Quản lý văn phòng: Lập kế hoạch, Vai trò của người quản lý và Nhiệm vụ nhân sự

Kế hoạch văn phòng:

Mỗi cấp độ của nhân viên văn phòng có các loại trách nhiệm khá khác nhau. Sự khác biệt cơ bản nằm ở mức độ mà các thói quen cơ học đóng một phần trong công việc của nhân viên; nhiệm vụ có thể dự đoán là một phần lớn trong ngày của một nhân viên bán hàng, nhưng một phần nhỏ hơn nhiều trong cuộc đời của một giám đốc bộ phận.

Hình dung một "văn phòng tích hợp" có thể dẫn đến quan niệm sai lầm rằng các công cụ điện tử tương tự cung cấp câu trả lời cho nhu cầu năng suất tốt hơn ở cả hai cấp độ. Họ không thể, nhiều hơn một người đánh máy có thể chuyển sang xử lý văn bản bằng cách sử dụng cùng một máy vi tính đã chuyển đổi công việc của đồng nghiệp của cô ấy trong các tài khoản.

Đối với người quản lý, hiệu quả là vấn đề; cho thư ký, thư ký và nhân viên hỗ trợ, đó là hiệu quả. Các nhà quản lý, nói chung, được trả tiền để đưa ra quyết định có lợi nhuận và để đảm bảo rằng những điều này được thực hiện đúng bởi cấp dưới của họ, quá trình này đòi hỏi gì? Đầu tiên, việc thu thập thông tin.

Tiếp xúc bằng lời nói là phương pháp yêu thích trong thế giới kinh doanh ngày nay, và không có nghi ngờ gì rằng cuộc trò chuyện sẽ vẫn là phương tiện thuận tiện nhất để thu nhận và truyền tải sự thật. Các tài liệu củng cố quá trình này, và, với khả năng hạn chế và khả năng ghi nhớ không giới hạn của bộ nhớ con người, không có gì đáng ngạc nhiên khi các nhà quản lý cam kết thông tin cho một số hình thức lưu trữ tạm thời hoặc vĩnh viễn thường là giấy.

Phần thứ hai của chức năng của người quản lý bao gồm phân tích, trí tưởng tượng và phỏng đoán; sử dụng thông tin anh ta có được để đưa ra quyết định. Điều này đòi hỏi ít trao đổi dữ liệu với người khác, nhưng hiệu quả của người quản lý phụ thuộc vào khả năng truy cập thông tin của anh ta đủ nhanh để theo kịp quá trình suy nghĩ của anh ta. Chất lượng phân tích sẽ bị suy yếu bởi các hệ thống lưu trữ và truy xuất được tổ chức kém hoặc chậm, và công việc của anh ta sẽ trở nên khó khăn hơn nếu anh ta phải dựa vào dữ liệu thô, chưa được chỉnh sửa; để làm việc nhanh chóng, anh ta cần các bản tóm tắt được lập chỉ mục của các sự kiện nổi bật, và anh ta cần đặt tay lên chúng mà không trì hoãn.

Một khi quyết định được đưa ra, người khác cần biết về nó. Người quản lý sử dụng các hệ thống liên lạc để thông báo cho cả cấp trên và cấp dưới về kết quả của các cuộc thảo luận của mình và cũng để kiểm tra thường xuyên về tính chính xác mà các hướng dẫn của anh ta đang được thực hiện. Hiệu quả của anh ta một lần nữa phụ thuộc vào tốc độ và độ tin cậy của phương tiện truyền thông của anh ta; với dịch vụ liên lạc 100% đáng chú ý, giới hạn duy nhất về hiệu quả quản lý của anh ta là khả năng cá nhân.

Thật kỳ lạ, hầu hết các tổ chức châu Âu lại sẵn sàng đầu tư vào các công cụ hỗ trợ tự động hóa văn phòng cho nhân viên hỗ trợ, nơi tăng năng suất tạo ra lợi nhuận tài chính trên vốn tương đối thấp so với việc cung cấp các công cụ điện tử cho quản lý, nơi có thể cải thiện năng suất tiết kiệm một khoản đáng kể cho tổ chức.

Điều này có thể là do khó khăn trong việc đo lường đầu ra của người quản lý, hoặc có thể xuất phát từ thực tế là các công cụ hỗ trợ quản lý điện tử hoạt động trong bối cảnh lớn hơn, tốn kém hơn so với thiết bị đầu cuối văn thư hoặc hệ thống xử lý văn bản. Dù lý do là gì, các dấu hiệu tồn tại cho thấy sở thích này sắp thay đổi đáng kể.

Sự ra đời của các trạm làm việc điều hành, xây dựng cơ sở hạ tầng truyền thông quốc tế và sự thành công của các tổ chức tiêu chuẩn quốc tế trong việc khuyến khích các nhà sản xuất áp dụng các thông số thiết kế chung, tất cả đều là cơ hội mới cho các công ty lập kế hoạch nghiêm túc cho các công cụ hỗ trợ điện tử cho cấp trung và cấp trên nhân viên quản lý.

