Hệ thống bảo mật trong văn phòng
Bài viết này cung cấp một cái nhìn cận cảnh về hệ thống an ninh trong một văn phòng.
Ý nghĩa bảo mật của một văn phòng:
Bảo mật có nghĩa là bảo vệ được trao cho một số vật phẩm có thể nhận dạng, hữu hình hoặc cơ thể. Sự bảo vệ này được đưa ra để ngăn chặn vật phẩm của cơ thể khỏi bị phá hoại hoặc gián điệp.
Bảo mật đang trở thành một khía cạnh quan trọng của quản lý vì:
1. Lỗ hổng của những kẻ xâm nhập vào văn phòng, và
2. Với sự ra đời của công nghệ mới và lắp đặt các công cụ công nghệ mới này trong văn phòng, sự cám dỗ cho hoạt động gián điệp công nghiệp đang gia tăng đối với các thiết kế sản phẩm mới.
Nguyên tắc bảo mật:
Bảo mật có hai loại phạm vi và việc lập kế hoạch cũng phụ thuộc vào hai loại phạm vi này.
Có những nguyên tắc chi phối cả hai loại nguyên tắc, nhưng những nguyên tắc phổ biến đó là:
1. Nguyên tắc giám sát:
Giám sát là cần thiết để kiểm tra hiệu suất phù hợp của nhiệm vụ bảo mật. Giám sát trên cơ sở hàng ngày phải được thực hiện để kiểm tra tính bình thường của những điều sắp tới cho việc hoàn thành công việc tổ chức trên cơ sở hàng ngày.
2. Chi phí bảo mật:
Tuy nhiên, bảo mật cần thiết là phải; kiểm soát chi phí là một yếu tố quan trọng. Quá ít chi phí cho an ninh cản trở việc bảo vệ nội bộ của văn phòng, và chi phí quá cao cũng không được khuyến khích. Văn phòng nên có kế hoạch bảo mật dài hạn và ngắn hạn trước khi quyết định yếu tố chi phí.
3. Phương thức và phương thức giao tiếp:
Dù là hệ thống bảo mật nào, nó cũng không nên cản trở phong cách và phương thức giao tiếp giữa các nhân viên trong tổ chức. Giao tiếp như một liên kết với hệ thống bảo mật và giao tiếp tốt của bất kỳ hệ thống văn phòng nào cũng làm mất an ninh.
4. Thực hành bảo mật đơn giản:
Đó là điều cần thiết và cần thiết cho mỗi văn phòng để làm cho nhân viên hiểu về tầm quan trọng của an ninh. Nguyên tắc và hình thức bảo mật được thiết kế cho sự an toàn của nhân viên văn phòng nên đơn giản và linh hoạt để mọi nhân viên nên hiểu giống nhau và chính họ tuân thủ nó. Sự cần thiết của bảo mật phụ thuộc vào sự đơn giản hoặc phức tạp của một văn phòng, tuy nhiên, việc thực hiện phụ thuộc vào việc sử dụng tương tự tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp.
5. Đầy đủ và khẩn cấp:
An ninh phụ thuộc vào sự cấp bách và đầy đủ. Bất kỳ hình thức bảo mật nào sẽ được thực hiện, người ta nên tính đến bộ phận mà hệ thống bảo mật là cần thiết, và cá nhân cần thiết cho ai.
Lập kế hoạch bảo mật:
Giống như bất kỳ khái niệm mới nào khác, hoặc một điều mới phải được thực hiện trong một văn phòng, một kế hoạch bảo mật phải được thực hiện trước khi thực hiện chúng trong kinh doanh bảo mật. Không ai có thể ngăn kẻ trộm hoặc người ngoài vào văn phòng, tuy nhiên, một bước chắc chắn có thể được thực hiện để kiểm tra người mới vào văn phòng. Đây là một kế hoạch bảo mật cẩn thận cố gắng giảm thiểu rủi ro và thậm chí loại bỏ chúng.
1. Tuyển nhân viên:
Nhân viên có thể được tuyển dụng trong tổ chức để xem xét hệ thống an ninh hoặc cơ quan bên ngoài có thể được liên hệ để có nhân viên được đào tạo của họ cho an ninh.
2. Thành lập Ủy ban:
Đề nghị thành lập một ủy ban với chính Trình quản lý Office là một phần của cùng. Người đứng đầu bộ phận có thể được giới thiệu vào hệ thống nếu cần. Nhiệm vụ của ủy ban này có thể là hình thành một hệ thống an ninh theo quan điểm về nhu cầu của tổ chức, đặt ra thẩm quyền và sự đại diện của cá nhân cho mục đích và nghiên cứu các vấn đề.
3. Truyền thông hệ thống:
Ủy ban xây dựng kế hoạch bảo mật sẽ truyền đạt hệ thống được thiết kế cho mỗi và mọi thành viên của tổ chức để tìm kiếm sự chấp thuận và đề xuất của họ, nếu có.
4. Tìm kiếm thông tin và ý kiến, nếu có:
Ủy ban nên tìm kiếm thông tin về một hình thức được thiết kế phù hợp từ các yêu cầu của bảo mật cho các mục đích khác nhau trong các phòng ban khác nhau.
5. Xây dựng kế hoạch hoặc hệ thống bảo mật:
Một kế hoạch bảo mật sẽ được chuẩn bị trên cơ sở thông tin và nhu cầu của tổ chức.
6. Xây dựng hệ thống:
Một hệ thống, dựa trên cơ sở tiếp nhận phản ứng và đề xuất, nên được xây dựng để đưa ra chi tiết như cách toàn bộ bảo mật được tích hợp vào cấu trúc của tổ chức, cách phục hồi hệ thống và cách tích hợp hệ thống vào bố cục, v.v.
