7 chức năng chính của quản lý văn phòng

Bài viết này đưa ra ánh sáng về bảy chức năng chính của quản lý văn phòng. Đó là: 1. Lập kế hoạch 2. Nhân sự 3. Chỉ đạo 4. Giao tiếp 5. Kiểm soát 6. Phối hợp 7. Động lực.

Chức năng quản lý văn phòng # 1. Lập kế hoạch:

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quản lý văn phòng. Nó được mô tả tốt nhất là bước đầu tiên đối với các chức năng khác của văn phòng.

Đó là một quá trình được xác định rõ của hành động trong tương lai.

Fayol đã chỉ ra:

Một kế hoạch hành động cùng một lúc, kết quả đã vạch ra đường lối hành động cần tuân thủ, các giai đoạn phải trải qua và phương pháp sử dụng. Nó là một loại hình ảnh trong tương lai trong đó các sự kiện gần được phác thảo với một số tính khác biệt trong khi các sự kiện từ xa xuất hiện dần dần ít khác biệt hơn. Lập kế hoạch là một quá trình tinh thần dựa trên các phương tiện có sẵn của sự kiện và khả năng trong tương lai.

Mục tiêu của quy hoạch:

Lập kế hoạch được thực hiện để:

1. Bù đắp những thay đổi và sự không chắc chắn

2. Để đạt được các hoạt động kinh tế, và

3. Để tạo điều kiện kiểm soát.

Trong trường hợp quản lý văn phòng, các mục tiêu của kế hoạch sẽ được phối hợp với tham chiếu đến các mục tiêu của các doanh nghiệp kinh doanh như được đặt ra bởi người quản lý của nó.

Lợi ích của việc lập kế hoạch:

Lập kế hoạch có những lợi ích nhất định được liệt kê:

1. Lập kế hoạch đưa ra định hướng cho các hoạt động trong văn phòng và do đó mọi thứ trở nên có mục đích.

2. Lập kế hoạch tập trung thay đổi vào các mục tiêu.

3. Lập kế hoạch giúp bù đắp sự không chắc chắn và thay đổi.

4. Lập kế hoạch tạo điều kiện kiểm soát trong văn phòng.

5. Lập kế hoạch cũng quan tâm đến sự tăng trưởng của hoạt động kinh doanh. Do đó, văn phòng không tìm thấy muốn khi nó phát triển.

6. Lập kế hoạch giúp trong các hoạt động kinh tế trong một văn phòng khi nhân viên văn phòng biết về mục tiêu và mục tiêu, và về cách di chuyển theo hướng đó.

7. Lập kế hoạch tạo điều kiện kiểm soát hoàn toàn trong văn phòng. Yếu tố thứ hai của văn phòng là tổ chức.

Nó đề cập đến việc tạo ra một cấu trúc nhiệm vụ và trách nhiệm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Urvick mô tả tổ chức như là xác định những hoạt động cần thiết cho bất kỳ mục đích hoặc kế hoạch nào và sắp xếp chúng theo nhóm có thể được chỉ định cho các cá nhân. Nó liên quan đến mối quan hệ hoạt động-thẩm quyền. Văn phòng sẽ được tổ chức và các nhiệm vụ và chức năng sẽ được xác định để xác định mối quan hệ thẩm quyền để văn phòng hoạt động trơn tru.

Chức năng quản lý văn phòng # 2. Nhân sự:

Nó là một chức năng của quản lý, hơn nữa nó là một chức năng điều hành của tuyển chọn, tuyển dụng, bồi thường, thăng tiến, đào tạo và nghỉ hưu của các nhà quản lý cấp dưới. Quản lý văn phòng cũng có quy trình nhân sự này vì văn phòng phải được quản lý và quản lý theo cách tương tự.

Chức năng quản lý văn phòng # 3. Chỉ đạo:

Hướng được định nghĩa và mô tả là chức năng của lệnh. Hướng dẫn thành công của các điều phối viên dẫn đến những người được đào tạo có kiến thức, làm việc hiệu quả hướng tới các mục tiêu của doanh nghiệp. Hướng có thể được mô tả là quá trình hướng dẫn và giám sát cấp dưới. Ý tưởng của việc hướng dẫn và giám sát là đưa ra một định hướng cụ thể cho các hoạt động khác nhau trong văn phòng nhằm hướng đến hoạt động đúng đắn của nó.