Chi phí của các trạm làm việc điều hành, nhờ sự chấp nhận rộng rãi của các hệ thống văn thư vốn là tiền thân của họ, giờ đây nằm trong giới hạn chính đáng. Giờ đây, các nhà sản xuất có thể dự tính một thị trường có quy mô cho các sản phẩm này, đến lượt họ có thể biện minh cho các khoản đầu tư phần cứng và phần mềm cần thiết để điều chỉnh các hệ thống máy tính để bàn theo nhu cầu đặc biệt của tầng lớp quản lý.

Có lẽ quan trọng nhất, lao động quản lý hiện được công nhận là một nguồn tài nguyên rất đắt đỏ và sự khuyến khích tồn tại giữa các nhà tuyển dụng để thực hiện bất kỳ bước nào đưa ra một lời hứa hợp lý cho phép các nhà quản lý thực hiện công việc nhiều hơn hoặc tốt hơn, mặc dù hiệu quả đạt được ở cấp độ văn thư không thực sự có thể so sánh, đã khuyến khích các nhà hoạch định áp dụng cùng kỳ vọng về năng suất được cải thiện cho các chức năng quản lý.

Các nhà hoạch định đang phát triển các phương pháp mới để đánh giá những tiến bộ về chất lượng trong năng suất quản lý, mặc dù chắc chắn không có câu trả lời đơn giản nào trong một môi trường mà các thói quen đáng chú ý vắng mặt. Kẻ thù thực sự của việc tích hợp ở cấp văn phòng hoặc phòng ban vẫn là sự không tương thích của thiết bị.

Cho đến nay, rất ít nhà sản xuất sẵn sàng hoặc có thể đảm bảo rằng hệ thống của họ có thể giao tiếp dễ dàng với các hệ thống khác có thể được tìm thấy trong cùng một tổ chức người dùng: không muốn, vì khái niệm người dùng hoàn toàn dành riêng cho một sản phẩm của một nhà sản xuất dường như cũng vậy lôi cuốn; và không thể, bởi vì, cho đến gần đây, các thông số kỹ thuật tiêu chuẩn cần thiết đã quá tạm thời để biện minh cho việc áp dụng.

Tuy nhiên, các bước quan trọng đã được thực hiện và ngày nay thật bất thường khi một nhà sản xuất lớn giới thiệu một sản phẩm mới không tuân thủ các tiêu chuẩn quy định hoặc thực tế thường được chấp nhận. Mặc dù chúng ta vẫn còn một khoảng cách đáng kể so với mục tiêu tương thích thực sự ở mọi cấp độ, người dùng không còn phải lo lắng rằng các sản phẩm của nhà cung cấp chính sẽ bị vô hiệu hóa bởi thiết bị được tung ra vào năm sau; các nhà sản xuất đã nhận ra rằng đảm bảo tính tương thích và đường dẫn di chuyển là trách nhiệm của riêng họ. Việc giới thiệu 'kiến trúc mở' khu vực địa phương và rộng cung cấp bằng chứng về ý định này.

Sẽ rất hữu ích khi ghi nhớ các yếu tố hoạt động để làm chậm tiến trình của chúng tôi đối với tự động hóa văn phòng. Một số trong số này là công nghệ, những người khác xã hội học. Các nhà lập kế hoạch có thể tìm thấy các chương trình của họ vô tình bị phá hoại bởi cái sau, trong khi người dùng quản lý hoặc thư ký của các hệ thống điện tử có thể được cho là có chút thiện cảm với cái trước. Bất kỳ loại thay đổi hành vi nào đều bị giới hạn bởi tốc độ của con người. Mọi người bảo thủ một cách bẩm sinh, và chống lại hoặc phẫn nộ bị bắt buộc phải thay đổi các kiểu hành vi thoải mái và quen thuộc. Các quan sát chỉ ra hai yếu tố.

Yếu tố thiết yếu đầu tiên, áp dụng cho cả nhân viên quản lý và nhân viên văn thư, phải làm với khối lượng quan trọng. Khả năng chống lại sự ra đời của các hệ thống điện tử dường như đột ngột và kỳ diệu giảm đi một khi đã đạt đến một mức bão hòa nhất định.

Thứ hai, cả người quản lý và thư ký sẽ cho hệ thống của riêng họ một khi họ có thể thấy rằng sở hữu mang lại cho đồng nghiệp một lợi thế nào đó. Ví dụ, người quản lý thương hiệu sẽ không thể chịu đựng được tình huống một trong những đồng nghiệp của anh ta có thể lấy dữ liệu hiệu suất thị trường ngay lập tức từ thiết bị đầu cuối của máy tính để bàn, ngay cả khi anh ta luôn thề rằng anh ta sẽ không bao giờ cho phép mình bị buộc phải sử dụng bàn phím; ngay khi đó là căn hộ sở hữu một VDU hoặc máy trạm làm việc, sức mạnh, sức đề kháng tan chảy. Theo cách tương tự, phương pháp tốt nhất để khắc phục ác cảm với các trình xử lý văn bản là đưa chúng cho một vài người đánh máy được chọn để bắt đầu; rất sớm, phần còn lại sẽ nổi loạn trừ khi họ cũng được trang bị tương đương.

