Cơ chế kiểm soát dự án: 3 loại cơ chế kiểm soát dự án
Các loại cơ bản của cơ chế kiểm soát dự án trong quản lý dự án như sau:
Trong một dự án, rất dễ để mất tầm nhìn của các mục tiêu thực tế. Các dự án lớn có được cuộc sống của riêng họ và, nếu để lại cho chính họ, có thể vượt khỏi tầm kiểm soát.
Phải có cơ chế để kiểm soát dự án và để đảm bảo rằng dự án đang được tiến hành theo kế hoạch. Hầu hết, việc kiểm soát một dự án tập trung vào ba yếu tố sau của dự án:
tôi. Hiệu suất
ii. Giá cả
iii. Thời gian
Mục tiêu của việc kiểm soát là tìm ra rằng có một vấn đề và sau đó thay đổi quá trình bằng cách thực hiện các biện pháp khắc phục. Kiểm soát dự án không chỉ đơn giản là chờ đợi mọi thứ đi sai và sau đó sửa chữa nó. Chủ yếu là có các hệ thống để xác định các vấn đề trước khi chúng tự biểu hiện. Có ba loại cơ chế điều khiển cơ bản - điều khiển học, đi / không đi và sau hiệu suất.
1. Điều khiển từ trường:
Đây là loại cơ chế kiểm soát phổ biến nhất. Một dự án có đầu vào và đầu ra. Các đầu ra có thể ở dạng các cột mốc phải được đáp ứng. Điều khiển từ tính tập trung vào các đầu ra. Nếu các mốc hoặc đầu ra này không đo lường được các tiêu chuẩn đã đặt, thì tình huống sẽ được điều tra để xem liệu có đủ nguyên nhân để thay đổi mô hình hoạt động hay không.
Ví dụ, một dự án để có một phòng trưng bày sẵn sàng để mở sẽ xem xét một số ngày nhất định để hoàn thành hệ thống dây điện, trát, và sơn. Nếu ngày hoàn thành hệ thống dây bị trì hoãn, lịch trình của các hoạt động phải được thay đổi và tốc độ phải được đẩy mạnh để đáp ứng ngày khai trương theo lịch trình.
Trọng tâm của loại kiểm soát này là giảm độ lệch so với tiêu chuẩn. Độ lệch càng nhiều, sự chú ý càng được bảo đảm.
2. Kiểm soát Đi / Không đi:
Kiểm soát đi / không đi có hình thức kiểm tra để đảm bảo rằng các điều kiện tiên quyết nhất định được đáp ứng trước khi thực hiện một nhiệm vụ. Loại điều khiển này cũng có thể được sử dụng cho một phần cụ thể của dự án.
Hãy để chúng tôi lấy ví dụ tương tự của phòng trưng bày. Việc trát sẽ chỉ bắt đầu sau khi hệ thống dây điện và hệ thống ống nước hoàn thành. Vì vậy, nếu lớp trát không bắt đầu đúng lúc, thì rõ ràng đã có một số chậm trễ trong các nhiệm vụ trước.
Điều khiển đi / không đi được liên kết với các kế hoạch thực tế và không được đặt độc lập trên lịch.
3. Kiểm soát sau khi thực hiện:
Kiểm soát sau hiệu suất được áp dụng sau khi hoàn thành dự án hoặc nhiệm vụ, Trọng tâm ở đây không phải là thay đổi những gì đã xảy ra mà là đảm bảo rằng các thực tiễn tốt và xấu được ghi lại để giúp đỡ trong các dự án trong tương lai.
Ví dụ, nếu trong dự án showroom, một phân tích về sự chậm trễ cho thấy rất khó phối hợp sự sẵn có của thợ điện và thợ xây, kiến thức này sẽ giúp ích trong khi lập kế hoạch và thực hiện lễ khánh thành showroom tiếp theo.
Các kiểm soát sau hiệu suất bao gồm một bộ các khuyến nghị về cách cải thiện các dự án trong tương lai.
