14 kỹ thuật điều khiển hàng đầu
Bài viết này đưa ra ánh sáng về mười bốn kỹ thuật kiểm soát hàng đầu được sử dụng trong một tổ chức. Một số kỹ thuật là: 1. Quan sát cá nhân 2. Kiểm soát ngân sách 3. Phân tích hòa vốn 4. Phân tích tỷ lệ 5. Kiểm soát chi phí 6. Kiểm toán nội bộ 7. Báo cáo thống kê 8. Kiểm toán quản lý 9. Thu nhập từ đầu tư và các khoản khác.
Kỹ thuật điều khiển # 1. Bảo vệ cá nhân :
Quan sát cá nhân về hiệu suất thực tế của cấp dưới tại nơi làm việc là phương pháp kiểm soát hiệu quả nhất, trực tiếp và lâu đời nhất.
Người quản lý cần tổ chức thảo luận với những người có công việc đang được kiểm soát và họ nên theo dõi các hoạt động thực tế.
Có một số loại thông tin và ấn tượng nhất định chỉ có thể được truyền tải thông qua quan sát và trò chuyện trực tiếp liên lạc trực tiếp. Người quan sát cá nhân biết chính xác những gì sai và có thể thực hiện các hành động cần thiết một cách nhanh chóng. Quan sát cá nhân cũng có tác động tâm lý đối với nhân viên.
Họ cố gắng để đạt được hiệu suất tốt hơn khi họ biết rằng họ sẽ được quan sát bởi cấp trên của họ. Vì vậy, các nhà quản lý có thể duy trì kỷ luật làm việc giữa các nhân viên.
Các nhà quản lý cấp trên trực tiếp được trao quyền lực dồi dào để thực hiện các biện pháp cần thiết để kiểm soát các hoạt động của cấp dưới khi được yêu cầu. Khi các nhà quản lý cấp trên nhận thức được những khó khăn và vấn đề của cấp dưới liên quan đến môi trường làm việc và những bất bình khác, họ có thể hành động ngay lập tức để ngăn chặn sự chống lại các biện pháp kiểm soát.
Tuy nhiên, quan sát cá nhân có thể có tác động tiêu cực trong một số trường hợp. Các nhân viên tự động viên không thích được giám sát chặt chẽ.
Hệ thống kiểm soát này cũng tốn thời gian. Bên cạnh đó, có thể có ảnh hưởng của sự thiên vị cá nhân của người quan sát có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá. Các nhà quản lý có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức bất kỳ kỹ thuật kiểm soát nào họ sử dụng.
Quan sát cá nhân phần lớn liên quan đến việc đánh giá hiệu suất của con người. Do đó, sự thành công của quan sát cá nhân như một công cụ kiểm soát phụ thuộc vào lượng thông tin mà người quản lý có thể thu thập thông qua phương pháp này.
Kỹ thuật điều khiển # 2. Kiểm soát ngân sách:
(Một ý nghĩa:
'Kiểm soát ngân sách' là quá trình sử dụng ngân sách để so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất ngân sách tương ứng để tìm ra độ lệch và loại bỏ độ lệch bằng cách điều chỉnh dự toán ngân sách hoặc sửa nguyên nhân sai lệch.
Ngân sách là một công cụ rất hữu ích để kiểm soát hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Nó cung cấp một tiêu chuẩn theo đó hiệu suất thực tế có thể được đánh giá để tìm ra những sai lệch so với kết quả dự kiến. Thông tin này cho phép các nhà quản lý thực hiện hành động khắc phục để mang lại kết quả thực tế phù hợp với các kế hoạch. Kiểm soát ngân sách là một kỹ thuật kiểm soát hiệu quả và được sử dụng rộng rãi.
(B) Đặc điểm:
Các tính năng quan trọng của Kiểm soát ngân sách như sau:
1. Kiểm soát ngân sách xây dựng kế hoạch hoặc sửa chữa mục tiêu hiệu suất trở thành cơ sở đo lường tiến độ của các hoạt động trong tổ chức.
2. Nó cố gắng đánh giá kết quả của các hoạt động về mặt số lượng để có thể so sánh kết quả thực tế với kết quả ngân sách.
3. Nó thu hút sự chú ý của các nhà quản lý về độ lệch giữa những gì được lên kế hoạch và những gì đang đạt được để có thể thực hiện các hành động cần thiết để loại bỏ độ lệch và thực hiện các mục tiêu của các hoạt động. Do đó, nó không kiểm soát các hoạt động trực tiếp; nhưng chỉ ra nơi cần kiểm soát và biện pháp khắc phục.
(C) Lợi ích:
Kiểm soát ngân sách dẫn đến việc sử dụng tối đa các nguồn lực nhằm đảm bảo đầu ra tối đa vì nó cung cấp viện trợ cho việc lập kế hoạch quản lý, điều phối và kiểm soát. Những lợi thế khác nhau của kiểm soát ngân sách như sau:
1. Kiểm soát ngân sách bắt buộc các nhà quản lý lên kế hoạch cho các hoạt động của họ. Vì phân bổ ngân sách được thực hiện trên cơ sở bản chất của các hoạt động được thực hiện trong một bộ phận hoặc bộ phận, các nhà quản lý phải xác định những hoạt động họ dự định cho tương lai.
2. Kiểm soát ngân sách hoàn toàn liên quan đến các mục tiêu số cụ thể, nó không có sự mơ hồ liên quan đến các mục tiêu. Do đó, mọi người quản lý trong tổ chức đều chắc chắn về những gì anh ta dự kiến sẽ làm. Nó cho cơ hội đánh giá khách quan về hiệu suất và tự kiểm tra.
3. Vì kiểm soát ngân sách giữ một kiểm tra cứng nhắc đối với các hoạt động trong tổ chức, dẫn đến việc sử dụng tài nguyên thận trọng. Nó khơi dậy những nỗ lực để đạt được các mục tiêu và vẫn giữ chúng trong các ranh giới được xác định rõ.
4. Nó gián tiếp hỗ trợ lập kế hoạch quản lý ở cấp cao hơn. Kiểm soát ngân sách cung cấp một phương tiện hiệu quả để các nhà quản lý có thể ủy quyền mà không phải hy sinh quyền kiểm soát chung.
