Quản lý chi phí: Hướng dẫn đầy đủ về Quản lý chi phí

Nhiều doanh nghiệp đã không chuẩn bị. Khi các chủ doanh nghiệp dự báo ngân sách trong vài năm tới, họ phải cho phép các chi phí tăng cao như vậy và tìm cách để quản lý các chi phí có thể quản lý được. Bằng cách cung cấp các giải pháp phù hợp cho khách hàng của bạn, là nhà cung cấp công nghệ văn phòng của họ, bạn có thể đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp quản lý chi phí. Bạn cũng sẽ củng cố các mối quan hệ và tạo cơ hội bán hàng cho đại lý của bạn.

Điều quan trọng là khách hàng của bạn phải nhận ra rằng một chi phí đáng kể nhưng hiếm khi được đo lường của một doanh nghiệp là năng suất văn phòng. Với thực tiễn quản lý chi phí văn phòng hiệu quả, họ có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc phải chịu các tác động kinh tế đang diễn ra và không thể đoán trước từ các sự kiện như thiên tai năm 2005.

Khi họ tìm cách tiết kiệm tiền, bạn có cơ hội giúp khách hàng hiểu rằng công nghệ văn phòng ngày nay cung cấp các công cụ để phục vụ tốt hơn nhu cầu năng suất. Bằng cách hiện đại hóa thiết bị văn phòng hiện tại, tích hợp và tùy chỉnh các thiết bị đa chức năng vào quy trình làm việc và tối đa hóa khả năng của chúng, khách hàng của bạn sẽ đạt được mức tiết kiệm chi phí và năng suất dài hạn mới.

Tăng hiệu quả:

Quản lý chi phí có thể quản lý bắt đầu bằng phân tích quy trình làm việc về năng suất và hiệu quả của văn phòng. Hiểu cách sử dụng công nghệ và các chi phí liên quan cung cấp một điểm khởi đầu để sử dụng tốt nhất công nghệ văn phòng được nối mạng. Nó đã được phổ biến để bổ sung các thiết bị văn phòng hiện có một cách nghiêm ngặt trên cơ sở nâng cấp của Google. Tuy nhiên, tại một thời điểm nhất định, một phân tích dòng công việc do Đại lý của bạn thực hiện cần phải diễn ra trong mỗi doanh nghiệp của khách hàng để xác định cấu hình công nghệ văn phòng hiệu quả nhất về chi phí trong tương lai.

Khách hàng của bạn có biết rằng các doanh nghiệp đã giảm chi phí từ 20 đến 30 phần trăm thông qua việc sử dụng tốt hơn các tài nguyên thiết bị hiện có và việc áp dụng các máy photocopy và thiết bị in đa chức năng mới hơn không? Tiết kiệm 30 phần trăm là rất đáng kể khi một người cho rằng nghiên cứu cho thấy các công ty dành khoảng 10 phần trăm doanh thu của họ cho sản xuất, quản lý và phân phối tài liệu. Xác định nhu cầu quản lý tài liệu có thể cung cấp nhiều cơ hội hơn để tích hợp hiệu quả các tài liệu điện tử vào quy trình công việc kinh doanh tổng thể thay vì chỉ đơn giản là in các tài liệu như đầu ra bản sao tốn kém.

Những khoản tiết kiệm ẩn này rất có ý nghĩa khi xem xét một số cá nhân in hàng ngàn trang mỗi năm. Phân tích quy trình công việc tài liệu là một khoản đầu tư đáng giá cho khách hàng của bạn để xác định mức tiết kiệm tiềm năng. Ngoài việc tìm cách giải quyết các chi phí liên quan đến việc in khối lượng lớn tài liệu bản cứng, còn có yếu tố chi phí của chính thiết bị.

Như bạn đã biết, trong những năm gần đây, chi phí đơn vị của các thiết bị văn phòng đa chức năng mới đã tiếp tục giảm trong khi số lượng tính năng của các thiết bị vẫn tiếp tục tăng. Điều đó nói rằng, khách hàng của bạn cần hiểu rằng chỉ nâng cấp lên các thiết bị đa chức năng mới không phải là giải pháp hoàn chỉnh.

