Chu kỳ cải tiến quy trình kinh doanh liên tục (4 giai đoạn)
Chu kỳ cải tiến liên tục bao gồm bốn giai đoạn.
Giai đoạn 1 Lựa chọn và định nghĩa quy trình:
Điều này liên quan đến việc lựa chọn và xác định một quy trình quan trọng (liên quan đến chiến lược kinh doanh) có phạm vi để cải tiến liên tục.
Giai đoạn 2 Đánh giá và tiêu chuẩn hóa quy trình:
Điều này bao gồm mô tả, đánh giá và tiêu chuẩn hóa của quy trình được chọn để cải tiến.
Giai đoạn 3 Cải tiến quy trình:
Điều này liên quan đến việc cải tiến liên tục quy trình được đánh giá theo chu trình PDCA (nghĩa là chu trình Hành động-Kiểm tra-Kế hoạch)
Giai đoạn 4 Cải thiện cá nhân:
Điều này đề cập đến sự cải tiến liên tục của cá nhân thực hiện cải tiến quy trình theo chu trình PDAC mới (nghĩa là chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Hành động-Thử thách).
Bốn giai đoạn này được thảo luận ngắn gọn trong các đoạn sau.
Giai đoạn 1 Lựa chọn và định nghĩa quy trình:
Trong giai đoạn đầu tiên của chu trình cải tiến liên tục, việc lựa chọn quy trình quan trọng để cải tiến và định nghĩa của quy trình được chọn được nhấn mạnh. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động sau.
(i) Đặt giai đoạn cải tiến quy trình liên tục bằng cách xây dựng thẻ điểm cân bằng tổ chức (OBSC) bao gồm sứ mệnh tổ chức, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, các yếu tố thành công quan trọng, mục tiêu, biện pháp thực hiện, mục tiêu và hành động để cải tiến quy trình. OBSC được chia theo bốn quan điểm, tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và kiến thức và học tập.
(ii) Thành lập một nhóm chỉ đạo trong đó quản lý cũng tham gia tích cực. Một giai đoạn được thiết lập để cải tiến quy trình bằng cách tạo ra một môi trường để khuyến khích và nuôi dưỡng cả cải tiến quy trình và cải tiến cá nhân.
(iii) Xác định các quy trình quan trọng liên quan đến OBSC và xác định các quy trình có liên quan dựa trên các yếu tố thành công quan trọng.
(iv) Chọn quy trình quan trọng nhất (đặt ra vấn đề lớn nhất hoặc cơ hội lớn nhất trong tình huống hiện tại). Điều này có nghĩa là chọn một quy trình mà nhóm sẽ tập trung vào để cải thiện.
(v) Chỉ định chủ sở hữu quy trình cho quy trình được chọn, người chịu trách nhiệm cải tiến quy trình đã chọn. Chủ sở hữu quá trình có chức năng như một nhà tài trợ, người trong nhóm chỉ đạo đóng vai trò là cố vấn cho dự án cải tiến. Chủ sở hữu quy trình chịu trách nhiệm cho hoạt động đúng của quy trình và có thẩm quyền thay đổi quy trình đó.
(vi) Cài đặt nhóm cải tiến bởi chủ sở hữu quy trình và trao cho nhóm quyền sở hữu đối với các quy trình của họ.
(vii) Có chủ sở hữu quy trình và các thành viên trong nhóm xác định quy trình đã chọn. Xác định quy trình là điều kiện tiên quyết thiết yếu để cải thiện quy trình.
Định nghĩa quy trình bao gồm: (a) khách hàng nội bộ / bên ngoài, (b) Đầu vào, (c) quá trình và (d) đầu ra.
(viii) Huấn luyện nhóm sử dụng các phương pháp và kỹ thuật cải tiến và cũng đào tạo trưởng nhóm để trở thành một huấn luyện viên.
(ix) Xây dựng kế hoạch cải tiến bao gồm nhiệm vụ của nhóm, tiêu đề dự án, mục tiêu cải tiến, biện pháp đánh giá hiệu suất, tiến độ thực hiện, có nghĩa là yêu cầu, loại hỗ trợ cần thiết từ quản lý cấp cao, hậu quả của việc giới thiệu quy trình cải tiến, nhân viên đề kháng với việc giới thiệu quá trình cải tiến, vv
(x) Thu thập thông tin cần thiết và phân tích dữ liệu và khiếu nại của khách hàng liên quan và ghi lại quá trình thay đổi bằng biểu đồ dòng chảy.
Giai đoạn 2 Đánh giá và tiêu chuẩn hóa quy trình:
Trong giai đoạn này, quy trình được chọn được mô tả chi tiết để kiểm tra xem quy trình có được hiểu rõ ràng hay không. Điều này đòi hỏi phải chuẩn hóa quy trình, đo lường và xem xét hiệu suất của quy trình, xác định các lần đến ngắn của quy trình và phân tích các vấn đề với quy trình.