5. Quy trình kiểm soát ngân sách thúc đẩy sự hợp tác giữa các đơn vị phụ khác nhau trong tổ chức. Vì nó là một công cụ lập kế hoạch, nó mang lại hoạt động của các phòng ban khác nhau dưới góc nhìn tổng thể. Điều này truyền cảm hứng cho tinh thần đồng đội và giúp phối hợp.
6. Nó khuyến khích luồng thông tin tự do giữa các đơn vị khác nhau của tổ chức.
7. Nó thúc đẩy các hoạt động cân bằng trong tổ chức. Khối lượng của mỗi hoạt động phụ thuộc vào mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, mỗi hoạt động sẽ được thực hiện theo tỷ lệ với các hoạt động khác.
8. Kiểm soát ngân sách, như một thiết bị kiểm soát, rất chính xác, chính xác và chính xác. Một ngân sách cung cấp các tiêu chuẩn mà các hệ thống kiểm soát được thực hiện. Do đó, các nhà quản lý có thể theo dõi xem nỗ lực của họ có đang tiến hành đúng hướng hay không.
9. Kiểm soát ngân sách chỉ ra bất kỳ sai lệch nào giữa hiệu suất thực tế và hiệu suất ngân sách. Điều này được truyền đạt rất nhanh và các nhà quản lý có thể thực hiện các hành động khắc phục để khắc phục những sai lệch.
10. Nó cũng có thể xác định các lý do chịu trách nhiệm cho sự sai lệch giữa ngân sách và thực tế. Do đó, nó cung cấp hướng cho các hành động kiểm soát cần thiết.
(D) Vấn đề:
Mặc dù kiểm soát ngân sách là một công cụ quan trọng và quan trọng của việc lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức, nhưng nó có một số vấn đề. Vì vậy, các nhà quản lý nên nhận thức rõ về những vấn đề này để có biện pháp phòng ngừa đầy đủ để giảm thiểu tác động của những hạn chế này.
Các vấn đề của kiểm soát ngân sách được mô tả dưới đây:
1. Kiểm soát ngân sách phải đối mặt với các vấn đề do sự không chắc chắn của tương lai. Ngân sách được chuẩn bị dựa trên các giả định về những diễn biến trong tương lai theo một cách nhất định. Nhưng do sự thay đổi trong tình huống, ngân sách không trở nên luôn có ý nghĩa và đáng tin cậy để đạt được sự kiểm soát.
2. Một ngân sách chỉ là một phỏng đoán. Do đó, câu hỏi có thể được đặt ra về tính hữu ích của nó khi được sử dụng làm tiêu chuẩn để đo lường hiệu suất và hành động được thực hiện.
3. Nó có thể hoạt động trái với tinh thần của mọi người trong tổ chức, đặc biệt nếu hệ thống kiểm soát ngân sách hoạt động đúng.
4. Kiểm soát ngân sách là một quá trình kiểm soát phức tạp. Nó có thể tạo ra áp lực nội bộ và xung đột.
5. Đây là một hệ thống kiểm soát tốn kém và tốn thời gian. Nó không thể được áp dụng trong các doanh nghiệp nhỏ.
6. Hệ thống kiểm soát ngân sách cần rất nhiều giấy tờ mà nhân viên kỹ thuật có thể bực bội. Trên thực tế, nó không phù hợp với lĩnh vực chuyên môn riêng của họ. Vì vậy, khả năng áp dụng quy trình kiểm soát ngân sách có thể bị hạn chế.
Kỹ thuật điều khiển # 3. Phân tích hòa vốn:
(Một ý nghĩa:
"Phân tích hòa vốn" là một kỹ thuật quan trọng của kiểm soát chi phí. Nó là một phân tích về các mối quan hệ giữa các chi phí sản xuất, khối lượng sản xuất và số tiền lợi nhuận. Nó còn được gọi là 'Phân tích lợi nhuận theo chi phí khối lượng'. Chi phí có hai loại cố định và biến. Các mối quan hệ được hiển thị trên biểu đồ có tên là 'Biểu đồ hòa vốn' như được nêu trong Hình 8.4.
Trong biểu đồ này, trục X biểu thị khối lượng bán hàng tính bằng nghìn đơn vị, trong khi trục Y biểu thị chi phí sản xuất và doanh thu bán hàng tính bằng đồng rupee. Đường chi phí cố định nằm ngang với trục X và đường tổng chi phí được vẽ theo chiều dọc từ giao điểm của đường chi phí cố định tại trục Y.
Đường doanh thu đã được rút ra thông qua điểm 0 trên trục Y. Điểm 'B' tại đó đường tổng doanh thu giao với đường tổng chi phí được gọi là 'Điểm hòa vốn' (BEP). Tại thời điểm này không có lợi nhuận và không có mất mát. Sự lây lan sang bên phải của điểm này đại diện cho lợi nhuận và sự lây lan sang bên trái đại diện cho sự mất mát. Khối lượng bán hàng là 50.000 đơn vị, trong đó tổng chi phí và tổng doanh thu (5 Rupi) bằng nhau.
BEP = Chi phí cố định / Giá bán trên mỗi đơn vị - Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị
(B) Ưu điểm:
Những lợi thế của Phân tích hòa vốn được đề cập dưới đây:
1. Biểu đồ hòa vốn mô tả bằng đồ họa tổng chi phí và doanh thu bán hàng ở các mức bán khác nhau. Nó giúp xác định khối lượng bán hàng tối thiểu mà tại đó chi phí được thu hồi đầy đủ và vượt ra ngoài lợi nhuận có thể kiếm được. Nó là một công cụ hữu ích của kiểm soát quản lý.
2. Phân tích hòa vốn có thể được áp dụng để ước tính lợi nhuận ở các cấp độ hoạt động khác nhau hoặc để ước tính doanh thu cho lợi nhuận mong muốn.
3. Thông qua việc phân tách chi phí cố định và chi phí biến đổi, nó cho phép các nhà quản lý kiểm soát chi phí biến đổi.
4. Phân tích hòa vốn rất hữu ích cho các nhà quản lý để ra quyết định và chuẩn bị ngân sách.
(C) Nhược điểm:
Phân tích hòa vốn chịu một số hạn chế. Chúng được đề cập dưới đây:
1. Việc phân loại chi phí và mối quan hệ của chúng được giả định trong công cụ này không phải lúc nào cũng có thể.
2. Trong phân tích này, người ta cho rằng giá nhân tố, công nghệ và tất cả những thứ khác là không đổi. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Thật ra, họ rất năng động.