Các thiết bị đa chức năng hiện cung cấp nhiều tính năng hơn so với người dùng trung bình sử dụng hoặc thậm chí còn tồn tại. Ví dụ, trong khi khả năng kết nối được nối mạng của thiết bị văn phòng có thể được cập nhật theo các tiêu chuẩn ngày nay, các khả năng mới hơn như quét được sử dụng không đúng cách như là trình tiết kiệm chi phí đáng kể. Một khuyến nghị chuyên nghiệp và đào tạo tùy chỉnh dựa trên nhu cầu kinh doanh độc đáo có thể tiết kiệm hàng ngàn đô la trong nhiều năm.

Các công ty cũng có thể đạt được mức năng suất mới thông qua đào tạo thiết bị phù hợp. Là đại lý, chúng tôi nhận thức rõ rằng các tác vụ sao chép, quét và chia sẻ - các quy trình được sử dụng để yêu cầu nhiều thiết bị - đã được giảm xuống thành các hoạt động đơn lẻ. Việc sử dụng không đúng các khả năng này trong số các khách hàng của bạn thường là kết quả trực tiếp của việc thiếu đào tạo và nhận thức. Họ cần biết cách áp dụng tốt hơn các khả năng của các thiết bị đa chức năng trong văn phòng của họ.

Giá nhân công:

Chi phí lao động, là sự kết hợp giữa chi phí văn thư và giám sát, là một phần chính trong ngân sách của bất kỳ bộ phận hồ sơ nào Chi phí lao động phụ thuộc vào mức độ hoạt động, quy trình truy xuất, khối lượng và các loại vật tư và thiết bị được sử dụng. Khối lượng và mức độ hoạt động được đưa ra các yếu tố không thể thay đổi, nhưng người quản lý hồ sơ có một số ảnh hưởng đối với quy trình truy xuất. Ngoài ra các nguồn cung cấp, chẳng hạn như thư mục tệp và bộ chứa tài liệu, được chọn bởi người quản lý hồ sơ, người nên xem xét rằng các loại bộ chứa khác nhau sẽ ảnh hưởng đến thời gian nộp và / hoặc lấy tài liệu.

Chi phí lao động có liên quan trực tiếp đến mức độ hiệu quả, trong đó vật tư và thiết bị là thành phần chính.

Để phân tích chi phí nhân công của container tài liệu và thiết bị, chúng tôi phải chia chi phí thành các yếu tố sau:

(1) Thời gian truy cập thiết bị;

(2) Thời gian truy cập container tài liệu;

(3) Thời gian chèn tài liệu

(4) Thời gian khôi phục tài liệu và

(5) Thời gian phục hồi thiết bị.

Chi phí lưu trữ:

Một lĩnh vực mà chúng tôi có thể phát triển các công thức chi phí chung áp dụng cho bất kỳ loại thiết bị hoặc lắp đặt nào là lưu trữ. Ở đây chúng tôi xem xét chi phí lưu trữ tài liệu trong các thùng chứa tài liệu trong một khoảng thời gian lưu giữ nhất định.

Ghi lại chi phí lưu trữ phụ thuộc vào:

(1) Thiết bị và vật tư,

(2) Không gian bị chiếm dụng, và

(3) Chi phí không gian.

Đối với mục đích so sánh, rất hữu ích khi tính LFF chi phí mỗi năm, có thể được thực hiện theo ba bước:

Bước 1: Chi phí cho tất cả các thiết bị làm đầy + Chi phí vật tư = Chi phí nguyên vật liệu:

Để xác định chi phí vật liệu, chúng ta phải biết chi phí của thiết bị g foot (LFF). Làm thế nào chúng ta có thể nhận được chi phí và nguồn cung cấp cho mỗi thiết bị nộp tuyến tính trên mỗi LFF? Nếu thiết bị mới được mua, báo giá từ một nhà cung cấp tiềm năng sẽ nêu chi phí theo LFF. Đôi khi, nó được tuyên bố là chi phí cho mỗi LFI, có thể được chuyển đổi thành chi phí cho mỗi LFF bằng cách nhân dữ liệu với 12.

Chẳng hạn, giá mua một tủ bốn ngăn, có công suất 100 LFI, có thể là 100 đô la, vì vậy chi phí thiết bị cho mỗi LFI là 100: 100 hoặc 1 đô la. Nhân con số đó với 12, chúng tôi đạt 12 đô la như chi phí cho mỗi LFF. Để tính chi phí cho các thiết bị hiện có mà giá mua không xác định, hãy lấy 3040 phần trăm chi phí của một hệ thống mới làm cơ sở cho tính toán này.

