Bố trí văn phòng và quản lý không gian

Để bắt đầu với một bức tranh rõ ràng về các mục tiêu, hãy tự do tham khảo các nguyên tắc chung của quy hoạch bố trí có sẵn để xem xét cẩn thận các nhu cầu không gian cụ thể của công ty và tuân theo cách tiếp cận từng bước một trong việc lên kế hoạch bố trí thực sự.

Bố trí văn phòng có thể được định nghĩa là sự sắp xếp của thiết bị trong không gian sàn có sẵn. Quản lý không gian Có thể được coi là cung cấp không gian sẽ mang lại năng suất và hiệu quả tối đa với chi phí tối thiểu.

Bố cục văn phòng rất quan trọng vì ảnh hưởng của nó đến dòng chảy công việc, về tính kinh tế của không gian sàn và thiết bị, đến sự thoải mái và hài lòng của nhân viên và về ấn tượng được đưa ra cho khách truy cập. Quy hoạch bố trí có thể được thực hiện một cách hiệu quả nhất nếu được kết hợp trong quy hoạch của một tòa nhà mới.

Cơ hội được cung cấp tại một thời điểm như vậy để nghiên cứu cẩn thận các yêu cầu không gian. Hợp tác chặt chẽ giữa kiến ​​trúc sư xây dựng 'và giám đốc điều hành của công ty có thể đảm bảo sự sẵn có của không gian trong các loại và số lượng sẽ, tạo điều kiện thực hiện công việc của tổ chức. Tuy nhiên, vấn đề phổ biến hơn là phải bố trí các thiết bị văn phòng trong một tòa nhà không phù hợp với nhu cầu của các công ty cụ thể. Không gian thường bị giới hạn, và các đơn vị phải được trang bị vào không gian như vậy là có sẵn.

Trong cả hai tình huống, cách tiếp cận cơ bản để bố trí quy hoạch đều giống nhau. Sẽ là khôn ngoan khi bắt đầu với một bức tranh rõ ràng về các mục tiêu, tự do tham khảo các nguyên tắc chung của quy hoạch bố trí có sẵn để xem xét cẩn thận nhu cầu không gian cụ thể của công ty và tuân theo cách tiếp cận từng bước trong việc lên kế hoạch thực sự bố trí. Các giai đoạn này sẽ được xem xét trong trình tự trình bày.

Mục tiêu của bố trí văn phòng:

Mục tiêu chung của bố trí văn phòng bao gồm:

1. Luồng công việc hiệu quả

2. Không gian rộng rãi và được tận dụng tốt

3. Sự thoải mái và hài lòng của nhân viên

4. Dễ giám sát

5. Ấn tượng thuận lợi cho khách hàng và du khách

6. Linh hoạt rộng rãi cho các nhu cầu khác nhau

7. Cân bằng công suất của thiết bị và nhân sự ở từng giai đoạn trong quy trình làm việc

Việc quản lý của một công ty nhất định phải xác định mục tiêu nào trong số những mục tiêu này hay các mục tiêu khác là quan trọng nhất đối với sự thành công của hoạt động. Có tầm quan trọng đặc biệt là mục tiêu của dòng chảy công việc tốt. Thiết bị nên được sắp xếp sao cho công việc tuân theo dòng chảy càng gần càng tốt để độ trễ được giữ ở mức tối thiểu. Trong trường hợp không có luồng công việc theo kế hoạch, không có gì lạ khi tìm thấy công việc chảy theo mọi hướng về phía trước, lùi và đi qua các tuyến đường trước đó với kết quả là giấy tờ được xử lý quá mức và nhân viên phải tham gia vào các chuyến đi không cần thiết.

Một ví dụ điển hình là trong việc xử lý các đơn đặt hàng. Nếu luồng công việc có hiệu lực, đơn hàng sẽ bắt nguồn từ phòng thư và sau đó sẽ chảy trực tiếp đến văn phòng kiểm soát hàng tồn kho, đơn vị định giá bộ phận gõ đơn đặt hàng và đến các đơn vị khác phải xử lý đơn hàng trước khi hoàn thành. Nếu luồng công việc không hiệu quả, đơn đặt hàng có thể di chuyển khoảng cách lớn không cần thiết, truy xuất trong đường dẫn, đi qua các tuyến đường trước đó và bị gián đoạn tại các điểm khác nhau.

Các thử nghiệm sau đây về dòng công việc đã được tìm thấy có hiệu quả đối với hầu hết các tổ chức:

1. Kiểm tra quay lui và lan truyền bằng cách lập biểu đồ bố trí và theo dõi luồng công việc.

2. Lập biểu đồ quy trình của các thủ tục chi phối liên quan đến diện tích sàn đang nghiên cứu, đặc biệt là kiểm tra khoảng cách di chuyển và thời gian trễ giữa các hoạt động. Một cách tiếp cận khác có thể là các bước hiệu quả trong quy trình và tìm ra sự khác biệt.

3. Kiểm tra các tắc nghẽn bằng cách đo tổng công suất sản xuất của công nhân và thiết bị được chỉ định cho từng thao tác trong một quy trình, sau đó so sánh biểu đồ cổ đơn giản, có thể hiển thị các điều kiện không cân bằng và chứng minh rằng tốc độ chung bị giới hạn bởi hoạt động với công suất nhỏ nhất.

4. Quan sát xem một số công nhân có bị ép liên tục hay không, trong khi những người khác thường xuyên hết việc.

5. Quan sát xem một tỷ lệ rất lớn công nhân có thường xuyên đứng trên đôi chân của họ hay không. Trung bình 10 phần trăm được coi là mức tối đa phù hợp cho hiệu quả trong nhiều văn phòng.

