhiều vị trí. Một vị trí là một tập hợp các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể thường xuyên được giao cho một cá nhân.
Phân tích công việc:
Phân tích công việc đề cập đến quá trình thu thập thông tin về một công việc. Nói cách khác, nó đề cập đến giải phẫu của công việc. Phân tích công việc chỉ được thực hiện khi công việc đang diễn ra. Nó chứa nội dung công việc. Ví dụ, nhiệm vụ của người giám sát, cấp II là gì, những kiến thức, kỹ năng và khả năng tối thiểu nào là cần thiết để có thể thực hiện đầy đủ công việc này? Làm thế nào để các yêu cầu cho một giám sát viên, cấp II, so sánh với các yêu cầu cho một giám sát viên, cấp I? Đây là những câu hỏi mà phân tích công việc trả lời.
Chúng ta hãy xem xét một vài định nghĩa quan trọng của phân tích công việc.
Theo phân tích công việc của Jones và Decothis là quá trình lấy thông tin về công việc: đặc biệt, những gì người lao động làm; làm thế nào anh ta hoàn thành nó; tại sao anh ta làm điều đó; kỹ năng, giáo dục và đào tạo cần thiết; mối quan hệ với các công việc khác, nhu cầu thể chất; điều kiện môi trường".
Edwin B. Flippo đã định nghĩa phân tích công việc là quá trình nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan đến hoạt động và trách nhiệm của một công việc cụ thể. Các sản phẩm ngay lập tức của phân tích này là mô tả công việc và thông số kỹ thuật công việc.
Theo ý kiến của Herbert G. Hereman III, et. al., Một công việc là một tập hợp các nhiệm vụ có thể được thực hiện bởi một nhân viên để đóng góp vào việc sản xuất một số sản phẩm hoặc dịch vụ do tổ chức cung cấp. Mỗi công việc có những yêu cầu khả năng nhất định (cũng như phần thưởng nhất định) liên quan đến nó. Phân tích công việc là quá trình được sử dụng để xác định các yêu cầu này. Bây giờ, phân tích công việc có thể được định nghĩa là một đánh giá mô tả công việc và các hành vi cần thiết để thực hiện chúng.
Có hai khía cạnh chính của phân tích công việc:
Đó là:
1. Mô tả công việc
2. Đặc tả công việc
Một mô tả ngắn gọn về những điều sau đây:
Mô tả công việc:
Mô tả công việc được chuẩn bị trên cơ sở dữ liệu được thu thập thông qua phân tích công việc. Mô tả công việc là một mô tả chức năng của nội dung những gì công việc đòi hỏi. Nó là một bài tường thuật về nội dung của một công việc. Đó là một mô tả về các hoạt động và nhiệm vụ được thực hiện trong một công việc, mối quan hệ của công việc với các công việc khác, thiết bị và công cụ liên quan, bản chất của giám sát, điều kiện làm việc và các mối nguy hiểm của công việc, v.v.
Tất cả các loại công việc chính cần được đánh vần một cách rõ ràng và toàn diện để xác định trình độ và kỹ năng cần thiết để thực hiện một công việc. Vì vậy, mô tả công việc phân biệt một công việc khác. Tóm lại, mô tả công việc là một tuyên bố bằng văn bản về những gì người giữ công việc làm, cách thức thực hiện và lý do tại sao nó được thực hiện.
Mục đích mô tả công việc:
Mô tả công việc được thực hiện để đáp ứng các mục đích sau:
1. Phân loại và phân loại công việc
2. Vị trí và định hướng của nhân viên mới
3. Khuyến mãi và chuyển khoản
4. Phác thảo cho con đường sự nghiệp
5. Xây dựng tiêu chuẩn công việc
6. Tư vấn cho nhân viên
7. Phân định thẩm quyền
Nội dung của một bản mô tả công việc được đưa ra trong Bảng 5.1.
