Chuẩn bị danh sách tiêu chuẩn: Mã và quy trình mua hàng (Với mẫu vật)

Ở đây chúng tôi chi tiết về sự hợp tác giữa người quản lý mua hàng và những người khác để chuẩn bị danh sách tiêu chuẩn!

Vì Người quản lý mua hàng phải mua những thứ mà người khác sử dụng, nên phải có sự hợp tác đầy đủ giữa bộ phận mua hàng và các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận sản xuất. Sự hợp tác này có hình thức chuẩn bị các danh sách tiêu chuẩn, trong đó tất cả các yêu cầu của nhà máy và các bộ phận khác được liệt kê.

Phương pháp để chuẩn bị danh sách trước hết là liệt kê các nguyên liệu chính và sau đó lần lượt lên từng bộ phận, lần lượt và liệt kê các nguyên liệu sẽ được sử dụng ở đó và các cửa hàng khác nhau cần thiết để tiếp tục công việc trong bộ phận đó. Kiểm tra máy bằng máy sẽ cho kết quả tốt. Một danh sách các phụ tùng cần thiết cho mỗi máy cũng phải được soạn thảo.

Trình quản lý công trình cũng sẽ cho biết mức tiêu thụ của từng hạng mục trên mỗi đơn vị thời gian hoặc trên mỗi tỷ lệ đầu ra nhất định. Nếu và khi tỷ lệ tiêu thụ thay đổi, người quản lý mua hàng phải được thông báo về sự thay đổi đó để anh ta có thể thực hiện các thay đổi cần thiết trong lịch mua hàng.

Mã số:

Sau khi lập danh sách tiêu chuẩn, bạn nên đưa ra một mã số hoặc ký hiệu cho mỗi mục. Mã hoặc ký hiệu có thể bao gồm toàn bộ chữ số hoặc chữ cái của bảng chữ cái một phần và chữ số một phần. Mã số là cần thiết khi sử dụng máy đục lỗ. Trong mọi trường hợp, việc sửa mã hoặc ký hiệu có thể tiết kiệm rất nhiều lao động văn thư. Ví dụ, ký hiệu cho que hàn thép nhẹ 1/16 có thể là WM 64.

Học sinh có thể thấy sự khác biệt trong nỗ lực viết hai điều này. Trong khi vẽ một mã số, điều cần làm là liệt kê các bộ phận khác nhau và phân bổ hai chữ số đầu tiên để chỉ ra số của bộ phận. 05, ví dụ, có thể chỉ ra bộ phận giao thông vận tải. Tương tự 00 có thể được sử dụng cho các vật liệu và cửa hàng được sử dụng trong tất cả các bộ phận, ví dụ, dầu hỏa, chất thải bông, vv Và sau đó cho mỗi bộ phận, danh sách các vật liệu được lập ra.

Chữ số đầu tiên phải cho biết liệu vật liệu sẽ tạo thành một phần của sản phẩm hay liệu nó chỉ được sử dụng để chạy máy hay liệu nó có phải là phụ tùng hay không. Tôi có thể được chỉ định cho các vật liệu tạo thành một phần của sản phẩm, 2 cho các vật liệu để chạy máy và 3 cho các phụ tùng.

Hai hoặc ba chữ số tiếp theo có thể được phân bổ cho các vật liệu khác nhau. Do đó, nó có thể là một mã gồm sáu chữ số, hai chữ số đầu tiên chỉ ra bộ phận trong đó vật liệu được yêu cầu, cái thứ ba chỉ ra bản chất của vật liệu và cái cuối cùng chỉ ra tên của vật liệu. Ví dụ: nếu mã là 042034, điều đó có thể có nghĩa là Nguyên liệu số 34 (giả sử, dầu bôi trơn) được sử dụng trong bộ phận số 4 để giữ cho máy hoạt động.

Tất nhiên, mã có thể được rút ra theo cách chỉ để mô tả tài liệu nhưng không phải là mục đích sử dụng. Mã sau đó sẽ bao gồm một số để biểu thị tên của nó, một số khác để chỉ kích thước của nó hoặc các chi tiết khác như bóng râm, nếu cần thiết. Ví dụ, số được phân bổ cho que hàn thép nhẹ có thể là 43 và số đó cho que hàn nhôm 44. Kích thước có thể được chỉ định bằng 1 cho mỗi 1/20 cm. Sau đó, mã cho que hàn nhôm 3/10 cm. sẽ là 4406 và đối với que hàn thép nhẹ 1/10 cm sẽ là 4302.