Không gian cần đầy đủ và phù hợp với nhu cầu công việc và nhân viên. Xem xét chi phí và dòng chảy công việc cho rằng không gian có sẵn nên được sử dụng tốt. Sự thoải mái và hài lòng của nhân viên có thể bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi cách bố trí, điều kiện không đông đúc, thuận tiện cho các cơ sở dịch vụ của nhân viên và vị trí phù hợp với tham chiếu đến các nguồn sáng là một số nhu cầu trong danh mục này.

Dễ giám sát có thể bị ảnh hưởng bởi vị trí của người giám sát có liên quan đến nhân viên, bởi sự tập trung hoặc phân tán của nhân viên, bởi khả năng tiếp cận với các bộ phận liên quan và bởi các yếu tố bố trí khác.

Một ấn tượng thuận lợi đối với khách hàng và khách truy cập là vô cùng quan trọng, nơi người ngoài nhìn thấy một phần hoặc toàn bộ khu vực văn phòng. Một bố cục hiệu quả và sử dụng các thiết bị và đồ đạc hiện đại có thể làm nhiều việc để tạo ra một văn phòng hiệu quả và hấp dẫn, do đó nâng cao hình ảnh công cộng của công ty. Tính linh hoạt phải đủ để cho phép dễ dàng thay đổi bố cục khi được chứng minh bằng nhu cầu công việc, Biến động về khối lượng; những thay đổi tập trung vào dịch vụ khách hàng và tăng trưởng bình thường là một số lý do tại sao cần có sự linh hoạt.

Nguyên tắc cơ bản của bố trí văn phòng:

Giám đốc điều hành văn phòng có thể đóng góp lớn vào hiệu quả hoạt động. Giúp đỡ nhiều có thể là tuyên bố chi tiết hơn về các nguyên tắc bố trí; những điều này tổng hợp kinh nghiệm của nhiều công ty và cung cấp hướng dẫn cụ thể cho kế hoạch bố trí.

Giá trị chính của một tuyên bố nguyên tắc như vậy nằm trong việc sử dụng nó như một danh sách kiểm tra liên quan đến một tình huống thực tế.

Một tuyên bố của các nguyên tắc được lựa chọn sau đây:

1. Công việc nên chảy liên tục về phía trước, càng gần càng tốt theo một đường thẳng.

2. Các phòng ban và 'bộ phận có chức năng tương tự và liên quan nên được đặt gần nhau để giảm thời gian đi lại.

3. Các nhóm dịch vụ trung tâm, chẳng hạn như nhóm ghi chép, phòng tập tin và các đơn vị xử lý dữ liệu nên được đặt ở vị trí thuận tiện gần các phòng ban và nhân viên sử dụng chúng.

4. Đồ đạc và thiết bị nên được sắp xếp theo kiểu đối xứng đường thẳng, với bất kỳ vị trí góc nào của bàn và ghế dành cho nhân viên giám sát.

5. Phụ cấp không gian phải phù hợp với nhu cầu công việc và sự thoải mái của nhân viên,

6. Đồ nội thất và thiết bị có kích thước đồng đều giúp linh hoạt hơn và xuất hiện đồng đều hơn.

7. Lối đi phải đủ rộng để người đi bộ không cọ vào bàn làm việc của nhân viên. Cần có một lối đi không bị cản trở từ khu vực bàn làm việc đến đài phun nước uống, phòng nghỉ ngơi, v.v ... Nên cung cấp lối thoát hiểm và lối thoát hiểm vì lý do an toàn.

8. Nhân viên thường phải đối mặt theo cùng một hướng, với các giám sát viên được đặt ở phía sau của các nhóm làm việc.

9. Bàn làm việc nên được sắp xếp sao cho không có nhân viên nào bị buộc phải đối mặt với nguồn sáng phản cảm. Nếu có thể, chiếu sáng nên, tấn công khu vực làm việc của nhân viên từ phía trên và 'hơi phía sau, nhân viên.

10. Các đơn vị sử dụng, thiết bị gây ồn, như máy xử lý dữ liệu, có thể cần được phân vùng để tránh làm phiền các đơn vị khác.

11. Nhân viên có công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ có thể biện minh cho các phân vùng một phần hoặc toàn bộ chiều dài.

12. Các đơn vị tiếp xúc nhiều với công chúng nên được bố trí sao cho dễ dàng tiếp cận với công chúng mà không làm phiền các bộ phận khác.

13. Các khối lớn, hình chữ nhật của không gian tạo điều kiện cho luồng công việc và cung cấp tính linh hoạt cao hơn.

14. Tránh xa các bộ phận xem công khai trong đó công việc không nhất thiết phải không gọn gàng.

15. Cung cấp ánh sáng và điều hòa không khí phù hợp cho tất cả nhân viên.

16. Xác định vị trí các văn phòng tư nhân cần thiết nơi họ can thiệp ít nhất.

17. Xem xét nhu cầu nhân sự và thiết bị, cả hiện tại và tương lai.

Bố trí văn phòng Ai và khi nào?

Ai nên xử lý, công việc đặt văn phòng? Nếu công ty có một người quản lý hành chính, anh ta có thể sẽ điều phối các kế hoạch bố trí cho tổ chức và anh ta có thể thực hiện một phần lớn của kế hoạch chi tiết. Nếu, có một bộ phận lập kế hoạch hoặc phương pháp, công việc chi tiết của quy hoạch bố trí có thể sẽ được chuyển đến một hoặc nhiều chuyên gia nhân viên sẵn sàng giúp đỡ các giám đốc điều hành và trưởng phòng khi cần thiết.

