Văn phòng phẩm: Ý nghĩa, chủng loại, mua và lưu trữ | Quản lý văn phòng

Đọc bài viết này để tìm hiểu về ý nghĩa, loại, mua, lưu trữ và vấn đề của văn phòng phẩm.

Ý nghĩa của văn phòng phẩm:

Một văn phòng phẩm, chính xác là văn phòng phẩm, là một nhóm hàng hóa được sử dụng hoặc cần thiết để thực hiện công việc văn phòng để hoàn thành công việc văn phòng, theo yêu cầu và đặc điểm kỹ thuật.

Mỗi văn phòng phải duy trì một số hồ sơ nhất định, cả dưới hình thức hồ sơ, và cách thức và phương pháp công nghệ thông tin.

Những hồ sơ phải được nộp trong một thời gian dài hơn, phải được gõ và lưu giữ trong một thời gian dài hơn. Điều này sinh ra, hoặc do đó phát sinh nhu cầu của văn phòng phẩm.

Văn phòng phẩm, rộng rãi, có thể được chia thành ba loại:

Rõ ràng từ biểu đồ, các mặt hàng, ví dụ nhất định được nêu, được phân loại vào loại vật tư tiêu hao và chất kết dính bền.

Ở đây một nghiên cứu ngắn gọn và giới thiệu là cần thiết để phân biệt giữa hàng tiêu dùng và hàng tiêu dùng. Các mặt hàng như pin, clip là vật tư tiêu hao và trong thời gian ngắn, các mặt hàng này được tiêu thụ, tuy nhiên không chắc chắn và biết khi nào toàn bộ gói clip được mua sẽ được tiêu thụ và tại thời điểm nào nó sẽ được tiêu thụ.

Do đó, cho đến thời điểm nó không được tiêu thụ, nó vẫn còn là một sản phẩm có thể tiêu thụ được. Định nghĩa sẽ làm cho sự hiểu biết về chủ đề rất rõ ràng.

Vật tư tiêu hao là những vật phẩm được văn phòng sử dụng rất nhanh, trong một khoảng thời gian rất ngắn và không thể sử dụng lại.

Độ bền là những vật phẩm tìm thấy việc sử dụng liên tục và vẫn giữ nguyên hình dạng, hình thức và kích thước của nó trong một khoảng thời gian rất dài. Những mặt hàng này có thể được sử dụng lại hoặc chúng thường được sử dụng.

Chất kết dính là những vật phẩm được sử dụng để dán, dán hoặc sửa chữa một cái gì đó. Những mặt hàng này thường là hóa chất hoặc làm bằng hóa chất được sử dụng trên một bề mặt cụ thể để gắn, hoặc sửa chữa hoặc dán một mặt hàng.

Do đó, các định nghĩa và giải thích cho thấy rõ về các loại văn phòng phẩm được sử dụng trong văn phòng trên cơ sở hàng ngày.

Các loại và hình thức của Văn phòng phẩm:

Sau khi thảo luận về ba loại văn phòng phẩm được đề cập ở trên, chúng ta hãy nghiên cứu loại văn phòng phẩm và các hình thức văn phòng phẩm khác nhau.

Ví dụ chúng ta hãy lấy giấy. Giấy tờ có các loại sau:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Đây là bốn loại giấy tờ sau đây đôi khi và chủ yếu được sử dụng trong bất kỳ văn phòng. A4 nhỏ hơn A3 và A3 nhỏ hơn khổ giấy A2; B4 nhỏ hơn B3 và B3 nhỏ hơn B2.

Giấy A4 và A3 chủ yếu được sử dụng bởi mọi văn phòng đặt tại Ấn Độ. Các giấy tờ này được sản xuất và cung cấp bởi Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers, v.v.

Các giấy tờ này được các cơ quan chính phủ sử dụng đặc biệt để đánh máy, vv Các giấy tờ A3 được sử dụng để gõ các tài liệu lớn có thể là biểu đồ tuyên bố, v.v.

Giấy B3 và B4 dài hơn một chút về chiều dài và chiều rộng so với giấy A4 và A3. Đây là những dày hơn và dày hơn một chút so với giấy A3 và A4. Chúng cơ bản được sử dụng cho Xerox và cho mục đích sao chép, v.v.