Thí dụ:

Một nhà máy sử dụng thép hình chữ nhật và các thanh gang khác nhau về chiều cao và chiều rộng bằng 1/10 cm giữa chiều rộng _1/2 và 1 ½ cm và chiều cao từ 1/10 cm đến 8/10 cm.

Hai ví dụ về mã là:

Thép 1 cm x 2/5 cm: 211004

Gang 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: 221202

Mã cho các thanh thép 1 ½ cm là gì? 7/10 cm và cho một thanh sắt 4/5 cm x 3/10 cm?

Rõ ràng là các thanh thép được biểu thị bằng 21 và gang bằng 22, chiều rộng đó có 1 cho 1/10 cm và chiều cao cũng được biểu thị bằng cùng một chữ số. Do đó, mã cho thanh thép 1 Vi cm x 7/10 cm sẽ là 21 15 07 và đối với thanh gang 4/5 3/10 cm. sẽ là 22 08 03.

Nếu một mặt hàng đã được đưa vào danh sách tiêu chuẩn, nhiệm vụ của Quản lý mua hàng là phải xem xét bổ sung cổ phiếu khi các cổ phiếu cũ đã cạn kiệt. Nhưng nếu quy mô sản lượng đã được tăng lên, thì trách nhiệm của Giám đốc công trình là phải thông báo kịp thời cho Người quản lý mua hàng để có thể xây dựng thêm các cổ phiếu kịp thời để thấy rằng công việc đó không bị ảnh hưởng.

Nếu bất kỳ bài viết bổ sung nào được yêu cầu bởi Người quản lý công trình hoặc bất kỳ ai khác, thì nhiệm vụ của anh ta là phải gửi một yêu cầu mua hàng đặc biệt cho Người quản lý mua hàng. Nó nên được cai trị đúng. Sau đây là một mẫu của một yêu cầu mua hàng.

Thói quen mua hàng:

Trong trường hợp vật liệu đã được đưa vào danh sách tiêu chuẩn, quy trình đảm bảo cung cấp nguyên liệu liên tục như sau:

Số lượng và mức đặt hàng tối thiểu:

Đối với mỗi mặt hàng, số lượng tối thiểu được xác định dựa trên thời gian cần thiết để có được bài viết từ nhà cung cấp và mức tiêu thụ trung bình trên một đơn vị thời gian. Ví dụ: nếu mức tiêu thụ của một bài viết là 50 đơn vị mỗi tuần và kinh nghiệm là phải mất sáu tuần để thực sự có được bài viết sau khi đặt hàng, thật đáng tiếc khi biết rằng một đơn hàng mới phải ra khi cổ phiếu thực tế hơn 300 đơn vị, tức là 50 x 6.

Nếu điều này không phải là như vậy và một đơn đặt hàng được đặt, giả sử, chỉ khi cổ phiếu là 200 đơn vị, nguồn cung hiện tại sẽ cạn kiệt trước khi cổ phiếu mới đến và công việc sẽ bị ảnh hưởng vì không an toàn khi phụ thuộc vào thời gian giao hàng thông thường, một biên độ an toàn phải được thêm vào.

Do đó, trong ví dụ trên, số lượng cổ phiếu tối thiểu khi đặt hàng mới sẽ là 300 đơn vị cộng với 100 đơn vị cho cổ phiếu an toàn hoặc 400 đơn vị. Giới hạn này được nhập vào sổ cái của cửa hàng (là tập hợp các tài khoản cả về số lượng và số lượng của từng mặt hàng của cửa hàng). Nhiệm vụ của nhân viên sổ cái cửa hàng là phải thông báo cho Người quản lý mua hàng bất cứ khi nào cổ phiếu thực tế đạt đến số lượng tối thiểu.

Điều này được thực hiện trong mẫu, được đưa ra dưới đây:

Khi điều này đến Trình quản lý mua hàng, nhiệm vụ của anh ta là bắt đầu quy trình mua hàng được nêu ra sau đó một chút. Một số công ty sử dụng thuật ngữ Đặt hàng đòn bẩy thay vì số lượng tối thiểu, nhưng một số công ty sử dụng cả hai điều khoản. Trong trường hợp đó, mức đặt hàng có nghĩa là những gì đã được viết ở trên liên quan đến số lượng tối thiểu. Số lượng tối thiểu sau đó sẽ có nghĩa là giới hạn thấp hơn mà tại đó các vấn đề của tài liệu liên quan có thể được dừng lại đối với các công việc thông thường để chỉ các công việc quan trọng được đưa lên và kết thúc.

