Văn phòng: Ý nghĩa, Tầm quan trọng, Tổ chức Văn phòng và Nguyên tắc của Văn phòng

Đọc bài viết này để tìm hiểu về ý nghĩa, tầm quan trọng, tổ chức một văn phòng và các nguyên tắc liên quan đến quá trình của văn phòng.

Ý nghĩa của văn phòng:

Đã có nhiều định nghĩa để định nghĩa một văn phòng. Tuy nhiên, trong ngôn ngữ đơn giản, nó có thể được mô tả là "nơi thực hiện công việc kinh doanh". Tuy nhiên, đây là một định nghĩa không đầy đủ vì định nghĩa này không tính đến công việc văn thư, vốn là trung tâm của hoạt động văn phòng.

Ý nghĩa của một văn phòng phải được hiểu rõ ràng theo cách nói chung. Khoảnh khắc bạn đánh vần 'văn phòng' được hiểu là hoạt động kinh doanh, trách nhiệm và chức năng của nó và các hoạt động văn thư đi đôi với nhau.

Do đó, tính đến tất cả các chức năng này, một định nghĩa đúng đắn về văn phòng có thể được đóng khung. Một văn phòng có thể được định nghĩa là "bất kỳ nơi nào thông tin trên giấy hội tụ và được ghi lại, lưu giữ và sử dụng cho hoạt động kinh doanh hiện tại và tương lai".

Thông tin có thể liên quan đến sản xuất, tiếp thị và các hoạt động khác nhau của một doanh nghiệp. Các hồ sơ thích hợp để nhận và thực hiện các đơn đặt hàng, hồ sơ mua, lưu trữ và mua và thanh toán do tổ chức và do tổ chức là một số hồ sơ mà văn phòng phải duy trì.

Tầm quan trọng của một văn phòng:

Tầm quan trọng của một văn phòng nằm ở chỗ nó không chỉ có chức năng duy trì hoạt động kinh doanh, thương hiệu và vốn chủ sở hữu trên thị trường, mà còn phải chịu trách nhiệm trong một thời gian rất dài. nhân viên của mình và để giữ họ trong một thời gian rất dài, không phải trên cơ sở người lưu giữ, mà trên cơ sở vĩnh viễn.

Điều quan trọng nằm ở hai sự thật. Đầu tiên là tỷ lệ phi doanh thu của nhân viên, hoặc rất thấp, tỷ lệ doanh thu thập phân của nhân viên là điều mà người ta nên hướng tới. Thứ hai và thực tế quan trọng hơn là doanh thu của doanh nghiệp nên được chuyển qua một cách thường xuyên, hàng năm, thay vì quá hỗn loạn và nhói tim trong một năm và buồn tẻ và quyết liệt thêm một năm nữa.

Lấy ví dụ về AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; có trụ sở tại Anand, Gujarat. Kể từ hai mươi năm trước, doanh thu kinh doanh nội bộ của họ trên lợi nhuận ròng của họ tiếp tục tăng ở mức 4 phần trăm mỗi năm, do đó, vào cuối năm 1998, hoạt động kinh doanh của họ có giá trị là Rs. 156 lõi. Đây là một ví dụ rõ ràng về sự gia tăng không ngừng của khối lượng kinh doanh văn phòng của Amul, và có tầm quan trọng của các văn phòng.

Hơn 20 năm qua, ngoại trừ những nhân viên đã đến tuổi nghỉ hưu, không có nhân viên nào rời bỏ tổ chức này, không vì bất kỳ lý do gì. Điều này cũng nói về tầm quan trọng của văn phòng trong việc giữ chân nhân viên của mình.

Tầm quan trọng của văn phòng và sự thành công nằm ở các yếu tố sau:

(a) Lập kế hoạch,

(b) Tổ chức,

(c) Chỉ đạo,

(d) Nhân sự,

(e) Kiểm soát và phối hợp,

(f) Thư tín văn phòng,

(g) Tuyển dụng,

(h) Lập ngân sách

Tuy nhiên, trong trường hợp của mọi doanh nghiệp kinh doanh, mọi sự kiện đều phải được lên kế hoạch. Kế hoạch phải được thực hiện. Thực thi cần hướng dẫn, giám sát, kiểm soát và phối hợp. Nếu mỗi trong số các yếu tố này được đồng bộ hóa đúng cách, thì các mục tiêu được đặt ra sẽ được đáp ứng và tầm quan trọng của văn phòng sẽ có một hình ảnh bên cạnh hướng của chính nó.

Vì vậy, đây là tầm quan trọng của văn phòng. Có một số yếu tố nhất định mà một văn phòng có được sự chia sẻ và tầm quan trọng của nó.

