Cơ giới hóa văn phòng: Ưu điểm và nhược điểm

Đọc bài viết này để tìm hiểu về những lợi thế và bất lợi của cơ giới hóa văn phòng.

Ưu điểm của cơ giới hóa văn phòng:

Ưu điểm của cơ giới hóa là:

1. Nó làm giảm sự đơn điệu:

Một công việc lặp đi lặp lại trong tự nhiên mang lại sự nhàm chán và cảm giác đơn điệu giữa các nhân viên. Do đó, nếu cùng một công việc được lặp đi lặp lại trong máy thì công nhân sẽ không cảm thấy độ chụm giống nhau, do đó một máy làm giảm sự nhàm chán và đơn điệu.

2. Duy trì tiêu chuẩn hóa:

Nếu tạo điều kiện tiêu chuẩn của công việc về đầu ra định tính. Đổi lại, điều này nâng cao tinh thần làm việc và sự phối hợp tốt hơn giữa các nhân viên.

3. Độ chính xác:

Máy đảm bảo độ chính xác tốt hơn. Cơ hội lỗi được loại bỏ. Do đó, công việc diễn ra suôn sẻ và sự chậm trễ và cổ chai được loại bỏ có thể rất tốn kém.

4. Kiểm soát tốt hơn:

Sử dụng một bộ máy thích hợp tạo điều kiện kiểm soát công việc tốt hơn vì nó giúp cấp dưới sử dụng và hoàn thành công việc, không chỉ trong thời gian quy định mà còn trong nền kinh tế Chính xác và chính xác.

5. Hiệu quả cao hơn:

Máy mang lại tốc độ và hiệu quả cho tất cả các loại công việc văn phòng. Công việc có thể mất hàng giờ để hoàn thành có thể được hoàn thành trong chuyển động với sự giúp đỡ của họ. Cải thiện hiệu quả dẫn đến lợi nhuận lớn hơn, đồng thời, nó tạo ra một hình ảnh tốt trong tâm trí của những người giao dịch với tổ chức.

6. Chi phí vận hành thấp hơn:

Chi phí vận hành mỗi giờ làm việc giảm khi sử dụng máy móc. Tất nhiên, không có nghi ngờ rằng họ cần một lượng vốn đầu tư ban đầu lớn. Tuy nhiên, về lâu dài, chúng chứng minh lợi ích.

7. Chất lượng công việc tốt hơn:

Cơ giới hóa và máy móc giúp cải thiện chất lượng công việc được thực hiện trong văn phòng. Không chỉ công việc sẽ gọn gàng mà nó sẽ có hệ thống hơn.

Nhược điểm của Cơ giới hóa văn phòng:

Mặc dù việc sử dụng thiết kế cơ học mang lại nhiều lợi thế, nhưng nó có một số nhược điểm:

1. Thặng dư của nhân viên:

Nó đã được quan sát thấy rằng có những máy móc mà một bàn tay lành nghề là cần thiết để hoạt động. Đôi khi, nếu bàn tay kỹ năng này không có sẵn trong một thời gian rất dài, thì ai đó sẽ được đào tạo để vận hành nó, hoặc ngay lập tức, việc tuyển dụng được thực hiện để khiến một người vận hành máy. Trong cả hai trường hợp, nó liên quan đến chi phí, và nó làm tăng thêm chi phí bên cạnh sức mạnh của nhân viên.

2. Chi phí lắp đặt cao:

Hầu hết các máy văn phòng, như máy Xerox, Máy quét điện tử và máy tính đều đắt tiền, và một số tiền lớn không chỉ dành để mua chúng, mà còn cho việc bảo trì chúng. Do đó việc cài đặt và bộ sạc bảo trì rất cao.

3. Sử dụng dưới mức của máy móc:

Máy mua chi tiêu với giá rất cao, nếu không được sử dụng ở mức tối đa hoặc không được sử dụng thường xuyên, không chỉ chặn tiền được dùng để mua mà còn làm giảm lãi suất của ngân hàng, đối với tiền bị chặn trong khi mua nó Do đó, điều cần thiết là sử dụng đúng tiềm năng sử dụng đầy đủ của máy móc.

4. Chi phí vận hành:

Đôi khi chi phí vận hành của một số máy rất cao. Ví dụ: máy Xerox, người ta nên tìm hiểu số lượng trang mà một lọ mực có thể sao chép trước khi mua. Tương tự, người ta cũng nên tìm hiểu xem trống selen của máy photocopy có cần phòng máy lạnh để bảo trì hay không.

5. Chi phí phá vỡ:

Đôi khi các sự cố, vv chứng minh rất tốn kém. Một số tiền rất lớn phải được chi cho việc sửa chữa giống nhau. Ngoài ra, trong thời gian đổ vỡ, công việc bị giữ lại. Điều này làm tăng thêm chi phí cho hệ thống làm việc của văn phòng.

6. Đơn điệu:

Trong một số trường hợp, một số cài đặt nhất định của máy văn phòng làm giảm bớt một công nhân làm việc trong văn phòng. Ví dụ này đúng trong bộ phận sản xuất của bất kỳ công ty nào mà máy móc thay thế công nhân và sự đơn điệu trở thành một vấn đề quan trọng trong văn phòng. Cảm ứng của máy có thể làm giảm sự quan tâm của người lao động cũng như nó có thể giết chết sự nhiệt tình và sự sáng tạo của người lao động.

7. Sự thù địch của công nhân:

Đôi khi thái độ của công nhân trở nên rất thù địch khi một máy mới được cài đặt trong văn phòng. Một số người nghĩ rằng vì sự ra đời của máy trong văn phòng, họ sẽ đứng ra để mất việc. Họ dùng đến sự vô kỷ luật, đình công, v.v. và đôi khi sự bình yên trong công nghiệp của văn phòng bị ảnh hưởng rất lớn từ tài khoản này.