3. Chi phí cố định vẫn cố định chỉ ở một mức độ hoạt động nhất định và sau mức này, chúng tăng lên đáng kể.
Kỹ thuật điều khiển # 4. Phân tích tỷ lệ:
(Một ý nghĩa:
'Tỷ lệ' là mối quan hệ đối xứng giữa hai hình. "Phân tích tỷ lệ" là một nghiên cứu về tỷ lệ giữa các mục hoặc nhóm khác nhau trong báo cáo tài chính của một tổ chức. Với sự giúp đỡ của phân tích như vậy, hiệu quả tài chính của một doanh nghiệp có thể được đánh giá. Nó đo lường điều kiện tài chính, lợi nhuận và hiệu quả của doanh nghiệp. Phân tích này là một kỹ thuật quan trọng để kiểm soát các bộ phận của doanh nghiệp. Một số ví dụ quan trọng của Phân tích tỷ số là phân tích tỷ lệ thanh khoản, tỷ lệ đòn bẩy, tỷ lệ doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ định giá, v.v.
(B) Ưu điểm:
Những ưu điểm chính của Phân tích tỷ lệ như sau:
(i) Nó là một công cụ hữu ích để kiểm soát quản lý.
(ii) Nó giúp xác định liệu các trách nhiệm tài chính có được thực hiện một cách hiệu quả hay không.
(iii) Nó giúp đánh giá tính thanh khoản và lợi nhuận của một tổ chức.
(iv) Nó quyết định sự thành công hay thất bại về tài chính của bất kỳ tổ chức nào.
(v) Nó đo lường hiệu quả quản lý và hiệu quả của một doanh nghiệp.
(vi) Nó giúp thiết lập mối quan hệ giữa hiệu suất tài chính hiện tại và hiệu suất trong quá khứ.
(C) Nhược điểm:
Phân tích tỷ lệ có những hạn chế sau:
(i) Các tỷ lệ khác nhau được tính toán trên cơ sở thông tin trong quá khứ. Do đó, nó không thể chỉ ra điều kiện trong tương lai.
(ii) Phân tích tỷ lệ được coi là một trợ giúp cho phán đoán, nhưng nó không thể được coi là sự thay thế cho phán đoán.
(iii) Vì một tỷ lệ duy nhất không thể đưa ra dấu hiệu về bản chất của một tổ chức, nên cần phải tính toán nhiều tỷ lệ. Kết quả là, phân tích này là tốn thời gian và công sức.
Kỹ thuật kiểm soát # 5. Kiểm soát chi phí:
"Kiểm soát chi phí" là một kỹ thuật quan trọng cho quy trình kiểm soát tài chính. Kỹ thuật kiểm soát chi phí liên quan đến việc xác định tiêu chuẩn đối với từng hạng mục chi phí, xác định chi phí thực tế liên quan đến các mục đó, phát hiện các biến thể để xác định trách nhiệm, nguyên nhân, mức độ và chi phí của từng phương sai, sau đó lấy hành động cần thiết để đảm bảo rằng chi phí thực tế phù hợp với chi phí tiêu chuẩn trong tương lai.
Kiểm soát chi phí có thể được thực hiện một cách hiệu quả không phải trong toàn bộ mà trong các thành phần hoặc yếu tố khác nhau của tổng chi phí của bất kỳ công việc nào. Do đó, trước hết, cần kiểm soát từng yếu tố của tổng chi phí.
Thứ hai, phải có một số tiêu chuẩn nhất định với tham chiếu mà các yếu tố khác nhau của chi phí có thể được kiểm soát. Sẽ hữu ích hơn khi kiểm soát chi phí với tham chiếu đến các tiêu chuẩn chi phí có thể đạt được bởi các nhà quản lý hiệu quả. Nếu nó là như vậy, các tiêu chuẩn phải được thiết lập liên quan đến tất cả các yếu tố của chi phí trên cơ sở này.
Thứ ba, các chi phí thực tế cũng phải được ghi lại và khi chúng phát sinh. Những hồ sơ này được phân tích và chi phí được tính cho các trung tâm chi phí khác nhau để có thể so sánh với các tiêu chuẩn tương ứng được cố định trước. Do đó, kiểm soát chi phí bao gồm một số phương pháp kế toán là tốt.
Bước tiếp theo trong kiểm soát chi phí là so sánh giữa chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tế và tìm hiểu xem chi phí đã lệch so với tiêu chuẩn cố định. Nguyên nhân của các phương sai sẽ được xác định và bước cần thiết là được thực hiện để thấy rằng các phương sai này không xảy ra trong tương lai.
Đây là một phần rất quan trọng của kiểm soát chi phí. Một hệ thống báo cáo phù hợp để cung cấp báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý khác nhau cũng đã được cài đặt.
Kỹ thuật kiểm soát # 6. Kiểm toán nội bộ:
(Một ý nghĩa:
"Kiểm toán nội bộ" là một kỹ thuật kiểm soát tài chính và quản lý hiệu quả. Nó có nghĩa là quá trình độc lập để xác minh và đánh giá các chức năng kế toán, tài chính và các chức năng khác của tổ chức kinh doanh. Kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi chính các nhà quản lý hoặc bởi các nhân viên đặc biệt được chỉ định cho mục đích này.
So với Kiểm toán bên ngoài (vẫn không quan tâm đến khía cạnh hoạt động của tổ chức, kiểm toán nội bộ có phạm vi rộng hơn nhiều và liên quan đến toàn bộ hoạt động của tổ chức.
Do đó, kiểm toán nội bộ, ngoài việc đảm bảo rằng các tài khoản phản ánh đúng sự thật, đánh giá các chính sách, thủ tục và hiệu quả của các phương pháp, việc sử dụng thẩm quyền, các vấn đề đặc biệt và các hoạt động khác.
Kiểm toán nội bộ cung cấp cho các nhà quản lý một nguồn cung cấp thông tin kiểm soát vĩnh viễn. Bằng cách đo lường hiệu suất và đánh giá kết quả trên cơ sở tiêu chuẩn, kiểm toán nội bộ đưa ra các khuyến nghị phù hợp cho các hành động quản lý.