Chúng được liệt kê như:

1. Trung tâm thông tin :

Office là một trung tâm thông tin hoặc ngân hàng dữ liệu của tất cả các thông tin, trong đó doanh nghiệp mà nó thực hiện. Tất cả các số liệu hiện tại và quá khứ của doanh nghiệp mà nó nên có trong văn phòng. Dựa trên thông tin này, văn phòng có kế hoạch, dự báo và kiểm soát hoạt động, khu vực hoạt động của nó.

2. Văn phòng phục vụ như một kênh truyền thông:

Rõ ràng là không có bất kỳ thông tin liên lạc nào, văn phòng chỉ không thể hoạt động và nó không thể phục vụ mục đích của nó. Mọi giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp bằng văn bản chảy từ trên xuống dưới và báo cáo phải chảy từ dưới lên trên. Văn phòng sẽ sụp đổ nếu thông tin liên lạc không được truyền tải thường xuyên và các báo cáo không được cung cấp, hoặc trình bày cho các cơ quan cấp cao hơn trong thời gian quy định.

3. Aids in Co-Ordination:

Mục tiêu của bất kỳ văn phòng nào sẽ không được đáp ứng nếu không có sự phối hợp đúng đắn giữa các nhân viên. Mối quan hệ giữa chủ lao động và nhân viên và mối quan hệ giữa nhân viên và nhân viên phải được xây dựng nếu sự phối hợp hiệu quả phải được xây dựng.

Một sự phối hợp hiệu quả làm tăng tinh thần làm việc, thắt chặt sự đoàn kết và củng cố đạo đức của mỗi nhân viên làm việc trong tổ chức. Hỗ trợ cho nó, thông tin cần thiết và sao lưu từ cấp cao nhất là cần thiết để thúc đẩy phối hợp.

4. Tầm quan trọng trong mối quan hệ với Chính phủ và Công chúng:

Ngày nay, đối với mỗi doanh nghiệp tồn tại, nó phải tuân theo các hướng dẫn, quy tắc và quy định nhất định theo quy định của chính phủ. Mỗi đơn vị kinh doanh ngày nay được coi là tạo ra doanh thu cũng như một viện xã hội. Mỗi văn phòng đều có một cánh, và đó là một liên kết giữa xã hội và chính phủ.

Nó cũng là một liên kết giữa người dân và chính phủ. Do đó, một văn phòng phải tạo ra một loại hình ảnh phù hợp trong tâm trí của mọi người để xây dựng một hình ảnh thương hiệu phù hợp và một hình ảnh công ty.

5. Hỗ trợ kiểm soát quản lý:

Kiểm soát là sự kết hợp giữa các kỹ thuật hiệu chỉnh và đo lường hiệu suất của các tiểu phân để đảm bảo rằng mục tiêu của một doanh nghiệp đã đạt được và hoàn thành. Kiểm soát đòi hỏi phải thiết lập các tiêu chuẩn của Nhật Bản và sau đó đo lường các tiêu chuẩn trong thời gian quy định và trong các tài nguyên.

Nó thực sự đo lường:

(i) Liệu các tiêu chuẩn được thiết lập có đạt được hay không, và

(ii) Nếu không đạt được thì độ lệch là bao nhiêu và tỷ lệ phần trăm sai lệch là bao nhiêu. Một khi những điều này được xác định, các phương tiện kiểm soát khác nhau được đưa ra để đưa văn phòng hoặc doanh nghiệp đi đúng hướng.

6. Tầm quan trọng trong mối quan hệ với khách hàng:

Tầm quan trọng thực sự của bất kỳ văn phòng là mối quan hệ của nó với khách hàng của mình. Đó là khách hàng mang doanh nghiệp đến văn phòng và do đó, khách hàng là thượng đế. Ngoại trừ văn phòng chính phủ, mọi tổ chức kinh doanh khác phụ thuộc vào khách hàng của mình cho doanh nghiệp của mình để tạo doanh thu. Do đó, tầm quan trọng của văn phòng liên quan đến khách hàng của nó có ý nghĩa rất lớn đối với khách hàng của Google.

Hãy ghi nhớ điều này, các đơn đặt hàng mà khách hàng nhận được, yêu cầu và khiếu nại của họ được văn phòng chăm sóc thông qua các liên hệ trực tiếp và cá nhân. Bây giờ, một ngày, văn phòng hiện đại có một người rất quan trọng. Nhân viên phục vụ khách [GAO], người tham dự tất cả các khách hàng và thông báo cho họ mọi thứ trực tiếp, cá nhân hoặc trên điện thoại, về công ty, hoạt động và về hoạt động kinh doanh của công ty.

