Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về chi phí hợp đồng

Chi phí hợp đồng là hình thức chi phí đơn hàng cụ thể áp dụng khi công việc được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng và mỗi đơn hàng có thời gian dài so với chi phí công việc. Công việc nói chung có tính chất xây dựng và sửa chữa.

Hợp đồng xây dựng là hợp đồng xây dựng một tài sản hoặc kết hợp các tài sản tạo thành một dự án đáng kể duy nhất. Điều này bao gồm các hoạt động khác nhau như xây dựng nhà máy (bao gồm chuẩn bị mặt bằng), cầu, đường, đập, tàu, tòa nhà, các thiết bị phức tạp, sản xuất hình ảnh chuyển động, v.v.

Đó là lý do tại sao phương pháp này được sử dụng bởi các nhà xây dựng, nhà thầu xây dựng dân dụng, các công ty xây dựng và cơ khí, vv Những hợp đồng này được đàm phán theo một số cách.

Đặc điểm nổi bật của tài khoản hợp đồng:

Công việc được thực hiện tùy thuộc vào đặc điểm kỹ thuật của khách hàng và thường được thực hiện tại trang web. Mỗi hợp đồng được coi là đơn vị chi phí và thường có thời gian dài để hoàn thành. Hầu hết các chi phí có tính chất trực tiếp và thanh toán được nhận tùy thuộc vào giai đoạn hoàn thành công việc.

Sau đây là các tính năng phân biệt chính của tài khoản hợp đồng:

(i) Tỷ lệ chi phí trực tiếp cao hơn:

Vì hầu hết các khoản mục chi phí có thể được xác định trực tiếp bằng hợp đồng, mặc dù gián tiếp, được coi là chi phí trực tiếp. Chi phí điện thoại lắp đặt tại công trường, sử dụng điện tại chỗ, phương tiện tại chỗ, vận chuyển được coi là chi phí trực tiếp.

(ii) Chi phí gián tiếp thấp:

Mục duy nhất của chi phí gián tiếp có thể là chi phí trụ sở chính. Chi phí như vậy chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong chi phí hợp đồng và thường được hấp thụ trên một số cơ sở tổng thể như tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí hợp đồng.

(iii) Khó khăn trong kiểm soát chi phí:

Quy mô lớn của các hợp đồng và quy mô của trang web có thể tạo ra một số vấn đề lớn về kiểm soát chi phí liên quan đến việc sử dụng và tổn thất vật liệu, ăn cắp, giám sát và sử dụng lao động, thiệt hại và mất nhà máy và công cụ, v.v.

(iv) Nguyên liệu dư thừa:

Tài liệu thặng dư, nếu có, sẽ được ghi có vào tài khoản hợp đồng với chi phí vật liệu khi kết thúc hợp đồng hoặc sẽ được ghi nợ vào tài khoản hợp đồng mới, nếu được chuyển trực tiếp sang hợp đồng khác. Nếu tài liệu không được yêu cầu ngay lập tức, nó sẽ được lưu trữ và chi phí ghi nợ vào tài khoản chứng khoán.

So sánh giữa chi phí công việc và chi phí hợp đồng :

Có một số điểm tương đồng nhất định trong công việc và chi phí hợp đồng. Cả hai phương pháp đều thuộc về loại chi phí đặt hàng cụ thể trong đó công việc được thực hiện theo đặc điểm kỹ thuật của khách hàng. Theo cả hai phương pháp, khách hàng tự đến và không có nhu cầu tạo ra nhu cầu.

Nói chung giá báo giá được yêu cầu trước khi đặt hàng và sản xuất chỉ bắt đầu khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng. Vì mọi công việc và hợp đồng đều khác nhau về bản chất và được xác định bởi một số riêng biệt và được biết đến bởi số đó cho đến khi hoàn thành. Lợi nhuận cũng được xác định theo từng công việc và hợp đồng riêng biệt.