Nếu không có chuyên gia, thì công việc lập kế hoạch bố trí có thể được giao cho một số người có lợi ích và thời gian cần thiết để thực hiện công lý cho công việc quan trọng này. Trong mọi trường hợp, một ý tưởng tốt là thảo luận về các kế hoạch hiện tại và đề xuất với trưởng bộ phận và nhân viên có liên quan, Điều này có thể tạo ra một số đề xuất tuyệt vời và gần như chắc chắn sẽ dẫn đến mức độ hợp tác cao hơn 'nếu không có thể đạt được.

Khi nào nên bố trí văn phòng? Bất cứ khi nào một tình huống được nhìn thấy mà kêu gọi một sự thay đổi trong bố trí. Cụ thể, kế hoạch bố trí anh nên nghiên cứu khi có những thay đổi trong thủ tục, tăng hoặc giảm số lượng nhân sự cần thiết hoặc bất cập trong không gian hiện tại.

Thay đổi trong thủ tục là một tín hiệu để xem xét bố trí văn phòng vì sự phụ thuộc lẫn nhau của thủ tục và sắp xếp văn phòng. Ví dụ: nếu quyết định cài đặt một máy kế toán sẽ thay đổi các thủ tục thanh toán và đăng bài khác nhau trong văn phòng, thì cần phải sắp xếp lại văn phòng để xác định vị trí máy đúng cách và quan tâm đến những thay đổi trong phân công công việc của nhân viên bị ảnh hưởng bởi việc cài đặt máy, .

Tăng và giảm nhân sự trong các đơn vị nhất định là một tín hiệu để xem xét bố trí văn phòng, vì kế hoạch bố trí chủ yếu được chi phối bởi số lượng nhân sự trong văn phòng. Ví dụ, nếu quyết định chuyển các chức năng tái tạo văn phòng cho một tổ chức trung tâm, sẽ cần phải sắp xếp lại văn phòng để hấp thụ không gian trước đây bị chiếm dụng bởi các thiết bị và nhân sự tái sản xuất.

Sự không phù hợp của không gian hiện tại cũng là một gợi ý để xem xét bố trí văn phòng. Có thể thấy rằng sự bất cập bắt nguồn từ một sự sắp xếp kém, có thể dễ dàng thay đổi, hoặc có thể thấy rằng đơn giản là không đủ không gian cung cấp cho văn phòng và yêu cầu phải có thêm không gian cho quản lý.

Ngoài ra, mỗi văn phòng nên theo một kế hoạch xem xét bố trí của văn phòng theo định kỳ. Đánh giá này, cần được thực hiện hai hoặc ba năm một lần, rất quan trọng. Như một vấn đề thực tế, người ta tin rằng một bố cục văn phòng chưa được xem xét trong ba năm có lẽ là sai, văn phòng là một thực thể năng động và thay đổi; văn phòng tiến bộ thực hiện các thay đổi định kỳ và khi cần thiết để đáp ứng các yêu cầu thay đổi.

Trước khi thực hiện một chương trình bố trí chính, người quản lý hành chính nên tham khảo ý kiến ​​của quản lý cấp cao và đạt được thỏa thuận về các tiêu chuẩn cần tuân thủ trong việc phân bổ không gian cho các cấp nhân viên khác nhau. Các tiêu chuẩn như vậy sẽ chứng tỏ là một hướng dẫn hữu ích trong việc lập kế hoạch và sẽ cung cấp cơ sở cho tính đồng nhất trong các bài tập không gian thông qua tổ chức. Nó cũng là một ý tưởng tốt để học hỏi từ quản lý hàng đầu những kế hoạch tồn tại để mở rộng hoặc ký kết hợp đồng quy mô của văn phòng. Ví dụ, cũng nên biết nếu có bất kỳ kế hoạch nào đang được xem xét để phân cấp bất kỳ chức năng hiện tại nào đang được thực hiện.

Ngoài ra, cũng nên tìm hiểu càng nhiều càng tốt, có thể học được về khối lượng hoạt động bán hàng và dịch vụ dự kiến, vì khối lượng công việc sẽ, xác định số lượng nhân viên cần thiết và quy mô không gian cần thiết. Ví dụ, nếu một công ty đang thực hiện một chiến dịch quảng cáo mạnh mẽ dự kiến ​​sẽ tăng doanh số lên một phần ba, thì nên thực hiện một nỗ lực để chuyển đổi doanh số dự đoán thành các yêu cầu không gian tương đương cho nhân viên mới, những người sẽ cần để xử lý các đơn đặt hàng này.

Một thỏa thuận cũng cần đạt được liên quan đến các vấn đề như kích thước bàn làm việc được cung cấp cho nhân viên; loại và kích cỡ của tủ hồ sơ; có nên sử dụng các phân vùng một phần, có thể di chuyển thay vì các phân vùng đầy đủ, cố định trong việc thiết lập hành lang và văn phòng tư nhân; và liệu có nên sử dụng đồ nội thất kiểu mô-đun và mặt cắt thay vì các kiểu nội thất văn phòng tiêu chuẩn.