Khi bạn có chi phí nhà ở cho mỗi LFF, bạn sẽ muốn thiết lập chi phí vật tư cho mỗi LFF. Trước tiên hãy tìm hiểu có bao nhiêu thư mục, chất kết dính / thùng chứa trong hệ thống của bạn trên mỗi LFF. Cách tốt nhất để có được dữ liệu này là đếm số lượng chất kết dính thư mục hoặc túi bạn có trong một ngăn kéo hoặc trên một giá.

Chọn một ngăn kéo hoặc kệ với thư mục / chất kết dính / độ dày thùng chứa điển hình và điều kiện tải trung bình. Sau đó chia số lượng container cho số lượng LFI và nhân kết quả với số lượng hồ sơ trên mỗi LFF. Nếu, ví dụ, có; 0 bản ghi trong ngăn kéo 25 inch, sau đó có 24 bản ghi cho mỗi LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Hoặc nếu bạn có 90 bản ghi trên kệ rộng 3 feet, thì có 30 bản ghi cho mỗi LFF (90/3 = 30).

Tiếp theo, chúng ta phải thiết lập chi phí nộp vật tư theo LFF, nghĩa là chi phí cho các thư mục, chất kết dính, túi và bất kỳ loại hộp đựng tài liệu nào khác, bao gồm các tấm chia, nhãn, ốc vít, túi bên trong và các tệp đính kèm đặc biệt. Để làm điều này, hãy xác định chi phí vật tư trên 1.000 hồ sơ và sau đó nhân số đó với số lượng hồ sơ trên mỗi LFF, như được thiết lập ở trên:

Chi phí đơn vị x số lượng hồ sơ = chi phí đơn vị vật liệu

nếu chúng tôi giả định rằng chi phí vật tư là 400 đô la trên 1.000 đô la hồ sơ và có 50 hồ sơ cho mỗi LFF thì chi phí cung ứng cho mỗi LFF là 20 đô la.

Bằng cách thêm chi phí thiết bị cho mỗi LFF vào chi phí vật tư trên mỗi LFF, chúng tôi có thể tính toán chi phí nguyên vật liệu cho mỗi LFF. Do đó, nếu chi phí thiết bị là 12 đô la cho mỗi LFF và chi phí vật tư là 20 đô la cho mỗi LFF, thì chi phí vật liệu là 32 đô la cho mỗi LFF.

Bước 2: (Không gian- Hệ số hiệu quả x Chi phí bất động sản) + Chi phí dịch vụ bất động sản = Chi phí không gian cho mỗi LFF mỗi năm:

Nó tốn tiền để chiếm không gian, và chi phí bất động sản đang tăng lên hàng năm. Ngay cả khi tổ chức của bạn sở hữu tòa nhà của nó, bạn nên biết về chi phí kế toán cho không gian bị chiếm bởi hệ thống hồ sơ. Rốt cuộc, nếu không gian đó không được sử dụng cho hồ sơ, nó có thể được sử dụng cho mục đích khác hoặc cho thuê.

Lượng không gian bị chiếm phụ thuộc vào cách bố trí, khối lượng và thiết bị của nó. Người quản lý hồ sơ thường không thể làm gì nhiều về khối lượng, vì điều này được tạo ra bởi tổ chức. Cách duy nhất để tác động đến khối lượng bằng cách thay đổi lịch lưu giữ có thể khó khăn, nếu không nói là không thể. Khu vực nơi người quản lý hồ sơ có thể giám sát không gian bị chiếm bởi hệ thống hồ sơ là lựa chọn thiết bị.

Thiết bị khác nhau có hiệu quả không gian khác nhau. Điều này có nghĩa là khi lưu trữ một công suất nhất định, một loại thiết bị lưu trữ sẽ sử dụng nhiều không gian hơn loại khác. Thiết bị thấp, như tủ ngăn kéo và tủ và kệ cao, có hiệu quả không gian thấp. Ba loại hiệu quả không gian có thể được xác định: thấp, trung bình và cao.