Bằng cách tiêu chuẩn hóa quy trình, cách tốt nhất hiện tại để thực hiện quy trình đó được thiết lập. Điều này được thực hiện để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu quy trình và quy trình được sử dụng nhất quán theo cùng một cách mỗi lần. Các tiêu chuẩn quy trình cung cấp đường cơ sở để cải tiến quy trình liên tục.
Các hoạt động quan trọng trong giai đoạn này là:
(i) Xác định và mô tả quy trình được chọn
(ii) Đo lường hiệu suất của quy trình trên cơ sở đo lường hiệu suất được mô tả
(iii) Phân tích dữ liệu quy trình có sẵn
(iv) Thực hiện phân tích nguyên nhân và kết quả và
(v) Xác định nguyên nhân gốc rễ
Giai đoạn 3 Cải tiến quy trình:
Trong giai đoạn này, quá trình được lựa chọn liên tục được cải thiện. Chu trình PDCA được sử dụng cho mục đích này.
Các giai đoạn khác nhau của chu kỳ này là:
(i) Kế hoạch:
Kế hoạch cải tiến đã được xây dựng trong giai đoạn lựa chọn quy trình và định nghĩa của hệ thống đã được cập nhật. Các mục tiêu cải tiến được xác định, các hành động cải tiến và cách chúng liên quan đến OBSC được chỉ định và các giải pháp giải quyết các yêu cầu đã nêu và nguyên nhân vấn đề được phát triển.
(Ii do:
Kế hoạch cải tiến được thực hiện ở quy mô hạn chế, các giải pháp được lựa chọn được thử nghiệm, các thí nghiệm được thực hiện và các thành viên trong nhóm được đào tạo sử dụng các phương pháp và kỹ thuật cải tiến.
(iii) Kiểm tra:
Tác động của thay đổi quy trình được đo lường, kết quả của các hành động cải tiến này được xem xét dựa trên các biện pháp thực hiện, mức độ mà các mục tiêu cải tiến có thể được thực hiện với các hành động này được kiểm tra và kết quả được so sánh với các chỉ tiêu.
(iv) Đạo luật:
Các kết quả được thực hiện, tức là cải tiến quy trình được đưa ra, quy trình được kiểm soát, thay đổi quy trình cuối cùng được thực hiện, kết quả được đánh giá, quy trình được cải tiến và giám sát liên tục, hiệu suất được cải thiện và quy trình có thể thay đổi được chuẩn hóa.
Giai đoạn 4 Cải thiện cá nhân:
Sự thay đổi tổ chức được tạo ra bởi tác động tích lũy của tất cả các nỗ lực của cá nhân để cải thiện bản thân, công việc và tổ chức của họ. Các kỹ thuật tự cải thiện cá nhân rất hữu ích trong việc tập trung các nỗ lực cải tiến cá nhân của mỗi người trong tổ chức.
Trong giai đoạn cải tiến cá nhân, trọng tâm là sự cải tiến liên tục các kỹ năng và hành vi của cá nhân, tạo thành nền tảng của sự phát triển cá nhân, thành công và hạnh phúc cá nhân.
Chu trình PDAC được sử dụng. Các giai đoạn khác nhau của chu kỳ này là :
(i) Kế hoạch:
Xây dựng hoặc cập nhật thẻ điểm cân bằng cá nhân (PBSC) tập trung vào công việc và thời gian rảnh của bạn.
(Ii do:
Bắt đầu với một mục tiêu đơn giản từ PBSC của bạn với hành động cải tiến tương ứng. Tập trung vào những điều mà bạn 'không giỏi, vào những thói quen giới hạn bạn, vào những điều có ảnh hưởng bất lợi đến cuộc sống của bạn và những điều mang lại kết quả kém. Tập trung vào nỗ lực của hành động cải tiến của bạn. Chia sẻ PBSC của bạn với đồng nghiệp hoặc bạn bè đáng tin cậy và đảm bảo sự hỗ trợ của người giám sát của bạn.
(iii) Đạo luật:
Kiểm tra xem hành động cải tiến có hoạt động không và thực hiện hành động khi nó không hoạt động. Xem xét kết quả theo các biện pháp và mục tiêu hiệu suất cá nhân được xác định. Kiểm tra mức độ bạn đã nhận ra mục tiêu cá nhân của bạn. Phát triển năng lực của bạn để đạt được các mục tiêu đã chọn. Thực hiện cải tiến cá nhân đã được chứng minh và khẳng định kết quả cá nhân.
(iv) Thử thách:
Chấp nhận những thách thức lớn hơn bằng cách chọn mục tiêu khó hơn và hành động cải tiến tương ứng từ PBSC của bạn và tiếp tục với nó.