Kiểm tra những điểm tương đồng ở trên có sự khác biệt nhất định giữa chi phí công việc và hợp đồng.

Chúng được đưa ra như dưới đây:

1. Kích thước:

Một công việc có kích thước nhỏ nhưng hợp đồng có quy mô lớn.

2. Nơi làm việc:

Công việc theo chi phí công việc được thực hiện trong hội thảo của chủ sở hữu nhưng hợp đồng được thực hiện chủ yếu tại trang web.

3. Thời gian hoàn thành:

Một công việc thường mất ít thời gian hơn để hoàn thành công việc trong khi hợp đồng mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.

4. Thanh toán giá:

Giá bán của một công việc được thanh toán đầy đủ sau khi hoàn thành công việc nhưng trong trường hợp hợp đồng, giá được trả theo nhiều đợt khác nhau tùy thuộc vào tiến độ của công việc

5. Đầu tư:

Có sự đầu tư lớn vào tài sản ban đầu trong trường hợp chi phí công việc so với chi phí hợp đồng.

6. Bản chất của chi phí:

Trong chi phí công việc, chi phí có thể là trực tiếp và gián tiếp nhưng trong trường hợp chi phí hợp đồng, hầu hết các chi phí đều trực tiếp.

7. Chuyển lợi nhuận:

Lợi nhuận kiếm được từ một công việc hoàn toàn được đưa vào tài khoản lãi và lỗ nhưng trong trường hợp hợp đồng chưa hoàn thành, chỉ có lợi nhuận tương ứng được chuyển vào tài khoản lãi và lỗ tùy thuộc vào giai đoạn hoàn thành hợp đồng.

8. Bản chất của ngành công nghiệp áp dụng:

Chi phí công việc được áp dụng trong ngành in, đúc, kỹ thuật và công nghiệp đóng tàu nhưng chi phí hợp đồng được áp dụng cho kỹ thuật dân dụng - đường, cầu, tòa nhà, v.v.

9. Đơn vị chi phí:

Công việc là đơn vị chi phí trong hợp đồng chi phí công việc là đơn vị chi phí trong chi phí hợp đồng.

10. Nghĩa vụ hợp đồng:

Trong chi phí công việc, một công việc được thực hiện theo đặc điểm kỹ thuật của khách hàng và có nghĩa vụ hợp đồng để hoàn thành công việc kịp thời. Có thể có một điều khoản từ chối công việc bị lỗi và cải chính công việc đó. Trong chi phí hợp đồng, ngoài nghĩa vụ hợp đồng như được đưa ra trong trường hợp chi phí công việc, còn có một điều khoản về tiền giữ lại và thanh toán được thực hiện theo công việc được chứng nhận.

11. Tích lũy chi phí và phân tích phương sai:

Nó phức tạp hơn trong chi phí công việc trong khi nó đơn giản trong chi phí hợp đồng.

Các loại hợp đồng:

Nói chung có ba loại hợp đồng:

(i) Hợp đồng giá cố định. Theo các hợp đồng này, cả hai bên đồng ý với giá hợp đồng cố định.

(ii) Hợp đồng giá cố định nhưng trong một số trường hợp phải tuân theo điều khoản leo thang (thảo luận sau đó).

(iii) Chi phí cộng với hợp đồng. Theo các hợp đồng này, không có giá cố định có thể được giải quyết. Nhà thầu được hoàn trả các chi phí được phép hoặc được xác định khác cộng với tỷ lệ phần trăm của các chi phí này hoặc một khoản cố định hướng tới lợi nhuận.

Mỗi hợp đồng được coi là một đơn vị chi phí riêng biệt và được phân bổ một số phân biệt. Một tài khoản riêng được giữ cho mỗi hợp đồng cá nhân; thường là một phần lớn của công việc được thực hiện tại chính trang web hợp đồng, vì vậy toàn bộ chi phí có thể được tính trực tiếp vào hợp đồng.