Nó cũng xác minh sự liên quan và khả năng áp dụng của các chính sách, thủ tục và phương pháp. Xác minh như vậy giúp trong việc lựa chọn một quy trình làm việc phù hợp. Sự ra đời của kiểm toán nội bộ khơi dậy tinh thần và nỗ lực làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức, bởi vì nó liên quan đến rủi ro bị phơi bày trước các nhà quản lý và họ cố gắng tránh các lỗi thiếu sót và hoa hồng.
(B) Ưu điểm:
Những lợi thế khác nhau của Kiểm toán nội bộ có thể được nêu rõ như sau:
(i) Nó chỉ ra những khiếm khuyết và điểm yếu trong hoạt động tài chính và quản lý của doanh nghiệp và đề xuất các hành động phòng ngừa, để những điều này không thể xảy ra trong tương lai.
(ii) Nó giúp tăng hiệu quả cá nhân và hiệu quả tổ chức.
(iii) Nó hoạt động như một biện pháp bảo vệ để duy trì tài sản của doanh nghiệp.
(iv) Nó cung cấp sự kiểm soát chung cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
(C) Nhược điểm:
Những nhược điểm của Kiểm toán nội bộ như sau:
(i) Kiểm toán nội bộ không áp dụng cho tất cả các loại doanh nghiệp.
(ii) Đây là một phương pháp kiểm soát đắt tiền. Cài đặt và vận hành của nó đòi hỏi thêm chi phí có thể là quá nhiều cho các doanh nghiệp nhỏ hơn.
(iii) Nó tạo ra sự phức tạp trong các lĩnh vực chức năng của một doanh nghiệp.
(iv) Nó dẫn đến việc tạo ra sự nhầm lẫn giữa các nhân viên.
(v) Nó mang lại sự đơn điệu cho nhân viên do các quy trình lặp đi lặp lại của nó.
(vi) Đôi khi, báo cáo của nhóm kiểm toán nội bộ có thể không được các nhà quản lý chấp nhận vì một số thiếu sót trong đó.
(vii) Nhóm kiểm toán nội bộ có xu hướng xem xét kỹ lưỡng mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh theo quan điểm kế toán. Điều này có thể dẫn đến kết luận bị lỗi.
Tuy nhiên, gần đây hệ thống kiểm toán nội bộ đã được phát triển lên một tầm cao mới bằng cách tổ chức một đơn vị kiểm toán tập trung nhằm cung cấp thông tin kiểm soát lớn hơn và rộng hơn cho các nhà quản lý. Trong việc quản lý đơn vị như vậy, trình độ kế toán thôi là chưa đủ, nhưng sự nhấn mạnh lớn hơn được dành cho kỹ năng và kinh nghiệm quản lý. Để tránh sự thiên vị, kiểm toán viên nội bộ trong nhiều tổ chức được chọn từ cấp bậc của các nhà quản lý dòng.
Kỹ thuật điều khiển # 7. Báo cáo thống kê:
Ý nghĩa:
Phân tích 'Báo cáo thống kê' là một công cụ kiểm soát rất quan trọng. Thông thường kiểm soát định lượng được thực hiện trên cơ sở phân tích các báo cáo thống kê được chuẩn bị bởi các nhà quản lý khác nhau hoặc các cơ quan có thẩm quyền cao hơn của một tổ chức.
Trong các báo cáo như vậy, họ cung cấp nhiều thông tin liên quan đến việc hoàn thành năng suất làm việc, hiệu lực và hiệu quả của cấp dưới, sai lệch về hiệu suất so với tiêu chuẩn và lý do có thể dẫn đến sai lệch của công việc hoặc trách nhiệm được giao cho các nhân viên khác nhau của doanh nghiệp .
Việc phân tích dữ liệu thống kê theo tỷ lệ trung bình, tỷ lệ phần trăm, tỷ lệ, đồng quan hệ, v.v ... rất hữu ích trong việc kiểm soát sản xuất, chất lượng, hàng tồn kho, v.v. Họ cung cấp dữ liệu thực tế và các xu hướng hữu ích cho kiểm soát quản lý. Các báo cáo này tiết lộ liệu các chính sách theo quy định đang được thực hiện hay không.
Trên cơ sở các báo cáo thống kê, các nhà quản lý cấp cao nhất đưa ra các quyết định liên quan đến hiệu suất của nhân viên cấp dưới và các biện pháp khắc phục trực tiếp để thực hiện ngay lập tức. Tuy nhiên, kỹ thuật kiểm soát này tốn thời gian.
Kỹ thuật điều khiển # 8. Kiểm toán quản lý :
(A) Khái niệm và ý nghĩa:
Không có kỹ thuật kiểm soát nào đánh giá chất lượng quản lý. Vì chất lượng quản lý cuối cùng mang lại thành công hay thất bại của một tổ chức, nên đánh giá chất lượng này. "Kiểm toán quản lý" là một nỗ lực cho mục đích này.
Kiểm toán quản lý là một đánh giá tổng thể và khoa học về chất lượng quản lý. Đây là một kiểm tra độc lập và quan trọng của toàn bộ quá trình quản lý. Đó là một tìm kiếm và đánh giá có hệ thống về hiệu lực và hiệu quả của các nhà quản lý của một doanh nghiệp. Nó định vị những thiếu sót trong việc thực hiện các chức năng quản lý. Do đó, kiểm toán quản lý là một đánh giá toàn diện và mang tính xây dựng về hiệu suất của đội ngũ quản lý của một tổ chức.
Phạm vi kiểm toán quản lý rất rộng. Một số lĩnh vực kiểm toán quản lý như sau:
1. Cơ cấu tổ chức;
2. Chức năng của ban quản lý;
3. Thẩm định điều hành;
4. Chức năng kinh tế;
5. Nghiên cứu và phát triển;
6. Hiệu quả sản xuất;
7. Tính lành mạnh của thu nhập;
8. Sức sống bán hàng;
9. Dịch vụ cho các cổ đông; và
10. Chính sách tài khóa.
(B) Ưu điểm:
Kiểm toán quản lý có một số lợi thế. Những lợi thế chính có thể được nêu ra như sau:
(i) Nó thực hiện đánh giá tổng thể và hệ thống về quy trình quản lý giúp xác định các thiếu sót hiện tại và tiềm năng trong quản lý. Trên cơ sở thông tin như vậy cải tiến cấu trúc lớn có thể được thực hiện.