Đặc tả công việc :
Trong khi mô tả công việc tập trung vào công việc, đặc tả công việc tập trung vào người tức là người giữ công việc. Đặc tả công việc là một tuyên bố về mức độ tối thiểu về trình độ, kỹ năng, thể chất và các khả năng khác, kinh nghiệm, phán đoán và các thuộc tính cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Nói cách khác, đó là một tuyên bố về trình độ tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người đương nhiệm phải có để thực hiện một công việc nhất định. Nó đặt ra kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Đặc tả công việc quy định các đặc điểm về thể chất, tâm lý, cá nhân, xã hội và hành vi của người nắm giữ công việc. Các nội dung của đặc tả công việc được nêu trong Bảng 5.1.
Tập quán của đặc tả công việc: Các tập quán của đặc tả công việc bao gồm:
1. Lập kế hoạch nhân sự
2. Đánh giá hiệu suất
3. Thuê
4. Đào tạo và phát triển
5. Đánh giá công việc và lương thưởng
6. Sức khỏe và an toàn
7. Kỷ luật nhân viên
8. Lập kế hoạch làm việc
9. Lập kế hoạch nghề nghiệp
Nội dung mô tả công việc và đặc tả công việc:
Nội dung mô tả công việc và đặc tả công việc được trình bày trong Bảng 5.1 sau đây.
Đánh giá công việc:
Đánh giá công việc là một quá trình so sánh để thiết lập giá trị của các công việc khác nhau theo thứ tự phân cấp. Nó cho phép một người so sánh các công việc bằng cách sử dụng các tiêu chí chung để xác định mối quan hệ của công việc này với công việc khác. Điều này làm cơ sở để phân loại các công việc khác nhau và phát triển cơ cấu trả lương phù hợp cho họ.
Điều quan trọng cần đề cập là đánh giá công việc không thể là yếu tố quyết định duy nhất để quyết định cơ cấu trả lương vì đánh giá công việc là về các mối quan hệ, và không phải là tuyệt đối. Các kỹ thuật được sử dụng để đánh giá công việc bao gồm xếp hạng, phân loại công việc, xếp hạng điểm, v.v.
Tại sao phải phân tích công việc? (Sử dụng):
Phân tích công việc là hữu ích cho quản lý tổng thể của tất cả các hoạt động nhân sự.
Điều tương tự được chỉ định như sau:
1. Hoạch định nguồn nhân lực:
Các ước tính số lượng và chất lượng của mọi người sẽ được yêu cầu trong tương lai. Bao nhiêu và loại người sẽ được yêu cầu phụ thuộc vào công việc được biên chế. Do đó, thông tin liên quan đến công việc có sẵn thông qua phân tích công việc là cần thiết cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực.
2. Tuyển dụng và tuyển chọn:
Tuyển dụng thành công phân tích công việc. Về cơ bản, mục tiêu của kế hoạch nguồn nhân lực là để phù hợp với đúng người với đúng công việc. Điều này chỉ có thể sau khi có thông tin đầy đủ về các công việc cần phải có nhân viên. Đó là phân tích công việc cung cấp thông tin công việc. Do đó, phân tích công việc làm cơ sở cho tuyển dụng và lựa chọn nhân viên trong tổ chức.
3. Đào tạo và phát triển:
Phân tích công việc bằng cách cung cấp thông tin về những gì công việc đòi hỏi, nghĩa là kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, cho phép ban quản lý thiết kế các chương trình đào tạo và phát triển để đạt được các yêu cầu công việc này. Các chương trình phát triển nhân viên như mở rộng công việc, làm giàu công việc, luân chuyển công việc, v.v.
4. Vị trí và định hướng:
Khi phân tích công việc cung cấp thông tin về những kỹ năng và phẩm chất cần có để thực hiện công việc, ban quản lý có thể hướng các chương trình định hướng theo hướng giúp nhân viên học các kỹ năng và phẩm chất cần thiết. Do đó, nó giúp quản lý đặt một nhân viên vào công việc phù hợp nhất với anh ấy / cô ấy.
5. Đánh giá công việc:
Đánh giá công việc đề cập đến việc xác định giá trị tương đối của các công việc khác nhau. Nó, do đó, giúp phát triển cơ cấu tiền lương và tiền lương thích hợp. Giá trị tương đối được xác định chủ yếu dựa trên thông tin được cung cấp bởi phân tích công việc.
