Các cuộc họp của công ty: Ý nghĩa, tầm quan trọng và các thành phần
Đọc bài viết này để tìm hiểu về Cuộc họp. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của cuộc họp 2. Tầm quan trọng của cuộc họp 3. Các thành phần.
Ý nghĩa của cuộc họp:
Cuộc họp có nghĩa là tập hợp hoặc tập hợp hoặc gặp gỡ hai hoặc nhiều người vào một ngày cố định và tại một thời điểm và địa điểm cố định để thảo luận về một số vấn đề được xác định trước để đưa ra quyết định hay không.
Từ định nghĩa này, các đặc điểm sau của một cuộc họp có thể được xác định:
(a) Sẽ có hai người trở lên. Tổng số có thể nhỏ (như trong trường hợp cuộc họp của ủy ban) hoặc lớn (như trong trường hợp cuộc họp chung hàng năm của một công ty đại chúng hoặc hiệp hội) hoặc rất lớn (như trong trường hợp của một cuộc họp công khai).
(b) Phải có một địa điểm nhất định của cuộc họp. Trong trường hợp một cuộc họp chính thức, văn phòng có thể là nơi. Một cuộc họp chính thức lớn, như cuộc họp chung hàng năm của một công ty đại chúng, có thể được tổ chức tại một hội trường công cộng. Một cuộc họp công cộng có thể, được tổ chức tại một hội trường công cộng hoặc trên mặt đất mở hoặc trên đường.
(c) Phải có ngày giờ cố định. Trong trường hợp một cuộc họp chính thức, ngày thường là một ngày làm việc và thời gian là trong giờ hành chính. Đôi khi có những hạn chế liên quan đến ngày và thời gian như chúng ta thấy trong trường hợp một công ty theo Đạo luật công ty.
(d) Sẽ có một số thảo luận. Điều đó có nghĩa là những người có mặt sẽ trình bày quan điểm và ý kiến của họ về vấn đề mà cuộc họp đã được triệu tập.
(e) Các chủ đề hoặc vấn đề sẽ được thảo luận tại một cuộc họp được xác định trước hoặc được biết bởi những người tham gia trước đó, để họ có thể chuẩn bị sẵn sàng với những suy nghĩ của họ.
(f) Các quyết định thường được đưa ra tại các cuộc họp. Đưa ra quyết định về một số vấn đề là mục đích chính của một cuộc họp. Các quyết định được đưa ra tại một cuộc họp có tính ràng buộc đối với các thành viên của tổ chức cho dù có mặt tại cuộc họp hay không, có đồng ý với các quyết định đó hay không.
Các quyết định được thực hiện bằng cách bỏ phiếu và trong các hình thức nghị quyết. Có nhiều phương pháp bỏ phiếu khác nhau. Nói chung, các quyết định không được đưa ra tại các cuộc họp công cộng và nếu được thực hiện thì chúng không ràng buộc dưới bất kỳ hình thức nào.
(g) Các cuộc họp có thể thuộc nhiều loại khác nhau, tư nhân, công cộng hoặc quốc tế (ví dụ UNO).
Cần lưu ý rằng một cuộc họp không diễn ra tự động. Một cuộc họp phải nói dối được gọi hoặc triệu tập. Điều đó có nghĩa là một thông báo phải được gửi cho mỗi cá nhân có quyền tham dự cuộc họp. Một công khai chung là cần thiết trong trường hợp của một cuộc họp công cộng. Có các quy tắc và thủ tục đưa ra thông báo cho các loại cuộc họp khác nhau.
Một cuộc gặp gỡ tình cờ của hai người trở lên không thực sự tạo thành một cuộc họp.
Thư ký có trách nhiệm lớn trong việc kêu gọi và tổ chức các cuộc họp và các hành động tiếp theo.
Tầm quan trọng của cuộc họp:
Tầm quan trọng của các cuộc họp là rất lớn trong đời sống xã hội của chúng ta. Tổ chức các cuộc họp là một quá trình dân chủ. Các cuộc họp là cần thiết ở tất cả các giai đoạn ra quyết định, có thể là cho một câu lạc bộ hoặc một hiệp hội hoặc một công ty hoặc để điều hành Chính phủ.
Cuộc họp của các hội đồng lập pháp của các quốc gia khác nhau và cuộc họp của Quốc hội là rất cần thiết cho chính quyền của Chính phủ. Ngay cả để giải quyết bất kỳ vấn đề gia đình, các thành viên của một gia đình ngồi lại với nhau hoặc gặp gỡ. Các cuộc tụ họp xã hội, các cuộc tụ họp tôn giáo, vv là một phần và mệnh giá của cuộc sống của chúng ta.
Các cuộc họp là hình thức công khai hiệu quả tại thời điểm bầu cử. Dư luận được tập hợp thông qua các cuộc họp. Phán quyết được đưa ra khi tòa án gặp nhau. Thảo luận nhóm là phương tiện hiệu quả để giới thiệu thay đổi tổ chức và ra quyết định cũng như cho mối quan hệ giữa chủ lao động và nhân viên tốt hơn. Các đối tượng và thủ tục tổ chức các loại cuộc họp khác nhau là khác nhau.
Thành phần của cuộc họp:
Một cuộc họp bao gồm những điều sau đây:
(a) Những người tham gia:
Trong trường hợp một cuộc họp riêng chỉ những người có quyền tham dự một cuộc họp, có thể tham gia vào cuộc họp đó. Các thành viên của tổ chức, ủy ban hoặc tiểu ban, vv cũng như những người được mời được quyền tham gia. Đôi khi một người có quyền tham dự một cuộc họp có thể gửi đại diện hoặc ủy quyền của mình để tham dự cuộc họp. Trong trường hợp một cuộc họp công khai các thành viên chung của công chúng có thể tham gia vào nó.
(b) Chủ tịch:
Phải có một Chủ tịch tại mỗi cuộc họp có quyền hạn và nhiệm vụ để tiến hành một cuộc họp.
(c) Bộ trưởng:
Thư ký của tổ chức, ủy ban hoặc tiểu ban, vv, người có nhiều nhiệm vụ trước, trong và sau một cuộc họp, phải đóng một vai trò quan trọng.
(D) Những người được mời:
Ngoài những người được quyền tham dự một cuộc họp, một số người được mời, ví dụ. phóng viên báo chí.
(E) Các yếu tố vật chất:
Việc sắp xếp ngồi, tài liệu để viết vv là rất cần thiết.