Thực hành bảo mật:
Những điểm sau đây đáng chú ý đối với hệ thống bảo mật khi được đưa vào thực tế:
1. Sử dụng hệ thống cảnh báo:
Người ta phải luôn luôn sử dụng hoặc có đèn báo bíp hoặc hệ thống báo động để bảo mật. Bất cứ khi nào có nguy hiểm, chuông báo thức sẽ reo lên một thông báo về một số sự cố xảy ra trong hệ thống.
2. Xác định bằng cách nhập:
Thẻ nên được trao cho những người vào văn phòng. Sau khi họ hoàn thành công việc của mình, họ nên kiểm tra thẻ của họ và được chỉ định bởi các nhà chức trách mà họ gặp trong văn phòng, trao quyền tương tự cho an ninh khi cuối cùng rời khỏi khu văn phòng. Thẻ xác định nên được cấp cho mỗi nhân viên để nhận dạng thích hợp. Đây là một điều kiện cần thiết cho bất kỳ văn phòng.
3. Định vị an toàn của Bộ phận tiền mặt:
Đó là một thói quen phổ biến của bất kỳ kẻ xâm nhập nào, những người đang bước vào văn phòng với ý định bị nhại lại, để tấn công bộ phận tiền mặt trước, và để giải mã với chiến lợi phẩm. Bộ phận tiền mặt phải được đặt ở một phần rất an toàn của tòa nhà và nên hạn chế lối vào phần này của tòa nhà.
Trong trường hợp không thể bảo vệ bộ phận tiền mặt, cần chuẩn bị một chướng ngại vật để đưa nhân viên thu ngân và tiền mặt vào hàng rào cho hoạt động bình thường của bộ phận tiền mặt.
Đào tạo và Kỷ luật trong An ninh:
Không phải là một phương pháp rất bản địa hoặc kỹ thuật là cần thiết để duy trì hệ thống an ninh thích hợp trong văn phòng. Mỗi nhân viên phải được thực hiện để hiểu tầm quan trọng của nhu cầu bảo mật và họ sẽ phải được đào tạo phù hợp.
Một vài điểm cần lưu ý:
1. Mỗi nhân viên nên được nói về việc không nói nhiều hơn về tổ chức hoặc cho bộ phận của mình, về các hoạt động đang hoạt động trong bộ phận. Nếu một nhân viên không đồng ý với điều này, bộ phận và tổ chức nên có cái nhìn nghiêm túc về hoạt động của nhân viên.
2. Trong giờ nghỉ trưa, cà phê hoặc trà, mỗi nhân viên nên để tất cả các tập tin, giấy tờ, văn phòng phẩm, v.v., vào ngăn kéo và khóa chúng đúng cách, thay vì để nơi tồi tàn, để lại mọi thứ trên bàn, từ đó đưa cho người khác một cơ hội để giả mạo hồ sơ văn phòng.
3. Tham quan cơ khí và kỹ sư có thể là mối nguy hiểm cho an ninh vì họ có quyền truy cập miễn phí vào hầu hết các bộ phận nơi giữ máy văn phòng và họ có thể tìm thấy một thông tin bí mật có giá trị.
4. Các tài liệu của văn phòng nên được phân loại thích hợp và hạn chế truy cập chúng.
5. Giấy tờ bí mật được xử lý bởi ông chủ cao nhất của văn phòng và công việc bí mật chỉ nên được xử lý bởi những nhân viên thường xuyên làm sạch an ninh của văn phòng.
6. Tất cả các giấy tờ thậm chí ít quan trọng hơn nên bị phá hủy bởi văn phòng. Rò rỉ nghiêm trọng xảy ra hoặc trong phần photocopy hoặc trong phần máy sao chép. Tất cả các bản sao hư hỏng nên được tiêu hủy.
Bảo mật máy tính:
Máy tính đã bắt đầu trở nên phổ biến ở nước ta vì hầu hết các tổ chức lớn đã bắt đầu sử dụng chúng. Ở các nước công nghiệp tiên tiến, người ta rất chú ý đến bảo mật máy tính vì việc xử lý dữ liệu máy tính dễ bị tổn thương đối với những người muốn can thiệp hoặc phá hủy nó. Trong những năm tới, phòng máy tính trung tâm có thể là mục tiêu cho tất cả các bảo mật liên quan đến tổ chức.
Vi phạm an ninh máy tính:
Có hai lý do vi phạm bảo mật của máy tính:
1. Nguyên nhân bên ngoài:
Nguyên nhân bên ngoài có thể là do thiên tai.
2. Nguyên nhân bên trong:
Nguyên nhân bên trong có thể là do sơ suất của nhân viên, ý định phạm tội của nhân viên hoặc do nhân viên không làm việc đúng với máy tính. Các mối nguy hiểm tự nhiên có thể là do hỏa hoạn, nước hoặc lũ lụt. Lửa là lý do chính.
Để ngăn chặn hỏa hoạn, người ta phải tính đến việc không có thuốc lá hoặc giá thầu được thắp sáng hoặc phồng trong phòng máy tính. Không có bài viết dễ cháy nên được giữ trong phòng máy tính. Ngoài ra, mọi người nên tháo giày trước khi vào phòng máy tính.
Càng xa càng tốt, phòng máy tính nên có một số bình chữa cháy. Ngoài ra các tập tin, vv của văn phòng không nên được giữ trong phòng máy tính, hoặc bất kỳ nơi nào liền kề với phòng máy tính vì sợ rằng nó có thể có cơ hội bắt lửa.