Bút chì:

Giấy nến có hai loại:

(a) Giấy nến bìa sau

(b) Không có giấy nến bìa trước

Tấm bìa sau có bìa ở phía sau. Nó có giấy chính, trong đó các kích thước nhất định được ghi trên trang nhất và được hỗ trợ bởi một tờ giấy carbon ở giữa. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phải được nhân đôi, stprint sẽ được chèn vào trình soạn thảo kiểu để gõ. Trong khi gõ, nếu có bất kỳ lỗi nào của từ đã xảy ra, nó có thể được sửa bằng một chất lỏng sửa lỗi và chính tả hoặc các từ có thể được sửa một cách dễ dàng.

Khi toàn bộ vật chất được nhập vào, bìa sau sẽ bị rách và stprint được đặt hoặc chèn vào máy sao chép để có được các bản sao trùng lặp, Một dạng khác của giấy stprint là không có bìa trước. Trong đó, bìa trước hoàn toàn không có và một tờ giấy carbon được dán vào bìa sau.

Điều này được chèn vào một máy quét để quét vấn đề trùng lặp, sao cho vấn đề cần sao chép được nhìn thấy trên giấy. Sau khi quét vật chất, giấy carbon được đưa vào máy nhân bản, để các vấn đề trùng lặp nằm trong tay chúng ta. Nắp lưng ở đây bị rách ra trước khi nhét giấy vào máy sao chép.

Cacbon

Về cơ bản, đây là một tờ giấy có màu đen hoặc màu xanh ở một mặt và lớp tạo màn hình bạc ở mặt kia. Mặt màn hình bạc của tờ giấy được chèn vào máy đánh chữ, đối diện với các ký tự của máy chữ, cùng với tờ giấy có ấn tượng của người viết loại hoặc vấn đề cần in.

Các nhân vật của nhà văn loại vào màn hình và ấn tượng hình thành trên carbon được in trên giấy. Carbons ở Ấn Độ được sản xuất bởi GESTETNER, JK PAPERS, CAMLINE (I) LTD để đặt tên cho một số ít.

Người xóa:

Chất tẩy được thu được dưới hai dạng:

1. Chất lỏng để hiệu chỉnh

2. Chất làm trắng để che chính tả hoặc từ.

Chất lỏng là chất lỏng, được làm bằng hóa chất, được phun trên giấy nến, trong khi gõ một vấn đề trên giấy nến trùng lặp.

Chất lỏng được sử dụng qua một lỗi chính tả hoặc một từ được gõ do nhầm lẫn tạo thành một lớp màn hình rất mỏng và lớp này là kính hiển vi. Điều này không thể được nhìn thấy bởi một con mắt bình thường.

Sau khi chất lỏng khô lại, màn hình hình thành được sử dụng trên từ hoặc chính tả được gõ sai cũng khô. Sau đó, các từ chính xác được gõ được ghi trên màn hình. Đây là cách chất lỏng giúp chỉnh sửa trên một tờ giấy.

Chất làm trắng thường được biết đến với tên gọi Erax. Chúng đi kèm với một chất làm loãng, được sử dụng để thanh khoản chất làm trắng, nếu nó rắn lại khi tiếp xúc với không khí.

Chất làm trắng được trải trên các ký tự gõ sai, hoặc đánh vần sai, và nó được phép để khô. Sau khi được sấy khô, cùng một không gian được đặt lại trong máy đánh chữ để gõ lại các từ hoặc ký tự chính xác.

Độ bền:

Trong các vật phẩm bền, các mặt hàng như kim bấm, máy đục lỗ, trọng lượng giấy, vv không cần bất kỳ mô tả cũng như bất kỳ giới thiệu nào.

Những hàng hóa này, nếu được nhìn thấy một lần, đủ tốt để hiểu chúng là gì và cơ chế là gì.

Các mặt hàng này được lưu trữ, sử dụng và bảo trì trong một thời gian rất dài, do đó chúng được gọi là hàng hóa lâu bền.

Chất kết dính:

Chất kết dính là các vật dụng như băng, sửa nhanh, v.v ... Chúng cũng được làm bằng hóa chất và chúng được sử dụng trong văn phòng để sửa một số phong bì, bưu kiện, vv phải đi ra khỏi văn phòng.

