Office Suites: Thành phần chính của Office Suites

Đọc bài viết này để tìm hiểu về các thành phần chính của bộ văn phòng:

Mỗi thành phần của một bộ phần mềm văn phòng được tích hợp hoàn toàn vào bộ phần mềm về giao diện người dùng chung, chia sẻ tệp và đối tượng, công cụ năng suất và tính toán nhóm.

Hình ảnh lịch sự: tải lên.wik mega.org/wikipedia/en/archive/7/71/20130628071901!Office_2011.png

Giao diện người dùng phổ biến:

Các giao diện người dùng cho tất cả các ứng dụng trong một bộ thường là phổ biến. Mỗi hoạt động được đại diện bởi một biểu tượng chung. Thứ tự của các tác vụ phổ quát trên màn hình giao diện là giống nhau trong mỗi ứng dụng.

Ví dụ: đối với tác vụ phổ biến như thao tác in, một biểu tượng hiển thị máy in được hiển thị trong các menu cho tất cả các thành phần của bộ công cụ. Vị trí và hộp thoại tìm kiếm thông tin liên quan đến các tùy chọn in giống nhau trong tất cả các thành phần.

Sự nhất quán như vậy để thực hiện các nhiệm vụ phổ quát giúp giảm thời gian đào tạo khi có liên quan đến các kỹ năng vận hành. Điều này cũng giúp người dùng khám phá các tính năng khác nhau của ứng dụng khi cần thiết. Ngay cả từ quan điểm của người thiết kế, tính nhất quán như vậy làm giảm mã phần mềm và yêu cầu bộ nhớ do đó nâng cao tốc độ xử lý.

Chia sẻ tệp và đối tượng:

Các bộ Office tích hợp các ứng dụng khác nhau về mặt chia sẻ dữ liệu thuận tiện được nhập trong một ứng dụng với các ứng dụng khác. Ví dụ, văn bản được tạo trong trình xử lý văn bản có thể được gọi, sửa đổi và sử dụng trực tiếp trong bảng tính hoặc ứng dụng trình bày mà không có bất kỳ quy trình chuyển đổi khó khăn nào.

Biểu đồ hoặc đồ thị được tạo trong bảng tính có thể được nhập vào tệp văn bản trong trình xử lý văn bản và tệp văn bản có biểu đồ có thể được xuất sang gói trình bày. Dữ liệu được nhập trong gói quản lý cơ sở dữ liệu có thể được đưa vào bảng tính một cách thuận tiện để phân tích và được sử dụng trong báo cáo được tạo trong trình xử lý văn bản.

Một báo cáo như vậy có thể được gửi qua một gói truyền thông. Chia sẻ tệp và đối tượng cho phép người dùng sử dụng thành phần thích hợp của bộ ứng dụng văn phòng cho một phần nhất định của tác vụ và bao gồm đầu ra trong báo cáo cuối cùng. Bằng cách này, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng các tính năng khác nhau trong bộ ứng dụng văn phòng.

Công cụ năng suất:

Các bộ văn phòng hiện đại cung cấp nhiều công cụ để cải thiện năng suất của người dùng. Chúng bao gồm kiểm tra chính tả, từ điển đồng nghĩa, ngữ pháp, v.v ... Những công cụ này là phổ biến cho từng thành phần của bộ phần mềm văn phòng. Một điểm chung như vậy không chỉ giúp đảm bảo tính đồng nhất mà còn tránh sự trùng lặp của các công cụ tương tự trong thư viện phần mềm. Ví dụ: kiểm tra chính tả phổ biến được sử dụng trong trình xử lý văn bản và bảng tính điện tử, đảm bảo tính đồng nhất của ngôn ngữ và từ điển chung.

Đội máy tính:

Điện toán nhóm là một tính năng tương đối mới được thêm vào các bộ văn phòng. Tính năng này cho phép người dùng tương tác với các thành viên khác trong nhóm kinh doanh. Nó cũng cho phép người dùng phân phối tài liệu giữa những người dùng khác và mời bình luận và bổ sung / sửa đổi của họ trong nội dung của bất kỳ tài liệu nào.

Các cơ sở tính toán nhóm đi kèm với các quyền và điều khoản truy cập tệp có thể xác định rõ ràng để xử lý mọi xung đột khi hai người dùng đang làm việc trên cùng một tài liệu. Ví dụ: MS-OFFICE cho phép chỉnh sửa đồng thời nhiều bảng tính Excel và cung cấp các công cụ để theo dõi các thay đổi và quản lý các xung đột có thể có giữa chỉnh sửa bởi hai người dùng.

Mỗi thành phần tự nó là một công cụ năng suất văn phòng tuyệt vời cho người quản lý được tích hợp các tính năng mới và mạnh mẽ để giảm các phần đơn điệu và lặp đi lặp lại của công việc văn phòng.