Tiến hành một cuộc họp: Ý nghĩa, Tầm quan trọng và Quy tắc

Đọc bài viết này để tìm hiểu về việc tiến hành một cuộc họp. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa 2. Tầm quan trọng 3. Quy tắc và hình thức chung.

Ý nghĩa:

Hành vi từ có nghĩa là hướng dẫn, lãnh đạo, chỉ đạo, hộ tống, truyền đạt, v.v ... Một cuộc họp phải được tiến hành. Điều đó có nghĩa là những người tham gia cuộc họp phải được hướng dẫn hoặc chỉ dẫn theo cách sao cho họ có thể tổ chức các cuộc thảo luận một cách hòa bình, mỗi người có cơ hội bày tỏ ý kiến của mình và các quyết định được đưa ra một cách dân chủ thông qua bỏ phiếu miễn phí và đồng thời các thủ tục đang được quan sát để cuộc họp trở nên hợp lệ.

Tầm quan trọng:

Trừ khi có định hướng hoặc hướng dẫn đúng đắn, một cuộc họp có thể biến thành hỗn loạn và không có quyết định nào có thể được đưa ra. Kết quả là mục đích của cuộc họp bị mất. Hơn nữa, vì thiếu định hướng và hướng dẫn đúng đắn, một số thủ tục có thể không được tuân thủ để tính hợp lệ của cuộc họp bị ảnh hưởng.

Trong trường hợp đó, các quyết định đưa ra tại một cuộc họp sẽ không ràng buộc. Bất cứ điều gì có thể là loại cuộc họp, cho dù là công khai hay riêng tư, nó sẽ phải được tiến hành đúng. Sau khi thông báo được đưa ra, câu hỏi tiến hành cuộc họp phát sinh khi cuộc họp thực sự được tổ chức.

Thư ký có trách nhiệm sắp xếp một cuộc họp bằng cách đưa ra thông báo và sắp xếp khác. Tại thời điểm tổ chức cuộc họp, trách nhiệm tiến hành nó nằm ở chủ tịch. Không có cuộc họp có thể được tổ chức mà không có một chủ tịch. Nhiệm vụ của thư ký là hỗ trợ chủ tịch trong mọi khía cạnh để ông có thể tiến hành cuộc họp thành công.

Nói chung, chủ tịch của một tổ chức tiến hành tất cả các loại cuộc họp khác nhau của tổ chức hoặc có thể có chủ tịch riêng cho các ủy ban hoặc tiểu ban khác nhau. Nếu không có chủ tịch cố định như vậy, một chủ tịch phải được bầu tại cuộc họp. Tất cả những người tham gia nên hợp tác với chủ tịch để cuộc họp có thể được tiến hành thành công. Chủ tịch phải đối thoại với các quy tắc, tập quán và quy ước liên quan đến các cuộc họp và sau đó chỉ có ông có thể hoạt động đúng.

Các quy tắc và thủ tục chung:

Để tiến hành thành công một cuộc họp, cần tuân thủ các quy tắc và thủ tục sau:

Quy tắc:

(1) Trình tự kinh doanh:

Chương trình nghị sự sẽ đặt ra thứ tự của doanh nghiệp. Bên cạnh đó có những thủ tục nhất định. Có một quy ước được chấp nhận liên quan đến một trật tự kinh doanh phải được tuân theo.

Thứ tự là như thế này:

(a) Tên của chủ tịch được đề xuất chính thức và biệt phái và sau đó chủ tịch sẽ chủ trì.

(b) Thư ký đọc thông báo theo yêu cầu của chủ tịch để xác nhận thông báo đã được lưu hành.

(d) Biên bản cuộc họp trước có thể được thư ký đọc theo yêu cầu của chủ tịch. Bất kỳ thành viên có thể đưa ra một số phản đối và yêu cầu thay đổi. Thư ký sẽ thực hiện những thay đổi cần thiết với sự đồng ý của cuộc họp. Chủ tịch sẽ xác nhận biên bản bằng cách ký ngày.

(e) Chủ tịch bây giờ sẽ nêu ra các vấn đề phát sinh trong số các phút. Nó có nghĩa là các báo cáo được đặt bởi thư ký về việc các hành động đã được thực hiện bao xa đối với các quyết định được đưa ra trong cuộc họp cuối cùng hoặc xử lý bất kỳ vấn đề còn dang dở nào trong cuộc họp cuối cùng.

(f) Bước tiếp theo của chủ tịch sẽ là tiến hành công việc kinh doanh mới theo chương trình nghị sự, từng bước một. Các cuộc thảo luận sẽ diễn ra và nghị quyết, sẽ được thông qua về chúng.