Bỏ các vấn đề tâm lý sang một bên, rất khuyến khích rằng rất nhiều sự chăm sóc và nỗ lực được dành cho việc chuẩn bị nhân viên cho sự ra đời của các hệ thống văn phòng điện tử. Vì đây có lẽ là thay đổi đơn lẻ nhất sẽ xảy ra trong cuộc sống văn phòng của họ, nên sẽ cực kỳ phản tác dụng khi để họ tự mình đối phó với nó, cho đến ngày nay, các công ty vẫn giới thiệu hệ thống vi mô, hệ thống điện thoại mới và từ - xử lý cài đặt mà không thông báo trước thực tế.

Kết quả là rõ ràng. Nhiều tổ chức giác ngộ giành được cổ tức bằng cách thiết lập các phiên giải thích và đào tạo ở tất cả các cấp; ngay cả như một cử chỉ, mức độ quan tâm này được đánh giá cao và được đáp lại, trong khi một lời giải thích cơ bản về lý do tại sao tự động hóa được đưa ra đã chứng tỏ đi một chặng đường dài để dập tắt sự phản đối.

Có thể có liên quan để lưu ý tại thời điểm này, kết quả đáng ngạc nhiên của một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Philips Business Systems vào giữa năm 1983. Hai trăm giám đốc và giám đốc điều hành tại 1.000 công ty lớn nhất của Anh đã được hỏi về quan điểm của họ về tự động hóa văn phòng.

Các nhà phân tích đã rất ngạc nhiên khi thấy rằng 49% các nhà quản lý hàng đầu được phỏng vấn đã sử dụng một số loại hệ thống văn phòng dựa trên máy tính. Một nửa số còn lại đã mong chờ việc cài đặt một hệ thống hỗ trợ quyết định cá nhân trong văn phòng của chính họ. Ở cấp độ này ít nhất, bất cứ hệ thống tự động hóa văn phòng kháng chiến văn hóa nào từng phải đối mặt, dường như, hầu như biến mất.

Ngoài các yếu tố chủ quan của con người, các cân nhắc kỹ thuật đóng một phần đáng kể trong việc gây nhầm lẫn và trì hoãn sự xuất hiện của 'môi trường thông tin văn phòng hoàn toàn tự động. Công nghệ lấy tín dụng cho bước nhảy vọt lượng tử trong việc giảm chi phí, chịu trách nhiệm mở cửa thị trường nhanh chóng, nhưng công nghệ đang phát triển mạnh đến mức một yếu tố không chắc chắn lọt vào hầu hết các dự đoán của các nhà hoạch định khi xem xét các lựa chọn hệ thống. .

Ví dụ, không có hệ thống gửi thư, tin nhắn và lưu trữ điện tử nào có thể thực sự thách thức các phương thức dựa trên giấy mà không tính đến thực tế là sẽ luôn có một luồng tài liệu giấy vào một tổ chức từ các phóng viên quá nhỏ hoặc quá truyền thống để chấp nhận điện tử thay thế.

Vì vậy, hệ thống phải được trang bị để xử lý đầu vào tài liệu cũng như đầu vào kỹ thuật số trực tiếp từ WP, teletex hoặc đầu ra máy tính. Ghi quang kỹ thuật số, sử dụng màn hình độ phân giải cao, cho đến nay là phương pháp hiệu quả nhất để cung cấp khả năng này; Tuy nhiên, vì công nghệ này còn khá mới và cung cấp một giải pháp được coi là tiên tiến vì nó rất toàn diện, chi phí của DOR hiện đang cao. Đây là một ví dụ kinh điển, về một công nghệ sẽ không trở nên phổ biến cho đến khi nó được tiên phong bởi các tổ chức lớn trên thế giới.

Khó hiểu không kém cho người lập kế hoạch là câu hỏi của phương tiện truyền thông; anh ta hiện đang phải đối mặt với nhiều lựa chọn khác nhau khi điều anh ta muốn rõ ràng là chuẩn hóa bên trong công ty của mình trên một phương tiện sẽ được các PTT và khách hàng của họ áp dụng trên toàn thế giới.

Một số hệ thống quản lý truyền thông quy mô lớn gần đây đã được giới thiệu với mục đích giải quyết vấn đề này, nhưng người lập kế hoạch có khiếu nại hợp pháp chống lại các cơ quan viễn thông mà việc không hợp tác khiến anh ta phải trả giá như vậy. Ngay cả khi các dịch vụ tương thích quốc tế được công bố, sự không đáng tin cậy của ngày nhậm chức được đề xuất của họ bây giờ vẫn nổi tiếng.