Chức năng quản lý văn phòng # 4. Truyền thông:

Nó được giải thích là sự thay thế của những suy nghĩ hoặc thông tin để mang lại sự hiểu biết và tự tin lẫn nhau hoặc một mối quan hệ tốt đẹp của con người. Giao tiếp hiệu quả là phù hợp với một điều được hiểu theo cùng nghĩa mà nó đã được truyền đạt.

Để thiết lập một giao tiếp tốt, điều cần thiết là phải tuân theo ba nguyên tắc sau:

(a) Các nguyên tắc rõ ràng

(b) Các nguyên tắc toàn vẹn

Chức năng quản lý văn phòng # 5. Kiểm soát:

Kiểm soát là một chức năng kiểm tra hiệu suất hiện tại so với các tiêu chuẩn được xác định trước có trong các kế hoạch, nhằm đảm bảo tiến độ đầy đủ và hiệu suất thỏa đáng về thể chất hoặc tài chính. Kiểm soát là cơ sở để quản lý văn phòng.

Hiệu suất của nhân viên văn phòng phải được đo lường và phải thực hiện các bước khắc phục để đảm bảo rằng các mục tiêu của văn phòng thông qua các doanh nghiệp đã đạt được.

Kiểm soát nên có những nguyên tắc sau:

1. Nguyên tắc kinh tế

2. Nguyên tắc linh hoạt.

3. Nguyên tắc khách quan.

4. Nguyên tắc tầm nhìn.

5. Nguyên tắc cần thiết và tính chất của văn phòng.

Chức năng quản lý văn phòng # 6. Phối hợp:

Phối hợp là một quá trình cân bằng và giữ cho nhóm cùng nhau bằng cách đảm bảo phân bổ các hoạt động làm việc phù hợp cho các thành viên khác nhau và nhận thấy rằng những điều này được thực hiện với sự hài hòa giữa chính các thành viên.

Để có một sự phối hợp hiệu quả trong văn phòng, điều cần thiết là sự phối hợp phải có các điều kiện tiên quyết sau:

(a) Mục tiêu của bộ phận điều phối phải được thiết kế để đóng góp cho doanh nghiệp.

(b) Các mục tiêu của doanh nghiệp phải được biết đến cho mỗi và mọi thành viên trong nhóm.

Nguyên tắc phối hợp:

Các nguyên tắc phối hợp được liệt kê:

(a) Nguyên tắc liên hệ trực tiếp:

Phối hợp phải đạt được thông qua liên hệ trực tiếp giữa các bên liên quan. Điều này sẽ tránh băng đỏ và đảm bảo nhanh chóng.

(b) Nguyên tắc liên tục:

Phối hợp phải là một quá trình liên tục vì các điều kiện khác nhau liên tục thay đổi và luôn thay đổi.

(c) Nguyên tắc bắt đầu sớm:

Nó là cần thiết để đạt được sự phối hợp với các giai đoạn đầu của lập kế hoạch và hoạch định chính sách.

(d) Nguyên tắc của mối quan hệ qua lại :

Tất cả các yếu tố như bán hàng, sản xuất, quản lý, tài chính trong một tình huống phải liên quan đến nhau.

Chức năng quản lý văn phòng # 7. Động lực:

Một trong những quy trình phức tạp và khó khăn nhất của một hình thức quản lý là quá trình tạo động lực.

Động lực có hai loại:

(i) tự động lực và

(ii) động lực bên ngoài.

Động lực có nghĩa là bao gồm một cấp dưới làm việc với lòng nhiệt tình và nhiệt tình với sự thích thú và hợp tác để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Hệ thống tạo động lực cần thỏa mãn nhu cầu cạnh tranh của nhóm bên cạnh sự linh hoạt, cạnh tranh, năng suất và toàn diện.

Nếu một hệ thống động lực có những đặc điểm này, nó sẽ đạt được những điều sau đây trong văn phòng:

(a) Trợ giúp để thiết lập các ví dụ cho các tọa độ phụ

(b) Giữ đạo đức cao

(d) Cung cấp sự tăng trưởng về tầm vóc và trách nhiệm

(e) Cung cấp các cơ hội tài chính cho các giám đốc điều hành.