Quản lý văn phòng và tầm quan trọng của nó

Quản lý văn phòng và đó là tầm quan trọng!

Quản lý văn phòng là kỹ thuật lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động của văn phòng nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh và quan tâm đến hiệu quả làm việc hiệu quả và hiệu quả của công việc văn phòng. Sự thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc vào hiệu quả của văn phòng của nó. Khối lượng công việc giấy tờ trong các văn phòng đã tăng lên trong những ngày này do công nghiệp hóa, bùng nổ dân số, kiểm soát của chính phủ và áp dụng các luật thuế và lao động khác nhau cho bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào. Hiệu quả và hiệu quả là những từ khóa trong quản lý chỉ đạt được thông qua việc lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động hợp lý, giảm chi phí văn phòng và điều phối tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý văn phòng có thể được định nghĩa là một nhiệm vụ lập kế hoạch, phối hợp, thúc đẩy nỗ lực của người khác đối với các mục tiêu cụ thể trong văn phòng.

Quản lý văn phòng, như một chức năng, là một nhánh của nghệ thuật và khoa học quản lý liên quan đến hiệu quả hoạt động hiệu quả của công việc văn phòng bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào công việc đó sẽ được thực hiện. Leffingwell và Edwin M. Rot.

Ban quản lý văn phòng là thao túng và kiểm soát con người, phương pháp, máy móc và vật liệu để đạt được kết quả tốt nhất có thể - kết quả có chất lượng cao nhất với chi phí có hiệu quả và chi phí ít nhất có thể, trong thời gian ngắn nhất có thể chấp nhận được quản lý hàng đầu. hung - Harry H. Wylie.

Định nghĩa này nhấn mạnh việc sử dụng các nguồn lực của kinh doanh như vật chất, phương pháp, vv để đạt được các mục tiêu và kết quả theo cách tốt nhất và rẻ nhất và trong thời gian tối thiểu có thể.

Ban quản lý văn phòng là một nghệ thuật hướng dẫn nhân viên của văn phòng trong việc sử dụng các phương tiện phù hợp với môi trường của mình để đạt được mục đích cụ thể của mình. - - Mill và Standinhford.

Theo định nghĩa này, một sự hiểu biết đúng đắn về mục đích khách quan là cần thiết để mọi nỗ lực và hoạt động đều hướng đến thành quả của nó Môi trường nơi công việc văn phòng sẽ được thực hiện được quản lý cung cấp sau khi lập kế hoạch phù hợp. Môi trường có nghĩa là môi trường xung quanh nơi nhân viên của một doanh nghiệp hoạt động. Nó bao gồm các yếu tố vật lý như vị trí, bố trí, nhiệt độ ánh sáng, thông gió, sạch sẽ, vv Các luật kinh doanh khác nhau, tập quán hải quan, vv cũng phải được nhân viên biết.

Trong định nghĩa này, tác giả đã coi quản lý văn phòng như một nghệ thuật hướng dẫn và chỉ đạo cá nhân hoặc nhân viên trong tổ chức sử dụng các phương tiện khác nhau như thiết bị máy móc, hình thức văn phòng, hướng dẫn sử dụng, phương pháp, vv Định nghĩa nhấn mạnh sự phát triển của con người trong văn phòng và không định hướng của sự vật. Quản lý văn phòng phải hiểu hành vi và nhu cầu của nhân viên của mình để thúc đẩy anh ta làm việc bằng cách gây ảnh hưởng đến anh ta và bằng cách cung cấp các khuyến khích để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Nói một cách đơn giản, quản lý văn phòng có thể được định nghĩa là một quy trình riêng biệt về lập kế hoạch, tổ chức, sắp xếp nhân sự, chỉ đạo, điều phối và kiểm soát văn phòng nhằm tạo điều kiện đạt được mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào. Sơ đồ sau chỉ ra các yếu tố hoặc chức năng khác nhau trong quá trình quản lý văn phòng.

Tầm quan trọng của quản lý văn phòng:

Những điểm sau đây nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý văn phòng:

(i) Giúp đạt được các mục tiêu:

Mục tiêu hoặc mục tiêu là kết quả về mặt định lượng cần đạt được trong một thời gian nhất định. Quản lý làm cho mọi người nhận ra các mục tiêu và hướng những nỗ lực của họ hướng tới việc đạt được những mục tiêu này.

(ii) Sử dụng tối ưu các nguồn lực:

Quản lý giúp sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả. Nguồn cung khan hiếm được đưa vào sử dụng một cách lạc quan bởi các nhà quản lý. Các nhà quản lý mang lại sự phối hợp và tích hợp các nguồn lực khác nhau. Đó là quản lý hướng dẫn các nhân viên trong văn phòng trong việc sử dụng các nguồn lực.

