Tầm quan trọng của hệ thống tự động hóa văn phòng cho doanh nghiệp kinh doanh

Tầm quan trọng của hệ thống tự động hóa văn phòng cho doanh nghiệp kinh doanh!

Với tỷ lệ lao động tri thức trong các doanh nghiệp kinh doanh ngày càng tăng, mối quan tâm ngày càng tăng đối với việc cải thiện môi trường làm việc. Năng suất của những người lao động tri thức có thể được cải thiện bằng cách cung cấp trợ giúp thư ký và các phương tiện truyền thông tốt hơn. Điều này có thể đạt được với sự trợ giúp của tự động hóa các hệ thống văn phòng.

Hình ảnh lịch sự: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg

Các hệ thống văn phòng, nói chung, tạo điều kiện cho các hoạt động sau:

a) Sản xuất tài liệu gửi đi (sử dụng bộ xử lý văn bản)

b) Lưu trữ và truy xuất tài liệu (sử dụng hệ thống quản lý tài liệu)

c) Truyền tin nhắn (sử dụng hệ thống liên lạc tin nhắn)

d) Lập kế hoạch và quản lý cuộc họp (sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình).

Một loạt các thiết bị tự động hóa văn phòng đang được sử dụng trong các văn phòng hiện đại. Những sản phẩm này bao gồm máy fax, máy photocopy, EPBX, v.v. Tuy nhiên, hầu hết các thiết bị này là máy độc lập phục vụ các mục đích được chỉ định của chúng. Chúng không được liên kết với các thiết bị khác và cũng không thể chia sẻ từ xa.

Điều này dẫn đến việc lãng phí rất nhiều thời gian của các giám đốc điều hành trong việc thu thập tài liệu và thông tin, đưa họ đến địa điểm trong văn phòng nơi đặt thiết bị và chờ trong hàng đợi để sử dụng thiết bị. Vì các thiết bị này không được chia sẻ tự động, nên chúng không được sử dụng cho hầu hết các giờ làm việc và quá tải trong giờ cao điểm.

Tự động hóa văn phòng dựa trên máy tính đang trở nên phổ biến giữa các nhà quản lý, bởi vì tự động hóa như vậy cung cấp các giải pháp tích hợp có thể được chia sẻ tự động. Chúng hiệu quả hơn và xử lý nhiều hoạt động và dữ liệu tự động hóa văn phòng.

Các hệ thống tự động hóa văn phòng này sử dụng phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực để thu thập, xử lý, lưu trữ, truy xuất và truyền đạt thông điệp, giữa các cá nhân, nhóm làm việc và tổ chức. Các tin nhắn này có thể ở dạng tài liệu hoặc lời nói hoặc được thể hiện dưới các hình thức khác như hình ảnh, hình ảnh tĩnh hoặc video, v.v.

Các hệ thống tự động hóa văn phòng dựa trên máy tính không chỉ phục vụ nhu cầu giao tiếp của các nhà quản lý văn phòng trong công ty mà còn với các thực thể bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, v.v.

Các khối xây dựng của một hệ thống tự động hóa văn phòng điển hình được trình bày trong Hình 10.7.

Hệ thống xử lý văn bản:

Hệ thống xử lý văn bản là thành phần được sử dụng phổ biến nhất của hệ thống tự động hóa văn phòng. Điều này là như vậy bởi vì một tỷ lệ lớn giao tiếp văn phòng diễn ra bằng văn bản sử dụng các từ của ngôn ngữ tự nhiên. Tỷ lệ giao tiếp bằng văn bản cao hơn trong trường hợp giao tiếp bên ngoài.

Hệ thống xử lý văn bản tự động hóa quá trình phát triển các tài liệu như thư, báo cáo, ghi nhớ, v.v ... Chúng cho phép sử dụng thông tin được lưu trữ tiêu chuẩn để tạo tài liệu cá nhân. Tự động hóa như vậy làm giảm nỗ lực khóa và giảm thiểu khả năng lỗi trong tài liệu. Nói chung, bộ xử lý văn bản có thể lấy thông tin trực tiếp từ cơ sở dữ liệu và bảng tính và kết hợp chúng vào tài liệu.