Hiệu quả không gian thấp bao gồm các thiết bị có hệ số trên 1.0. Phạm vi của thiết bị trong danh mục này là từ tủ hai ngăn kéo, đến tệp bên ba tầng có kích thước chữ cao, đối diện cao và có hệ số hiệu quả không gian là 1. 17. Hiệu quả không gian trung gian được quy cho ngăn kéo năm tủ có kích thước chữ với hệ số từ 0, 08 đến tệp bên kích thước bảy chữ với hệ số 50. Hiệu quả cao của không gian bắt đầu dưới 0, 5 và các đỉnh xung quanh và dưới 0, 20, với con số thấp nhất cho giá đỡ di động dọc, cao tám bậc, với các phần sâu 12 feet và bốn phần trên mỗi lối đi. Yếu tố này có thể được giảm bằng cách thêm nhiều phần vào hệ thống trên mỗi lối đi và mở rộng chiều dài của các phần. ' Như bạn có thể thấy, hệ số hiệu quả không gian càng thấp thì hiệu quả không gian càng tốt.

Không gian lối đi là một thành phần chính của chi phí không gian, vì vậy nó tạo ra sự khác biệt cho dù các tủ hoặc tệp chia sẻ một lối đi chung. Do đó, hệ số hiệu quả không gian luôn cao hơn đối với các tệp được đặt riêng lẻ. Các tệp được đặt đối diện nhau, chia sẻ một lối đi chung giữa chúng, có hệ số hiệu quả không gian thấp hơn, như được hiển thị ở trên trong cột bên phải. Đối với mục đích so sánh, thường được quyền sử dụng hệ số cho các cọc được đặt đơn lẻ. Khi bố trí các thiết bị tiềm năng được biết đến, nên sử dụng hệ số hiệu quả không gian thích hợp. Đối với một số loại thiết bị, điều này thậm chí có thể là sự kết hợp của thiết bị chia sẻ và đặt đơn lẻ, của thiết bị độc lập và thiết bị bổ sung.

Để thiết lập chi phí không gian bị chiếm bởi hệ thống hồ sơ, bạn phải thiết lập giá trị của không gian bị chiếm, đó là chi phí hàng năm chiếm không gian bằng feet vuông. Tất nhiên, những dữ liệu này khác nhau rất nhiều tùy theo điều kiện và giá trị của tòa nhà và vị trí. Sự khác biệt về chi phí không gian hàng năm trên mỗi feet vuông giữa khu vực thành thị và nông thôn cũng rất đáng kể. Tuy nhiên, bạn nên lấy chi phí không gian cho khu vực của bạn hoặc, thậm chí tốt hơn, cho tòa nhà của bạn từ bộ phận quản lý nhà, kế toán, ngân sách hoặc bất động sản.

Lấy chi phí bất động sản hàng năm trên mỗi feet vuông và nhân nó với hệ số hiệu quả không gian mang lại chi phí cơ bản cho không gian trên mỗi LFF. Chẳng hạn, nếu chi phí bất động sản hàng năm là 10 đô la một feet vuông và bạn đang sử dụng kệ mở bảy tầng, thì chi phí không gian cho mỗi LFF là 5 đô la. Nhưng để nắm bắt chi phí không gian, chúng tôi phải bao gồm chi phí dịch vụ bên cạnh chi phí bất động sản.

Chi phí dịch vụ là chi phí đang diễn ra để chiếu sáng, làm sạch, điều hòa không khí, sưởi ấm, sơn và sửa chữa không gian đó. Thật không may, không có hướng dẫn chi tiết để thiết lập chi phí dịch vụ và mỗi phòng ghi có các yêu cầu khác nhau liên quan đến các dịch vụ này, vì vậy yếu tố chi phí sẽ khác nhau: Kinh nghiệm cho thấy các chi phí dịch vụ này dao động từ 10% đến 50% chi phí bất động sản hàng năm.

Phạm vi chi phí từ 30-50% chi phí bất động sản chỉ áp dụng cho các hồ sơ được lưu giữ trong điều kiện văn phòng của Cameron, đó là khi trải thảm, điều hòa không khí và các điều kiện văn phòng sang trọng khác của thành phố, sử dụng trong khu vực lưu giữ hồ sơ. Hầu hết các phòng thu âm đều ở tầng hầm 1, 030 phần trăm cho chi phí dịch vụ. Một phòng thu âm trong tầng hầm được phục vụ chỉ bằng ánh sáng và làm sạch, thường nằm trong phạm vi 5-20%. Điều hòa không khí thêm 10-30 phần trăm. Người quản lý hồ sơ phải có một phỏng đoán có giáo dục về chi phí dịch vụ cho khu vực bị chiếm dụng bởi thiết bị lưu trữ hồ sơ.