Công cụ lập kế hoạch:

Trong nhiều tổ chức, công cụ bố trí chính là một bản phác thảo thô cho thấy hình dạng và kích thước của không gian sàn có sẵn. Mặc dù bản phác thảo thô có thể đủ trong một số trường hợp, các công cụ bổ sung sẽ cho phép chính xác hơn, lập kế hoạch bố trí 'Trong nhiều trường hợp, sẽ rất hữu ích khi có bản thiết kế của khu vực có sẵn, bản vẽ tỷ lệ của không gian sàn và các mẫu hoặc mô hình thuộc tính vật lý như bàn, ghế và tập tin. Các công cụ này để lập kế hoạch bố trí văn phòng được thảo luận ngắn gọn trong các đoạn sau.

Kế hoạch chi tiết của khu vực có sẵn:

Điều này sẽ hữu ích trong việc cung cấp các phép đo chính xác và xác định vị trí chính xác của các cơ sở trong không gian đang được xem xét. Kế hoạch chi tiết cũng sẽ cung cấp thông tin cần thiết liên quan đến vị trí của các ổ cắm điện và hệ thống dây điện và điện thoại.

Bản vẽ tỷ lệ của không gian sàn:

Bố cục nên được vẽ trên bản vẽ này, tốt nhất là trên cơ sở một phần tư inch đến chân. Ngoài ra, vị trí của phòng nghỉ ngơi, cầu thang, hội trường, cửa sổ, ổ cắm điện, xích cửa, bộ phận sưởi ấm, và tất cả các phân vùng cố định, nên được hiển thị. Cần tham khảo kế hoạch chi tiết để đảm bảo độ chính xác trong tất cả các phép đo. Bản vẽ này cung cấp một cái nhìn đồ họa về khu vực văn phòng và các cơ sở của nó và cho phép nghiên cứu hiệu quả toàn bộ khu vực như thể một người đi qua không gian.

Mẫu hoặc Mô hình của Vật phẩm sẽ được sử dụng trong Không gian:

Mẫu là hình dạng giấy, được cắt theo kích thước tỷ lệ, đại diện cho, không gian cần thiết cho từng hạng mục của đồ nội thất và thiết bị trong văn phòng. Mẫu có thể được mua trong các gói hoặc có thể được làm bằng tay. Mô hình chỉ đơn giản là hình ba chiều của gỗ hoặc nhựa đại diện cho, bàn, tập tin và các phần khác của thiết bị. Những mô hình này, có thể được mua theo kích thước theo tỷ lệ, có giá trị trong việc tiến hành lập kế hoạch bố trí. Việc sử dụng 'mô hình và mẫu cho phép có thể hình dung chính xác cách bố trí văn phòng bố trí văn phòng nhất định sẽ xuất hiện.

Biểu đồ quy trình dòng chảy và sơ đồ dòng chảy:

Chúng cực kỳ hữu ích trong việc lập kế hoạch bố trí, đặc biệt là tập trung sự chú ý vào quãng đường đã đi, thời gian trì hoãn và dòng công việc không thường xuyên như chạy chéo và quay lui.

Các bước trong việc bố trí văn phòng:

Điều quan trọng là người được chỉ định xử lý việc đặt ra khỏi văn phòng làm quen với kế hoạch tổ chức và các thủ tục chính. Ông cũng nên chắc chắn rằng các khả năng đơn giản hóa công việc đã được khám phá để các thủ tục hiện tại được lên kế hoạch tốt và hiệu quả nhất có thể.

Sau đó, anh ta sẽ lắp ráp các công cụ bố trí cần thiết và sẽ làm theo các bước sau trong việc lập kế hoạch bố trí văn phòng:

1. Thảo luận với từng giám sát viên và trưởng bộ phận hiện tại và nhu cầu không gian trong tương lai, và phương hướng và kế hoạch của dòng công việc trên tất cả các hoạt động trong văn phòng. Điều này rất quan trọng không chỉ giúp cá nhân có cái nhìn cận cảnh hơn về hoạt động công việc mà còn phải thực hiện yêu cầu giám sát viên và nhân viên quản lý được tư vấn mỗi khi thay đổi hoặc đổi mới.

2. Tham khảo bản thiết kế, sau đó chuẩn bị bản vẽ theo tỷ lệ của không gian đang xem xét, hiển thị vị trí của các mục như cửa sổ, cửa ra vào và cột.

3. Xây dựng kế hoạch dự kiến ​​bố trí văn phòng bằng cách sắp xếp các mẫu hoặc mô hình trên bản vẽ tỷ lệ đã được thực hiện. Quan sát các nguyên tắc bố trí tốt. Bất kỳ sự thỏa hiệp nào trên các nguyên tắc nhất định phải phụ thuộc vào tầm quan trọng tương đối đối với công ty của các mục tiêu khác nhau, có thể cần một sự khéo léo và thời gian đáng kể để sắp xếp và sắp xếp lại các mẫu hoặc mô hình cho đến khi tìm thấy kế hoạch bố trí phù hợp. Nhận phê duyệt cuối cùng từ tất cả các nhân viên bị ảnh hưởng trực tiếp.

4. Xác định tất cả các hạng mục của thiết bị trên sơ đồ bố trí, sau đó dán nhãn cho các thiết bị tương ứng và thực hiện di chuyển thực tế tại thời điểm mà sự nhầm lẫn sẽ được giảm thiểu.