(ii) Rà soát liên tục tất cả các khía cạnh của tổ chức giúp cải thiện hiệu suất và bảo vệ tổ chức khỏi sự kém hiệu quả.
(iii) Nó giúp cải thiện hệ thống liên lạc, điều phối và kiểm soát bằng cách giữ cho toàn bộ tổ chức được xem xét liên tục.
(iv) Nó giúp đánh giá hiệu suất của cơ chế kiểm soát.
(v) Nó mang lại cơ hội cho sự đổi mới trong ánh sáng của những thay đổi trong môi trường.
(C) Nhược điểm:
Những nhược điểm của Kiểm toán quản lý là như sau:
(i) Không có kỹ thuật kiểm toán quản lý tiêu chuẩn.
(ii) Phạm vi kiểm toán quản lý không được xác định rõ.
(iii) Các nhà quản lý có thể không thích đánh giá quan trọng về chính sách và hành động của họ.
(iv) Nó có thể tạo ra sự phức tạp trong mối quan hệ thẩm quyền.
(v) Nó đắt tiền.
Kỹ thuật kiểm soát # 9. Lợi tức đầu tư:
(Một ý nghĩa:
'Lợi tức đầu tư' (ROI) là một công cụ hữu ích để kiểm soát hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Nó cũng được gọi là 'Thu nhập từ vốn làm việc' (ROCE). Khía cạnh cơ bản của kỹ thuật này là lợi nhuận được lấy không phải là một con số tuyệt đối mà được xem xét liên quan đến vốn đầu tư.
Tỷ suất lợi nhuận được tính bằng cách chia lợi nhuận ròng cho tổng số tiền đầu tư. Nó có thể được tính toán liên quan đến dữ liệu lịch sử để tiết lộ tỷ lệ hoàn vốn nhận ra hoặc có thể được áp dụng cho dữ liệu ngân sách để đưa ra tỷ lệ lợi nhuận dự kiến.
(B) Ưu điểm:
Là một kỹ thuật kiểm soát, ROI cung cấp các lợi thế sau:
1. Nó đặt giá trị cao vào việc sử dụng hiệu quả và hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
2. Nó là một tấm gương phản chiếu toàn bộ hình ảnh của hoạt động. Như vậy, hành động phù hợp có thể được thực hiện để loại bỏ không hiệu quả.
3. Nó có thể được coi là một hệ thống kiểm soát tổng thể theo nghĩa tỷ lệ lợi nhuận phản ánh các mục tiêu của tổ chức.
4. Nó cho biết hiệu quả của các tài nguyên đang được sử dụng. Nó làm cho các nhà quản lý cảnh giác để lãng phí và không hiệu quả.
5. Đây là một kỹ thuật hữu ích để so sánh hiệu suất của tổ chức qua các năm cũng như với các doanh nghiệp khác. Nó cũng giúp so sánh hiệu suất của các bộ phận và bộ phận khác nhau của tổ chức.
6. Nó tạo điều kiện sử dụng cân đối các nguồn vốn. Nó xác định các lĩnh vực mà vốn đang được sử dụng hiệu quả để các hoạt động trong tương lai có thể được lên kế hoạch phù hợp.
(C) Nhược điểm:
Có một số hạn chế của ROI như một công cụ kiểm soát. Đó là như sau:
(i) Nó đòi hỏi quá nhiều tính toán và ghi liên tục, rất tốn thời gian và tốn kém.
(ii) Nó nhấn mạnh quá mức vào các yếu tố tài chính bỏ qua các yếu tố quan trọng khác như kỹ năng điều hành, quan hệ công chúng tốt, quan hệ công nghiệp lành mạnh, nghiên cứu và phát triển, v.v.
(iii) Định giá tài sản trở nên khó khăn khi giá thay đổi theo thời gian.
(iv) Rất khó để tìm ra tỷ lệ lợi nhuận tiêu chuẩn.
Kỹ thuật điều khiển # 10. Kỹ thuật mạng:
(A) Khái niệm và ý nghĩa:
"Kỹ thuật mạng" đang được sử dụng rộng rãi như các hệ thống điều khiển. Trong kỹ thuật như vậy, một dự án hoặc chương trình được chia thành các hoạt động nhỏ được sắp xếp theo trình tự công nghệ. Các hoạt động khác nhau nên được thực hiện theo trình tự.
Giới hạn thời gian cho mỗi hoạt động được xác định. Một sơ đồ mạng sau đó được vẽ để trình bày sự phụ thuộc lẫn nhau và các mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án.
Bản vẽ sơ đồ mạng cần phân tích và đánh giá chi tiết từng thành phần của tổng dự án. Tổng dự án là rất quan trọng về thời gian và mỗi phần của dự án được tối ưu hóa thời gian. Trong phân tích mạng, một hoạt động được định nghĩa là một hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu. Nó được chỉ định bởi một mũi tên trong sơ đồ.
Bắt đầu và chấm dứt một hoạt động được thể hiện bằng một vòng tròn. Các mũi tên bắt nguồn từ một sự kiện chỉ ra các hoạt động chỉ có thể được bắt đầu khi tất cả các hoạt động tại sự kiện đó đã được hoàn thành. Để rõ ràng, mũi tên dày hoặc mũi tên màu khác nhau được sử dụng để hiển thị các hoạt động đường dẫn quan trọng sau khi chúng được xác định thông qua phân tích.
Các sự kiện được phân biệt bằng số. Mỗi sự kiện chỉ ra sự chấm dứt của một hoạt động có số lượng cao hơn sự kiện biểu thị sự bắt đầu của cùng một hoạt động. Trên cơ sở phân tích, các hoạt động quan trọng được xác định.
Chúng được thể hiện bằng một đường dẫn quan trọng cho thấy rằng nếu các hoạt động trên đường dẫn này không được hoàn thành kịp thời, toàn bộ dự án sẽ bị trì hoãn tương ứng. Do đó, trên cơ sở ước tính thời gian bắt đầu sớm nhất hoặc muộn nhất của một hoạt động có thể được tính toán.
Có hai kỹ thuật mạng phổ biến :
(i) 'Kỹ thuật đánh giá và đánh giá chương trình' (PERT) và
(ii) 'Phương pháp đường dẫn quan trọng' (CPM).