Có lẽ lời khuyên hữu ích nhất mà chúng tôi có thể cung cấp cho người lập kế hoạch tự động hóa văn phòng là anh ấy hoặc cô ấy nên khuyến khích nhân viên tích lũy kinh nghiệm bắt đầu càng sớm càng tốt. Tất cả các vấn đề chúng ta đã thảo luận sẽ trở nên trầm trọng hơn nếu giới thiệu về thực tế của thiết bị điện tử văn phòng để chờ đến thời điểm kỳ diệu trong tương lai, khi toàn bộ vấn đề được làm rõ. Nó sẽ không; những lựa chọn rắc rối phải đối mặt hôm nay sẽ được thay thế bởi những người khác vào ngày mai; trong khi đó các công ty mạo hiểm, những người sẵn sàng vượt qua cả những tác động có thể dự đoán và những tác động bất ngờ của sự thay đổi sẽ gặt hái được những phần thưởng từ quyết tâm của họ.

Ở cấp độ văn thư, không có câu hỏi rằng xử lý dữ liệu cục bộ, có hoặc không có quyền truy cập cơ sở dữ liệu từ xa, nhân năng suất của nhân viên lên một yếu tố quan trọng. Xử lý văn bản cho phép nhân viên thư ký và đánh máy cải thiện cả khối lượng đầu ra và chất lượng công việc của họ. Ở cấp độ quản lý, một hệ thống liên lạc bằng giọng nói tinh vi được cho là người đóng góp mạnh mẽ nhất để tăng hiệu quả, trong khi quyền truy cập cá nhân vào thống kê trung tâm hoặc bộ phận thông qua một đơn vị hiển thị trên máy tính để bàn cho phép người quản lý duy trì liên lạc hàng ngày với sự thật về trách nhiệm của mình .

Việc xử lý các thư từ đến và đi là một chức năng văn phòng, theo chiêu bài truyền thống của nó, triệt tiêu cả hiệu quả văn thư và hiệu quả quản lý; việc cài đặt một hệ thống lưu trữ và truy xuất thông tin điện tử để đảm nhận các chức năng nộp, bảo trì tệp và truy vấn tệp cung cấp khả năng nhảy vọt lượng tử ở cả hai cấp độ cùng một lúc.

Sự lựa chọn hệ thống cho mỗi ba cài đặt cấp văn phòng sẽ bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sở thích cá nhân không có nghĩa là quan trọng nhất, mặc dù mục đích cuối cùng của tích hợp hệ thống hoàn toàn vẫn còn xa vời, con đường có thể được làm mịn vô cùng bằng cách chọn thiết bị ngày nay tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế đã được công bố và thực tế, và bằng cách giới hạn các mối quan hệ nhà cung cấp với những nhà sản xuất cam kết theo nguyên tắc kiến ​​trúc hệ thống mở.

Vai trò của người quản lý văn phòng:

Tầm quan trọng của người quản lý văn phòng có thể được tóm tắt trong một từ: hiệu quả. Một người quản lý văn phòng sẽ giải phóng bạn khỏi toàn bộ các trách nhiệm tốn thời gian, cho phép bạn và mọi người khác trong công ty tập trung vào các nguyên tắc cơ bản của việc điều hành doanh nghiệp hoặc chỉ hoàn thành công việc của bạn.

Nhiệm vụ của một người quản lý văn phòng khác nhau từ văn phòng này sang văn phòng khác. Có người quản lý văn phòng của bạn xử lý bất cứ điều gì cần làm để giữ cho công ty của bạn hoạt động hiệu quả. Ở một số công ty, người quản lý văn phòng có thể là thư ký hoặc nhân viên tiếp tân. Ở những người khác, người quản lý văn phòng có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn - hoạt động như một nhân viên kế toán hoặc người gây rắc rối về công nghệ.

Dưới đây là một số nhiệm vụ thường thuộc về người quản lý văn phòng:

(i) Điện thoại:

Bạn có thể thực hiện công việc của người quản lý văn phòng để trả lời tất cả các cuộc gọi điện thoại và vá chúng thông qua các tiện ích mở rộng phù hợp. Người quản lý văn phòng cũng có thể chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống điện thoại của bạn hoạt động trơn tru và đáp ứng nhu cầu của bạn.

(ii) Lễ tân:

Người quản lý văn phòng có thể ngồi tại bàn trực tiếp bên trong cửa trước của văn phòng và chào hỏi tất cả du khách khi họ bước vào. Các nhiệm vụ bổ sung có thể bao gồm ký nhận giao hàng, nhận và phân phối thư và giữ cho khu vực tiếp tân gọn gàng (đảm bảo các tạp chí là hiện tại, tưới cây, v.v.).