Hệ thống xử lý văn bản có thể được hỗ trợ bởi các hệ thống chính tả. Các hệ thống này bao gồm các hệ thống nhận dạng giọng nói 'được đào tạo' để nhận ra giọng nói của giám đốc điều hành. Sau khi 'đào tạo', các hệ thống này lắng nghe chính tả của nhà điều hành và phát triển văn bản trên bộ xử lý văn bản. Các hệ thống như vậy giúp giảm thời gian sử dụng khóa trong văn bản của thư ký sau khi văn bản đã được ra lệnh trên Dictaphone.

Họ cũng cho phép giám đốc điều hành sẵn sàng tài liệu bất cứ lúc nào để loại bỏ sự phụ thuộc của thư ký. Do đó, các tài liệu có thể được sản xuất bất cứ lúc nào trong một ngày và không nhất thiết phải trong giờ hành chính.

Bộ xử lý văn bản có thể là hệ thống xử lý văn bản đơn giản hoặc hệ thống xuất bản máy tính để bàn. Các hệ thống xuất bản máy tính để bàn giúp sản xuất nhanh chóng nhiều bản sao của tài liệu với chất lượng in ấn. Các yêu cầu như vậy là khá phổ biến trong trường hợp chuẩn bị chương trình nghị sự và giấy tờ nền cho các cuộc họp.

Nhiều bản sao cũng có thể được yêu cầu để ghi lại các kế hoạch khác nhau như ngân sách, chính sách, quy tắc, quy trình, v.v ... Các hệ thống xuất bản trên máy tính để bàn thường được hỗ trợ với máy in laser, máy in phun, máy quét và các thiết bị khác để tạo ra các tài liệu chất lượng tốt. Với sự giảm giá mạnh của các thiết bị này, việc sử dụng các hệ thống xuất bản máy tính để bàn trong các văn phòng chắc chắn sẽ tăng lên.

Hệ thống quản lý tài liệu:

Các hệ thống quản lý tài liệu dựa trên máy tính nhằm mục đích nắm bắt thông tin có trong tài liệu, được lưu trữ để tham khảo trong tương lai và truyền đạt các phần có liên quan đến người dùng khi được yêu cầu. Các hệ thống này được liên kết với các hệ thống tự động hóa văn phòng khác như bộ xử lý văn bản, hệ thống liên lạc tin nhắn điện tử, v.v.

Các hệ thống này rất hữu ích trong việc truy cập từ xa các tài liệu gần như không thể với các hệ thống quản lý tài liệu thủ công. Ví dụ, một khách hàng có thể có khiếu nại liên quan đến việc giao hàng không đúng theo hướng dẫn giao hàng trong đơn đặt hàng.

Giám đốc điều hành du lịch sẽ yêu cầu quyền truy cập vào tài liệu đặt hàng để xác định rằng khách hàng không đưa ra hướng dẫn đặc biệt nào cho việc giao hàng. Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên máy tính sẽ cho phép giám đốc điều hành truy cập tài liệu thông qua máy tính ghi chú của anh ta được kết nối với bất kỳ đường dây điện thoại nào và hiển thị cho khách hàng, tài liệu đặt hàng của anh ta trong văn phòng.

Ngay cả trong trường hợp giao tiếp nội bộ, hệ thống quản lý tài liệu có thể chứng minh là rất hữu ích. Ví dụ, mẫu đơn xin vay được nộp tại một chi nhánh của ngân hàng có thể được nhân viên xử phạt truy cập để xem xét kỹ lưỡng tại trụ sở chính hoặc bất kỳ văn phòng nào để xem xét các đề xuất cho vay.