Mua văn phòng phẩm:

Việc mua văn phòng phẩm thường được thực hiện bằng hai phương pháp:

(1) Mua hàng tập trung hoặc

(2) Mua hàng phi tập trung.

Trước tiên, hãy cho chúng tôi hiểu hệ thống mua hàng tập trung là gì:

Bây giờ giả sử văn phòng chính của công ty, nói TOMCO, được đặt tại Mumbai. Nó mua các văn phòng phẩm từ văn phòng chính, đặt tại Mumbai, và nó cung cấp các văn phòng phẩm này cho tất cả các văn phòng, tức là Văn phòng Zonal và Văn phòng Khu vực thuộc Văn phòng Zonal.

Hệ thống này chỉ mua văn phòng phẩm bởi Văn phòng chính, cho toàn bộ văn phòng dưới đó và cung cấp văn phòng phẩm cho các văn phòng khác nhau được gọi là mua tập trung.

Hệ thống mua hàng này hiện nay không được ưa chuộng, để mua các mặt hàng như văn phòng phẩm, v.v. Do đó, văn phòng chính, còn được gọi là Trụ sở chính, cung cấp quyền lực nhất định cho Văn phòng Zonal và Văn phòng Khu vực thuộc Văn phòng Zonal, để mua các văn phòng phẩm, khi và khi được yêu cầu, với số lượng nhất định, mà chúng tôi gọi là số tiền trần trần.

Số tiền trần là số tiền được cố định bởi Trụ sở chính, đòi hỏi người mua không được mua bất cứ thứ gì cao hơn số tiền cố định để chi cho đầu cụ thể cho mặt hàng cụ thể đó. Phương thức mua này, trong đó các giới hạn nhất định được Trụ sở chính cố định cho các văn phòng dưới quyền họ để mua một số mặt hàng hoặc hàng hóa nhất định cho sử dụng văn phòng, được gọi là hệ thống mua hàng của Decentralized.

Nói chung, trên toàn quốc, việc mua văn phòng phẩm được thực hiện bởi HỆ THỐNG MUA HÀNG CHÍNH XÁC.

Các loại mua của Văn phòng phẩm:

Mua văn phòng phẩm trong văn phòng hoặc tổ chức được thực hiện theo các phương pháp sau:

2. Mua theo hợp đồng giá

3. Mua bởi hệ thống DGS & D

4. Mua bởi Đấu thầu.

Điều này có thể được đại diện:

Chúng tôi sẽ mô tả từng phương pháp chi tiết:

1. Mua hàng địa phương:

Loại mua này được thực hiện trong khu vực địa phương, tức là khu vực nằm trong giới hạn của tập đoàn đô thị trong thành phố, thị trấn hoặc quận. Những điều này diễn ra ngay lập tức hoặc ngay lập tức khi có một yêu cầu khẩn cấp về một mặt hàng cụ thể có tính chất thường xuyên.

Một thụt lề được đưa ra cho hàng hóa được mua và sau khi nhận được sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền của văn phòng đó, vật liệu được mua. Loại mua này phù hợp với các mặt hàng có tính chất thường xuyên và chi phí tối thiểu hoặc trần tối thiểu.

2. Hợp đồng giá:

Loại này hoặc hệ thống này đã đạt được tầm quan trọng trong Cam kết khu vực công và các ngành của Chính phủ.

Ở đây, bất kỳ tổ chức nào cung cấp trên báo, hoặc họ liên lạc trực tiếp với các nhà cung cấp, bằng các trang vàng, v.v., về các mặt hàng sẽ được yêu cầu phải mua.

Các nhà cung cấp được yêu cầu báo giá riêng của họ cùng với thông tin về thuế, vv cho các mặt hàng mà họ có thể cung cấp.

Trong hệ thống hợp đồng giá, nhà cung cấp nhận được hợp đồng phải cung cấp nguyên vật liệu với cùng một tỷ lệ, trong một khoảng thời gian, giả sử 12 tháng, bất kể tỷ lệ được sửa đổi, thay đổi, leo thang, tăng cao, v.v.

Loại mua này rất hữu ích vì tổ chức có một vài nhà cung cấp để cung cấp cho họ nguyên liệu thô, tại bất kỳ thời điểm nào.