(iii) Tối thiểu hóa chi phí:

Chi phí văn phòng chỉ có thể được giảm dưới sự hướng dẫn và kiểm soát của quản lý hiệu quả. Quản lý văn phòng quan tâm đến việc thực hiện các hoạt động văn phòng một cách tốt nhất và rẻ nhất. Giảm chi phí là một trong những đối tượng của quản lý có thể đạt được thông qua đơn giản hóa và cơ giới hóa công việc. Thông qua kế hoạch tốt hơn, tổ chức hợp lý và kiểm soát hiệu quả, quản lý cho phép mối quan tâm giảm chi phí và chuẩn bị cho một doanh nghiệp đối mặt với cạnh tranh cắt cổ.

(iv) Luồng công việc trôi chảy:

Dòng công việc không bị gián đoạn chỉ có thể nếu có kế hoạch và kiểm soát thích hợp. Quản lý đảm bảo luồng công việc hiệu quả và suôn sẻ.

(v) Giúp duy trì hiệu quả văn phòng:

Quản lý giúp duy trì hiệu quả trong một văn phòng. Một người quản lý không chỉ thực hiện và tạo ra kết quả, mà còn thực hiện nó theo cách hiệu quả nhất để đóng góp vào việc tạo ra lợi nhuận.

(vi) Quản lý sự tồn tại và tăng trưởng:

Quản lý phải đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ cho tổ chức tồn tại. Thay đổi trong công nghệ và phương pháp phải được dự đoán và thích nghi để tồn tại và phát triển. Chỉ có quản lý mới có thể làm như vậy và nhào nặn doanh nghiệp trong một môi trường thay đổi như vậy.

(vii) Cung cấp Đổi mới:

Đổi mới là tìm ra phương pháp mới, khác biệt và tốt hơn để thực hiện công việc hiện có. Để lập kế hoạch và quản lý đổi mới, quản lý phải đóng một vai trò quan trọng. Gợi ý từ khách hàng, thông tin từ nhân viên bán hàng, theo dõi chặt chẽ các hoạt động của đối thủ cạnh tranh cung cấp nguồn sáng tạo.

(viii) Giúp duy trì tài năng và ý thức trung thành của nhân viên văn phòng:

Quản lý hiệu quả giúp giữ chân nhân viên làm việc tài năng và chăm chỉ bằng cách cung cấp cho họ môi trường làm việc thoải mái. Người quản lý phải thúc đẩy nhân viên của mình bằng cách công nhận và đánh giá cao tài năng của họ.

(ix) Cung cấp khả năng lãnh đạo:

Quản lý cung cấp lãnh đạo bằng cách ảnh hưởng và hướng dẫn nhân viên văn phòng. Các nhà quản lý ảnh hưởng đến cấp dưới của mình để sẵn sàng làm việc để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

(x) Quản lý thay đổi:

Tầm quan trọng của quản lý văn phòng là nó giúp lập kế hoạch thay đổi và giới thiệu nó đúng lúc và đúng cách. Do thay đổi trong phương pháp công nghệ, quy trình làm việc, vv phải được thay đổi cho hiệu quả và kinh tế. Mọi người chống lại sự thay đổi do thiếu hiểu biết về lý do thay đổi và thiếu đào tạo về phương pháp mới. Quản lý giúp giảm thiểu sức đề kháng của mọi người và hoạt động như một tác nhân thay đổi.

(xi) Duy trì quan hệ công chúng:

Quản lý văn phòng giúp cải thiện quan hệ công chúng và tăng thiện chí của một doanh nghiệp bằng cách giải quyết các khiếu nại của người tiêu dùng và công chúng nói chung.

(xii) Lợi ích xã hội:

Quản lý có lợi không chỉ cho các doanh nghiệp kinh doanh mà còn cho các bộ phận khác nhau trong xã hội. Nó cung cấp và duy trì liên kết với nhiều loại nhà cung cấp, ngân hàng, công ty bảo hiểm, cơ quan chính phủ và công chúng nói chung. Nó mang lại lợi ích cho toàn xã hội bằng cách cung cấp dịch vụ của mình.

(xiii) Tạo điều kiện phối hợp và kiểm soát các chức năng văn phòng khác nhau:

Quản lý văn phòng giúp hài hòa tất cả các hoạt động văn phòng. Nó tạo điều kiện kiểm soát bằng cách ảnh hưởng đến hành vi của các sự kiện để đảm bảo sự phù hợp của chúng với kế hoạch.