Việc truy cập tài liệu điện tử không chỉ tạo điều kiện truy cập tài liệu nhanh hơn mà còn giảm bớt công việc giấy tờ vì nhu cầu về nhiều bản sao được loại bỏ. Việc lưu trữ tài liệu là trên phương tiện từ tính và do đó không gian lưu trữ cần thiết cho mục đích được giảm. Với các hệ thống quản lý tài liệu dựa trên máy tính, vị trí của giám đốc điều hành trở nên không liên quan để truy cập vào tài liệu.

Do đó, các hệ thống này có thể rất hữu ích trong môi trường văn phòng nơi các giám đốc điều hành du lịch chia sẻ không gian làm việc trong văn phòng. Với chi phí không gian văn phòng ngày càng tăng, các hệ thống truy cập tài liệu dựa trên máy tính có thể sẽ trở nên phổ biến hơn.

Sự sẵn có của phần mềm đọc ký tự quang học (OCR) đã làm cho các hệ thống quản lý tài liệu dựa trên máy tính trở nên phổ biến hơn. Các gói phần mềm này chuyển đổi hình ảnh của tài liệu thành văn bản có thể được sử dụng để xử lý thêm bằng bất kỳ trình xử lý văn bản nào.

Hệ thống liên lạc tin nhắn:

Các doanh nghiệp kinh doanh đã sử dụng nhiều hệ thống truyền thông để gửi và nhận tin nhắn. Chúng bao gồm điện thoại, thư, fax (Fax), v.v ... Các hệ thống liên lạc tin nhắn dựa trên máy tính cung cấp rất nhiều nền kinh tế không chỉ về việc giảm thời gian gửi hoặc nhận tin nhắn mà còn về độ tin cậy của tin nhắn và chi phí liên lạc .

Ba thành phần cơ bản của hệ thống truyền thông tin nhắn dựa trên máy tính là:

tôi. Thư điện tử

ii. Thư thoại

iii. Fax

Thư điện tử:

Sự khác biệt giữa thư thông thường, giao tiếp thông tin cá nhân dưới dạng văn bản và hình ảnh so với các hình thức giao tiếp giữa các cá nhân khác như điện thoại-e-mail là giao tiếp không đồng thời trong đó sự hiện diện của người nhận là không cần thiết tại thời điểm truyền

Thư đã được các doanh nghiệp kinh doanh sử dụng từ lâu và vẫn là một trong những phương tiện liên lạc không đồng thời phổ biến nhất. Tuy nhiên, thư điện tử đã thay đổi đáng kể cách trao đổi thư giữa các cá nhân và doanh nghiệp kinh doanh.

Thư điện tử, thường được gọi là E-mail, là một hệ thống gửi thư điện tử dựa trên máy tính để truyền thông tin điện tử, bao gồm tin nhắn, tài liệu và hình ảnh giữa hai hoặc nhiều cá nhân.

Các tính năng chính của E-mail là:

a) Truyền điện tử:

Việc truyền tin nhắn với E-mail là điện tử và việc gửi tin nhắn rất nhanh chóng, gần như tức thời. Việc xác nhận truyền cũng nhanh chóng và độ tin cậy rất cao.

b) Phát triển và chỉnh sửa trực tuyến:

Thông điệp E-mail có thể được phát triển và chỉnh sửa trực tuyến trước khi truyền. Việc phát triển và chỉnh sửa trực tuyến giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng giấy trong giao tiếp. Nó cũng tạo điều kiện cho việc lưu trữ tin nhắn trên phương tiện từ tính, do đó giảm không gian cần thiết để lưu trữ tin nhắn.

c) Phát sóng và định tuyến lại:

E-mail cho phép gửi tin nhắn đến một số lượng lớn người nhận mục tiêu. Do đó, thật dễ dàng để gửi một thông tư đến tất cả các chi nhánh của ngân hàng bằng cách sử dụng E-mail dẫn đến việc tiết kiệm rất nhiều giấy. E-mail có thể được định tuyến lại cho những người quan tâm trực tiếp đến tin nhắn có hoặc không thay đổi hoặc nối thêm thông tin liên quan vào tin nhắn.

Ví dụ, E-mail nhận được bởi giám đốc tiếp thị từ một khách hàng đăng ký khiếu nại liên quan đến chất lượng sản phẩm có thể được gửi lại cho bộ phận kiểm soát chất lượng để nhận xét và hành động vào cuối đó.

d) Tích hợp với các hệ thống thông tin khác:

E-mail có lợi thế là được tích hợp với các hệ thống thông tin khác. Việc tích hợp như vậy giúp đảm bảo rằng thông điệp là chính xác và thông tin cần thiết cho tin nhắn được truy cập nhanh chóng.

e) Tính di động:

E-mail kết xuất vị trí thực tế của người nhận và người gửi không liên quan. E-mail có thể được truy cập từ bất kỳ Máy tính cá nhân nào được trang bị phần cứng, phần mềm và liên kết liên lạc có liên quan. Người quản lý tại trụ sở chính có thể truy cập tin nhắn E-mail của mình khi đang ở chi nhánh ở khu vực hẻo lánh hoặc thậm chí tại một khu nghỉ mát, sử dụng các liên kết như đường dây điện thoại.

f) Kinh tế:

Những tiến bộ trong công nghệ truyền thông và cạnh tranh giữa các nhà cung cấp dịch vụ truyền thông đã khiến E-mail trở thành phương thức gửi tin nhắn tiết kiệm nhất. Vì tốc độ truyền tải ngày càng tăng, chi phí thời gian trên phương tiện truyền thông trên mỗi trang sẽ giảm hơn nữa, làm tăng thêm sự phổ biến của E-mail.

E-mail đang được chứng minh là rất hữu ích không chỉ cho giao tiếp chính thức mà còn trong giao tiếp không chính thức trong doanh nghiệp kinh doanh. Thông tin thị trường và ý kiến ​​cá nhân của các giám đốc điều hành hiện tìm thấy dấu ấn trong các tin nhắn E-mail cho ông chủ và các nhóm ngang hàng của họ.

Giao tiếp trong các nhóm làm việc có thể được cải thiện đáng kể bằng cách sử dụng đúng các phương tiện E-mail. Tuy nhiên, thành công của E-mail để cải thiện giao tiếp trong nội bộ tổ chức sẽ phụ thuộc, ở một mức độ lớn, vào văn hóa làm việc trong tổ chức.

Fax:

Facsimile (Fax) là giao tiếp điện tử của hình ảnh của tài liệu qua đường dây điện thoại. Công nghệ fax dựa trên máy tính tự động hóa giao tiếp fax và cho phép chia sẻ các phương tiện fax. Nó sử dụng phần mềm và máy chủ fax đặc biệt để gửi và nhận tin nhắn fax bằng các tài nguyên liên lạc phổ biến.

Các máy chủ này có khả năng nhận tin nhắn fax và tự động định tuyến lại chúng đến người nhận dự định sau khi xem nó tại máy tính trung tâm. Tương tự, người quản lý trong doanh nghiệp có thể để lại tin nhắn fax đến máy chủ sẽ tự động gửi nó đến người nhận dự định.

Các hệ thống fax dựa trên máy tính giúp tiết kiệm thời gian điều hành nếu không phải xếp hàng tại cơ sở fax chung, quay số và kết nối với máy fax của người nhận dự định. Các hệ thống này cũng giúp giảm chi phí gửi tin nhắn vì các máy chủ có thể quay số trong giờ thuế thấp, tự động.

Các cơ sở xem cũng giúp kiểm soát vấn đề thư rác đến từ các nhà cung cấp khác nhau. Loại bỏ những thư như vậy giúp giảm rất nhiều thời gian cần thiết để chuyển qua các tin nhắn fax và chỉ giúp tập trung vào các thư quan trọng, bằng cách định tuyến lại những thư ít quan trọng hơn để xử lý ở các cấp thấp hơn. Tất nhiên, việc sử dụng giấy cũng được giảm bớt với sự trợ giúp của các hệ thống này.

Thư thoại:

Thư thoại là một biến thể của E-mail. Thư thoại truyền tin nhắn dưới dạng giọng nói số hóa. Người nhận thư thoại phải quay số dịch vụ thư thoại hoặc truy cập hộp thư điện tử bằng thiết bị được chỉ định và anh ta có thể nghe tin nhắn được nói bằng giọng nói của người gửi.

Loại dịch vụ thư thoại được bảo mật có thể yêu cầu người nhận nhập mã nhận dạng trước khi quyền truy cập được cấp cho thông tin được lưu trữ. Thư thoại rất hữu ích trong các hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu thông tin của các thực thể bên ngoài.

Ví dụ: khách hàng có thể thực hiện các truy vấn liên quan đến trạng thái thực hiện đơn đặt hàng của mình bằng dịch vụ thư thoại được kết nối với hệ thống thông tin sản xuất của doanh nghiệp kinh doanh.

Hệ thống hội nghị truyền hình và hội nghị truyền hình:

Hội nghị truyền hình đang tiến hành một cuộc họp kinh doanh liên quan đến nhiều hơn hai người ở hai hoặc nhiều nơi khác nhau. Hội nghị truyền hình giúp giảm thời gian và chi phí cuộc họp vì những người tham gia không phải đi lại để tham dự cuộc họp. Hội nghị từ xa có thể là hội nghị âm thanh hoặc video có hoặc không sử dụng hệ thống máy tính.

Hội nghị truyền hình dựa trên máy tính có lợi thế về tính linh hoạt về các bài thuyết trình được ghi lại trước và tích hợp với các hệ thống thông tin khác. Với những tiến bộ trong công nghệ đa phương tiện, các hệ thống hội nghị truyền hình hàng đầu hiện có sẵn với giá cả phải chăng.

Các hệ thống này dựa trên Máy tính cá nhân có máy ảnh kỹ thuật số và chạy trên phần mềm giao tiếp trực quan. Các liên kết truyền thông vẫn còn khá đắt khiến hội nghị video trên máy tính để bàn chỉ hữu ích cho các ứng dụng được chọn. Các cuộc họp phù hợp nhất cho hội nghị tele / video là những cuộc họp ít xung đột vì chúng không hiệu quả như các cuộc họp liên hệ cá nhân.

Tuy nhiên, hiệu quả có thể được cải thiện bằng cách cung cấp đào tạo phù hợp cho người dùng về các hệ thống và cử chỉ là một phần của ngôn ngữ cơ thể. Các ứng dụng phổ biến nhất của hội nghị truyền hình dựa trên máy tính bao gồm truyền thông quản lý và đào tạo, các cuộc họp ngân sách, tư vấn kỹ thuật, đánh giá dự án, đàm phán hợp đồng, v.v.

Lợi ích của hệ thống tự động hóa văn phòng:

Các hệ thống tự động hóa văn phòng, tại một thời điểm được coi là tầm thường, hiện đang là tâm điểm chú ý do chi phí nhân lực lành nghề ngày càng tăng.

Với sự cải tiến trong công nghệ truyền thông và đa phương tiện, các hệ thống tự động hóa văn phòng sẽ giúp:

tôi. Cải thiện giao tiếp trong một tổ chức và giữa các tổ chức.

ii. Giảm thời gian chu kỳ giữa việc chuẩn bị tin nhắn và nhận tin nhắn ở cuối của người nhận.

iii. Giảm chi phí liên lạc văn phòng cả về thời gian dành cho giám đốc điều hành và chi phí liên kết truyền thông.

iv. Đảm bảo độ chính xác của các luồng truyền thông.