1. Kỹ thuật đánh giá và đánh giá chương trình:
Đây là một kỹ thuật mạng phù hợp để lập kế hoạch và kiểm soát các dự án phức tạp và độc đáo.
Các bước liên quan đến việc xây dựng sơ đồ PERT / CPM được chỉ ra dưới đây:
(i) Chia nhỏ toàn bộ dự án thành một số hoạt động có thể nhận dạng rõ ràng.
(ii) Chuẩn bị sơ đồ mạng để hiển thị chuỗi các hoạt động có điểm bắt đầu và điểm hoàn thành cho dự án.
(iii) Ước tính thời gian cho từng hoạt động.
(iv) Xác định đường dẫn quan trọng là đường dẫn dài nhất qua mạng theo thời gian để biểu diễn chuỗi các hoạt động quan trọng cho việc hoàn thành dự án.
(v) Sửa đổi và cải tiến kế hoạch ban đầu để kiểm soát hoặc giảm thiểu thời gian liên quan, trong dự án.
2. Phương pháp đường dẫn quan trọng:
Các bước và nguyên tắc chính liên quan đến CPM giống như các bước trong PERT.
Nhưng có sự khác biệt giữa PERT và CPM được nêu dưới đây:
(i) Trong CPM được coi là thời lượng của mỗi hoạt động là không đổi và do đó, chỉ có một ước tính thời gian được thực hiện cho mỗi hoạt động. Nhưng trong PERT, tính không chắc chắn về thời gian của các hoạt động được tính đến và các ước tính được thực hiện ba lần cho mọi hoạt động. (A) thời gian lạc quan cho thấy thời gian ngắn nhất cần thiết cho một hoạt động, (b) Thời gian bi quan cho thấy thời gian tối đa cần thiết cho một hoạt động và (c) thời gian có thể xảy ra nhất nằm ở giữa hai hoạt động.
(ii) Trong CPM, trọng tâm chính là chi phí; trong khi đó trong PERT, trọng tâm là thời gian.
(iii) CPM phù hợp hơn cho các dự án có thời gian được biết đến, trong khi PERT phù hợp hơn khi thời gian hoạt động tương đối không rõ.
Các ứng dụng của PERT và CPM:
PERT và CPM là những công cụ rất hữu ích để quản lý dự án.
Một số cách sử dụng phổ biến của các kỹ thuật này như sau:
(i) Ra mắt sản phẩm mới;
(ii) Xây dựng nhà máy mới;
(iii) Lắp đặt hệ thống máy tính;
(iv) Lập kế hoạch và khởi động một dự án mới;
(v) Đóng tàu;
(vi) Xây dựng cơ sở sân bay;
(vii) Thiết lập ngành công nghiệp.
(B) Ưu điểm của PERT / CPM:
PERT / CPM là công cụ tiện lợi và hữu ích trong tay của người quản lý cấp cao nhất, người có toàn bộ trách nhiệm quản lý của một dự án. Nó cũng hữu ích trong việc giải quyết các vấn đề lập lịch trình hoạt động của các dự án một lần, đó là, các dự án không được xây dựng trên cơ sở thường xuyên.
Những lợi thế cụ thể của PERT / CPM như sau:
1. Nó buộc các nhà quản lý phải phân tích tất cả các khả năng, sự không chắc chắn và khiếm khuyết. Điều này giúp loại bỏ lãng phí. Tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án thành công được phân tích trước.
2. Nó tập trung sự chú ý vào các hoạt động quan trọng vì sự chậm trễ trong hiệu suất của họ sẽ trì hoãn toàn bộ dự án, trừ khi các nhà quản lý có thể bù đắp thời gian bằng cách rút ngắn một số hoạt động trong tương lai.
3. Nó cung cấp một công cụ để dự đoán tác động của thay đổi lịch trình.
4. Nó đòi hỏi phải được xem xét và cập nhật liên tục trên cơ sở phản hồi từ các cấp thấp hơn. Điều này đảm bảo sự chú ý đến tất cả các cấp.
5. Nó nhấn cho hành động đúng, đúng thời điểm và đúng thời điểm, trong tổ chức.
(C) Nhược điểm của PERT / CPM:
PERT / CPM có các giới hạn sau:
1. Không thể ước tính chính xác thời gian và chi phí liên quan đến các hoạt động khác nhau của một dự án. Lỗi trong ước tính làm cho phân tích mạng không đáng tin cậy như một kỹ thuật điều khiển.
2. Nó không hữu ích cho các dự án đơn giản, thường xuyên và lặp đi lặp lại.
3. Nó chủ yếu phù hợp trong các dự án mà thời gian là cần thiết.
Kỹ thuật kiểm soát # 11. Kế toán trách nhiệm:
"Kế toán trách nhiệm" là kỹ thuật kế toán trong đó hiệu suất của các nhân viên khác nhau được đánh giá bằng cách xác định họ đã thực hiện các mục tiêu được xác định trước cho các phòng ban, đơn vị, bộ phận hoặc bộ phận mà họ chịu trách nhiệm.
Việc sử dụng kế toán trách nhiệm tập trung sự chú ý vào quản lý theo mục tiêu hơn là quản lý bằng sự thống trị. Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về lĩnh vực hoạt động của mình và kiểm soát hiệu quả. Anh ta phải biết chi phí của mình là gì và chi phí của anh ta là bao nhiêu.
Vì vậy, trong kế toán trách nhiệm, chi phí được phân bổ cho các trung tâm trách nhiệm thay vì sản phẩm. Trung tâm trách nhiệm là một đơn vị tổ chức như bộ phận, bộ phận hoặc bộ phận do người có trách nhiệm đứng đầu. Người đứng đầu có trách nhiệm đạt được mục tiêu đặt ra cho trung tâm của mình.
Các chi phí phát sinh bởi một trung tâm trách nhiệm được chia thành hai loại:
(i) Chi phí có thể kiểm soát và
(ii) Chi phí không thể kiểm soát.
Chi phí được tích lũy và báo cáo theo phân loại. Người đứng đầu một trung tâm trách nhiệm chịu trách nhiệm trực tiếp về các chi phí có thể kiểm soát được của trung tâm của mình.
