Kiểm soát chi phí văn phòng: Giảm, vấn đề và thực hiện

Đọc bài viết này để tìm hiểu về việc giảm, vấn đề và thực hiện kiểm soát chi phí văn phòng.

Giảm chi phí văn phòng bằng cách kiểm soát chi phí:

Kiểm soát chi phí có thể được định nghĩa là kiểm soát tất cả các khoản chi tiêu bằng cách so sánh thường xuyên và thường xuyên của chi tiêu thực tế với tiêu chuẩn ngân sách định trước, để các xu hướng không mong muốn khỏi tiêu chuẩn có thể được phát hiện và điều chỉnh ở giai đoạn đầu.

Do đó, kiểm soát chi phí bao gồm các bước sau:

1. Xác định tiêu chuẩn chi phí cho từng hạng mục hoặc yếu tố.

2. Tìm ra sự thay đổi về chi phí từ bộ tiêu chuẩn.

3. Thực hiện các bước khắc phục để đảm bảo rằng chi phí thực tế giống như chi phí tiêu chuẩn trong tương lai.

Mọi khía cạnh của quản lý văn phòng giao dịch trực tiếp hoặc gián tiếp với kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, quản lý hiệu quả hoạt động của văn phòng cần một chương trình kiểm soát chi phí theo kế hoạch. Một chương trình như vậy bao gồm xác định chi phí đơn vị cho tất cả các khía cạnh có thể có của hoạt động văn phòng.

Nó cố gắng xác định mỗi đơn vị chi phí hoạt động là bao nhiêu và mỗi đơn vị nên chi phí bao nhiêu. Nó xác định các đơn vị hoạt động khác nhau để các chi phí này có thể được tính cho các chức năng sản xuất thực sự sử dụng các văn phòng cụ thể này phục vụ thay vì chi phí chung.

Vấn đề kiểm soát chi phí văn phòng:

Kiểm soát chi phí trong văn phòng là một đề xuất khó khăn mặc dù nó rất cần thiết. Dữ liệu chi phí vận hành văn phòng là cần thiết để cố định giá sản phẩm của công ty và phân tích dòng sản phẩm của công ty để xác định khi nào sản phẩm không có lợi cho hoạt động chung.

Kiểm soát chi phí văn phòng đặt ra một số vấn đề, trong đó quan trọng nhất là:

1. Các vấn đề về sự đa dạng và chất lượng của chi phí văn phòng:

Văn phòng có rất nhiều hoạt động và do đó không dễ để thiết lập các phân loại cứng nhắc và chi phí đơn vị. Những hoạt động này bao gồm nhiều yếu tố, một số trong đó không quan trọng. Nhiều người trong văn phòng làm việc ở các cấp độ trách nhiệm khác nhau. Những chi tiết và biến thể này làm cho chi phí trở thành một vấn đề rất phức tạp bởi vì nó không thể được thực hiện trên cơ sở đơn vị hoạt động văn phòng có thể xác định cụ thể.

2. Các vấn đề về tính thực hành của hệ thống:

Mặc dù một hệ thống chi phí văn phòng chi tiết là có thể, nhưng đó là một vấn đề lớn để xác định xem hệ thống này có thực tế hay không. Một thực tế cần nhớ là phân tích chi phí trong văn phòng là một vấn đề lớn vì chi phí văn phòng là các khoản mục nhỏ và phân tích chi tiết thường đắt hơn so với tiết kiệm nhận ra, và do đó, không thể thực hiện được.

3. Các vấn đề của hoạt động để được chi phí vv:

Vì chi phí có thể thu được trên tất cả các loại hoạt động của văn phòng, rất khó để quyết định xem hoạt động nào phải chịu trách nhiệm. Điều gì sẽ là mức độ chính xác? Quyết định phụ thuộc vào chi phí phân tích, các nền kinh tế có thể do phân tích và sử dụng dữ liệu.

Thực hiện kiểm soát chi phí văn phòng:

Để thực hiện kiểm soát chi phí trong văn phòng, cần lưu ý những điểm sau:

Phân loại chi phí:

Chi phí văn phòng được lấy từ hồ sơ tiền lương, hồ sơ lao động, hóa đơn mua bán và kế toán và các hồ sơ khác.

Ở một số quốc gia hàng đầu như Anh, Pháp, Đức và Hoa Kỳ, phân loại thường được sử dụng là:

(a) Tiền lương, lợi ích và tài khoản chi phí của nhân viên văn phòng và giám sát viên 60% -70%

(b) Các vật liệu như vật tư, văn phòng phẩm, bưu chính, điện thoại, điện tín, telex và dịch vụ mát xa 15% -20%

Trong bối cảnh Ấn Độ hoặc, đối với vấn đề đó, trong bối cảnh của bất kỳ quốc gia đang phát triển nào, các tỷ lệ phần trăm này phải được thay đổi cho phù hợp với điều kiện mà các doanh nghiệp hoạt động. Các tỷ lệ phần trăm nên được xác định trên cơ sở hồ sơ trong quá khứ. Trong trường hợp của hầu hết các doanh nghiệp Ấn Độ tỷ lệ phần trăm tiền lương, tiền công, lợi ích chắc chắn sẽ chi trả từ 50% đến 60%.

Chi phí văn phòng có thể được chia thành hệ thống kế toán và phân loại chi phí điển hình, đó là:

(a) Nguyên liệu trực tiếp:

Nó là một phần của sản phẩm văn phòng, tức là các hình thức, tiêu đề thư và bưu chính.

(b) Tài liệu gián tiếp:

Đó không phải là một phần của sản phẩm văn phòng nhưng cần thiết để thực hiện công việc, ví dụ như cục tẩy, bút chì, cao su, tem, ruy-băng máy chữ, v.v.

(c) Lao động trực tiếp:

Được áp dụng cho các sản phẩm văn phòng bởi người đánh máy, thư ký, người viết tốc ký và người vận hành máy.

(d) Lao động gián tiếp:

Không được áp dụng trực tiếp cho sản phẩm văn phòng, ví dụ như công việc được thực hiện bởi nhân viên bảo trì hoặc bộ phận OM.

(e) Chi phí chung:

Nó không được áp dụng cụ thể cho bất kỳ phần nào của sản phẩm và dịch vụ văn phòng, ví dụ như ánh sáng, nhiệt, thuê và thuế, điện thoại, giám sát viên, v.v.