(iii) Vật tư văn phòng:

Các nhà quản lý văn phòng có thể đặt hàng tất cả các vật tư cần thiết để vận hành một văn phòng chuyên nghiệp và hiệu quả, theo dõi khi nào nguồn cung sắp hết và đảm bảo hàng hóa được đặt hàng trước khi hết.

(iv) Nội thất văn phòng:

Người quản lý văn phòng có thể chọn và mua bàn, ghế, tủ hồ sơ và những thứ tương tự.

(v) Thiết bị văn phòng:

Người quản lý văn phòng có thể duy trì các thiết bị như máy photocopy, máy fax và hệ thống điện thoại. Họ có thể có thể khắc phục các sự cố cơ học, hoặc ít nhất là giám sát việc sửa chữa của họ bởi một chuyên gia. Các nhiệm vụ bổ sung có thể bao gồm lập trình các số được sử dụng thường xuyên vào máy fax và hệ thống quay số nhanh qua điện thoại.

(vi) Máy tính:

Đặt người quản lý văn phòng của bạn phụ trách giám sát máy tính văn phòng và xử lý sự cố khi cần thiết. Ví dụ, người quản lý văn phòng nên làm quen với các sự cố cơ bản của máy tính và có thể giúp nhân viên khi máy tính hoặc máy in của họ bị đóng băng. Nhiệm vụ này đặc biệt quan trọng nếu công ty của bạn quá nhỏ để có một nhân viên hỗ trợ công nghệ toàn thời gian.

(vii) Nộp hồ sơ:

Một nhiệm vụ trung tâm cho các nhà quản lý văn phòng là tổ chức các đống giấy tờ. Người quản lý nên phát triển một hệ thống nộp đơn toàn diện và dễ theo dõi cho hóa đơn, biên lai, thông tin khách hàng và các tài liệu quan trọng khác.

(viii) Sổ sách kế toán:

Thông thường, các công ty đang phát triển thuê một kế toán để xử lý ngân sách cấp cao và dựa vào người quản lý văn phòng để ghi sổ. Nhiệm vụ có thể bao gồm theo dõi hóa đơn của khách hàng, tổng hợp giờ làm việc của nhân viên, đóng vai trò là người liên lạc giữa kế toán của công ty hoặc thực hiện dịch vụ trả lương và phát séc thanh toán.

(ix) Lập kế hoạch họp:

Người quản lý văn phòng của bạn có thể đảm nhận việc lên kế hoạch sắp xếp cuộc họp tại chỗ và ngoài địa điểm.

(x) Quản lý nhân sự:

Tại nhiều công ty đang phát triển, giám đốc văn phòng là bộ phận nhân sự thực tế, xử lý các vấn đề như giấy tờ nhân viên mới và hồ sơ nhân viên. Hãy chuẩn bị để trả tiền tốt cho một người quản lý văn phòng hàng đầu. Thay thế là tự làm tất cả các nhiệm vụ này.

Trở thành người quản lý văn phòng hiệu quả:

Tự cải thiện có thể tốn kém và mất thời gian. Là một người quản lý văn phòng, tuy nhiên, trở nên hiệu quả hơn có thể làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn và có giá trị hơn trong mắt quản lý. Quản lý văn phòng là chuyên gia đa nhiệm. Nếu bạn đang làm nhiều hơn bốn việc cùng một lúc, điều đó có lẽ vẫn chưa đủ.

Kiến thức của bạn về văn phòng là không thể so sánh được - bạn biết chính xác ai sẽ gọi và khi nào. Thêm vào đó, bạn có giác quan thứ sáu về khủng hoảng văn phòng. Nói cách khác, bạn thực tế không thể thiếu. Bí mật của bạn là gì? Bạn có tổ chức; hiểu biết (đến một điểm), một người giao tiếp tốt và luôn có thể nhìn thấy bức tranh lớn. Tuy nhiên, giống như bất kỳ nhân viên chủ chốt nào, các nhà quản lý văn phòng thường tìm cách để trở nên hiệu quả hơn.

Dưới đây là một vài mẹo chính:

1. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng miệng của bạn:

Biết cách nói chuyện với mọi người là điều tối quan trọng đối với các nhà quản lý văn phòng. Trong nhiều trường hợp, bạn là người thích làm việc, vì vậy khả năng lắng nghe tốt của bạn là rất quan trọng. Bạn cũng là người chịu trách nhiệm đảm bảo mọi việc được hoàn thành. Biết cách đặt câu hỏi và có được sự làm rõ cũng sẽ giúp bạn trở nên hiệu quả hơn.

Ví dụ: nếu bạn không hiểu cách hoàn thành bài tập, hãy tìm hiểu rõ hơn. Bạn không nhất thiết phải thừa nhận rằng bạn không hiểu điều gì đó; chỉ cần yêu cầu làm rõ. Tương tự như vậy, nếu bạn phát hiện ra rằng mọi người không hiểu hướng dẫn của bạn, hãy tự hỏi mình xem bạn có cần phải rõ ràng hơn trong giao tiếp không.