Yêu cầu không gian trong Bố cục văn phòng:

Yêu cầu về không gian thay đổi đáng kể, tùy thuộc vào các yếu tố như kích thước của đồ nội thất và thiết bị được sử dụng trong không gian, hình dạng của không gian sàn có sẵn và vị trí của các cơ sở cố định như thang máy, cầu thang, cửa sổ, phòng nghỉ và lối thoát hiểm . Danh sách sau đây về các khoản phụ cấp không gian được đề xuất sẽ hữu ích trong hầu hết các tình huống:

Những con số này, tất nhiên, chỉ là hướng dẫn; những gì sẽ là tốt nhất cho bất kỳ văn phòng nhất định sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh. Rõ ràng, một yếu tố quan trọng trong bất kỳ chương trình sử dụng không gian nào liên quan đến kích thước của bàn được sử dụng và cách thức sắp xếp bàn và tập tin. Bàn làm việc có nhiều kích cỡ khác nhau.

Đối với hầu hết các phần, bàn 54 x 32 inch được cung cấp cho nhân viên văn thư, bàn 60 x 34 inch được cung cấp cho nhân viên cấp cao hơn và bàn 66 x 36 inch và 76 x 36 inch được cung cấp cho giám đốc điều hành cấp cao nhất. Điều cần thiết là lập kế hoạch cho một văn phòng mới để đưa ra quyết định liên quan đến kích thước bàn sẽ được sử dụng trong toàn tổ chức cho các cấp nhân viên khác nhau.

Sắp xếp bàn là một yếu tố quan trọng trong yêu cầu không gian tính toán. Cần có nhiều không gian hơn nếu mỗi bàn được đặt ở giữa và được bao quanh bởi không gian lối đi so với khi các bàn được nhóm từ đầu đến cuối theo đơn vị hai và ba bàn.

Văn phòng tư nhân:

Mức độ mà các văn phòng tư nhân được cung cấp cho nhân viên sẽ phụ thuộc, vào mong muốn và phán đoán của quản lý. Mỗi trường hợp có thể phải được xử lý riêng. Trong một số tổ chức, một mức độ riêng tư được tạo ra bằng cách cung cấp cho nhân viên quản lý một lan can thấp xung quanh bàn làm việc của họ. Tuy nhiên, sự sắp xếp như vậy không cung cấp cho cá nhân sự tự do khỏi sự xao lãng và tiếng ồn vốn là mục tiêu chính của một văn phòng tư nhân.

Trong số các câu hỏi có thể được hỏi khi quyết định có nên cho nhân viên một văn phòng riêng hay không, thì 'sau đây:

1. Anh ta có một vị trí đủ uy tín để biện minh cho việc anh ta có, một văn phòng riêng không?

2. Công việc của anh ta có đòi hỏi mức độ tập trung tốt nhất có thể được cung cấp bởi một văn phòng tư nhân không?

3. Công việc của anh ấy có cản trở công việc của người khác không?

4. Công việc của anh ấy có liên quan đến các hoạt động, có tính chất bí mật hay không ', thường xuyên trao đổi với người khác, về các vấn đề có thể được xử lý tốt nhất, trong quyền riêng tư của một văn phòng tư nhân?

Dường như có ít câu hỏi rằng các văn phòng tư nhân nên được cung cấp cho hầu hết các giám đốc điều hành cấp cao nhất.

Tuy nhiên, cũng nên cân nhắc cẩn thận những nhược điểm của văn phòng tư nhân:

1. Nhân viên giám sát không có liên hệ chặt chẽ có thể, trong một khu vực mở.

2. Nhiều không gian sàn được tiêu thụ.

3. Luồng công việc trôi chảy và không bị gián đoạn khó đạt được hơn.

4. Vấn đề của điều hòa không khí và ánh sáng rất phức tạp.

5. Văn phòng tư nhân đắt hơn để xây dựng và bảo trì.

Vì những lý do như vậy, có một xu hướng rộng rãi là cung cấp các khu vực rộng lớn, mở cho các hoạt động văn phòng, và đặt các giám sát viên tuyến đầu và đôi khi là giám đốc điều hành cấp cao hơn như giám thị và trưởng phòng với các nhân viên được giám sát. Thỉnh thoảng cần có sự riêng tư hoàn toàn có thể được đáp ứng thỏa đáng thông qua việc cung cấp một hoặc nhiều phòng hội nghị. Một xu hướng đối với các văn phòng tư nhân nhỏ hơn cũng là hiển nhiên.

Trong trường hợp quyền riêng tư hạn chế được mong muốn cho nhân viên giám sát hoặc cho nhân viên có công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, các phân vùng lùn hoặc các đơn vị mô-đun có thể thực hiện công việc tuyệt vời là kết hợp quyền riêng tư với tiết kiệm không gian. Thiết bị loại này sẽ được mô tả trong phần sau.

Sử dụng tối đa không gian văn phòng:

Việc sử dụng tối đa không gian văn phòng đã trở thành một tiêu chí ngày càng quan trọng đối với quản lý, trong bối cảnh chi phí không gian tăng lên. Trong sản xuất văn thư nhàu một phần bù đắp cho chi phí văn thư tăng lên; do đó, bất kỳ đóng góp nào mà quản lý không gian tốt hơn có thể làm cho năng suất văn thư sẽ được phản ánh trực tiếp.

Tỷ lệ trung bình cho không gian văn phòng đã tăng lên nhanh chóng trong nhiều năm qua. Các yếu tố ảnh hưởng đến các chi phí gia tăng này là nhu cầu cao hơn đối với không gian văn phòng được cải thiện điều kiện làm việc Ánh sáng, điều hòa không khí và trang trí trên tường và tăng chi phí xây dựng. Chi phí cấu trúc tăng lên là cần thiết một phần bởi các máy lớn hơn và nặng hơn được sử dụng trong nhiều văn phòng ngày nay.