3. Mua hàng bởi Hệ thống DGS và D:

Hệ thống Tổng cục Vật tư và Xử lý (DGS và D) được thành lập vào năm 1961 bởi Chính phủ Trung ương nhằm ấn định giá cho các mặt hàng từ pin đến xe, để cho phép và giúp các Chính phủ mua vật liệu theo giá cố định của Chính phủ, từ các nhà cung cấp.

Trong trường hợp này, Mẫu khai báo thuế bán hàng (STDF) phải được cung cấp hoặc cung cấp bởi người mua, người mua, cho nhà cung cấp bán. Hệ thống này cho phép giảm thuế hoặc khấu trừ thuế chỉ 4% bởi người bán khi anh ta tăng hóa đơn hoặc hóa đơn cho người mua. Hệ thống này tiết kiệm rất nhiều tiền thuế cho người mua.

Trong tỷ lệ DGS và D, tỷ lệ ràng buộc với các nhà cung cấp trong khoảng thời gian một năm. Sau một năm, nếu DGS và D cùng loại hàng hóa được thực hiện theo tỷ lệ, một mức giá mới sẽ được ấn định, có tính đến các yếu tố kinh doanh khác nhau.

4. Bằng cách đấu thầu:

Đấu thầu là thông báo của người mua, trong tờ nhật báo, hoặc bằng phương thức liên lạc, về yêu cầu mua một số hàng hóa, bởi người mua từ các nhà cung cấp trên thị trường mở theo các điều khoản, điều kiện và thời gian nhất định cho nhà cung cấp để cung cấp một số mặt hàng cho người mua.

Một người muốn tham gia đấu thầu phải thực hiện tất cả các nghĩa vụ theo yêu cầu của người mua. Người mua phải mở thầu vào một ngày nhất định, trước mặt người mua và phải khai báo giá và các thông tin khác được trích dẫn bởi các nhà cung cấp khác nhau.

Sau khi nguyên liệu được cung cấp, các vật liệu được kiểm tra, kiểm tra bởi người mua trước khi chấp nhận và các khoản thanh toán được phát hành theo các điều khoản và điều kiện do người mua đặt ra.

Lưu trữ của Văn phòng phẩm:

Các mặt hàng văn phòng phẩm cho bất kỳ văn phòng được giữ và lưu trữ trong almirahs. Mỗi almirah đều có các ngăn, cùng với tủ khóa. Các mặt hàng quan trọng như Máy đột dập, Máy dập ghim, Trọng lượng giấy, v.v ... đắt tiền và có thời gian sử dụng rất lâu có thể được lưu trữ trong tủ khóa của almirah. Các vật phẩm như bút, nạp, vv nên được lưu trữ trong tủ khóa.

Các vật phẩm thông thường như ghim, kẹp, giấy tờ, vv có thể được giữ trong các ngăn khác nhau trong almirahs. Các văn phòng phẩm phải nằm dưới sự kiểm soát của Giám đốc hành chính, trong Phòng hành chính, và nó phải được ban hành bởi bộ phận nói trên. Một hồ sơ thích hợp của biên lai và các vấn đề của các hạng mục văn phòng phẩm cần được duy trì trong văn phòng cho mục đích Kiểm toán.

Các vấn đề của Văn phòng phẩm:

Các hạng mục văn phòng phẩm có thể được ban hành về cơ bản bằng hai phương pháp khác nhau:

Trong Phòng Yêu cầu, Trưởng phòng ban hành thông tư cho tất cả các nhân viên làm việc trong bộ phận để cung cấp danh sách các văn phòng phẩm, theo số lượng hoặc theo đơn vị, sẽ được yêu cầu bởi mỗi nhân viên.

Yêu cầu của văn phòng phẩm bởi tất cả các nhân viên được gửi đến bộ phận vấn đề. Một nhân viên cụ thể trong mỗi bộ phận được người đứng đầu bộ phận giao trách nhiệm phụ trách các văn phòng phẩm và duy trì hồ sơ về vấn đề tương tự.

Phương pháp thứ hai là Cá nhân Yêu cầu. Trong phương pháp này, mỗi nhân viên được yêu cầu cung cấp bản tuyên bố về các mặt hàng văn phòng phẩm mà họ sẽ sử dụng trong mỗi tháng. Danh sách này được thu thập bởi một người phát hành văn phòng phẩm và một hồ sơ được duy trì bởi họ về các văn phòng phẩm do họ ban hành.