2. Đừng bỏ qua kỹ năng viết của bạn:

Chỉ vì các thư điện tử nói chung bị ngữ pháp kém và dấu câu không có nghĩa là giao tiếp bằng văn bản của bạn phải là bất cứ điều gì kém chuyên nghiệp. Nhưng biết những gì để viết và làm thế nào chỉ là một phần của nhiệm vụ của bạn; bạn cũng cần biết về đối tượng đọc của bạn.

Mọi người có xu hướng đọc toàn bộ e-mail của bạn hay họ sẽ ngừng đọc sau hai dòng đầu tiên? Đối với phần sau, bạn sẽ muốn kết hợp các thông tin quan trọng nhất lên phía trước. Ngoài ra, hãy luôn nhớ rằng một khi bạn viết bất cứ điều gì bằng văn bản, nó sẽ ở đó cho cả thế giới thấy. Đặc biệt nhạy cảm trong email và bản ghi nhớ của bạn khi thông báo cho nhân viên về thiết bị mới, thay đổi chính sách hoặc bất kỳ báo cáo nào. Bạn không bao giờ muốn bảo trợ hoặc xúc phạm bất cứ ai.

Và đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của việc giải thích sai. Hãy xem xét sự nhầm lẫn - và cảm giác tồi tệ - có thể phát sinh nếu bạn viết Lời tôi phẫn nộ rằng có nghĩa là bạn đã gửi báo cáo một lần nữa so với việc bạn bị xúc phạm bởi điều gì đó có thể đã được nói trước đó. Rõ ràng, bạn muốn biết nơi để chèn dấu gạch nối (gửi lại) và khi nào bạn chỉ cần nhấc điện thoại hoặc dừng lại ở bàn của ai đó để trò chuyện trực tiếp.

Tham khảo ý kiến ​​khách hàng nội bộ của bạn Luôn luôn nhớ rằng vai trò chính của bạn là đảm bảo hoạt động hiệu quả của văn phòng. Tham gia giao tiếp thường xuyên với đồng nghiệp của bạn có thể giúp bạn tránh các vấn đề rắc rối và tấn công những vấn đề phát sinh sáng tạo hơn.

3. Đối xử với các nhà cung cấp của bạn như những người bạn tốt nhất:

Là nhà cung cấp vật tư văn phòng, bạn nên nuôi dưỡng và duy trì mối quan hệ bền vững, cùng có lợi với các nhà cung cấp của mình. Nó có ý nghĩa tốt để xây dựng một mối quan hệ dễ chịu với các công ty giúp đỡ

4. Giữ cho tổ chức của bạn hoạt động trơn tru:

Giống như bạn mong đợi sự trung thành từ họ, bạn cũng cần thể hiện cam kết với mối quan hệ. Mặt khác, điều quan trọng là duy trì những kỳ vọng cao (nhưng công bằng). Cố gắng làm cả hai và bạn có khả năng trải nghiệm dịch vụ trên trung bình đến tuyệt vời. Nhưng đừng quên so sánh cảnh quan nhà cung cấp. Là người giám sát chi phí, bạn có trách nhiệm hỏi các nhà cung cấp những gì họ có thể làm cho bạn và tổ chức của bạn. Công việc của họ là giữ cho bạn một khách hàng hạnh phúc.

5. Duy trì một thái độ tích cực:

Điều này khá rõ ràng. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta quên mất làm thế nào một nụ cười hoặc một nhận xét thông minh có thể khuếch tán một tình huống rắc rối. Sử dụng sự hài hước ở nơi làm việc, mỉm cười và thể hiện thái độ tích cực bất cứ khi nào có thể đều là những chiến lược tốt để khắc phục một loạt các tình huống văn phòng. Là người quản lý văn phòng, bạn có một cơ hội to lớn để thiết lập giọng điệu và nếu mọi người có thể dựa vào sự chuyên nghiệp của bạn, họ sẽ bớt lo lắng và cam kết đóng góp nhiều hơn cho môi trường làm việc tích cực.

Xử lý nhiệm vụ nhân sự:

Một người quản lý văn phòng xử lý nhân sự sẽ được coi là đa tài. Nhưng điều đó có nhất thiết phải là cách tốt nhất để sử dụng thời gian của người đó không? Bạn cũng có thể tự giải quyết vấn đề nếu người đó không được đào tạo bài bản. Dưới đây là một số tiêu chí sẽ giúp bạn quyết định.