Để tính chi phí cho không gian, hãy lấy tỷ lệ phần trăm này của chi phí bất động sản hàng năm trên mỗi feet vuông, đại diện cho chi phí dịch vụ và thêm nó vào chi phí bất động sản hàng năm. Chẳng hạn, nếu chi phí bất động sản là $ 10 mỗi năm trên một feet vuông và chi phí dịch vụ được ước tính là 25 phần trăm, thì chi phí không gian là $ 12, 50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12, 50). Bây giờ chúng tôi có thể tiến hành tính toán chi phí lưu trữ hàng năm cho mỗi LFF

Bước 3: Chi phí vật liệu / Số năm lưu trữ + Chi phí không gian = Chi phí lưu trữ:

Chi phí lưu trữ hồ sơ mỗi năm trên mỗi LFF được xác định bằng cách chia chi phí vật liệu cho số năm lưu trữ và thêm vào đó chi phí không gian. Bằng cách nhân chi phí lưu trữ với tổng số LFF trong một hệ thống lưu trữ, bạn có thể tính tổng chi phí lưu trữ. Con số này không bao gồm bất kỳ chi phí truy xuất. Tuy nhiên, sẽ rất hữu ích khi so sánh các loại thiết bị khác nhau và các tùy chọn lưu trữ khác nhau liên quan đến chi phí của chúng. Mỗi người quản lý hồ sơ nên biết chi phí lưu trữ cho hệ thống nộp đơn của mình.

Câu hỏi tiếp theo là, kỷ lục bao lâu; sẽ được giữ trong khu vực này. Điều này không bị nhầm lẫn trong thời gian lưu giữ. Thay vào đó, chúng tôi có thể muốn tính toán, 'chi phí của một vùng tệp hoạt động. Sau đó, chỉ có thời gian lưu trữ trong tệp cụ thể này được xem xét để tính toán. Khi hồ sơ được lưu giữ dưới bảy năm, thiết bị sẽ tồn tại lâu hơn các hồ sơ. Để lấy chi phí hàng năm cho việc lưu trữ ngắn và trung hạn Xét về LFF), giả sử rằng thiết bị tồn tại mười năm và thời gian lưu trữ ít hơn bảy năm, chúng tôi có công thức sau:

chi phí thiết bị / 10 + chi phí vật tư / năm lưu trữ = chi phí lưu trữ

Hãy nhớ rằng chi phí lưu trữ cung cấp số liệu chi phí về thiết bị, vật tư và không gian nhưng không cung cấp chi phí văn thư, giám sát hoặc thu hồi. Nó chỉ đơn giản là chi phí lưu trữ hồ sơ trong một số thiết bị nhất định trong một thời gian nhất định. Ngoài ra, chi phí nộp đơn không được bao gồm trong chi phí lưu trữ.

Chúng ta hãy xem xét hai ví dụ về tính toán chi phí lưu trữ:

Bài tập 1:

Bộ phận thu âm đã mở kệ bên với 7 tầng. Các kệ có giá trị mua 50 phần trăm. Giá đỡ mới cùng loại sẽ có giá SI mỗi LFI. Có 30 bản ghi trên một kệ, và mỗi kệ dài 3 feet, vì vậy có 10 bản ghi trên mỗi chân. Thư mục tệp có giá $ 380 mỗi nghìn. Chi phí không gian là $ 6 mỗi foot vuông mỗi năm. Dịch vụ được ước tính khoảng 15 phần trăm chi phí không gian. Hồ sơ sẽ được lưu giữ trong căn phòng này trong 20 năm.

Đầu tiên, để chuyển đổi chi phí giá đỡ từ chi phí cho mỗi LFI sang chi phí cho mỗi LFF, nhân 0, 40 với 12, là 4, 80. Tiếp theo, tính toán chi phí vật liệu cho mỗi LFF, bằng cách thêm chi phí cho giá đỡ và vật tư:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Bây giờ, để tính phí không gian hàng năm, nhân chi phí bất động sản hàng năm trên mỗi feet vuông với hệ số hiệu quả không gian, đối với loại thiết bị này là 0, 5, và thêm 15% con số đó:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3.45

Do đó, tổng chi phí không gian hàng năm cho mỗi LFF là 3, 45 đô la. Cuối cùng, để hoàn thành chi phí lưu trữ hàng năm:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Tổng chi phí lưu trữ cho mỗi LFF mỗi năm trong trường hợp này là 3, 88 đô la.