Tất nhiên, các hệ thống tự động hóa văn phòng, giống như bất kỳ hệ thống thông tin nào khác, phải chịu sự kiểm soát thích hợp. Các vấn đề về E-mail rác, thư vi phạm, sự tham gia của các giám đốc điều hành trong các liên lạc không liên quan đến bản chất công việc, bảo mật và quyền riêng tư của thông tin là khá phổ biến. Các hệ thống kiểm soát để giải quyết các vấn đề này sẽ được phát triển để có được lợi ích đầy đủ của các hệ thống tự động hóa văn phòng.

Cần kết hợp tài nguyên:

Mỗi loại hệ thống thông tin có một lĩnh vực ứng dụng riêng và đã được chứng minh là có lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh. Tuy nhiên, chi phí và tác động của từng loại hệ thống thông tin có thể khác nhau giữa các tổ chức.

Do đó, điều bắt buộc là người quản lý phải nghiên cứu chi phí và tác động có thể có của BIS đối với tổ chức trước khi một loại hệ thống thông tin nhất định được chọn để thực hiện.

Các khía cạnh sau đây phải được xem xét trong khi quyết định danh mục đầu tư của hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp kinh doanh:

Đường ranh giới mỏng:

Có thể lưu ý rằng ranh giới phân định giữa các loại hệ thống thông tin khác nhau rất mỏng và mờ. Trong một số trường hợp, có thể khó phân loại một hệ thống thông tin nhất định là DSS hoặc EIS. Một số EIS cũng có thể sử dụng các công cụ BES.

Các loại hệ thống thông tin khác nhau có thể có chức năng chung. Nó đại diện cho mối quan hệ và chồng chéo của một số hệ thống thông tin. Như có thể lưu ý, các tính năng phân biệt khác nhau của bất kỳ hệ thống thông tin nào cũng có thể được tìm thấy có ý nghĩa trong một hệ thống thông tin khác.

Cấu trúc chi phí:

Các cấu trúc chi phí khác nhau cho từng loại hệ thống thông tin. Ví dụ: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sẽ có giá từ 10 đến 50 rupee, trong khi bất kỳ Hệ thống xử lý giao dịch nào cũng có thể liên quan đến chi tiêu gần một phần trăm chi phí của hệ thống ERP. Việc lựa chọn một hệ thống thông tin cho doanh nghiệp kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều bởi những cân nhắc về chi phí.

Lợi ích khác nhau:

Lợi ích của một hệ thống thông tin nhất định sẽ khác nhau đối với các loại hình doanh nghiệp và doanh nghiệp kinh doanh khác nhau. Ví dụ, EIS có thể hữu ích hơn trong các tổ chức có liên quan đến các loại hình kinh doanh mới hơn và DSS sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn trong đó quản lý cấp trung đến cấp cao có nhiều quyền tự do liên quan đến việc ra quyết định. ERP sẽ hữu ích hơn trong các tổ chức tương đối lớn hơn, có kỷ luật hơn trong việc tuân thủ các hướng dẫn, v.v.

Khả năng mở rộng:

Nhiều hệ thống thông tin cung cấp rất nhiều tính linh hoạt về các thành phần phần mềm khác nhau và độ sâu phân tích thông tin. Ví dụ, các ERP nói chung có khả năng mở rộng cao và do đó các quy trình và công cụ phân tích kinh doanh khác nhau có thể được loại trừ ở giai đoạn triển khai ban đầu. Do đó, chi phí của hệ thống thông tin có thể được xác định với mức độ chính xác hợp lý chỉ sau khi phạm vi của hệ thống thông tin được xác định rõ ràng.

Rất nhiều tính linh hoạt được cung cấp bởi hầu hết các hệ thống thông tin về phạm vi và các yếu tố chi phí. Do đó, điều cần thiết là xác định nhu cầu thông tin của doanh nghiệp kinh doanh và phù hợp với tài nguyên hệ thống thông tin với nhu cầu thông tin theo dõi các yếu tố chi phí.