6. Đánh giá hiệu suất:
Đánh giá hiệu suất liên quan đến việc so sánh hiệu suất thực tế của một nhân viên với tiêu chuẩn, nghĩa là những gì được mong đợi ở anh ấy / cô ấy. Việc thẩm định hoặc đánh giá như vậy làm cơ sở để trao giải khuyến mãi, thực hiện chuyển nhượng hoặc đánh giá nhu cầu đào tạo. Phân tích công việc giúp thiết lập các tiêu chuẩn công việc có thể được so sánh với hiệu suất / đóng góp thực tế của mỗi nhân viên.
7. Thông tin nhân sự:
Ngày càng có nhiều tổ chức duy trì thông tin trên máy vi tính về nhân viên của họ. Điều này được biết đến phổ biến là Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). HRIS rất hữu ích vì nó giúp cải thiện hiệu quả quản trị và cung cấp hỗ trợ quyết định ^ Thông tin liên quan đến nguồn nhân lực làm việc trong tổ chức chỉ được cung cấp bởi phân tích công việc.
8. Sức khỏe và an toàn:
Phân tích công việc giúp xác định và phát hiện các điều kiện nguy hiểm và các yếu tố môi trường không lành mạnh như nhiệt, tiếng ồn, khói, bụi, v.v., và do đó, tạo điều kiện cho ban quản lý thực hiện các biện pháp khắc phục để giảm thiểu và tránh khả năng xảy ra tai nạn gây thương tích cho con người
Quy trình phân tích công việc:
Phân tích công việc là hữu ích không phải là quá dễ dàng để thực hiện. Trong thực tế, nó liên quan đến một quá trình.
Mặc dù không có quy trình phân tích công việc ngu ngốc, nhưng sau đây là các bước chính liên quan đến phân tích công việc:
1. Phân tích công việc tổ chức:
Phân tích công việc bắt đầu bằng việc có được thông tin thích hợp về một công việc '. Điều này, theo Terry là bắt buộc phải biết trang điểm của một công việc, mối quan hệ của nó với các công việc khác và đóng góp của nó vào hiệu suất của tổ chức.
Thông tin như vậy có thể có được bằng cách chia thông tin cơ bản dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ tổ chức, tức là công việc cụ thể có liên quan đến các công việc khác như thế nào; thông số kỹ thuật của lớp tức là yêu cầu chung của gia đình công việc; mô tả công việc tức là điểm bắt đầu để xây dựng bản mô tả công việc đã sửa đổi và biểu đồ luồng tức là luồng hoạt động liên quan đến một công việc cụ thể.
2. Chọn công việc đại diện để phân tích:
Phân tích tất cả các công việc của một tổ chức vừa tốn kém vừa mất thời gian. Do đó, chỉ có một mẫu đại diện của các công việc được chọn cho mục đích phân tích chi tiết.
3. Thu thập dữ liệu để phân tích công việc:
Trong bước này, các tính năng dữ liệu công việc của công việc và trình độ cần thiết của nhân viên được thu thập. Dữ liệu có thể được thu thập thông qua bảng câu hỏi, quan sát hoặc phỏng vấn. Tuy nhiên, cần thận trọng để lựa chọn và sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu đáng tin cậy nhất trong tình huống nhất định của công việc.
4. Chuẩn bị Mô tả công việc:
Thông tin công việc được thu thập theo các cách trên hiện được sử dụng để chuẩn bị mô tả công việc. Mô tả công việc là một tuyên bố bằng văn bản mô tả các nhiệm vụ, nhiệm vụ và trách nhiệm cần được thải ra để thực hiện công việc hiệu quả.
5. Chuẩn bị đặc tả công việc:
Bước cuối cùng liên quan đến phân tích công việc là chuẩn bị đặc tả công việc trên cơ sở thông tin thu thập được. Đây là một tuyên bố bằng văn bản chỉ định các phẩm chất cá nhân, đặc điểm, kỹ năng, trình độ, năng khiếu, vv cần thiết để thực hiện hiệu quả một công việc. Quy trình phân tích công việc được thảo luận ở trên hiện được mô tả trong Hình 5.1.