Bài tập 2:

Bộ phận có dữ liệu giống như trong Bài tập 1. Nó sắp hết dung lượng nhưng có nghĩa vụ pháp lý để lưu giữ hồ sơ trong ba năm nữa. Nó muốn thiết lập chi phí lưu giữ hồ sơ trên giá đỡ hiện tại thêm ba năm nữa. Ngoài ra, nó đã được thiết lập rằng nếu hồ sơ không được lưu giữ trong phòng này thì không thể sử dụng kệ hiện tại ở nơi khác.

Chi phí lưu trữ cho mỗi LFF mỗi năm là gì? Trong trường hợp này, không có giá đỡ mới nào được mua, cũng không thể sử dụng kệ cũ ở nơi khác. Các thư mục tệp đã được sử dụng và không thể được sử dụng cho một ứng dụng khác. Thực tế không có chi phí vật liệu. Chi phí lưu trữ được giới hạn trong chi phí không gian, là $ 3, 45.

Chọn thiết bị lưu trữ:

Mặc dù chi phí không phải là yếu tố duy nhất được xem xét khi lựa chọn thiết bị nộp đơn, nhưng thực tế nó thường là yếu tố chính. Bất kỳ ước tính hoặc báo giá của nhà cung cấp nào cũng phải nêu chi phí của thiết bị theo LFI hoặc mỗi LFF. Tuy nhiên, đây không phải là toàn bộ bức tranh. Chúng ta nên luôn luôn thêm chi phí không gian vào chi phí thiết bị. Sẽ là tuyệt vời cho người mua tiềm năng nếu các nhà cung cấp nêu yếu tố hiệu quả không gian trên mỗi tác phẩm. Điều này sẽ loại bỏ rất nhiều nhầm lẫn. Chi phí thực sự của thiết bị nộp đơn là tổng chi phí thiết bị cho mỗi LFF và chi phí không gian cho mỗi LFF.

Ví dụ, người quản lý hồ sơ đang xem xét bốn tủ ngăn kéo so với tủ hồ sơ bên với sáu tầng có thể khóa (không kéo ra, cửa có thể thu vào). Một mức giá trung bình cho tủ ngăn kéo là SI 75; đối với tủ hồ sơ bên nó là $ 380. Chi phí bất động sản hàng năm cho văn phòng trong trường hợp này là SI6 mỗi foot vuông. Các dịch vụ được ước tính thêm 25 phần trăm, hoặc $ 4 mỗi foot vuông. Tổng chi phí không gian, sau đó, là 20 đô la một feet vuông. Sự so sánh giá trông như thế nào? Hệ số hiệu quả không gian cho tủ ngăn kéo là 1, 62; cho tủ bên, .66.

Có 8, 33 LFF trong tủ bốn ngăn kéo. Chi phí thiết bị là $ 21 mỗi LFF (175: 8, 33). Chi phí của không gian là $ 20 x 1, 62 = $ 32, 40. Tổng chi phí của các tủ này là $ 21 + $ 32, 40 = $ 53, 40 mỗi LFF. Giá mua của S380 chia cho IS bằng 21, 11 đô la. chi phí cho mỗi LFF cho vật liệu. Rõ ràng, không có nhiều sự khác biệt về giá của thiết bị giữa tủ ngăn kéo và tủ hồ sơ bên. Tuy nhiên, khi chúng tôi lấy chi phí không gian và bao gồm những người trong chi phí của chúng tôi, hình ảnh thay đổi. Nhân chi phí bất động sản gấp 20 lần hệ số hiệu quả không gian, chúng tôi nhận được chi phí không gian là 13, 20 đô la cho mỗi LFF (20 x 0, 66).

Lưu trữ ngoài trang web:

Nó thường là thiếu không gian buộc một tổ chức phải suy nghĩ lại là kế hoạch cho một hệ thống lưu trữ hồ sơ. Có một số cách để tăng dung lượng lưu trữ bằng các thiết bị khác nhau. Ngoài ra, người quản lý hồ sơ có thể lựa chọn hai khả năng bên ngoài.