7. Tầm quan trọng đối với cổ đông:

Mỗi văn phòng phục vụ một liên kết quan trọng giữa một bên là một bên và công ty. Vấn đề cổ tức đối với cổ phiếu, chuyển nhượng cổ phần, phát hành thông báo về các cuộc họp của công ty và trả lời về tất cả các truy vấn cho cổ đông là rất quan trọng và chúng không thể đạt được hoặc có được nếu không thành lập văn phòng thích hợp .

8. Tầm quan trọng của người lao động :

Để duy trì một lực lượng lao động tốt, một môi trường tốt, không có chính trị chính thức, không có một phần và mối quan hệ hiệu quả, dưới hình thức nhân viên-chủ nhân và chủ nhân-công nhân; một mối quan hệ là cần thiết.

Thanh toán tiền lương đúng hạn, thanh toán tiền lương kịp thời, chuẩn bị bảng lương, duy trì sự tham dự, cho phép người lao động nghỉ việc trong thời gian khẩn cấp là một số chức năng quan trọng phải được thực hiện bởi văn phòng. Do đó đây là một vài điểm cần được lưu ý, thực hành và khái quát trong mỗi văn phòng để văn phòng hoạt động trơn tru và rực rỡ.

Tổ chức một Văn phòng:

Tổ chức đề cập đến việc tạo ra một cấu trúc nhiệm vụ và chức năng để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Urwick đã định nghĩa tổ chức là các hoạt động cần thiết cho bất kỳ mục đích hoặc kế hoạch nào và sắp xếp chúng theo nhóm có thể được chỉ định cho các cá nhân.

Văn phòng sẽ được tổ chức và các nhiệm vụ và chức năng sẽ được xác định để xác định mối quan hệ quyền hạn hoạt động để văn phòng hoạt động trơn tru.

Cấu trúc của tổ chức nên có các đặc điểm sau được thấm nhuần trong đó:

1. Nó phải miêu tả và phản ánh các kế hoạch và đặc điểm của văn phòng.

2. Nó phải phản ánh thẩm quyền có sẵn cho quản lý doanh nghiệp.

3. Nó phải phản ánh môi trường của nó.

4. Nó phải được quản lý với nhân viên được đào tạo.

Quy trình tổ chức phải được áp dụng cho mọi bộ phận của doanh nghiệp, bao gồm cả văn phòng. Có một số bước nhất định mà văn phòng phải thực hiện, hoặc người ta phải chăm sóc, nếu người ta phải cấu trúc tổ chức.

Các bước liên quan đến quy trình là:

1. Thiết lập mục tiêu doanh nghiệp.

2. Xây dựng các công cụ phái sinh, đối tượng, kế hoạch và chính sách.

3. Xác định các hoạt động cần thiết để thực hiện các mục tiêu, kế hoạch và chính sách này.

4. Nhóm các hoạt động này dưới ánh sáng của con người và các nguồn lực vật chất có sẵn và cách sử dụng chúng tốt nhất.

5. Nhóm các hoạt động này và ủy quyền cho các trưởng nhóm tương ứng của mỗi nhóm có thẩm quyền cần thiết để thực hiện hoạt động.

6. Buộc các nhóm này lại với nhau theo chiều dọc và chiều ngang thông qua mối quan hệ thẩm quyền và hệ thống thông tin.

Những nguyên tắc này được liệt kê như:

1. Nguyên tắc thống nhất của mục tiêu:

Mọi bộ phận của tổ chức, bao gồm cả văn phòng, đang làm việc để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc hiệu quả :

Hiệu quả là một nguyên tắc cơ bản. Mục tiêu phải đạt được với chi phí tối thiểu cho tổ chức cũng như xã hội.

Các nguyên tắc liên quan đến quá trình tổ chức trong văn phòng:

1. Nguyên tắc cân bằng:

Việc áp dụng nguyên tắc hoặc các kỹ thuật phải được cân bằng dưới ánh sáng của hiệu quả tổng thể của cấu trúc trong việc đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc linh hoạt:

Tổ chức phải linh hoạt để đáp ứng các điều kiện thay đổi.

3. Nguyên tắc tạo thuận lợi cho lãnh đạo:

Chất lượng lãnh đạo nên được khuyến khích trong tổ chức để đạt được các mục tiêu.

Đây là những cách mà một văn phòng phải được nâng lên và tổ chức, từ từ, từng bước một.

Phần cuối cùng của việc tổ chức một văn phòng là việc đưa ra một hệ thống phân cấp và tiếp theo chúng ta sẽ thảo luận tương tự.