Hầu hết các cài đặt xử lý dữ liệu yêu cầu sàn được gia cố đặc biệt cũng như điều hòa không khí đặc biệt và ống dẫn cho cáp. Theo nguyên tắc chung, lập kế hoạch bố trí văn phòng là một nửa số học đơn giản và một nửa phán đoán về phía quản lý. Phần số học đến từ việc nhân các khoản phụ cấp không gian được đề xuất với số người trong mỗi loại.

Phán quyết đến trong sự sắp xếp vật lý của đồ đạc, và đồ nội thất và trong thiết kế môi trường của bố trí văn phòng. JJ Murphy đã phát triển năm nguyên tắc cơ bản để sử dụng tối đa không gian văn phòng để hướng dẫn phần phán đoán của thiết kế bố trí văn phòng. Những nguyên tắc này được kết hợp dưới đây với một số nguyên tắc được phát triển bởi Duffy, Inc., một tổ chức thiết kế và quy hoạch không gian ở New York.

1. Cung cấp ánh sáng đầy đủ. Đề nghị năm mươi đến tám mươi ngọn nến chiếu sáng để giảm phí bảo hiểm được đặt trên không gian bên cạnh cửa sổ, Hội Kỹ thuật Chiếu sáng đang ủng hộ nhiều ánh sáng hơn trong văn phòng, trung bình gấp khoảng ba lần so với tiêu chuẩn hiện tại. Xã hội cho rằng việc chiếu sáng tăng lên làm giảm đáng kể sự mệt mỏi của nhân viên.

2. Cung cấp cách âm. Điều này là rất cần thiết để giữ mức độ tiếng ồn trong giới hạn cho phép, đặc biệt là trong quan điểm về việc sử dụng máy văn phòng ngày càng tăng. Một công ty bảo hiểm lớn đã lắp đặt vật liệu âm học trong văn phòng chính của mình và mức độ tiếng ồn giảm khoảng 15%. Có kết quả, giảm số lượng lỗi đánh máy và doanh thu và vắng mặt.

3. Cung cấp thông gió đầy đủ. Quá thường xuyên điều hòa không khí và xử lý không khí trở nên không đầy đủ khi kích thước của lực lượng lao động tăng lên. Những nỗ lực đặc biệt là cần thiết để duy trì xử lý không khí đầy đủ cho hiệu quả tối đa của nhân viên.

4. Sử dụng tối thiểu các phân vùng cố định và bán cố định. Điều này cho phép linh hoạt tối đa trong thiết kế, không chiếm quá nhiều diện tích sàn và không cản trở thiết kế chiếu sáng và điều hòa không khí. Trên thực tế, cần loại bỏ càng nhiều tường và cửa càng tốt, vì một cánh cửa sử dụng khoảng mười tám feet vuông không gian văn phòng, và một bức tường chiếm khoảng sáu inch không gian Ace.

5. Tối đa hóa việc sử dụng các đơn vị mô-đun của đồ nội thất. Điều này giúp giảm thiểu lối đi và không gian làm việc và đồng thời cung cấp sự riêng tư cho nhiều nhân viên.

6. Tận dụng không gian phía trên của Google. Điều này liên quan đến việc sử dụng các khu vực phía trên tủ hồ sơ cho kệ lưu trữ. Trong nhiều trường hợp, không gian này có thể loại bỏ một hoặc nhiều phòng riêng được sử dụng để lưu trữ và các hoạt động linh tinh. Một số ước tính cho thấy rằng hơn 1.000 đô la mỗi năm được lưu trong một mình cho một văn phòng tư nhân 12 x 15 feet.

7. Tận dụng không gian gần thang máy và lối vào để tiếp nhận và trưng bày. Dịch vụ lễ tân có thể hiệu quả nếu được thiết lập liền kề với lối vào chứ không phải trở lại trong khu vực làm việc của văn phòng.

8. Loại bỏ phòng riêng cho thư ký. Thư ký có thể được đặt thuận tiện và thoải mái, cá nhân hoặc trong các nhóm nhỏ, trong phòng giải trí hoặc hành lang bên ngoài văn phòng điều hành, với sự tiết kiệm đáng kể trong không gian sàn.

9. Gửi các tập tin chết hoặc không hoạt động đến một kho riêng để lưu trữ. Kho hàng do công ty sở hữu và vận hành khá đắt đỏ, trung bình trên $ 5 mỗi foot vuông.

10. Nhấn mạnh tính linh hoạt. Có lẽ yếu tố quan trọng nhất trong việc sử dụng không gian văn phòng là sự linh hoạt. Bản chất và cấu trúc thay đổi của văn phòng, đội ngũ nhân viên mở rộng của nó, các hoạt động kinh doanh gia tăng của nó cộng với sự phát triển liên tục trong tự động hóa và điện tử, và sự gia tăng số lượng cho thuê dài hạn đều yêu cầu các cơ sở linh hoạt có thể thích ứng với những thay đổi này. Các thiết kế mô-đun mới cho phép thay đổi bố cục gần như vô hạn bằng cách chỉ thay đổi một phân vùng mà lùn hoặc kích thước đầy đủ. Tính linh hoạt cũng có thể đạt được thông qua việc thuê văn phòng với các khoản dự phòng cho tăng trưởng hoặc giảm, vì nhu cầu có thể.

Không có panaceas cho bố trí văn phòng. Tuy nhiên, việc xem xét các hướng dẫn đơn giản được đề cập ở trên sẽ cung cấp năng suất tối đa với không gian văn phòng hiện có. Người ta không bao giờ biết cho đến khi những thay đổi cần thiết và bố cục sửa đổi được cố gắng nhưng trong quan điểm tăng chi phí không gian, sự cần thiết phải chú ý đến hiệu quả không gian được nhấn mạnh rất nhiều. Một lượng đáng kể phán đoán đơn giản là cần thiết để đạt được hiệu quả sử dụng tối đa và không gian văn phòng.