Lưu trữ ngoài trang web là một trong những lựa chọn thay thế. Điều này có nghĩa là tận dụng không gian chi phí thấp ngoài Trang web và sau đó sử dụng các thiết bị và vật tư hiệu quả nhất về chi phí, đặc biệt vì tốc độ truy xuất sẽ rất thấp. Con số trung bình cho chi phí lưu trữ ngoại vi là khoảng 2 đô la mỗi năm cho mỗi LFF, tuy nhiên, trong một số trường hợp, các chi phí này có thể lên tới S4 mỗi năm cho mỗi LFF. Một lần nữa, điều này không bao gồm chi phí thu hồi.

Các công ty lưu trữ ngoại vi thương mại tính phí từ $ 1 đến $ 10 mỗi lần truy xuất tùy thuộc vào khoảng cách liên quan, lịch trình truy xuất và mức độ khẩn cấp. Một cuộc khảo sát gần đây cho biết chi phí của một cơ sở lưu trữ xâm lấn là 0, 02 đến 1 đô la mỗi khối mỗi năm. ' Chỉ trên, người trả lời báo cáo chi phí cao hơn đáng kể. Thật không may, không có sự phân biệt trong cuộc khảo sát giữa lưu trữ ngoại vi và lưu trữ tại chỗ. Cuộc khảo sát bao gồm hơn 55 phần trăm các cơ sở không hoạt động lưu trữ hồ sơ trên trang web.

Vi mô:

Thay thế bên ngoài thứ hai là giảm hồ sơ xuống microfilm. Khi chúng ta xem xét khả năng của microfilm, chúng ta không nên chỉ nhìn vào giá trị lưu trữ. Lĩnh vực vi mô cung cấp một công cụ quản lý thông tin hoàn toàn khác. Ưu điểm của nó là trong lĩnh vực xử lý và phân phối thông tin, cũng như trong lĩnh vực lưu trữ.

Chi phí Microfilm phải được chia thành chi phí chuyển đổi và chi phí lưu trữ. Chi phí chuyển đổi cho microfilming trong nhà chứa chi phí thiết bị, vật liệu và nhân công. Trong trường hợp sử dụng một phòng dịch vụ bên ngoài để chuyển đổi sang microfilm, thường có một khoản phí cho toàn bộ công việc, ngoại trừ khi chuẩn bị nhà, tức là phân loại, đóng gói, chuẩn bị phải được thực hiện bởi bộ phận hồ sơ.

Chi phí lưu trữ chứa thiết bị, không gian và chi phí bảo quản có thể. Loại thứ hai thường bị bỏ qua như là một phần chính của vi phim. Thật không may, việc lưu trữ microfilm thích hợp trong các điều kiện được kiểm soát không phải là thông lệ với nhiều người dùng microfilm. Một chính sách bảo quản thích hợp nên được thiết lập bởi mọi người quản lý hồ sơ cho việc lưu trữ microfilm.

Trong nhiều trường hợp, văn phòng dịch vụ microfilm chuyên xử lý khối lượng lớn và có thể kinh tế hơn so với, trong hoạt động tại nhà. Nghiên cứu này chỉ đề xuất các thiết bị rất cơ bản để quay phim trong nhà, cụ thể là một camera quay, một máy in đầu đọc và một đầu đọc. Các con số chi phí được dựa trên dữ liệu sau: 80.000 hình ảnh phim được quay mỗi năm; tốc độ sắp xếp ở mức 1.000 hình ảnh / trang mỗi giờ; loại bỏ / hiệu chỉnh các chướng ngại vật ở 800 hình ảnh mỗi giờ; vị trí của ID

Đối với 80.000 hình ảnh, các chi phí sau đây được đảm bảo:

tôi. Trình tự chuẩn bị 80 giờ

ii. Impediment '100 giờ

iii. ID mục tiêu 80 giờ

iv. Quay phim 100 giờ

v. Kiểm tra phim, kiểm soát chất lượng 80 giờ

vi. Tổng cộng 440 giờ

Chi phí trung bình cho mỗi giờ làm việc ở đây được giả định là 8 đô la. Con số này 'bao gồm các lợi ích bên lề, chi phí chung và giám sát và chi phí trên không. Do đó, tổng chi phí lao động là $ 3, 520 (440 x S8). Tất nhiên, những dữ liệu này thay đổi theo vị trí vì lương, quy mô, hoàn cảnh địa phương và mức độ lợi ích bên lề có thể khác nhau. Người quản lý hồ sơ nên thoải mái chèn số áp dụng cho hoạt động của mình. Thành phần chi phí thứ hai là chi phí vật tư và chế biến. Điều này bao gồm chi phí vật liệu bao gồm phim và hóa chất chế biến, và khấu hao thiết bị vi lọc.