Tuy nhiên, chi phí liên quan đến văn phòng, cửa hàng trung tâm, vv yêu cầu phân bổ giữa các hợp đồng khác nhau trên một số cơ sở tùy ý như tỷ lệ phần trăm tiền lương, vật liệu hoặc chi phí chính.

Lợi nhuận trên các hợp đồng chưa hoàn thành (Phương pháp hiện đại) :

Theo phương pháp này, hai phương pháp tính toán lợi nhuận trên các hợp đồng chưa hoàn thành được sử dụng bởi các nhà thầu:

Đó là:

(i) Tỷ lệ phần trăm của phương pháp hoàn thành. Theo phương pháp này, lợi nhuận được xác định vào cuối mỗi kỳ kế toán trước khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng.

(ii) Phương thức hợp đồng hoàn thành. Theo phương pháp này, lợi nhuận chỉ được ghi nhận khi hợp đồng hoàn thành hoặc hoàn thành đáng kể.

Phương pháp: (i) chỉ có thể được thông qua nếu đáp ứng các điều kiện sau:

(a) Chi phí do các giai đoạn hoàn thành khác nhau của hoạt động hợp đồng có thể được xác định rõ ràng. Đối với mục đích này, mỗi giai đoạn của hợp đồng nên được phân biệt thành một trung tâm chi phí hoặc trung tâm lợi nhuận riêng biệt. Điều này là cần thiết để phù hợp với chi phí với doanh thu cho đến giai đoạn hoàn thành và để tìm ra lợi nhuận kết quả được quy cho tỷ lệ công việc hoàn thành.

(b) Phải tồn tại quá trình ước tính đầy đủ để cả hai chi phí hoàn thành com. hành động và tỷ lệ phần trăm thực hiện hợp đồng hoàn thành vào cuối kỳ kế toán có thể được ước tính một cách đáng tin cậy. Giai đoạn hoàn thành có thể được xác định bằng cách tính tỷ lệ chi phí phát sinh cho đến nay so với tổng chi phí ước tính của hoạt động hợp đồng.

(c) Các chi phí liên quan đến hợp đồng thường bắt đầu bằng việc ký kết hợp đồng và kết thúc khi hợp đồng sắp hoàn thành. Chi phí phát sinh trước khi ký hợp đồng được áp dụng nếu các chi phí đó có thể được liên kết trực tiếp với một hợp đồng cụ thể và có mọi khả năng sẽ có được hợp đồng.

Các chi phí có thể được chia thành các lớp sau:

(i) Chi phí liên quan trực tiếp đến một hợp đồng cụ thể như chi phí di chuyển thiết bị đến công trường, chi phí nhân công và giám sát, vật liệu được sử dụng để xây dựng, chi phí phát sinh tại công trường; khấu hao nhà máy và thiết bị sử dụng, vv

(ii) Chi phí phân bổ cho các hợp đồng như thiết kế, hỗ trợ kỹ thuật, bảo hiểm, chế tạo vật liệu ở nơi khác, bao gồm cả chi phí chung, v.v.

(iii) Chi phí phân bổ cho các hợp đồng như quản trị chung, chi phí tài chính, chi phí nghiên cứu và phát triển, khấu hao nhà máy và thiết bị nhàn rỗi, v.v.

(iv) Tín dụng sẽ được cung cấp cho các vật liệu và các nguồn thu khác, thặng dư cho các yêu cầu chuyển màu đỏ sang các hợp đồng khác, v.v.

(d) Các khoản thanh toán tiến độ và tiền tạm ứng nhận được từ khách hàng thường không thể được coi là tương đương với doanh thu kiếm được. Doanh thu được dựa trên tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc.

(e) Số tiền tổn thất, nếu có, ước tính dựa trên ước tính sửa đổi của công việc chưa hoàn thành, sẽ được khấu trừ vào doanh thu hiện tại.