Trong một doanh nghiệp nhỏ, một người quản lý văn phòng có thể phải đảm nhận vai trò quản lý nhân sự. Nhưng trước khi điều đó xảy ra, hãy chắc chắn rằng cá nhân này được giáo dục đúng cách và có các công cụ thích hợp để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả và trong giới hạn của các quy tắc và nghĩa vụ pháp lý. Một ngàn điều có thể đi sai nếu cá nhân này không nhận thức được các khoản nợ tiềm tàng vốn có trong quản lý nhân sự.

Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn giải quyết tình huống này một cách hiệu quả:

(i) Hiểu vai trò của người tổng quát:

Một nhà tổng quát có thể quản lý các nhiệm vụ khác nhau và do đó sẽ cần phải có kiến ​​thức sâu rộng về nguồn nhân lực. Trong một doanh nghiệp nhỏ, trách nhiệm sẽ thay đổi tùy theo nhu cầu của công ty. Nhưng một người tổng quát cũng phải biết giới hạn của mình và biết khi nào nên tham khảo ý kiến ​​chuyên gia. Một người không thể làm mọi thứ.

(ii) Quyết định những nhiệm vụ có thể được thuê ngoài:

Một số trách nhiệm có thể tốt hơn để lại cho một nhà tư vấn bên ngoài. Một người quản lý văn phòng tuyển dụng nhân viên mới, ví dụ, có thể không có thời gian để thực hiện một chương trình đào tạo. Thuê ngoài chức năng đào tạo có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc của công ty bạn, nhưng trước tiên bạn sẽ cần phải quyết định chính xác loại đào tạo nào là cần thiết. Mặt khác, người quản lý văn phòng có thể hoàn toàn có khả năng giám sát việc tuyển dụng và giám sát của nhiều công nhân khác nhau. Hãy chắc chắn để kiểm tra.

(iii) Huấn luyện huấn luyện viên:

Biết những gì bạn không biết là một phần quan trọng trong công việc của bất kỳ ai, đặc biệt đối với người quản lý văn phòng, người đảm nhận toàn bộ hoặc một phần nhiệm vụ nhân sự. Do đó, một người quản lý văn phòng phải quen thuộc với tất cả các khía cạnh của quản lý nhân sự. Một khóa học giới thiệu về quản lý nhân sự có thể được mong muốn.

Một chương trình như vậy sẽ cung cấp thông tin bao gồm tuyển dụng và lựa chọn; luật lao động; cơ sở bồi thường; lợi ích; định hướng và đào tạo nhân viên; và quản lý hiệu suất. Cho đến khi một người quản lý văn phòng làm quen với các lĩnh vực này, anh ta hoặc cô ta không thể biết được khi nào cần gọi chuyên gia.

(iv) Ưu tiên:

Trong một thế giới hoàn hảo, người quản lý văn phòng của bạn có thể xử lý mọi thứ và giữ cho công ty hoạt động trơn tru bất kể điều gì. Tuy nhiên, vai trò của người quản lý văn phòng phụ thuộc vào sự phức tạp của môi trường làm việc, các loại sản phẩm và dịch vụ được cung cấp và cơ sở khách hàng của công ty.

Ưu tiên sẽ giúp người quản lý văn phòng tránh bỏ bê nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng. Nếu nhân viên lên là ưu tiên, thì đó có thể là nơi người quản lý văn phòng phải tập trung thời gian của mình. Mặt khác, nếu bạn đang tập trung vào việc thực hiện công nghệ mới, thì đó là nơi mà cá nhân này phải dành thời gian của mình. Điều đó cần lập kế hoạch, vì vậy điều quan trọng trước tiên là vạch ra cách thức các nhiệm vụ này sẽ được hoàn thành.

(v) Hãy nhất quán và linh hoạt:

Chỉ vì một cá nhân là đa tài và có thể tung hứng hàng trăm (hoặc hơn) nhiệm vụ cùng một lúc không có nghĩa là người đó luôn có thể thực hiện phép lạ. Có vẻ như vậy. Rốt cuộc, đó là lý do tại sao nhiều người quản lý văn phòng thành công thực tế không thể thiếu. Nhưng họ cũng là con người. Thay đổi chức năng công việc của họ từ ngày này sang ngày khác là khó hiểu và vô trách nhiệm.

Hơn nữa, điều đó có thể làm suy yếu năng suất của một công ty. Tốt nhất là thực hiện chính sách cho phép người quản lý văn phòng thực hiện các nhiệm vụ nhân sự một cách thường xuyên nhưng vẫn duy trì sự linh hoạt cần thiết để phù hợp với các điều kiện kinh doanh thay đổi. Nói cách khác, cung cấp cho người quản lý văn phòng các công cụ mà anh ta hoặc cô ta cần để hoàn thành công việc, nhưng cung cấp sự chậm trễ cần thiết để đưa các chuyên gia bất cứ khi nào cần thiết.