Trong ứng dụng đầu tiên, sự khác biệt rõ ràng giữa bản cứng và microfilm sẽ được phóng to bằng chi phí thu hồi cao hơn cho microfilm (tái tạo bản cứng). Trong chi phí truy xuất bù đắp một số chi phí chuyển đổi cao, và ứng dụng thứ ba làm tốt hơn hòa vốn, điều đó có nghĩa là tiết kiệm thực tế cho hệ thống microfilm. Trong ứng dụng thứ tư, bức tranh gần như bị đảo ngược: có những khoản tiết kiệm chi phí rất lớn cho microfilm.

Lấy lại bản cứng thường đắt hơn so với thu hồi microfilm khi giám đốc điều hành sẵn sàng sử dụng microfilm gốc. Trong tình huống thứ hai, có các đầu đọc microfilm được phân phối trong toàn tổ chức và thông tin microfilm thường không được chuyển đổi thành bản cứng. Như điều này cho thấy, chìa khóa cho việc sử dụng microfilm tiết kiệm là khả năng của người quản lý hồ sơ để thuyết phục ban quản lý sử dụng đầu đọc microfilm làm công cụ truy xuất. Tuy nhiên, trong nhiều ứng dụng lưu trữ bản ghi, microfilm chỉ được sử dụng làm phương tiện lưu trữ. Khi ai đó muốn có thông tin về hồ sơ đó, một bản in được tạo ra như một tờ giấy làm việc trên mạng. Trong trường hợp này, microfilm đắt hơn bản cứng.

Lưu trữ thông tin trên máy vi tính:

Nhiều chuyên gia văn phòng dự đoán rằng công nghệ văn phòng không giấy tờ sẽ cai trị việc lưu trữ thông tin trong những năm 1980, nhưng nó không diễn ra nhanh như nhiều người mong đợi. Slogan văn phòng không giấy đã trở thành liên kết với một cuộc gọi cho ít hơn là nhiều giấy hơn. Ngành công nghiệp sản xuất giấy nói rằng chưa bao giờ có nhu cầu lớn về giấy như đầu những năm 1980.

Chi phí máy tính đã được giảm liên tục. Triển vọng của bộ nhớ bong bóng dường như là bước đột phá cho việc lưu trữ thông tin từ tính kinh tế. Nó đã không xảy ra. Việc xử lý dữ liệu (bộ phận trung thành với tên của nó: xử lý dữ liệu là việc của máy tính, không phải lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, các bộ phận của ngành công nghiệp máy tính và các ngành liên kết đang nỗ lực thay đổi. đắt gấp 200 lần so với microfilm. Điều này đã thay đổi mạnh mẽ và tiếp tục thay đổi.

Vào năm 1982 và 1983, những dấu hiệu đầu tiên của công nghệ mới có thể được nhìn thấy trên đường chân lưu trữ kỷ lục: đĩa lưu trữ quang máy tính. Hệ thống đĩa quang vẫn còn đắt như mới. Một ổ đĩa lớn, hiệu suất cao cho các đĩa quang có giá năm 1982, 83 SW80, 000, một đĩa ở chế độ DRAW (Đọc trực tiếp sau khi ghi) bắt đầu từ $ 1.000 trở lên. Tuy nhiên, các chuyên gia dự báo giá bán 200 đô la cho các đĩa quang lưu trữ 50.000 tài liệu, hoặc mười bốn xu cho mỗi tài liệu.

Trong tất cả các trường hợp tính toán chi phí lưu trữ, chúng tôi phải phân tách lưu trữ phát sinh với chi phí và chi phí chuyển đổi. Chi phí chuyển đổi là chi phí, trong quá trình chuyển đổi thông tin từ phương tiện này sang phương tiện khác. Tất cả các dấu hiệu dường như chỉ ra rằng các đĩa quang sẽ đóng một phần quan trọng trong lưu trữ thông tin khi chúng trở nên kinh tế và cung cấp sự cạnh tranh thực sự cho lưu trữ thông thường.