Việc ủy quyền cho vấn đề của các tài liệu đó cũng có thể là từ tổng giám đốc chứ không phải từ người quản đốc như thường lệ. Một số công ty vẫn có một cấp độ khác, được gọi là Cấp độ Nguy hiểm '. Điều này có nghĩa là một giới hạn mà tại đó Người quản lý mua hàng phải thực hiện các bước đặc biệt, giả sử, gửi một người đàn ông để mang các vật liệu và cửa hàng cần thiết.

Số lượng tối đa:

Một trong những chức năng của Trình quản lý mua hàng là thấy rằng không có sự đầu tư quá mức vào cổ phiếu. Với mục đích này, anh ta phải sửa một giới hạn tối đa cho cổ phiếu của các mặt hàng khác nhau. Giới hạn tối đa này sẽ chỉ được vượt qua trong trường hợp đặc biệt. Ví dụ: nếu một bài viết bị thiếu, giới hạn tối đa có thể được bỏ qua một cách an toàn, nếu có sẵn rất nhiều với giá cả hợp lý.

Nhưng, về tổng thể, việc quá tải phải tránh vì những lý do sau:

(a) Nó liên quan đến đầu tư của các quỹ rất lớn do đó sẽ mất lãi.

(b) Các cổ phiếu cực lớn sẽ đòi hỏi nhiều không gian hơn để có thể trả thêm tiền thuê.

(d) Vì một số phần của cổ phiếu sẽ nằm trong một thời gian dài, có thể có sự suy giảm chất lượng.

(e) Có nguy cơ lỗi thời.

Điều này có nghĩa là sản phẩm có thể bị từ bỏ hoặc phương thức sản xuất sản phẩm có thể bị thay đổi. Vật liệu cũ sẽ không còn được yêu cầu vì nếu có những cổ phiếu lớn, chúng có thể dẫn đến thua lỗ nặng.

Các yếu tố để xác định giới hạn hoặc số lượng tối đa như sau:

(i) Tài chính có thể được tha cho việc duy trì cổ phiếu.

(ii) Không gian lưu trữ hoặc dung lượng lưu trữ có sẵn.

(iii) Công ty ước tính số lượng cần thiết cho tiêu dùng trong tương lai gần. Điều này liên quan đến ước tính liên quan đến doanh số và sản xuất của bài báo đã hoàn thành có liên quan và xem xét bất kỳ thay đổi có thể có trong các tài liệu cần thiết cho việc sản xuất bài viết.

(iv) Có khả năng biến động giá cả; nếu chắc chắn rằng giá sẽ tăng đáng kể trong giai đoạn tới, một cổ phiếu tương đối lớn sẽ được giữ lại. Trong trường hợp ngược lại, cổ phiếu được giữ ở mức thấp nhất có thể.

(v) Có khả năng thay đổi trong điều kiện cung cấp vật liệu. Nếu dự kiến sẽ khó có được nguồn cung hơn trong tương lai, các cổ phiếu lớn sẽ được xây dựng.

Một số công ty tuân theo công thức đặt giới hạn tối đa ở mức gấp đôi số lượng tối thiểu. Nhưng điều này là không đúng; số lượng tối đa nên được xác định dựa trên việc xem xét các yếu tố được đưa ra ở trên. Mục đích cơ bản là để tránh thua lỗ do lỗi thời và chi phí tăng thêm về bản chất của lãi suất đối với vốn bị khóa trong chứng khoán. Để tránh lỗi thời, điều cần thiết là phải biết các kế hoạch sản xuất của công ty (chứ không phải là những kế hoạch đang được xem xét); những điều này không chỉ bao gồm các bài báo được sản xuất mà cả các quy trình sản xuất được sử dụng bởi các số lượng khác nhau của bài viết và số lượng của mỗi chất lượng sẽ được sản xuất cũng cần được xác định. Tài liệu nên được dự trữ sẽ được yêu cầu cho chương trình sản xuất xác định; đối với các kế hoạch không chắc chắn, việc mua hàng nên được thực hiện rất thận trọng.

Ngoài việc xem xét cơ bản này, các giới hạn tối đa thường sẽ được cố định khi tham khảo ý kiến của Giám đốc Tài chính, người thường quyết định những khoản tiền nào có thể được sử dụng cho mục đích kiểm kê. Khả năng di chuyển về giá và điều kiện cung ứng dự kiến chắc chắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến câu hỏi này.