(vi) Bồi thường tương ứng:

Nếu người quản lý văn phòng của bạn sẽ đảm nhận nhiệm vụ nhân sự, thì bạn phải chịu trách nhiệm bồi thường một cách thích hợp. Nếu người quản lý văn phòng ban đầu được thuê cho một mục đích và sau đó có một số nhiệm vụ nhân sự được bổ sung sau đó, anh ta hoặc cô ta nên được khen thưởng. Chồng chất lên hết trách nhiệm này đến trách nhiệm khác, đặc biệt nếu một người không được đào tạo để xử lý các nhiệm vụ này, có thể là thảm họa đối với một công ty nhỏ.

Cần thiết bị văn phòng:

Khi bạn chỉ bắt đầu mở doanh nghiệp của riêng mình, sẽ có rất nhiều quyết định quan trọng để đưa ra. Bạn sẽ định vị doanh nghiệp ở đâu? Những loại tài chính có sẵn? Làm thế nào bạn có thể đạt được một lợi thế cạnh tranh trong ngành công nghiệp của bạn? Có được đồ nội thất văn phòng phù hợp có thể không làm hoặc phá vỡ doanh nghiệp của bạn, nhưng nó vẫn quan trọng đối với sự thoải mái và năng suất của bạn.

Hầu hết các doanh nghiệp cần các thiết bị văn phòng sau đây trong hoạt động hàng ngày của họ:

(i) Bàn và ghế:

Một lần nữa, bạn không phải mua sắm những món đồ đắt tiền nhất, nhưng hãy chú ý đến việc những chiếc ghế đó sẽ thoải mái như thế nào đối với những nhân viên có thể ngồi hầu hết thời gian trong ngày.

(ii) Bàn và tủ sách:

Ngày xưa, bàn và tủ sách nặng hàng tấn, nhưng bây giờ bạn có thể tìm thấy những món đồ nhẹ, khiến cho việc di chuyển chúng xung quanh văn phòng trở nên dễ dàng.

(iii) Hệ thống điện thoại:

Xem xét cẩn thận nhu cầu cụ thể của bạn trước khi mua một hệ thống điện thoại. Nếu bạn bối rối bởi nhiều hệ thống có sẵn, hãy hỏi các cộng tác viên kinh doanh khác những gì họ đang sử dụng và liệu họ có hài lòng với việc mua hàng của họ không.

(iv) Thiết bị máy tính:

PC, máy in, máy quét và màn hình, đều là những phần quan trọng trong doanh nghiệp của bạn. Nghiên cứu những gì có sẵn, và mua sắm một cách khôn ngoan.

Máy photocopy:

Trước khi chi tiền cho máy photocopy, hãy xem liệu bạn có thể thoát khỏi máy in đa chức năng hay MFP không. Những máy này có thể in, fax và sao chép, tất cả với giá tương đương với một máy photocopy giá rẻ. Tuy nhiên, nếu bạn sẽ tạo ra hàng ngàn bản sao mỗi tháng, thì có lẽ bạn sẽ cần phải thuê hoặc mua một máy photocopy chất lượng tốt.

(v) Máy fax:

Bởi vì rất nhiều PC có tính năng fax trong những ngày này, nhiều doanh nghiệp đang sử dụng máy fax. Nhưng sẽ không bao giờ đau lòng khi có một mô hình nhỏ, cơ bản trong tay chỉ trong trường hợp fax máy tính không đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn. Hầu hết các công ty mới thành lập (và nhiều doanh nghiệp đã thành lập) liên tục tìm cách tiết kiệm tiền.

Vì vậy, trước khi bạn ra ngoài và chi tiêu đô la hàng đầu và thiết bị văn phòng hoàn toàn mới, thiết kế, hãy kiểm tra các tùy chọn thiết bị văn phòng đã sử dụng của bạn. Đừng quên kiểm tra quảng cáo rao vặt của tờ báo địa phương của bạn; đôi khi bạn sẽ tìm thấy một số món hời lớn. Nhìn vào nhà đấu giá là tốt; nhiều lần họ sẽ có cả một văn phòng để bán.

Một số lợi ích khi mua thiết bị văn phòng đã qua sử dụng bao gồm:

(i) Tiết kiệm tiền:

Điều này rõ ràng. Mua sử dụng tiết kiệm rất nhiều tiền so với chi phí mua mọi thứ hoàn toàn mới.

(ii) Tiết kiệm thời gian:

Nếu bạn đã từng đặt hàng thiết bị văn phòng mới trong quá khứ, thì bạn biết rằng có thể mất vài tuần - hoặc thậm chí vài tháng - để điền đơn đặt hàng của bạn. Điều lạ lùng là bạn có thể tìm thấy một cửa hàng nội thất văn phòng hoặc thiết bị đã qua sử dụng trong thị trấn của bạn và có mọi thứ bạn cần trong vài ngày hoặc ít hơn.

(iii) Bảo vệ môi trường:

Bằng cách tiết kiệm một bàn gỗ đã qua sử dụng từ đầu đến bãi rác, bạn đang giúp bảo vệ môi trường.