Công việc đang tiến hành:

Tổng chi tiêu tích lũy đến cuối năm được coi là tiến độ công việc, nếu không có lợi nhuận trong tài khoản. Số tiền lãi sẽ được thêm vào chi phí tiến độ, nếu bao gồm lợi nhuận cho việc áp dụng tỷ lệ phần trăm của phương pháp hoàn thành.

Đối với mục đích của bảng cân đối kế toán, các khoản thanh toán nhận được từ người được ký hợp đồng theo thời gian thường được thực hiện riêng rẽ như trước và được hiển thị ở phía bên phải của Bảng cân đối kế toán. Ngoài ra, khoản tạm ứng có thể được khấu trừ vào Chi phí (và lợi nhuận) và chỉ có một con số được giữ ở phía tài sản.

Minh họa 1:

Một hợp đồng lớn sẽ được hoàn thành trong năm giai đoạn. Giai đoạn hoàn thành vào cuối kỳ kế toán cho thấy vị trí hiện tại. Đó là một hợp đồng giá cố định mà không có bất kỳ điều khoản leo thang.

Hợp đồng cộng chi phí :

Chi phí cộng với hợp đồng là một hợp đồng trong đó giá trị của hợp đồng được xác định bằng cách thêm một khoản lợi nhuận cố định và được quyết định trước hoặc một tỷ lệ phần trăm lợi nhuận nhất định trên tổng chi phí của công việc. Nó thường được áp dụng trong những trường hợp mà chi phí có thể xảy ra của hợp đồng không thể được tính toán trước với mức độ chính xác hợp lý do điều kiện vật liệu, lao động không ổn định, v.v. hoặc khi công việc trải đều trong một khoảng thời gian lớn và giá cả vật liệu, tỷ lệ lao động, vv có khả năng biến động.

Các chi phí khác nhau được đưa vào khi thực hiện hợp đồng được thỏa thuận về mặt vật chất để không xảy ra tranh chấp trong tương lai về "sự tôn trọng" này. Theo một loại hợp đồng như vậy, hợp đồng được phép kiểm tra hoặc xem xét kỹ lưỡng các sổ sách, tài liệu và tài khoản liên quan. Hợp đồng như vậy cung cấp một mức giá hợp lý cho người nhận hợp đồng và lợi nhuận hợp lý cho nhà thầu.

Các hợp đồng này được thực hiện để sản xuất các vật phẩm đặc biệt thối thường được sản xuất, ví dụ, sản xuất các bộ phận máy bay được thiết kế mới hoặc trong trường hợp sửa chữa khẩn cấp tàu, xe, nhà máy điện, vv hoặc trong trường hợp xây dựng trong thời gian chiến tranh. Chính phủ thích đưa ra hợp đồng trên cơ sở chi phí cộng.

Hợp đồng như vậy là thuận lợi cho cả nhà thầu và người nhận hợp đồng. Từ quan điểm của Nhà thầu, phương pháp này bảo vệ anh ta khỏi nguy cơ biến động giá cả vật liệu, nhân công và các dịch vụ khác trên thị trường. Anh ta biết trước lợi nhuận mà anh ta có thể mong đợi vào đơn hàng khi hoàn thành.

Hơn nữa, không có rủi ro phát sinh tổn thất trong hợp đồng vì tất cả các chi phí đã thỏa thuận được thu hồi. Nếu nhà thầu là người vô đạo đức, anh ta có thể cố tình tăng chi phí để có được lợi nhuận cao hơn. Để tránh tranh chấp trong tương lai, người ký hợp đồng phải giải quyết các chi phí được chấp nhận như loại vật liệu được sử dụng, tỷ lệ lao động cho các loại khác nhau, chất thải thông thường được phép, tỷ lệ hoặc số tiền lãi, giám sát, chi phí cố định và tổn thất như như phụ cấp cho chất thải, phế liệu, tổn thất bình thường, vv

Khi hóa đơn được đấu thầu, gánh nặng chứng minh từng hạng mục tính phí rơi vào vai nhà thầu. Tuy nhiên, hệ thống này có thể đưa ra phí bảo hiểm kém hiệu quả trong chừng mực nhà thầu có chi phí cao nhất, thu được lợi nhuận cao nhất. Không có động cơ để tìm ra các phương pháp sản xuất hiệu quả hơn hoặc để giảm chi phí, vì nhà thầu có thể không nhận được lợi ích từ bất kỳ khoản tiết kiệm nào do đó thực hiện. Ông thường có quyền kiểm toán chi phí.

