9 Đặc điểm chính của cấu trúc tổ chức tốt
Bài viết này đưa ra ánh sáng về các tính năng của Cấu trúc tổ chức tốt. Các tính năng là: 1. Tính đơn giản 2. Tính linh hoạt và Tính liên tục 3. Dòng quyền rõ ràng 4. Áp dụng thẩm quyền tối thượng 5. Phân quyền hợp pháp 6. Thống nhất chỉ huy và chỉ đạo 7. Cấp quản lý tối thiểu có thể 8. Nhấn mạnh đúng vào nhân viên 9 Cung cấp cho quản lý hàng đầu.
Tính năng số 1. Sự đơn giản:
Một cấu trúc tổ chức nên cơ bản đơn giản. Nó ngụ ý rằng cấu trúc nên có khung đơn giản nhất có thể, sẽ hoàn thành các mục đích dự định với sự nhấn mạnh do các phương tiện kinh tế và hiệu quả để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
Điều này sẽ đảm bảo tính kinh tế của nỗ lực, giảm thiểu chi phí trên không và giảm tất cả những khó khăn có thể xảy ra do giao tiếp kém do sự phức tạp của cấu trúc phức tạp.
Mỗi người trong tổ chức nên rõ ràng về người mà anh ta phải tham khảo ý kiến trong một vấn đề cụ thể. Quá nhiều cấp độ, kênh liên lạc và ủy ban thường gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết chúng. Nói một cách lý tưởng, số lượng và địa điểm của họ trong tổ chức nên dựa trên nhu cầu của tổ chức.
Tính năng # 2. Tính linh hoạt và liên tục:
Nhà tổ chức nên xây dựng cấu trúc không phải cho hôm nay hoặc ngày mai, mà cho tương lai xa. Như vậy, tính liên tục phải được duy trì trong cơ cấu tổ chức theo thời gian. Tuy nhiên, do cấu trúc tổ chức dựa trên hoàn cảnh và những điều này không cố định mà thay đổi theo thời gian, nên cũng cần phải kết hợp các thay đổi trong cấu trúc tổ chức.
Do đó, cấu trúc phải có khả năng thích ứng đủ để nó cung cấp cơ hội để thích ứng với những thay đổi khi cần thiết.
Tính năng # 3. Xóa dòng quyền:
Dù hình thức cấu trúc được thông qua là gì, cần có những dòng thẩm quyền rõ ràng chạy từ trên xuống dưới hoặc theo hướng ngang. Nó ngụ ý rằng một người nên rất rõ ràng về những gì anh ta dự kiến sẽ đạt được hoặc đóng góp và những mối quan hệ nào nên được duy trì bởi anh ta ở cấp chính thức.
Việc không làm rõ các dòng thẩm quyền dẫn đến ma sát và không hiệu quả. Thông thường, trong cấu trúc quan liêu theo sau bởi các tổ chức chính phủ, vấn đề thẩm quyền của một bộ phận hoặc bộ phận phát sinh và công việc phải chịu đựng.
Tính năng # 4. Áp dụng thẩm quyền tối thượng:
Nó cho thấy rằng, mặc dù một người quản lý cấp trên giao một số công việc cho cấp dưới của mình, nhưng cuối cùng anh ta phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành toàn bộ công việc. Vì vậy, anh ta chịu trách nhiệm về công việc của mình cũng như công việc được thực hiện bởi cấp dưới của mình.
Nếu khái niệm này được áp dụng, nó đảm bảo rằng mỗi người mang trách nhiệm kép; trách nhiệm với công việc của chính mình và công việc của cấp dưới. Nhìn chung, một người quản lý chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc được cấp trên giao cho anh ta.
Tính năng # 5. Phân quyền hợp lệ:
Khái niệm thẩm quyền tối thượng sẽ chỉ có hiệu lực khi có sự ủy quyền thích hợp ở các cấp khác nhau của tổ chức. Sự ủy quyền liên quan đến sự ủy quyền của người quản lý để đưa ra quyết định nhất định. Một vấn đề phổ biến trong đời sống tổ chức là các nhà quản lý thường không ủy quyền đầy đủ và chịu nhiều vấn đề khác nhau.
Những vấn đề như vậy có thể ở dạng tắc nghẽn quyết định, chậm trễ trong việc thực thi quyết định, gây áp lực nhiều hơn cho các nhà quản lý cấp cao hơn trong việc đưa ra quyết định, v.v ... Tất cả những yếu tố này ảnh hưởng xấu đến hiệu quả tổ chức. Những vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách ủy quyền thích hợp.
Tính năng # 6. Thống nhất của Lệnh và Hướng:
Các nguyên tắc thống nhất của lệnh và hướng nên được tuân theo. Sự thống nhất của lệnh cho thấy rằng một người chỉ nên nhận lệnh và hướng dẫn từ một cấp trên. Sự thống nhất về phương hướng đề cập đến khái niệm "một kế hoạch một người đàn ông".
Mỗi công việc trong một tổ chức có cùng một mục tiêu phải được chỉ định cho một người. Do đó, các hoạt động và chức năng cùng loại có thể được nhóm lại với nhau. Điều này cung cấp sự rõ ràng trong việc thực hiện các hoạt động.
Tính năng # 7. Cấp quản lý tối thiểu có thể:
Càng xa càng tốt, nên có các cấp quản lý tối thiểu, Số lượng cấp quản lý lớn hơn, dài hơn là đường dây liên lạc trong chuỗi lệnh Lệnh tạo ra các vấn đề về độ trễ và biến dạng. Hơn nữa, nhiều cấp quản lý làm tăng chi phí trong tổ chức.
Mặc dù có thể không thể đề xuất có bao nhiêu cấp quản lý trong một tổ chức, nhưng nguyên tắc của các cấp tối thiểu có thể được tuân theo.
Tính năng # 8. Nhấn mạnh đúng vào nhân viên:
Các chức năng của dòng nên được tách ra khỏi các chức năng của nhân viên và cần chú trọng đầy đủ vào các hoạt động quan trọng của nhân viên. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tổ chức lớn. Một hoạt động dòng là phục vụ trực tiếp các mục tiêu của tổ chức; ví dụ, hoạt động sản xuất trong một mối quan tâm sản xuất.
Mặt khác, sự đóng góp của các hoạt động của nhân viên là gián tiếp, nghĩa là họ giúp thực hiện các hoạt động trực tuyến để hiện thực hóa các mục tiêu của tổ chức. Các hoạt động của nhân viên có thể là nhân sự, kế toán, v.v ... Cả hai hoạt động này cần được viết rõ ràng để vận hành tổ chức một cách trơn tru.
Tính năng # 9. Dự phòng cho quản lý hàng đầu:
Trong hình thức tổ chức công ty, các cổ đông thường thờ ơ với công việc hàng ngày của công ty. Tương tự, các thành viên của hội đồng quản trị cũng không gặp nhau thường xuyên.
Do đó, một liên kết nên được cung cấp giữa đội ngũ quản lý thường xuyên và các thành viên của hội đồng quản trị và các cổ đông. Cơ cấu tổ chức cần xác định rõ ràng cách các nhóm quản lý hàng đầu này sẽ tham gia quản lý công ty và kiểm soát hoạt động của công ty.