Những phát triển mới trong bố cục:

Phân vùng di chuyển:

Nhiều tòa nhà văn phòng hiện đại sử dụng các phân vùng có thể di chuyển hầu như chỉ trong việc thiết lập các văn phòng tư nhân. Những vách ngăn này được làm bằng kim loại, gỗ, nhựa hoặc thủy tinh cung cấp sự tách biệt hấp dẫn giữa các văn phòng và mang lại cho giám đốc điều hành sự uy tín và riêng tư mà họ yêu cầu. Các phân vùng này có thể dễ dàng và không tốn kém theo yêu cầu. Các phân vùng có thể di chuyển có thể thu được được điều hòa âm thanh và cung cấp cho người cư ngụ sự riêng tư hoàn toàn. Chi phí thấp hơn nhiều so với các phân vùng cố định thông thường.

Các phân vùng di chuyển, lùn, từ 4 đến 6 feet trở lên, cung cấp cho nhân viên hầu hết các lợi ích của sự riêng tư và uy tín mà không có nhược điểm của các phân vùng hoàn chỉnh. Khi phân vùng thấp được sử dụng, các văn phòng có thể được làm nóng, thông gió và chiếu sáng, sử dụng thiết bị tiêu chuẩn; thiết bị chiếu sáng riêng biệt và ống sưởi ấm là không cần thiết.

Đơn vị mô-đun:

Một trong những phát triển quan trọng gần đây trong lĩnh vực bố trí văn phòng là các đơn vị mô-đun, các đơn vị này thường bao gồm một bàn kết hợp và tủ hồ sơ với một bề mặt làm việc trên mỗi, và các phân vùng di động, lùn. Các đơn vị này kết hợp hiệu quả sự riêng tư, dễ dàng tiếp cận các tài liệu làm việc và tiết kiệm không gian. Đơn vị hóa cũng là một thiết bị phổ biến để tiết kiệm không gian và đồng thời cung cấp cho nhân viên một yếu tố riêng tư.

Một hệ thống tiếp cận bố trí văn phòng:

Những gì có thể chứng minh là một cách tiếp cận mang tính cách mạng đối với cách bố trí văn phòng là quy trình cảnh quan văn phòng và các hệ thống văn phòng, được phát triển vào năm 1960 bởi Nhóm Kế hoạch và Tổ chức Quickborner, một công ty tư vấn quản lý của Đức. Được sử dụng trong một số tòa nhà văn phòng mới ở châu Âu trong vài năm qua, phương pháp này đang bắt đầu thu hút sự chú ý rộng rãi ở Hoa Kỳ.

Theo những người đề xuất phương pháp tiếp cận hệ thống đối với thiết kế văn phòng, văn phòng truyền thống được thiết kế ngược: Nó được xây dựng xung quanh hệ thống phân cấp tổ chức như được phản ánh trong sơ đồ tổ chức, chứ không phải xung quanh luồng thông tin và giấy thông qua văn phòng. Giống như một nhà máy sản xuất được tổ chức xung quanh dòng nguyên liệu, văn phòng nên được thiết kế theo dòng thông tin.

Do đó, cách tiếp cận hệ thống đối với bố trí văn phòng bắt đầu bằng việc phân tích luồng tài liệu và luồng thông tin liên lạc bằng miệng trong một tổ chức. Khi hai luồng truyền thông này đã được xác định và mô tả bố cục văn phòng cho phép hiệu quả tối ưu trong Cách xác định thông tin.

Một văn phòng điển hình được thiết kế theo luồng thông tin liên lạc diễn ra trong khu vực làm việc. Lưu ý rằng các mô-đun văn phòng hình vuông hoặc hình chữ nhật bình thường đã được loại bỏ và thay thế bằng các sắp xếp đường cong.

Về mặt lý thuyết, một thiết kế như vậy, trong khi có vẻ không có tổ chức và không phù hợp với người quan sát thông thường, cho phép hiệu quả tối ưu trong luồng thông tin và do đó làm tăng hiệu quả tổ chức tổng thể. Một trong những đặc điểm khác biệt của cảnh quan văn phòng hoặc cách tiếp cận hệ thống là sử dụng không gian mở; khu vực văn phòng vòng cung chia cho càng ít bức tường cố định càng tốt; bầu không khí là một trong những không gian mở và tự do.

Theo các nhà phát triển của phương pháp này, việc tạo điều kiện cho thông tin liên lạc và luồng công việc đòi hỏi tất cả các đơn vị, bộ phận và phòng ban làm việc cùng nhau càng gần nhau càng tốt và cách nhau càng ít bức tường cố định càng tốt.

Để bảo mật hoặc tách biệt các khu vực văn phòng với nhau, tủ hồ sơ, đơn vị lưu trữ, người trồng và màn hình được sử dụng thay cho các bức tường; do đó, không chỉ lưu lượng truyền thông được cải thiện bằng cách loại bỏ các trở ngại, trao đổi thông tin miễn phí mà còn rất linh hoạt trong sắp xếp văn phòng gần như có sẵn ngay lập tức để tương ứng với các thay đổi trong quy trình làm việc. Tuy nhiên, để đạt được 'Sự linh hoạt, đồng đều trong ánh sáng, điều hòa không khí và âm học là vô cùng cần thiết.