Có ba loại trung tâm trách nhiệm được nêu như sau:
1. Trung tâm đầu tư:
Người đứng đầu trung tâm này không chỉ chịu trách nhiệm về chi phí và lợi nhuận mà còn sử dụng hiệu quả tài sản. Đầu tư được thực hiện ở mỗi trung tâm được tính riêng và lợi tức đầu tư được áp dụng làm cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm. Đó là sự mở rộng cuối cùng của trách nhiệm.
2. Trung tâm chi phí:
Hầu hết các phòng ban và các bộ phận là trung tâm chi phí. Trong một trung tâm chi phí, các mục tiêu được cố định về chi phí. Hiệu suất của các trung tâm chi phí được đánh giá bằng cách so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí ngân sách. Trong các trung tâm chi phí, hệ thống kiểm soát chỉ đo lường các chi phí phát sinh bởi các trung tâm trách nhiệm; không có nỗ lực nào được thực hiện để đo lường giá trị đầu ra của họ.
3. Trung tâm lợi nhuận:
Trong một trung tâm lợi nhuận, các mục tiêu được đặt theo lợi nhuận. Hiệu suất của trung tâm này được đánh giá bằng cách so sánh lợi nhuận thực sự kiếm được với lợi nhuận mục tiêu. Điều này được thực hiện bằng cách chuẩn bị tài khoản lãi và lỗ của bộ phận.
Kỹ thuật điều khiển # 12. Ngân sách không có cơ sở :
(A) Khái niệm và ý nghĩa:
'Ngân sách không có cơ sở' (ZBB) tương đối là một khái niệm mới hơn trong ngân sách kinh doanh và phi kinh doanh. Nó được áp dụng lần đầu tiên ở Hoa Kỳ vào năm 1971. Kể từ đó, nó đã được sử dụng bởi một số tiểu bang và doanh nghiệp kinh doanh tại Hoa Kỳ và các quốc gia khác.
Ở Ấn Độ, nó đã trở thành tâm điểm của cuộc thảo luận chỉ một vài năm trước đây. Nó đã được áp dụng bởi nhiều cơ quan của Chính phủ Ấn Độ và một số Chính phủ Nhà nước. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp khu vực công cũng đã áp dụng nó.
ZBB dựa trên hệ thống trong đó mỗi chức năng phải được chứng minh toàn bộ mỗi khi ngân sách mới được lập. Thay vì lấy ngân sách của năm hiện tại làm cơ sở như được thực hiện trong hệ thống ngân sách truyền thống, ngân sách được chuẩn bị từ cơ sở không.
Tất cả các đề xuất ngân sách được xem xét từ đầu như thể đó là ngân sách đầu tiên của doanh nghiệp. Tất cả các đề xuất được phân tích kỹ lưỡng để kiểm tra tính hợp lệ và hiệu quả của chúng trong bối cảnh kinh nghiệm thực tế và các điều kiện thay đổi.
Quá trình ZBB bao gồm bốn bước cơ bản sau:
(i) Xác định các đơn vị quyết định, nghĩa là các hoạt động hoặc nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn của hoạt động của người quản lý mà anh ta chịu trách nhiệm;
(ii) Phân tích từng đơn vị quyết định trong bối cảnh tổng gói quyết định;
(iii) Đánh giá và xếp hạng của tất cả các đơn vị quyết định trên cơ sở lợi ích cho tổ chức; và
(iv) Phân bổ hoặc tài nguyên cho mỗi đơn vị theo bảng xếp hạng.
Do đó, nhấn mạnh vào phân bổ nguồn lực theo sự đóng góp của từng đơn vị quyết định:
(B) Ưu điểm:
ZBB có một số lợi ích. Những lợi ích này như sau:
(i) Đây là một phương tiện hiệu quả để kiểm soát chi phí. Nó buộc các nhà quản lý phải thực hiện từng chương trình một lần nữa và xem xét lại từng chi phí.
(ii) Đó là một cách tiếp cận sáng tạo và sáng tạo. Nó giúp tránh sự thiếu hiệu quả và sai lầm của quá khứ.
(iii) Nó cho phép các nhà quản lý rất nhiều tự do và linh hoạt trong việc phân bổ nguồn lực từ năm này sang năm khác.
(iv) Nó cho phép tham gia nhiều hơn vào quá trình lập ngân sách.
(v) Nó loại bỏ các hoạt động không cần thiết.
(vi) Có đánh giá rõ ràng và khách quan hơn về các đề xuất ngân sách.
(vii) Nó tiết kiệm thời gian của các nhà quản lý hàng đầu.
(C) Nhược điểm:
ZBB có những nhược điểm sau:
(i) Quá trình xem xét liên quan đến ZBB rất tốn thời gian.
(ii) Khó khăn có thể phát sinh trong việc xác định các đơn vị quyết định.
(Iii) Nó có thể dẫn đến công việc giấy tờ thêm.
Kỹ thuật kiểm soát # 13. Ngân sách hiệu suất:
(A) Khái niệm và ý nghĩa:
Theo truyền thống, Ngân sách Chính phủ được thực hiện trên cơ sở những người đứng đầu chi phí. Ngân sách chứa các chi phí cho mỗi người đứng đầu như hành chính, quốc phòng, du lịch, v.v ... Trong thời hiện đại, một phần lớn hành chính công tham gia vào các hoạt động kinh tế. Nó đã cảm thấy rằng một cách tiếp cận mới là cần thiết để chuẩn bị kế hoạch và kiểm soát hiệu suất.
Kết quả là, một kỹ thuật mới gọi là 'Ngân sách hiệu suất' đã được giới thiệu. Ngân sách hiệu suất là ngân sách 'đầu vào / đầu ra' hoặc 'chi phí / kết quả'. Nó chứa các chi phí theo người đứng đầu hiệu suất. Khái niệm ngân sách hiệu suất bắt nguồn từ Hoa Kỳ trong những năm 1960 khi ngân sách quốc phòng dẫn đến suy nghĩ về cách thức và phương tiện kết hợp đầu ra với đầu vào.
Sau đó, nó trở nên phổ biến ở nhiều cơ quan chính phủ bên ngoài Hoa Kỳ. Hiện tại, ngân sách hiệu suất đang được sử dụng trong kinh doanh và các tổ chức khác ngoài các cơ quan chính phủ, ở Ấn Độ, mặc dù khái niệm ngân sách hiệu suất đã được thảo luận trong cuộc tranh luận của Nghị viện năm 1964, nhưng nó đã được thông qua nhiều sau đó.