(g) Khi tất cả các mục trong chương trình nghị sự đã được hoàn thành, chủ tịch sẽ hỏi liệu có bất kỳ doanh nghiệp nào khác được đề xuất bởi bất kỳ thành viên nào trong phạm vi cuộc họp hay không.

(h) Cuối cùng, một số phiếu cảm ơn được cung cấp cho chủ tịch bởi một số thành viên.

(i) Chủ tịch tuyên bố cuộc họp là kết thúc.

(2) Tiếp nhận:

Một cuộc họp có thể được hoãn lại mà không giao dịch bất kỳ doanh nghiệp nào vì muốn đại biểu hoặc bất cứ lúc nào sau khi cuộc họp đang diễn ra, tạm thời hoặc chết hình sin. Có thủ tục xác định cho hoãn lại.

(3) Thông qua Nghị quyết:

Có những quy tắc phải được tuân theo, từng bước một, để thông qua một nghị quyết. Có những quy tắc liên quan đến bỏ phiếu, bằng cách bỏ phiếu hoặc bằng cách khác. Các bước là: chuyển động, biệt phái, sửa đổi, nếu có, bỏ phiếu và cuối cùng là giải quyết.

(4) Phát biểu tại một cuộc họp:

Các quy tắc liên quan đến phát biểu tại một cuộc họp như sau:

(a) Người ta có thể phát biểu sau khi được sự cho phép của chủ tịch,

(b) Chỉ một người sẽ nói tại một thời điểm,

(d) Nói chung trong khi nói, người ta sẽ đứng lên trên đôi chân của mình. Tuy nhiên, tại một cuộc họp của Ủy ban hoặc Hội đồng, người ta có thể nói trong tư thế ngồi.

(e) Trong khi nói, người ta sẽ nói với chủ tịch.

(f) Bài phát biểu sẽ có liên quan và ngắn gọn.

(g) Một khi người tham gia đã nói về chuyển động, không nên rút lại mà không có sự đồng ý của cuộc họp.

(5) Rời khỏi địa điểm:

Nếu bất kỳ người tham gia nào muốn rời khỏi nơi họp khi cuộc họp đang diễn ra, anh ta phải xin phép chủ tịch.

Thủ tục:

Có một số thủ tục nhất định được vinh danh tại tất cả các loại cuộc họp. Họ đang:

(1) Tuân thủ các quy tắc:

Tất cả các quy tắc liên quan đến các cuộc họp phải được tuân thủ nghiêm ngặt. Hiệu lực của một cuộc họp có thể bị thách thức nếu bất kỳ quy tắc nào bị vi phạm.

Các quy tắc cho các cuộc họp có ba loại:

(a) Các quy tắc của tổ chức như được tìm thấy trong Luật Bye của nó (trong trường hợp của bất kỳ hiệp hội, câu lạc bộ, cơ quan công cộng, v.v.) hoặc trong các Điều khoản của Hiệp hội (trong trường hợp của một công ty).

(b) Các quy tắc theo luật định theo quy định trong một số Đạo luật, ví dụ Đạo luật Công ty.

Ngoài các quy tắc như vậy có tùy chỉnh và quy ước. Đôi khi các quy tắc phải được đóng khung tại cuộc họp để đáp ứng một tình huống cụ thể. Chủ tịch được trao quyền để đưa ra 'phán quyết' của mình về một số vấn đề gây tranh cãi, sẽ ràng buộc trong cuộc họp.

(2) Đúng giờ:

Một cuộc họp phải được tổ chức đúng giờ vào thời gian dự kiến.

(3) Trang trí:

Decorum có nghĩa là hành vi yên tĩnh và văn minh của những người tham gia. Người ta nói rằng không chỉ đại biểu (về mặt pháp lý) sẽ có mặt mà còn cả đàng hoàng (về mặt đạo đức).

(4) Tôn trọng lẫn nhau:

Những người tham gia, trong khi nói, phải tôn trọng sự tôn trọng của nhau mặc dù đưa ra những nhận xét quan trọng. Đây là một phần của đàng hoàng. Không có từ bẩn thỉu hoặc xúc phạm được sử dụng. Những từ như vậy được gọi là "không chính thức", tức là không thể đề cập tại một cuộc họp.

(5) Quyền tối cao của Chủ tịch:

Một niềm tin vững chắc rằng chủ tịch là cơ quan quyền lực tối cao tại cuộc họp. Lệnh hoặc phán quyết của ông phải được chấp nhận. Tuy nhiên, động thái không tự tin chống lại chủ tịch có thể được nêu ra.