Những sai lầm trong bố cục:

Một số loại lỗi trong bố trí văn phòng có vẻ phổ biến đến mức chúng biện minh cho đề cập đặc biệt:

1. Có xu hướng tôn kính bố cục ban đầu. Mặc dù các yêu cầu công việc có thể thay đổi mạnh mẽ và ngay cả khi văn phòng có thể đã chuyển sang khu mới, kế hoạch bố trí cũ có thể được tiếp tục đơn giản vì tiền lệ.

2. Vẫn có xu hướng lập kế hoạch cho các văn phòng ở dạng ít nhiều thường trực tách biệt các văn phòng và hành lang khác nhau với các phân vùng nặng, tích hợp. Kết quả là rất khó khăn và tốn kém để thực hiện các thay đổi ngay cả khi ban quản lý muốn thực hiện chúng.

3. Có xu hướng các giám đốc điều hành có tiếng nói sẽ có nhiều không gian hơn cho các bộ phận và nhân viên của họ hơn là dành cho các bộ phận khác. Quyết định cuối cùng liên quan đến phân bổ không gian và bố trí nên được đưa ra bởi một người có quan điểm tổng thể và đủ thẩm quyền để đảm bảo phân bổ không gian công bằng và công bằng.

4. Có xu hướng cho phép các nhà quản lý bộ phận và giám sát viên tự lên kế hoạch, bố trí mà không cần sự hỗ trợ kỹ thuật từ các phương pháp hoặc nhóm thủ tục. Trường hợp bố trí được lên kế hoạch bởi những người không có kiến ​​thức chuyên môn về các nguyên tắc cơ bản liên quan, kết quả chung là lãng phí không gian, không hiệu quả, vv

Chuyển văn phòng:

Hầu hết các tổ chức văn phòng di chuyển tại một số thời điểm trong sự tồn tại của họ. Đây có thể là một trải nghiệm đau đớn và đáng lo ngại, nhưng nó không cần phải được lên kế hoạch chính xác. Một văn phòng được lên kế hoạch tốt có một số yếu tố quan trọng.

Đây là những thảo luận ngắn gọn dưới đây:

1. Thông báo tốt cho nhân viên và khách hàng trước khi di chuyển. Nhân viên tự nhiên chống lại sự thay đổi, và họ đặc biệt có xu hướng nghi ngờ về việc chuyển đến một địa điểm mới. Những câu hỏi cần 'trả lời là: Họ sẽ làm việc ở tầng nào;, loại trang trí và nội thất nào; liệu có cửa sổ ở vị trí mới hay không; Những loại phương tiện ăn uống, bãi đậu xe ô tô riêng và giao thông công cộng; nơi các phòng ban khác sẽ được bố trí trong bố cục mới, và nhiều bộ phận khác.

Các nhân viên nên được làm quen nhất có thể với vị trí mới trước khi di chuyển. Các cuộc họp nhóm nhỏ là phương tiện tuyệt vời để các nhà điều hành trả lời các câu hỏi như vậy và để giải thích cá nhân về động thái này. Sự quan tâm của nhân viên về việc di chuyển nên được phát triển và duy trì thông qua việc sử dụng hiệu quả các ấn phẩm và thư cá nhân của công ty. Khách hàng cũng nên được đưa vào chương trình giáo dục và được mời đến thăm các cơ sở mới. Một số nhầm lẫn sẽ ngự trị trong quá trình di chuyển, nhưng những nỗ lực thông tin đầy đủ sẽ giảm thiểu nó.

2. Các chi tiết mới, bố trí nên được nghiên cứu cẩn thận. Nhiệm vụ của bộ phận nên được thiết lập vững chắc, cũng như vị trí đơn vị, bàn riêng lẻ và thiết bị linh tinh. Nếu có thể, các nhân viên nên được hiển thị bố cục mới, với tất cả các vị trí riêng lẻ được chỉ định. Kế hoạch chi tiết nên bao gồm vị trí của các cửa hàng điện thoại và điện.

Trợ cấp nên được thực hiện cho phần trăm yêu cầu không gian trong tương lai là một hướng dẫn thường được chấp nhận; tuy nhiên, trợ cấp phải được thực hiện trong bối cảnh tăng trưởng hoặc mở rộng dự kiến ​​của từng công ty. Trong quy hoạch bố trí, các thiết bị và tập tin nặng nên được đặt dọc theo các bức tường bên ngoài hoặc trên các thành viên chéo cấu trúc để tránh làm quá tải sàn nhà.

3. Lên lịch di chuyển vào cuối tuần hoặc trong một khoảng thời gian chậm chạp trong khối lượng công việc. Productivity will be low for a short time after the move while the employees become adjusted to their new surroundings and to altered requirements of work flow imposed by the new and different arrangements of organisational units, but it will improve as employees become adjusted to the more modern or spacious environment.

4. Tag and number all items of furniture, fixtures, and equipment. Each piece of property should be tagged to identify the unit and department to which it belongs and its exact location in the new layout. Different coloured tags can be used for each room, department, or floor.

The schedule of the move can then be planned around the identification tags; that is, first to be moved is department A 1, red tags, floor—, room—, going to the— floor, room—. This allows an orderly move in planned, controlled sequence. The equipment going to the most distant corner should be moved first, and that going next to the entrance, last.

5. Certain employees should be assigned definite responsibilities at both the old and new locations. These employees can provide valuable assistance in coordinating the move, helping to direct traffic, and answering numerous questions.

6. Obtain the necessary support and help from the local traffic department to facilitate loading and unloading the moving vans.