Lập ngân sách hiệu suất nhấn mạnh vào các biện pháp phi tài chính về hiệu suất có thể liên quan đến các biện pháp tài chính trong việc giải thích những thay đổi và sai lệch so với hiệu suất theo kế hoạch. Các so sánh lịch sử của các phép đo hoạt động phi tài chính đặc biệt hữu ích trong việc chứng minh các đề xuất ngân sách và cho thấy các nguồn lực của tổ chức đang được sử dụng như thế nào.
Các phép đo cá nhân rất hữu ích để đánh giá hiệu suất trong quá khứ và lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai.
Các bước chính trong Lập ngân sách hiệu suất như sau:
(i) Xác định mục tiêu, nghĩa là kết quả hoặc đầu ra của bộ phận, đơn vị hoặc cam kết thực hiện;
(ii) Chuẩn bị một lịch trình thực hiện dẫn đến mục tiêu đã xác định;
(iii) Liên kết tất cả các mở rộng với các đầu hiệu suất; và,
(iv) Phát triển thước đo hoặc đơn vị hoàn thành đo lường hiệu suất.
Ngân sách hiệu suất đang ngày càng được áp dụng trong kinh doanh, chính phủ và các tổ chức khác. Các ngân hàng thương mại đang áp dụng nó để ra quyết định và đánh giá. Nó làm nổi bật kết quả cuối cùng thay vì tiền để chi tiêu. Nó tiết lộ liệu tổ chức có nhận được kết quả đầy đủ cho số tiền đã chi hay không.
(B) Ưu điểm và hạn chế:
Các lợi ích được cung cấp bởi Ngân sách hiệu suất có thể được nêu rõ như sau:
(i) Để cải thiện việc chuẩn bị ngân sách, xem xét và ra quyết định ở tất cả các cấp quản lý;
(ii) Để thực hiện kiểm toán hiệu quả hơn;
(iii) Liên kết các khía cạnh vật chất và tài chính của mọi chương trình hoặc hoạt động;
(iv) Kết hợp chặt chẽ ngân sách hàng năm và kế hoạch phát triển; và
(v) Để đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu dài hạn được xác định trong các kế hoạch.
Ngân sách hiệu suất dẫn đến hiệu quả cao hơn vì nó đo lường các hoạt động về kết quả hoặc đầu ra.
Tuy nhiên, ngân sách hiệu suất có những hạn chế sau:
(i) Để có hiệu quả, việc lập ngân sách hiệu suất cần có những thay đổi cơ cấu trong tổ chức. Những thay đổi như vậy thường được chống lại bởi những người trong tổ chức.
(ii) Nó đòi hỏi một hệ thống âm thanh và mạng lưới lập kế hoạch. Nếu mục tiêu không rõ ràng, nó không thể được áp dụng để kiểm soát hiệu suất hiệu quả.
(iii) Rất khó để xác định mục tiêu hiệu suất và đo lường hiệu suất thực tế so với mục tiêu mà đầu ra là vô hình như nghiên cứu, đào tạo, giáo dục, v.v. Tranh chấp có thể nảy sinh về tiêu chí và đo lường hiệu suất.
Kỹ thuật điều khiển # 14. Hệ thống thông tin quản lý:
(Một ý nghĩa:
'Hệ thống thông tin quản lý' (MIS) là phương pháp cung cấp thông tin liên quan và cần thiết thông qua máy tính cho mỗi người quản lý của một tổ chức vào đúng thời điểm và ở dạng phù hợp để giúp anh ta hiểu và kích thích hành động của mình.
Nói cách khác, nó là hệ thống cung cấp thông tin quá khứ, hiện tại và dự đoán liên quan đến hoạt động nội bộ và trí thông minh bên ngoài. Nó hỗ trợ các chức năng lập kế hoạch, kiểm soát và hoạt động của một tổ chức bằng cách cung cấp thông tin thống nhất đúng thời điểm và đúng mẫu để hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Với việc sử dụng ngày càng nhiều các thiết bị điện tử, đặc biệt là máy tính, rất nhiều sự chú ý đã được dành cho việc phát triển các hệ thống thông tin cung cấp thông tin liên quan cho các nhà quản lý liên quan để ra quyết định và kiểm soát. Một điều kiện tiên quyết của kiểm soát hiệu quả là thông tin kịp thời và xác thực cho cơ quan kiểm soát.
Luồng thông tin được thực hiện thường xuyên bởi một hệ thống thông tin được gọi là Hệ thống thông tin quản lý hoặc MIS. Nó được áp dụng như một công cụ kiểm soát rất quan trọng trong các tổ chức lớn, nơi diễn ra một số lượng lớn các hoạt động.
Nó giúp một phần lớn trong việc kiểm soát định lượng và định tính đối với tất cả các loại hoạt động của một doanh nghiệp. Nhưng, hệ thống là những người quản lý đắt tiền và hiệu quả là cần thiết để vận hành hiệu quả kỹ thuật.
(B) Vai trò của hệ thống thông tin quản lý:
Vai trò của MIS có thể được đánh giá bằng chất lượng và số lượng thông tin được cung cấp cho các điểm khác nhau trong tổ chức. Hệ thống giúp các nhà quản lý của tổ chức thu thập thông tin liên quan và dữ liệu chính xác nhanh hơn. MIS là một hình thức tinh tế của việc thu thập và cung cấp thông tin truyền thống cho các điểm tổ chức khác nhau.
Trong các doanh nghiệp lớn, có rất nhiều điểm quyết định mà không thể quản lý hiệu quả nếu không có MIS. Vấn đề chính của các doanh nghiệp như vậy là dữ liệu sẽ được thu thập từ một số lượng lớn điểm.
Quá trình này mất nhiều thời gian khi không có MIS. Bên cạnh đó, có nhiều phòng ban trong các tổ chức lớn và mỗi người trong số họ có thể đang lưu trữ thông tin và cần dữ liệu về các điểm chung. Điều này đặt sự trùng lặp không cần thiết trong những nỗ lực. MIS có thể giảm bớt nhiều áp lực bằng cách thống nhất việc lưu trữ thông tin.