Từ quan điểm của người ký hợp đồng, phương pháp này đảm bảo rằng giá phải trả sẽ phụ thuộc vào chi phí thay vì cam kết tùy ý với một mức giá cụ thể. Do đó, trong thị trường không chắc chắn, hợp đồng được củng cố phù hợp và anh ta chỉ trả giá hợp lý.

Phương pháp này phù hợp khi anh cung cấp nguyên liệu, dụng cụ, vv cho nhà sản xuất. Nhìn chung, quan sát thấy rằng chi phí cho người ký hợp đồng có xu hướng cao hơn chi phí có thể có được bằng các hình thức hợp đồng khác.

Chi phí mục tiêu :

Theo phương pháp này, các mục tiêu về khối lượng sản xuất và các mục tiêu của các khoản chi tiêu sản xuất khác nhau được cố định trước và các nỗ lực liên tục được thực hiện không vượt quá các mục tiêu chi tiêu trừ khi có sự gia tăng tương ứng về khối lượng sản xuất so với mục tiêu cố định. Do đó, nhà thầu nhận được một khoản lợi nhuận thỏa thuận so với chi phí được xác định trước. Nếu chi phí thực tế thấp hơn mục tiêu cố định, nhà thầu được hưởng tiền thưởng là tỷ lệ tiết kiệm do đó được thực hiện.

Điều khoản nâng mức :

Để tránh yếu tố rủi ro từ cả hai bên nhà thầu và nhà thầu hợp đồng, có thể có điều khoản leo thang trong hợp đồng quy định thay đổi giá của hợp đồng do thay đổi việc sử dụng các yếu tố sản xuất vượt quá mức thỏa thuận. Nói cách khác, đây là một điều khoản được quy định trong hợp đồng nhằm che đậy mọi thay đổi về giá của hợp đồng do thay đổi giá nguyên liệu và nhân công hoặc thay đổi sử dụng yếu tố sản xuất.

Mục tiêu của điều khoản này là bảo vệ lợi ích của cả hai bên trước sự thay đổi bất lợi về giá cả. Do đó, trong một hợp đồng với cam kết vận tải, giá mỗi tấn sẽ tăng hoặc giảm cho mỗi lần tăng hoặc giảm giá xăng bằng 10% giá hiện hành. Tại đây, nhà thầu phải xuất trình đủ bằng chứng về chi phí vượt quá trước khi khách hàng đồng ý hoàn trả các chi phí đó.

Hơn nữa, cơ sở dựa trên giá các yếu tố, được đặt trong liên hệ. Trong trường hợp điều khoản leo thang được mở rộng để tăng mức tiêu thụ hoặc sử dụng số lượng vật liệu hoặc nhân công, nhà thầu phải đáp ứng cho người ký hợp đồng rằng việc sử dụng tăng lên không phải do không hiệu quả.

Điều khoản này cũng có thể quy định rằng trong trường hợp giá giảm vượt quá mức đã thỏa thuận, người nhận hợp đồng sẽ được giảm giá. Điều này được gọi là Điều khoản giảm leo thang.

Minh họa 2:

Deluxe Limited đã thực hiện một hợp đồng trị giá 5.000.000 Rupee vào ngày 1 tháng 7 năm 2011. Vào ngày 30 tháng 6 năm 2012 khi các tài khoản được đóng lại, các chi tiết sau đây về hợp đồng đã được thu thập: